丁春玲

摘 要：現(xiàn)階段國內(nèi)社保體系逐漸趨于完善，人民群眾對于社保政策的認同度也不斷增加，到2020年底，國內(nèi)社?？ǔ钟腥藬?shù)已經(jīng)達到13億，覆蓋了全國95%左右的人口。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，人們能夠借助互聯(lián)網(wǎng)渠道獲得社保服務(wù)。我國社會保障工作已經(jīng)邁入了創(chuàng)新發(fā)展階段，社保檔案管理也應(yīng)朝著更加規(guī)范和科學(xué)的方向邁進。本文結(jié)合筆者實際工作，分析了社會保障檔案管理的特征和重要意義，并從當(dāng)前基層人社局社保檔案管理工作存在的問題著手，提出了基層社保檔案管理工作的有效對策。

關(guān)鍵詞：基層人社局;社保檔案管理;開展路徑

近年來我國社保事業(yè)持續(xù)發(fā)展，基層社保檔案工作也面臨著更大的挑戰(zhàn)和機遇，社保檔案管理工作表現(xiàn)出較強的記錄性和考察性。我國人口基數(shù)較大，流動人員相對較多，在新形勢下基層社保檔案管理工作必須要盡快轉(zhuǎn)變思想觀念，促進社保檔案管理能夠?qū)嵭蕴嵘?，這是基層社保檔案管理過程中必須要重視的關(guān)鍵問題。因此，我們應(yīng)當(dāng)充分了解當(dāng)前社保檔案管理工作的特征，認識到開展好社保檔案管理的重要意義，從實際情況出發(fā)不斷探索新的工作方法，確保基層社保檔案管理工作的有序推進。

一、社保檔案管理的特征分析

1.全面性

社保檔案管理并非針對某一類群眾，而是關(guān)系到參保的所有人。隨著我國社保制度改革與完善，社保檔案管理范圍持續(xù)擴展，過去養(yǎng)老保險與醫(yī)療保險的參保人基本上是城鎮(zhèn)職工，現(xiàn)在農(nóng)民和更多自由職業(yè)者也開始積極主動參保，逐漸發(fā)展為社保檔案管理的目標(biāo)對象。這些參保人在辦理社保服務(wù)時都會形成新的資料文件，必須要對相關(guān)信息予以全面、準(zhǔn)確地記錄并做好整理歸檔工作。

2.程序性

基層社保檔案管理工作的開展必須要嚴格遵循相關(guān)流程，從社保檔案材料的收集到最終的歸檔整理和后期的開發(fā)利用都應(yīng)當(dāng)規(guī)范推進。首先，是規(guī)范檔案錄入流程。通常需要對參保人員基本信息進行錄入核對，確保檔案信息的真實準(zhǔn)確;其次，是規(guī)范檔案調(diào)取利用的程序。在調(diào)閱社保檔案之前應(yīng)當(dāng)提出申請、核實身份，批準(zhǔn)后才能夠執(zhí)行，確保調(diào)取流程符合相關(guān)規(guī)定，避免社保檔案出現(xiàn)遺失或損壞問題。

3.變化性

社保檔案中的信息內(nèi)容并不是完全不變的，檔案管控工作也屬于一項動態(tài)化的過程，每年的醫(yī)保、養(yǎng)老保險繳費基數(shù)都需要進行調(diào)整，職工社保繳納單位根據(jù)其崗位情況而有所變動，所以社保檔案工作表現(xiàn)出一定的變化性。面對海量的信息更新，要求社保檔案管理人員必須要積極和各業(yè)務(wù)科室溝通聯(lián)系，把參保人信息變更情況第一時間進行收集，保證參保人員檔案資料可以及時更新。

二、社保檔案管理工作的重要意義

1.保障參保人員基本利益

隨著國內(nèi)社保制度進一步完善，社保的險種也變得更加豐富，人民群眾對社保也有了更高層次的認識和了解。在當(dāng)前幾乎全民參保的形式下，確保參保群眾的利益得以保障非常重要，這是所有基層社保檔案管理人員必須要關(guān)注的問題。社保檔案是參保人員享受社保待遇的關(guān)鍵依據(jù)，是參保職工工作年限認定、退休待遇核算的重要依據(jù)，它準(zhǔn)確客觀地記錄了職工的參保年限、繳費信息、學(xué)歷、工齡等相關(guān)內(nèi)容，社保檔案管理人員唯有科學(xué)規(guī)范開展好檔案管理工作，才能夠真正發(fā)揮出社保檔案材料的價值與作用，確保參保人員基本利益得以保障。

2.促進社保事業(yè)健康發(fā)展

近年來基層社保服務(wù)工作持續(xù)優(yōu)化完善，成立了專門的社保檔案管理中心，不斷推進社保檔案管理信息化建設(shè)。加快促進基層社保檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展，積極以現(xiàn)代信息技術(shù)為支撐不斷優(yōu)化電子社保檔案管理，為參保人員提供社保檔案在線服務(wù)咨詢，參保人員能夠通過網(wǎng)絡(luò)平臺咨詢和辦理與社保相關(guān)的業(yè)務(wù)或服務(wù)。更加科學(xué)化、規(guī)范化的社保檔案服務(wù)能夠有效促進基層社保檔案開發(fā)利用效率的提升，有助于基層地區(qū)人才的引進與流動，對推動社保事業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展提供更多助力。

3.完善參保人員檔案數(shù)據(jù)

確保檔案信息的準(zhǔn)確與完整是基層社保檔案管理的基本要求，但國內(nèi)很多基層地區(qū)社保檔案管理工作起步較晚，參保中一些年齡偏高的職工檔案材料信息不完善，常常存在檔案文件隨意涂改、年終考核資料不完善、職稱評定表遺漏或者信息錯誤等問題，對于這部分職工的退休辦理工作帶來較大影響，也反映出了基層社保檔案過程中的一些問題。通過推進基層社保檔案管理創(chuàng)新，進一步完善參保職工的檔案信息內(nèi)容，嚴格執(zhí)行國家社保檔案管理制度的相關(guān)規(guī)定，為廣大參保職工帶來更加高效便捷的檔案管理服務(wù)，確保其合法權(quán)益得到維護，有助于促進社會的和諧穩(wěn)定。

三、基層社保檔案管理工作中存在的問題

首先，對社保檔案管理工作的重視度有待提升。近年來黨和國家頒布了一系列政策措施推進社保檔案管理工作，但在很多基層地區(qū)人社局對于社保檔案管理工作有所忽略，加之投入到社保檔案管理工作中的資金不足，社保檔案管理沒有充足的經(jīng)費支持，在具體的落實過程中依舊采取過去陳舊的管理手段，不但檔案管理效率難以提升，也不能夠處理好社保檔案管理中存在的新問題。基層社保檔案管理人員在管理方法上難以創(chuàng)新，制約了檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。

其次，基層社保檔案管理制度不完善，管理過程中表現(xiàn)出碎片化、分散化的問題。社會保險關(guān)系到醫(yī)療保險、工傷保險以及養(yǎng)老保險等諸多內(nèi)容，不同險種的檔案登記標(biāo)準(zhǔn)與管理方式存在差異性，需要盡快制定一套統(tǒng)一規(guī)范的社保檔案管理制度來對各種類的保險檔案進行科學(xué)管理。因為目前尚未有統(tǒng)一的社保檔案管理政策規(guī)定，一部分基層社保檔案管理部門往往是根據(jù)綜合管理標(biāo)準(zhǔn)來對社保檔案材料實施管理，從而導(dǎo)致管理標(biāo)準(zhǔn)差異化、檔案歸類不規(guī)范、歸檔時間混亂等相關(guān)問題，在后期的調(diào)取查詢時不但費時費力，還可能導(dǎo)致檔案材料的遺失或損壞。

再次，基層社保檔案管理人員專業(yè)能力有待提升?；鶎由绫n案工作人員往往表現(xiàn)出一身多職現(xiàn)象，這是阻礙社保檔案管理規(guī)范化發(fā)展的關(guān)鍵因素。由于管理人員自身專業(yè)素質(zhì)不高，導(dǎo)致社保檔案管理水平難以提升，檔案信息登記延后等問題。同時，很多基層社保檔案管理人員屬于兼職，沒有掌握專業(yè)的檔案管理知識，加之并未參與相關(guān)培訓(xùn)活動，自身不注重學(xué)習(xí)充電，在很大程度上影響了社保檔案管理工作的高效開展?；鶎由绫n案管理部門的人才引進工作較為滯后，無法真正實現(xiàn)科學(xué)管理。

最后，基層社保檔案管理工作信息化建設(shè)滯后。近年來現(xiàn)代信息技術(shù)飛速發(fā)展，各個部門都開始不斷推進信息化建設(shè)工作。過去的紙質(zhì)社保檔案材料因為保存時間有限，逐步被數(shù)字檔案所代替?；鶎由绫n案管理部門因為思想認識未及時改變、檔案管理工作經(jīng)費不足等原因，依舊沿用傳統(tǒng)的檔案管理理念和管理手段，并未對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化，可能導(dǎo)致檔案材料丟失受損等問題。信息化建設(shè)滯后不但降低社保檔案管理效率，還會對政府形象帶來很大損害。

四、基層人社局社保檔案管理科學(xué)化開展路徑

1.不斷強化社保檔案管理服務(wù)意識

要科學(xué)規(guī)范地開展好基層社保檔案資料的管理，必須要依靠思想上的重視和人力、物力、財力的支持，只有真正落實好社保檔案管理工作，才能夠更好地為和諧社會建設(shè)服務(wù)?；鶎由绫n案應(yīng)當(dāng)能夠及時準(zhǔn)確全面地把文件材料和數(shù)據(jù)信息送達檔案管理人員，確保社保檔案全面有序歸檔?；鶎由绫n案管理人員必須要不斷強化服務(wù)意識，充分認識到此項工作的重要意義，清楚自身崗位職責(zé)，明確基層社保檔案管理的服務(wù)方向和服務(wù)對象，充分發(fā)揮出社保檔案材料的價值和作用，促進其開發(fā)利用效率的不斷提升，確?；鶎由绫n案管理工作能夠真正為社會主義精神文明建設(shè)、物質(zhì)文明建設(shè)和社會發(fā)展服務(wù)?，F(xiàn)階段，基層社保檔案管理人員應(yīng)當(dāng)嚴格遵循相關(guān)制度規(guī)定，做好檔案材料的收集、整理、傳輸、歸檔和開發(fā)利用工作，不斷提升檔案服務(wù)水平，提高社保檔案管理質(zhì)量，為社保檔案的使用機構(gòu)和參保人員帶來更加規(guī)范化的服務(wù)。

2.推進社保檔案管理工作制度建設(shè)

首先，應(yīng)當(dāng)推進落實雙軌制管理。雖然基層社保檔案管理工作逐漸開始朝著信息化方向邁進，但依舊有很多歷史性檔案材料必須要做好紙質(zhì)原版的保護。在推進社保檔案管理信息化建設(shè)工作中也應(yīng)當(dāng)重視對重要紙質(zhì)檔案材料的管理，促進數(shù)字化和紙質(zhì)檔案的雙軌制管理。其次，應(yīng)當(dāng)要積極促進不同部門的溝通協(xié)作。社保檔案管理并非單一、孤立的，做好此項工作必須要依靠各部門之間的通力配合。社保檔案管理工作是一項長期性、系統(tǒng)性的工作，應(yīng)當(dāng)有多個部門的支持與配合，真正將社保檔案管理放在重要位置上，促進社保檔案管理實效性的提升。最后，應(yīng)當(dāng)充分關(guān)注社保檔案管理的具體細節(jié)。對于檔案管理過程中的細節(jié)問題必須要予以明確規(guī)定，不斷調(diào)整和完善社保檔案管理工作制度，真正從制度上為檔案管理工作提供科學(xué)指導(dǎo)，在服務(wù)群眾的基礎(chǔ)上規(guī)范檔案管理流程。

3.思想政治建設(shè)為社保檔案提供組織保障

社保檔案管理工作不單單是基層社保工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，同時也屬于檔案事業(yè)的重要內(nèi)容，所以必須要堅持從思想政治建設(shè)方面著手，為基層社保檔案管理工作的有序推進帶來組織保障。在實際工作中應(yīng)當(dāng)對社保檔案管理人員開展思想政治教育以及法律教育，基層人社局應(yīng)當(dāng)依托多元化的黨建活動來對社保檔案工作者進行思政教育，依靠基層黨支部的政治引領(lǐng)作用和戰(zhàn)斗堡壘作用，確保檔案管理工作人員保持較高的思想覺悟，使其清楚理解社保檔案管理工作對于社保事業(yè)發(fā)展的重要意義、對國家建設(shè)發(fā)展和人民安居樂業(yè)的價值與作用以及對于推進和諧社會建設(shè)的現(xiàn)實意義。同時，促進社保檔案管理人員法律意識的提升，要求其主動積極學(xué)習(xí)并在實際工作中貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》等法律法規(guī)，始終堅持依法治檔，為扎實推進社保檔案管理工作法制化進程打下堅實基礎(chǔ)。

4.提升檔案管理人員綜合素質(zhì)

基層社保檔案管理工作的科學(xué)高效開展必須要依靠高素質(zhì)的管理人才，基層人社局應(yīng)當(dāng)更加注重對社保檔案管理人員隊伍的建設(shè)，將人才隊伍建設(shè)作為社保檔案保護工作高效開展的新思路和著力點。在這一過程中，必須要對基層社保檔案管理工作展開深入全面的研究，真正重視人才培養(yǎng)，定期組織開展培訓(xùn)教育活動，構(gòu)建更加系統(tǒng)完善的績效考核機制，在優(yōu)化目標(biāo)、內(nèi)容和方法的過程中促進社保檔案管理人員綜合素質(zhì)能力和專業(yè)服務(wù)水平的提升?？山柚谏绫Ｖ腔酃芾砥脚_，要求社保檔案管理人員主動學(xué)習(xí)了解社保檔案相關(guān)的新政策和理論知識，注重其信息技術(shù)水平的培養(yǎng)和提升，在強化服務(wù)與責(zé)任意識上予以更多關(guān)注。同時，基層人社局也應(yīng)當(dāng)重視優(yōu)秀人才的引進工作，在不斷優(yōu)化社保檔案管理隊伍結(jié)構(gòu)的過程中引入更多新鮮血液，促進社保檔案管理工作水平的不斷提升。

5.數(shù)字技術(shù)實現(xiàn)社保檔案規(guī)范化管理

一是應(yīng)當(dāng)推進紙質(zhì)社保檔案朝著數(shù)字化檔案的轉(zhuǎn)化。過去很長一段時期，基層社保檔案是以紙質(zhì)方式進行保存，現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展要求社保檔案也應(yīng)當(dāng)盡快完成數(shù)字化管理，可以采取紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案同時管理的模式，為基層社保檔案的安全與完整提供雙重保障。對新接收的檔案材料文件應(yīng)當(dāng)及時進行數(shù)字化備份，確保檔案內(nèi)容信息準(zhǔn)確無誤，以便于后期的調(diào)取查閱，確保檔案材料收集、整理、歸檔等各個環(huán)節(jié)的規(guī)范開展。

二是應(yīng)當(dāng)推進智慧社保檔案大數(shù)據(jù)平臺的創(chuàng)建。首先，能夠積極與地方信息技術(shù)企業(yè)進行合作，共同推進智慧社保檔案大數(shù)據(jù)平臺建設(shè)，在紙質(zhì)檔案數(shù)字化的同時打造數(shù)字檔案中心;其次，是積極和銀行信用系統(tǒng)以及公安戶籍系統(tǒng)展開系統(tǒng)交互，真正做到社保檔案資源的共享，形成全局性的綜合信息數(shù)據(jù)庫，拓展社保檔案信息的利用范圍。在這一過程中借助數(shù)據(jù)交換處理技術(shù)可以讓不同系統(tǒng)平臺形成一體化架構(gòu)，為基層社保檔案的信息化、集約化、智能化管理帶來重要支撐;最后，是借助智慧社保檔案平臺為廣大參保群眾帶來更加多元化、個性化的服務(wù)，真正滿足參保群眾的實際需求。

三是應(yīng)當(dāng)借助虛擬現(xiàn)實技術(shù)推進“可視化庫房”的創(chuàng)建工作?；鶎由绫n案管理部門在推進落實信息化建設(shè)工作中能夠靈活運用虛擬現(xiàn)實技術(shù)對檔案庫房實施全景模擬，檔案管理人員能夠?qū)崟r、全面了解庫房內(nèi)的實際情況。另外，依托智慧社會檔案平臺可以對庫房內(nèi)保存的檔案信息資源實施虛擬投影，檔案管理人員僅僅需要輸入相關(guān)信息即可第一時間了解相應(yīng)檔案所在位置并進行調(diào)取，有助于實現(xiàn)更加科學(xué)高效的檔案開發(fā)管理。

四是應(yīng)當(dāng)依托條形碼或者二維碼技術(shù)來確?；鶎由绫n案材料的安全與完整。為確?；鶎由绫n案數(shù)字化管理朝著更加規(guī)范的方向發(fā)展，能夠借助條形碼、二維碼聯(lián)合微信小程序來對社保檔案材料的流轉(zhuǎn)記錄和經(jīng)辦人信息予以查詢記錄。檔案使用者可以掃碼查閱相關(guān)內(nèi)容，歸還時微信小程序可以提前進行提醒，防止逾期歸還檔案。另外，依靠這樣的辦法還可以真正讓社保檔案更為安全和保密，促進檔案管理質(zhì)量的提升。

五、結(jié)語

總而言之，和其他檔案管理工作相比，社保檔案管理表現(xiàn)出更為復(fù)雜性和長期性特征，如果依舊沿用傳統(tǒng)的管理方法和管理理念，不但會影響到基層社保工作的有序開展，還可能對社保檔案管理事業(yè)的發(fā)展帶來很多阻礙。因此，基層社保檔案管理人員必須要更新思想觀念，靈活運用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，促進社保制度的不斷完善，確?；鶎由绫n案材料的安全與完整，為廣大參保群眾帶來有效保障，助力我國社會保障事業(yè)的持續(xù)發(fā)展。

參考文獻：

[1]聶鑫鑫.社保檔案在新時期的管理工作強化思索[J].農(nóng)村青年，2019

[2]李 玲.大數(shù)據(jù)時代社保檔案管理電子化分析[J].營銷界，2019

[3]殷海華.社保檔案管理中的信息化建設(shè)[J].銷售與管理，2019

[4]李華麗.關(guān)于社保局檔案管理工作的思考[J].勞動保障世界，2019

（作者單位：單縣社會保險事業(yè)服務(wù)中心）