摘 要：為落實國家數(shù)字經(jīng)濟發(fā)展戰(zhàn)略，依靠信息技術(shù)進步，為適應(yīng)不斷出現(xiàn)的電子發(fā)票、電子銀行回單等電子會計憑證，會計行業(yè)在報銷、入賬、歸檔的基本業(yè)務(wù)操作上，不斷探索無紙化發(fā)展道路。然而，目前許多高校會計報銷、入賬、歸檔，仍存在會計憑證紙質(zhì)與電子形式并存、線上線下混合處理的情況，距離會計憑證完全無紙化仍有差距。文章以L大學(xué)的實踐為基礎(chǔ)，通過總結(jié)會計憑證無紙化業(yè)務(wù)流程，研究高校會計憑證無紙化報銷、入賬、歸檔的實現(xiàn)方法。介紹目前尚存的多種紙質(zhì)會計憑證實現(xiàn)無紙化方法，豐富會計憑證無紙化報銷、入賬、歸檔的新途徑。

關(guān)鍵詞：高校 會計憑證無紙化 報銷 入賬 歸檔實現(xiàn)途徑

中圖分類號：F230 文獻標(biāo)識碼：A

文章編號：1004-4914（2024）03-102-04

一、引言

伴隨著數(shù)字時代的到來，電子會計憑證得到快速發(fā)展。國家檔案法的修訂，《會計檔案管理辦法》（財政部、國家檔案局第79號令）和《關(guān)于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》（財會〔2020〕6號）文件的出臺，明確了電子會計憑證的法律效力和管理要求。2021年3月，國家檔案局會同財政部、商務(wù)部、國家稅務(wù)總局開展第三批電子發(fā)票電子化報銷、入賬、歸檔試點工作，L大學(xué)作為全國為數(shù)不多、省內(nèi)唯一高校參與其中。以此為契機，L大學(xué)拉開了會計憑證無紙化報銷、入賬、歸檔改革實踐的序幕。

從會計核算業(yè)務(wù)量和原始憑證種類數(shù)量上考慮，支出業(yè)務(wù)為會計核算中數(shù)量最多、原始憑證類型較全的業(yè)務(wù)。本文以支出業(yè)務(wù)為研究對象，以實現(xiàn)會計憑證無紙化報銷、入賬、歸檔為目標(biāo)，通過問題分析，研究如何利用信息技術(shù)手段，探索實現(xiàn)多種會計憑證無紙化處理的新途徑。

會計憑證無紙化報銷、入賬、歸檔的優(yōu)勢在于：一是符合國家對電子會計憑證使用、歸檔和保存的要求；二是提升財務(wù)信息化程度，提高財務(wù)工作效率和服務(wù)水平；三是深化內(nèi)部控制建設(shè)，完善對風(fēng)險的管控；四是節(jié)約業(yè)務(wù)管理成本，與國家數(shù)字經(jīng)濟發(fā)展戰(zhàn)略保持一致。

二、高校會計憑證的現(xiàn)狀

（一）會計憑證現(xiàn)狀

會計憑證按填制的程序和用途，分為原始憑證、報銷單、記賬憑證、銀行回單和其他附件材料。從財務(wù)檔案角度說，一張會計憑證，其記賬憑證連同其原始憑證、報銷單、銀行回單和其他附件組成一件（最小的檔案組成單位）。按存在形式的不同，會計憑證可分為紙質(zhì)會計憑證與電子會計憑證。

會計憑證無紙化，就是各種會計憑證均實現(xiàn)電子化，利用電子化會計憑證完成會計報銷、入賬、歸檔業(yè)務(wù)全流程線上處理。然而目前在各環(huán)節(jié)處理時，會計憑證電子與紙質(zhì)形式并存，線上線下流程交雜，依靠紙質(zhì)人工傳遞作為各流程環(huán)節(jié)的聯(lián)系橋梁。這與會計憑證無紙化相差甚遠，具體情況如下：

1.原始憑證是在經(jīng)濟業(yè)務(wù)最初發(fā)生之時即行填制的、取自部門內(nèi)部或外部的原始書面證明，如出差的車票、住宿發(fā)票、合同、內(nèi)部自制憑證等，目前仍是電子與紙質(zhì)并存。

2.報銷單是記載業(yè)務(wù)內(nèi)容并履行單位內(nèi)部業(yè)務(wù)審批流程后的憑據(jù)，通過網(wǎng)上報銷系統(tǒng)進行信息的填報后生成，可經(jīng)線上審批完成后打印投遞，但經(jīng)辦人和審批人更多的是采用打印報銷單進行線下審批的方式來完成。

3.記賬憑證是對原始憑證審核后，根據(jù)會計準(zhǔn)則及會計制度對原始憑證進行分類、歸納確定會計分錄后填制的會計憑證。會計審核后，通過財務(wù)核算系統(tǒng)接收業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，完善會計分錄和其他信息，保存后打印紙質(zhì)記賬憑證。

4.銀行回單是銀行提供的支付憑證。根據(jù)資金性質(zhì)不同，銀行支付有兩種渠道，銀行回單的情況也不同。一是使用財政一體化集中支付系統(tǒng)對財政零余額賬戶資金進行網(wǎng)上支付。目前無法實現(xiàn)會計記賬憑證與財政零余額賬戶電子銀行回單的對應(yīng)收集與歸檔，仍采取打印紙質(zhì)銀行回單進行人工整理歸檔；二是使用銀?；ヂ?lián)系統(tǒng)對基本戶實有資金進行網(wǎng)上支付?？梢詫崿F(xiàn)會計記賬憑證與基本戶電子銀行回單的對應(yīng)收集與歸檔，但業(yè)務(wù)量相較財政一體化系統(tǒng)支付量來說還是非常少的。

（二）流程處理現(xiàn)狀

經(jīng)辦人整理統(tǒng)計原始憑證和其他附件材料，填寫報銷單，經(jīng)審批后以紙質(zhì)形式投遞到財務(wù)部門報銷。會計審核相關(guān)材料后，制作打印記賬憑證，經(jīng)復(fù)核人員復(fù)核后，由出納進行付款并接收或打印、整理該記賬憑證的銀行回單。下月初，由檔案會計對會計憑證進行排序整理，分發(fā)給全處人員進行掃描，回收后統(tǒng)一裝訂歸檔。

三、高校會計憑證報銷、入賬、歸檔存在的問題

（一）尚未實現(xiàn)部分會計憑證處理的電子化

實際工作中，一筆業(yè)務(wù)的原始憑證為紙電混合形式存在的情況較為普遍。在報銷單審批、形成記賬憑證歸檔環(huán)節(jié)，以及個人收入發(fā)放表、合同等自制憑證，仍舊以紙質(zhì)形式線下處理。同時，學(xué)校尚未建立自制原始憑證標(biāo)準(zhǔn)化體系和平臺，缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化模式，尚不具備全部實現(xiàn)電子化的條件。

（二）仍然以紙質(zhì)形式管理保存，浪費資源資金

紙質(zhì)會計憑證數(shù)量龐大，需要很大的空間保存，不便于查找翻閱。以紙質(zhì)形式管理保存，需要打印相關(guān)材料，紙張和打印耗材消耗量大，不符合現(xiàn)階段節(jié)約資源能源和“雙碳”目標(biāo)，浪費資源資金。

（三）使用電子發(fā)票打印件報銷，易存在重復(fù)報銷、舞弊篡改的風(fēng)險

高校預(yù)算資金體量較大，在日常財務(wù)工作中，學(xué)校收到報銷的電子發(fā)票已較為普遍，但電子發(fā)票報銷仍采取打印紙質(zhì)版作為報銷依據(jù)，不能直接利用電子票據(jù)的優(yōu)勢特點采取無紙化處理，易存在重復(fù)報銷、舞弊篡改的風(fēng)險。通過人工校驗、登記記錄的方式，來保證電子發(fā)票不被重復(fù)報銷，并不能完全規(guī)避舞弊行為，且會造成財務(wù)人員的工作量成倍增加，難堪重負。

（四）電子檔案管理信息化不足，財務(wù)與檔案部門數(shù)據(jù)未互聯(lián)互通

目前仍是以人工管理、紙質(zhì)形式保存，沒有完全實現(xiàn)財務(wù)檔案管理電子化。通過人工處理完成紙質(zhì)實體檔案的裝訂、查閱、移交，出現(xiàn)工作量大，工作效率低等問題。學(xué)校財務(wù)信息系統(tǒng)與檔案部門的檔案管理信息系統(tǒng)是兩套獨立的管理系統(tǒng)，兩部門信息化建設(shè)時間不同，業(yè)務(wù)側(cè)重點不同，尚未實現(xiàn)數(shù)據(jù)、信息共享和系統(tǒng)間互聯(lián)互通，未達到數(shù)出一源的效果，存在“數(shù)據(jù)孤島”現(xiàn)象。

從前述問題的分析來看，以傳統(tǒng)紙質(zhì)會計憑證為載體的處理流程，在會計信息化發(fā)展過程中，表現(xiàn)為線上、線下交雜處理，會計憑證紙質(zhì)和電子形式混合存在，電子會計憑證只能打印成紙質(zhì)憑證進行會計核算、歸檔處理，數(shù)據(jù)流、信息流被無形中割斷了。如此操作，無法發(fā)揮電子會計憑證的防篡改、便捷性的特點，偏離了使用電子會計憑證的初衷，會計憑證無紙化改革勢在必行。

四、L大學(xué)會計憑證無紙化報銷、入賬、歸檔實踐

L大學(xué)的實踐框架有三項內(nèi)容：一是以電子發(fā)票業(yè)務(wù)為例，完成會計憑證無紙化報銷、入賬、歸檔的總流程；二是根據(jù)業(yè)務(wù)的特點和實際情況，進行重新梳理調(diào)整，完成個人收入發(fā)放、合同訂立及支付執(zhí)行、財政一體化系統(tǒng)電子銀行回單歸檔業(yè)務(wù)的無紙化；三是通過電子檔案管理系統(tǒng)，設(shè)計電子會計記賬憑證檔案的管理流程，滿足電子歸檔要求。

（一）信息化基礎(chǔ)條件

L大學(xué)使用天津神州浩天科技有限公司的系列高校財務(wù)軟件。始建于2012年，經(jīng)過10余年的發(fā)展過程，已從簡單的財務(wù)核算，發(fā)展為多模塊、網(wǎng)絡(luò)化、互聯(lián)通的階段，并逐漸向一體化、集成化、標(biāo)準(zhǔn)化邁進。

目前擁有20多個模塊軟件，主要有預(yù)算、財務(wù)核算、工資、收費、個人收入、票據(jù)等核心模塊。還包括網(wǎng)上報銷、審批、查詢、統(tǒng)一支付平臺、微信公眾號、自助投遞和退單機等服務(wù)系統(tǒng)。利用財務(wù)多模塊與科研、資產(chǎn)、銀行網(wǎng)銀、財政非稅開票等多個外部業(yè)務(wù)系統(tǒng)對接。尤其在2021年建設(shè)的財務(wù)電子檔案管理、對象化存儲系統(tǒng)和升級多個原有系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)了L大學(xué)計憑證無紙化報銷、入賬、歸檔。

（二）會計憑證無紙化報銷、入賬、歸檔的總流程

從流程上來說，會計憑證無紙化報銷、入賬、歸檔也要經(jīng)過網(wǎng)上填報，網(wǎng)上審批，審核記賬，復(fù)核，付款，接收銀行回單，檔案接收裝冊、歸檔、移交等環(huán)節(jié)。這些環(huán)節(jié)均通過不同的系統(tǒng)模塊完成，所有會計憑證均為電子形式，不再打印各環(huán)節(jié)的憑證，用無紙化方式進行業(yè)務(wù)流程操作、信息流轉(zhuǎn)、過程行為記錄、檔案整理歸檔保存。

以最常見的電子發(fā)票報銷業(yè)務(wù)為例，總結(jié)一下會計憑證無紙化報銷、入賬、歸檔的總流程（圖1），其他報銷業(yè)務(wù)僅在會計憑證電子化生成取得方式、網(wǎng)上填報環(huán)節(jié)上略有不同。

經(jīng)辦人通過網(wǎng)上報銷系統(tǒng)，對電子發(fā)票進行查重驗真，收集保存電子發(fā)票原文件；填寫報銷事項后，通過網(wǎng)上審批系統(tǒng)對報銷業(yè)務(wù)進行審批，將審批結(jié)果返回到網(wǎng)上報銷系統(tǒng)，最終生成報銷單的電子PDF文件；會計通過財務(wù)核算系統(tǒng)接收報銷數(shù)據(jù)，生成記賬憑證的電子PDF文件；出納通過銀校互聯(lián)系統(tǒng)進行網(wǎng)銀支付，取得基本戶電子銀行回單。

以上各個系統(tǒng)中收集或產(chǎn)生的電子會計憑證原文件，在憑證影像化系統(tǒng)中匯總歸集，在對象化存儲系統(tǒng)中保存。利用財務(wù)電子檔案系統(tǒng)，將記賬憑證及其附件的電子文件作為一件會計憑證檔案賦予檔號，將多件會計憑證檔案組卷分冊，形成會計憑證電子檔案。實現(xiàn)對會計憑證檔案的利用查閱、移交保存等后續(xù)管理功能。

（三）幾種特殊業(yè)務(wù)會計憑證無紙化

1.個人收入發(fā)放無紙化。主要是解決個人收入發(fā)放表、勞務(wù)費發(fā)放情況表、個稅計稅單的無紙化。其中，個稅計稅單無紙化是基于個人收入系統(tǒng)的數(shù)據(jù)表單在財務(wù)系統(tǒng)中生成PDF電子形式；個人收入發(fā)放表與勞務(wù)費發(fā)放情況表的無紙化，是對個人收入系統(tǒng)升級改造，把相關(guān)信息在系統(tǒng)中填報后自動生成PDF電子表單。在校外人員發(fā)放信息填報時，將勞務(wù)費發(fā)放情況表的必要內(nèi)容增加到個人收入系統(tǒng)中進行填報采集，從而實現(xiàn)勞務(wù)費發(fā)放情況表內(nèi)容在個人收入發(fā)放表單中一并體現(xiàn)。通過個人收入系統(tǒng)中填報字段的調(diào)整完善，將自制原始憑證行形成PDF電子形式，直接通過總流程進行報銷、入賬、歸檔。

2.合同無紙化。主要是解決合同文本的無紙化和合同執(zhí)行時報銷、入賬、歸檔的無紙化。依托合同管理系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)從合同起草、審批、履行、結(jié)項、歸檔的全過程管理，同時實現(xiàn)已歸檔合同的借閱、信息復(fù)用與共享。

合同文本的無紙化，通過合同起草、審批、訂立的網(wǎng)上操作流程，取得合同文本的PDF電子形式并形成合同檔案。首先，合同文本草擬可以利用范本功能，補充相關(guān)信息后生成。也可以上傳由雙方擬定的文稿文本，在合同管理系統(tǒng)中錄入必要的信息，提交合同審批環(huán)節(jié)；其次，系統(tǒng)按校內(nèi)合同會簽流程設(shè)置合同審批流程，相關(guān)職能部處領(lǐng)導(dǎo)通過合同管理系統(tǒng)進行合同簽約文本的網(wǎng)上審批。通過全部合同會簽流程后，可以發(fā)起合同訂立用印；最后，目前在合同簽約各方使用數(shù)字簽名的電子簽章不是很普遍的情況下，可以上傳合同簽約蓋章文本的掃描PDF電子版，完成合同訂立。若合同簽約各方都用cfca數(shù)字簽名且加密算法一致的，可以通過合同管理系統(tǒng)直接讀取識別數(shù)字簽名。

合同執(zhí)行時報銷、入賬、歸檔的無紙化，是在進行合同履約支付時，根據(jù)付款計劃，通過合同管理系統(tǒng)進行支付操作。支付信息通過WebService直接進入到網(wǎng)報及賬務(wù)核算系統(tǒng)，直接通過無紙化報銷、入賬、歸檔流程進行處理。合同管理系統(tǒng)與憑證影像化系統(tǒng)對接，將合同文本的電子檔案進行歸集歸檔。

3.財政一體化系統(tǒng)支付業(yè)務(wù)電子銀行回單歸檔。財政一體化系統(tǒng)支付業(yè)務(wù)電子銀行回單歸檔，是實現(xiàn)財政一體化集中支付系統(tǒng)中的電子銀行回單與記賬憑證對應(yīng)采集并歸檔。主要的設(shè)計思路是在支付信息錄入時，在摘要處錄入記賬憑證內(nèi)碼，并在電子銀行回單中體現(xiàn)，建立電子銀行回單文件名與此筆業(yè)務(wù)的摘要信息對應(yīng)關(guān)系，通過憑證影像化系統(tǒng)歸集實現(xiàn)電子歸檔。

具體操作步驟是：在財政一體化系統(tǒng)中錄入支付信息時，通過RPA程序在填充支付數(shù)據(jù)時將記賬憑證內(nèi)碼添加到摘要顯示，由出納操作程序完成支付。出納在財政一體化系統(tǒng)授權(quán)支付憑證查詢頁面勾選需要下載電子銀行回單的憑證號。出納點擊RAP程序的批量下載按鈕，RPA程序會操作財政一體化平臺頁面，查找勾選的數(shù)據(jù)，點擊對應(yīng)的下載按鈕。RAP程序通過記賬憑證內(nèi)碼找到剛下載的電子銀行回單文件。RAP程序?qū)⑾螺d的電子銀行回單數(shù)據(jù)發(fā)送給財務(wù)電子檔案管理系統(tǒng)歸檔，并獲取財務(wù)電子檔案管理系統(tǒng)歸檔情況的反饋。RAP程序?qū)⒎答伹闆r推送到賬務(wù)核算系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫，可以實現(xiàn)賬務(wù)核算系統(tǒng)同步查詢電子銀行回單。

（四）電子會計記賬憑證的檔案管理

按照會計檔案管理要求，通過財務(wù)電子檔案管理系統(tǒng)對電子會計記賬憑證檔案進行管理。將各種電子會計憑證，通過記賬憑證內(nèi)碼作為對應(yīng)關(guān)聯(lián)字段，實現(xiàn)記賬（下轉(zhuǎn)第107頁）（上接第104頁）憑證及其附帶的原始憑證、報銷單、銀行回單和其他附件等組成一件電子會計記賬憑證檔案。

1.財務(wù)電子檔案管理基礎(chǔ)。搭建對象化存儲系統(tǒng)、憑證影像化系統(tǒng)和財務(wù)電子檔案管理系統(tǒng)的財務(wù)電子檔案綜合平臺。其中財務(wù)電子檔案管理系統(tǒng)是三系統(tǒng)的核心模塊，可以實現(xiàn)電子檔案的整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、利用的全生命周期管理，系統(tǒng)主要功能有檔案裝冊組卷、歸檔審批、檔案查閱利用、檔案鑒定銷毀、紙質(zhì)檔案排架和借還管理等。

2.電子會計記賬憑證歸檔流程。電子會計記賬憑證歸檔流程是裝冊、歸檔審批、移交。具體如下：一是利用財務(wù)電子檔案管理系統(tǒng)，通過組織機構(gòu)、年度、月份、檔案類型的選擇，先篩選出需要歸檔的電子記賬憑證數(shù)據(jù)，進行憑證的組卷操作。系統(tǒng)會按照指定的規(guī)則為每卷憑證分配案卷號，為每件憑證賦予檔號，記錄憑證檔案的元數(shù)據(jù)，之后進入待歸檔狀態(tài)。二是將選擇的憑證案卷進行批量歸檔處理，提交進入歸檔審批流程進行檔案歸檔的審批。審批全部通過后，形成已歸檔檔案。三是會計檔案在財務(wù)部門臨時保存一年，一年后移交給學(xué)校檔案館。移交時，通過系統(tǒng)可以導(dǎo)出樹狀存儲壓縮文件和目錄。通過財務(wù)電子檔案管理系統(tǒng)與檔案館的檔案管理系統(tǒng)進行對接，依靠兩個系統(tǒng)中統(tǒng)一的檔號編碼，完成電子檔案數(shù)據(jù)和移交材料的信息化處理。

五、結(jié)語

為深入貫徹國家深入建設(shè)“數(shù)字中國”，加快發(fā)展“數(shù)字經(jīng)濟”，“推進經(jīng)濟社會發(fā)展綠色化、低碳化”的有關(guān)精神，會計憑證無紙化報銷、入賬、歸檔是未來高校財務(wù)管理的必然趨勢。改革原有會計憑證處理模式，建設(shè)會計憑證電子檔案，L高校提供了實現(xiàn)會計憑證無紙化報銷、入賬、歸檔可復(fù)制的實現(xiàn)途徑。

綜上所述，會計憑證無紙化報銷、入賬、歸檔是國家深化稅收征管改革、規(guī)范財務(wù)審計秩序的必經(jīng)之路，也是實現(xiàn)“十四五”規(guī)劃中數(shù)字經(jīng)濟發(fā)展的必然要求，將在未來全面推廣、成為主流。高校應(yīng)積極探索適應(yīng)學(xué)校發(fā)展的技術(shù)方案，適應(yīng)會計憑證無紙化發(fā)展的大潮。

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（作者單位：遼寧大學(xué) 遼寧沈陽 110000）

［作者簡介：馬媛，碩士研究生，高級會計師，研究方向：高校財務(wù)管理和信息化建設(shè)；崔曉昕，碩士研究生，會計師，研究方向：財務(wù)管理。］（責(zé)編：賈偉）