陳樹江

摘 要：時(shí)代在發(fā)展，科技在進(jìn)步，給我們的檔案管理工作也帶來(lái)了新的開展路徑。在這樣的大背景下，我們只有與時(shí)俱進(jìn)，改變觀念，不斷學(xué)習(xí)，不斷進(jìn)步，才能不被時(shí)代甩下。本文介紹了新時(shí)代檔案管理工作的內(nèi)容及特點(diǎn)，分析了當(dāng)下檔案管理工作面臨的現(xiàn)狀，并提出對(duì)應(yīng)措施。

關(guān)鍵詞：新時(shí)代；檔案管理；開展路徑

1 新時(shí)代下檔案管理工作的內(nèi)容及特點(diǎn)

1.1 新時(shí)代下檔案管理工作的內(nèi)容

針對(duì)新時(shí)代下的檔案管理而言，它在一定程度上是與傳統(tǒng)檔案管理過(guò)程中的工作是不同的，它進(jìn)一步地要求把現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理工作中進(jìn)行充分的應(yīng)用，這就需要相關(guān)的檔案管理部門，不僅要在規(guī)劃下進(jìn)行，同時(shí)也要在組織下進(jìn)行，在一定程度上對(duì)檔案信息資源進(jìn)行相應(yīng)的采集，對(duì)其進(jìn)行有效的整理以及保存。信息化檔案管理在一定程度上能夠?qū)?shí)體的保管進(jìn)行脫離，不僅走向了數(shù)字化檔案管理，同時(shí)也走向了現(xiàn)代化檔案管理。

1.2 新時(shí)代下檔案管理工作的主要特點(diǎn)

一是在新時(shí)代背景下，針對(duì)檔案管理來(lái)說(shuō)，不僅要對(duì)相關(guān)的法律進(jìn)行遵循，同時(shí)也要對(duì)相關(guān)的政策以及法規(guī)進(jìn)行遵循，并且這些政策在一定程度上都是由檔案管理部門進(jìn)行統(tǒng)一制定的。二是針對(duì)目前來(lái)說(shuō)，檔案管理大多數(shù)以電子檔案形式或者是重要電子文件形式進(jìn)行的，這在一定程度上標(biāo)志著國(guó)家以及企業(yè)走向信息化時(shí)代。三是檔案管理工作在新時(shí)代下，對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)所具有的優(yōu)勢(shì)在一定程度上進(jìn)行了充分的利用，不僅實(shí)現(xiàn)了檔案管理的數(shù)字化，同時(shí)也實(shí)現(xiàn)了檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化，對(duì)檔案管理在工作過(guò)程中的效率進(jìn)行有效的提高，讓檔案在管理的過(guò)程中不僅具有高效性，并且還具有一定的準(zhǔn)確性。

2 檔案管理工作面臨的現(xiàn)狀

一是檔案管理工作的重視程度有所提高。隨著現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用與完善，以及信息的便捷傳遞，各單位與部門的領(lǐng)導(dǎo)已認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性。不僅在硬件的配置上而且在軟件的提升上都給予了充分的重視，同時(shí)對(duì)資源和專業(yè)人才的配備都給予了相對(duì)的傾斜。這給檔案管理工作的改進(jìn)創(chuàng)造了必要的條件。

二是檔案管理所需的現(xiàn)代化設(shè)備相對(duì)齊全。電腦、打印機(jī)、掃描儀、專業(yè)管理軟件、多功能保管柜（架）以及監(jiān)控設(shè)備等基本能正常配備?！扒蓩D難為無(wú)米之炊”，有了必要的設(shè)備，就為檔案管理的新常態(tài)提供了保障。比如，進(jìn)行電子檔案的數(shù)據(jù)化錄入，紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)區(qū)域安裝各種攝像頭等監(jiān)控設(shè)備，確保了檔案核心機(jī)密的安全性。

三是檔案管理的信息化建設(shè)水平有了提升。無(wú)論是機(jī)關(guān)、事業(yè)單位還是企業(yè)都在向無(wú)紙化辦公邁進(jìn)，檔案管理工作也隨著開始了信息化和數(shù)字化。各種檔案資料都通過(guò)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行錄入和管理，方便調(diào)閱和查詢，使數(shù)據(jù)分析更準(zhǔn)確和便利。有些單位開始將檔案管理系統(tǒng)和辦公系統(tǒng)以及網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行有效整合，從而提升了檔案管理的便捷性和高效性。四是有些人對(duì)檔案管理信息化認(rèn)識(shí)不到位。檔案管理信息化作為一種新的檔案管理手段，在管理方式及管理理念上與傳統(tǒng)的檔案管理有一定的差異。在從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理向電子信息化管理轉(zhuǎn)換過(guò)程中，一些人不能與時(shí)俱進(jìn)改變認(rèn)識(shí)，認(rèn)為紙質(zhì)儲(chǔ)存才是檔案，電腦儲(chǔ)存失去了檔案的原始意義；另外，檔案管理搞信息化建設(shè)需要設(shè)備資金投入，錄入也會(huì)浪費(fèi)大量時(shí)間和精力。這些不到位的認(rèn)識(shí)會(huì)影響到信息化的進(jìn)程。

3 新時(shí)代下改進(jìn)檔案管理工作的對(duì)應(yīng)措施

3.1 提高對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)

檔案管理工作小到與我們每個(gè)人的工作和生活息息相關(guān)，大到關(guān)系國(guó)家方針、政策的制定和調(diào)整。檔案管理的信息化和數(shù)字化，可以對(duì)龐大的數(shù)據(jù)群體進(jìn)行迅速分析，從而得出最科學(xué)的結(jié)果，應(yīng)用到國(guó)家的各項(xiàng)建設(shè)事業(yè)中去。所以，只有全社會(huì)都重視檔案管理的新常態(tài)化建設(shè)，我們的檔案管理工作才能有實(shí)質(zhì)性、突破性的跨越。

3.2 加大檔案管理工作的投入保障力度

在檔案管理工作中，人才、資金、技術(shù)、培訓(xùn)等多方面的投入必不可少，沒(méi)有專業(yè)性人才，信息化工作就無(wú)從談起。而缺少資金的保障，就無(wú)法采購(gòu)新設(shè)備、新技術(shù)。沒(méi)有信息化所需的技術(shù)，工作就會(huì)盲目，無(wú)從適應(yīng)數(shù)字化需要。如果沒(méi)有培訓(xùn)保障，檔案人員就不能更好地接受新知識(shí)、掌握新方法、熟悉新技能。一切工作都是以人的因素為主導(dǎo)，調(diào)動(dòng)人的積極性尤為重要，所以工作中的激勵(lì)機(jī)制同樣是做好檔案管理工作的有力保障。我們各級(jí)單位和部門，特別是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)檔案管理工作給予充分的重視與支持，尤其是人才的選拔和培養(yǎng)，檔案存儲(chǔ)場(chǎng)地和管理設(shè)備的配置等。

3.3 實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的充分共享

目前在信息化建設(shè)過(guò)程中，對(duì)軟件的使用比較混亂，而且硬件上的功能在一定程度上也沒(méi)有得到有效地發(fā)揮，這樣就會(huì)進(jìn)一步導(dǎo)致檔案信息不能充分共享，相關(guān)各個(gè)部門的檔案信息在管理的過(guò)程中都是各自為營(yíng)。所以，應(yīng)該在一定程度上應(yīng)該明確檔案管理過(guò)程中的內(nèi)容以及范圍，并且有效地規(guī)范檔案管理過(guò)程中各項(xiàng)工作和檔案管理過(guò)程中各個(gè)環(huán)節(jié)，建立相對(duì)比較規(guī)范的系統(tǒng)工程，以保證檔案信息資源共享渠道的暢通。

3.4 加強(qiáng)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)

我國(guó)大體上還處在文件處理向信息化管理進(jìn)行過(guò)渡的階段，因此，要想向信息化管理的過(guò)渡進(jìn)行得更快，其中比較重要的就是建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。針對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)建設(shè)來(lái)說(shuō)，它不僅是檔案信息管理的核心，同時(shí)還是其重要的基礎(chǔ)。建立數(shù)據(jù)庫(kù)在一定程度上是需要長(zhǎng)期的過(guò)程，我們應(yīng)該本著從低級(jí)到高級(jí)的過(guò)程進(jìn)行相應(yīng)的建設(shè)。在對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的過(guò)程中，應(yīng)該把檔案管理的相關(guān)工作和計(jì)算機(jī)技術(shù)這兩者進(jìn)行有效的結(jié)合，并讓其能夠在一定程度上協(xié)調(diào)合作，把綜合數(shù)據(jù)及檔案目錄庫(kù)進(jìn)行相應(yīng)的集合，只有這樣才能進(jìn)一步地形成網(wǎng)絡(luò)開發(fā)式以及分布式的數(shù)據(jù)庫(kù)，使信息化檔案管理工作過(guò)程中的效率進(jìn)得到不斷地提高。

3.5 提高檔案管理人員的素質(zhì)

檔案管理工作進(jìn)步和發(fā)展需要有與之相適應(yīng)的的管理隊(duì)伍，因此，要加強(qiáng)對(duì)檔案從業(yè)人員的教育培養(yǎng)，不斷提高管理人員的素質(zhì)。一是檔案管理人員自身要具備較強(qiáng)的業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力，對(duì)其相關(guān)知識(shí)進(jìn)行有效的的掌握，并能運(yùn)用現(xiàn)代化手段對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理。二是檔案管理人員一定要具備較強(qiáng)的責(zé)任心和事業(yè)心，對(duì)檔案管理工作能夠全身心地投入。三是相關(guān)的工作人員要樹立較強(qiáng)的大局意識(shí)，使檔案管理工作能夠滿足國(guó)家規(guī)定的要求，保證工作的過(guò)程中不會(huì)出現(xiàn)紕漏。

4 總結(jié)

在這樣的努力之下，我們工作創(chuàng)新的目標(biāo)在于有效利用更多有價(jià)值的檔案信息資源，提供高質(zhì)量、高水平的服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案工作的科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化。一個(gè)單位的檔案承載著單位發(fā)展的歷史軌跡，是對(duì)單位發(fā)展過(guò)程的真實(shí)記錄，檔案以其所載信息的原始性、真實(shí)性、技術(shù)成果的可重復(fù)性及可考查性等使其具有更高的利用價(jià)值。因此，在新時(shí)期，通過(guò)對(duì)單位檔案管理工作創(chuàng)新的加強(qiáng)，來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，為單位發(fā)展創(chuàng)造新的機(jī)遇與空間是十分有必要的。我們要主動(dòng)學(xué)習(xí)世界先進(jìn)的管理思想和方法，學(xué)習(xí)先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備的操作，以及如何將其與我們的檔案管理工作很好地融合。

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