王雪

摘 要：隨著各高校投遞式報銷的全面推行，高校會計核算自動化水平不斷提高。但從財務(wù)服務(wù)對象的視角審視，財務(wù)報銷仍存在流程繁瑣、耗時較長、信息獲取不便等問題。文章結(jié)合高校財務(wù)報銷的現(xiàn)狀及問題，以T高校為例，提出優(yōu)化提升財務(wù)報銷服務(wù)的建議。

關(guān)鍵詞：智慧財務(wù) 高校 財務(wù)服務(wù)

中圖分類號：F233

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1004-4914（2023）07-083-02

近年來，科研工作愈發(fā)受到黨中央和政府的重視。T高校2012年推出投遞式報銷并不斷完善，這種報銷模式為報銷人節(jié)約了許多時間，提升了財務(wù)核算的效率。但同時，面對黨中央和政府對服務(wù)科研工作要求的不斷提升，在財務(wù)服務(wù)水平方面仍需要財務(wù)人員不斷探索優(yōu)化路徑。

一、T高校財務(wù)報銷存在的問題

1.報銷人在網(wǎng)報系統(tǒng)錄入信息耗時長、易出錯。報銷人需根據(jù)手中原始票據(jù)在網(wǎng)報系統(tǒng)填寫相關(guān)信息，內(nèi)容包括所用經(jīng)費、報銷內(nèi)容（如辦公用品、實驗材料等）、各報銷內(nèi)容匯總金額、款項支付方式及信息。這一過程中，若原始票據(jù)較多，則需報銷人將票據(jù)先按照辦公用品、實驗材料、交通費等內(nèi)容分類后，將每一類別的金額進(jìn)行匯總后在系統(tǒng)填報，此外如需公對公支付款項，則需報銷人在系統(tǒng)中準(zhǔn)確填寫收款單位名稱、開戶行名稱、銀行賬號信息。以上信息需要報銷人進(jìn)行手工錄入，耗時較長且容易出錯，易產(chǎn)生網(wǎng)報信息不夠準(zhǔn)確需由財務(wù)核算人員后續(xù)審核修改的問題，既占用了報銷人的寶貴時間，又影響了財務(wù)報銷工作效率。

2.審批程序繁瑣，審批周期較長，存在潛在財務(wù)風(fēng)險。在財務(wù)報銷過程中，審批環(huán)節(jié)關(guān)系著資金的使用安全。不同的報銷業(yè)務(wù)審批程序和要求不同，日常報銷要求至少由項目負(fù)責(zé)人和另一人共同簽字后方可報銷；差旅費報銷項目負(fù)責(zé)人本人出差需要由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字審批，其他人員出差由項目負(fù)責(zé)人簽字審批；預(yù)借款項項目負(fù)責(zé)人本人借款需要由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字審批，其他人員借支款項由項目負(fù)責(zé)人簽字審批。在實際工作中，報銷人在網(wǎng)報系統(tǒng)填寫報銷所需信息并生成報銷單后，需要找到相關(guān)人員進(jìn)行簽字審批，1份報銷單往往需要2～3人簽字審批后方可報銷，如遇二級單位有自身內(nèi)控要求時，簽字審批的人數(shù)會更多，如遇項目負(fù)責(zé)人等審批人員出差或公務(wù)繁忙無法簽字時，只能等待，導(dǎo)致報銷單的審批周期延長。由于各類報銷單據(jù)均需審批人員簽字進(jìn)行審批，而實際報銷過程中，財務(wù)人員無法通過筆跡辨認(rèn)是否為審批人本人簽字，易產(chǎn)生代簽字、漏簽字、錯簽字等現(xiàn)象，存在一定的財務(wù)風(fēng)險。

3.人工審核負(fù)擔(dān)重，易遺漏出。T高校的財務(wù)報銷工作在審核單據(jù)環(huán)節(jié)由審核制單人員人工審核，每一張原始票據(jù)均需要按照相關(guān)報銷規(guī)定審核票據(jù)報銷是否在規(guī)定時限內(nèi)、發(fā)票付款單位是否正確、發(fā)票開具是否規(guī)范等，此類工作判斷邏輯簡單、標(biāo)準(zhǔn)單一且重復(fù)性強(qiáng)，就T高校而言，每月財務(wù)核算工作需審核約37000張原始憑證，工作任務(wù)繁重；人工審核大量原始票據(jù)容易遺漏要點，無法做到完全準(zhǔn)確。

4.票據(jù)真?zhèn)尾轵炦^程復(fù)雜耗時。以T高校為例，為保證原始票據(jù)的真實性和合法性，要求所報銷的發(fā)票（包括紙質(zhì)發(fā)票和電子發(fā)票）超過一定金額需要提供發(fā)票真?zhèn)悟炞C結(jié)果，查詢發(fā)票真?zhèn)涡枰诙悇?wù)局發(fā)票查驗平臺輸入發(fā)票號碼、發(fā)票代碼、票據(jù)驗證碼、系統(tǒng)動態(tài)驗證碼等諸多信息，過程較為繁瑣費時，如需查驗票據(jù)較多則需逐張查驗導(dǎo)致用時倍增。

5.電子檔案形成速度較慢，檔案查詢不便。以T高校為例，報銷單據(jù)需要在審核完成并編制記賬憑證后，轉(zhuǎn)交財務(wù)檔案管理人員，檔案管理人員將記賬憑證及原始憑證重新進(jìn)行整理或粘貼，使其達(dá)到可進(jìn)行影像化掃描的要求后，掃描形成電子會計檔案。在此過程中等待記賬憑證齊全并交接的環(huán)節(jié)以及財務(wù)檔案管理人員逐筆紙質(zhì)單據(jù)整理粘貼掃描的環(huán)節(jié)均耗時較長，導(dǎo)致報銷單據(jù)從投遞至財務(wù)處—審核報銷完成—形成電子會計檔案的周期往往長于1個月的時間。項目經(jīng)費在結(jié)題審計、日常對賬管理過程中均有可能產(chǎn)生查詢會計檔案的需求，電子會計檔案形成周期過長導(dǎo)致會計檔案查詢不便。

二、以提升服務(wù)水平為目的，提出優(yōu)化建議

1.線上流轉(zhuǎn)審批。為了縮短審批周期，提高效率，可以依托OA辦公系統(tǒng)采用線上流轉(zhuǎn)的審批形式，將單位全部人員信息導(dǎo)入系統(tǒng)，按照各類業(yè)務(wù)審批規(guī)則為不同角色人員賦予權(quán)限，按照審批流程先后順序制定審批層級，以實現(xiàn)線上流轉(zhuǎn)審批。其具體審批流程為：報銷人在網(wǎng)報系統(tǒng)填寫報銷信息并上傳報銷附件—觸發(fā)OA辦公系統(tǒng)自動流轉(zhuǎn)審批—各審批人逐級審批—審批完成。審批程序線上流轉(zhuǎn)完成可以保證審批結(jié)果為審批人本人操作，避免發(fā)生代簽字、錯簽字、漏簽字等現(xiàn)象。

2.票據(jù)智能識別與智能初審。要想提升票據(jù)審核的準(zhǔn)確性、減輕財務(wù)人員的負(fù)擔(dān)，可以利用現(xiàn)有的技術(shù)如發(fā)票智能識別：即利用手機(jī)拍照采集發(fā)票的圖像進(jìn)行圖像處理，利用OCR識別技術(shù)識別出發(fā)票圖像上的發(fā)票日期、付款單位名稱等相關(guān)信息，而后生成文本文檔等格式的文件，完成發(fā)票的信息采集。利用智能識別技術(shù)采集的發(fā)票信息快速準(zhǔn)確，在此基礎(chǔ)上，可以利用自動識別出的票據(jù)報銷內(nèi)容信息和金額進(jìn)行報銷類別和金額自動分類匯總計算，也可以進(jìn)行針對發(fā)票審核的智能初審，將發(fā)票審核要點轉(zhuǎn)換為簡單的邏輯判斷，讓系統(tǒng)自動審核發(fā)票日期是否在報銷時限內(nèi)、發(fā)票付款單位是否開具正確、發(fā)票開具是否規(guī)范等，對審核無誤的票據(jù)系統(tǒng)自動通過，審核有誤的退回。在目前的報銷模式中，報銷人需將紙質(zhì)報銷單及原始憑證投遞到財務(wù)處后，財務(wù)核算人員才能對其報銷票據(jù)進(jìn)行初審。而在采用票據(jù)智能識別、智能初審技術(shù)后，報銷人將改變以往的報銷流程，首先在網(wǎng)報系統(tǒng)申報時使用手機(jī)端或PC端將所有票據(jù)拍照上傳，然后由系統(tǒng)進(jìn)行智能初審，符合財務(wù)報銷要求的票據(jù)審核通過，不符合的系統(tǒng)不予通過，報銷人也無需將不符合要求的票據(jù)投遞至財務(wù)處。通過智能初審的所有票據(jù)將由系統(tǒng)根據(jù)發(fā)票內(nèi)容（辦公用品、材料費、交通費等）進(jìn)行分類，并將每一類的票據(jù)金額進(jìn)行匯總，代替以往報銷人人工分類計算并填寫的過程，準(zhǔn)確快速地生成報銷單后即可進(jìn)行下一步線上流轉(zhuǎn)審批手續(xù)，審批人在線上審批過程中可以看到所有報銷人上傳的原始票據(jù)。

3.發(fā)票真?zhèn)沃悄茯炞C。為節(jié)省報銷人逐筆查驗票據(jù)真?zhèn)尾⒔貓D打印的時間，可以采用發(fā)票真?zhèn)沃悄茯炞C功能，該功能可以在報銷人上傳報銷附件時，通過圖像智能處理技術(shù)采集票據(jù)相關(guān)信息，然后與稅務(wù)局發(fā)票真?zhèn)悟炞C平臺進(jìn)行對接，報銷人僅需在上傳票據(jù)后選擇一鍵查驗就能通過交互信息將該票據(jù)信息與國家稅務(wù)部門數(shù)據(jù)庫信息進(jìn)行比對，從而得到發(fā)票查驗結(jié)果，節(jié)省報銷人的寶貴時間。

4.快速形成電子檔案。為了提高電子會計檔案的形成速度、滿足會計檔案查詢需要，可以在票據(jù)智能識別的基礎(chǔ)上，利用報銷人在網(wǎng)報系統(tǒng)申報時上傳的已通過智能初審的原始票據(jù)圖片進(jìn)行直接利用，無其他問題的情況下，原始票據(jù)就不再需要人工逐張掃描，對于一些特殊情況再進(jìn)行人工掃描，財務(wù)檔案管理人員僅需要將紙質(zhì)憑證整理并裝訂成冊歸檔即可，這樣一來電子會計檔案的形成速度將大大提升，報銷人很快就能在線上查詢到自己報銷的單據(jù)，同時也減輕了財務(wù)檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)。

綜上所述，以上建議可以縮短報銷單審批周期，減少財務(wù)風(fēng)險，提升會計信息質(zhì)量，便于報銷人操作，快速形成財務(wù)檔案，從而提升財務(wù)服務(wù)水平。

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（作者單位：天津大學(xué) 天津 300000）

（責(zé)編：呂尚）