文/李美蓉

大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)一經(jīng)產(chǎn)生就得到迅猛發(fā)展。信息技術(shù)的飛速發(fā)展，帶給人們前所未有的工作生活體驗，也給各行業(yè)帶來了巨大的沖擊，在帶來發(fā)展便利的同時，也埋藏了安全隱患。系統(tǒng)癱瘓、數(shù)據(jù)泄露、個人信息非法售賣等各種信息安全問題屢屢出現(xiàn)，嚴重影響了社會安全和居民生活。隨著中國進入社會主義發(fā)展新階段，各行各業(yè)都要有新作為，對檔案信息安全管理亦提出了新的要求。

檔案室是各級機關(guān)、企事業(yè)單位集中管理檔案的機構(gòu)，是機構(gòu)組織中的組成部分之一。從全國檔案工作來說，檔案室是國家檔案工作組織體系中最普遍、最大量、最基層的業(yè)務(wù)機構(gòu)，數(shù)量大、分布廣、類型復(fù)雜，其保存的檔案資源亦是國家檔案資源的重要組成部分。

1 基層單位檔案室安全現(xiàn)狀及存在問題

基層單位檔案室不同于國家綜合檔案館，其在人員、設(shè)備、財力等方面都明顯配置不足。為了適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的建設(shè)和發(fā)展，檔案室亦在克服各種困難，加大信息化建設(shè)力度，但在安全問題上除了傳統(tǒng)檔案管理中出現(xiàn)的安防、消防等問題外，在保障數(shù)字檔案室運行安全方面依然存在諸多風險和隱患。

1.1 檔案專業(yè)人員和信息技術(shù)人員缺乏

長期以來，檔案工作效益的隱蔽性、滯后性特點，不利于檔案價值的即時顯性發(fā)揮，對檔案人才的職業(yè)發(fā)展和成長也造成了直接的影響，使得檔案專業(yè)人才和信息技術(shù)人員不愿意從事檔案工作，或者從事工作不夠積極主動。在基層單位檔案室，這種表現(xiàn)尤其明顯，員工都想方設(shè)法調(diào)入其他業(yè)務(wù)部門，檔案部門一度成為安置老弱病殘和關(guān)系戶的熱門去向，這直接打擊了檔案專業(yè)人員的工作積極性。

另外，由于檔案整理工作的繁瑣性、耗時性，很多單位將檔案整理外包給第三方進行，或直接將檔案寄存到第三方，這些都對檔案實體安全及信息安全構(gòu)成了威脅。

1.2 檔案信息管理制度和標準很難落實到位

大數(shù)據(jù)時代，檔案信息資源增長速度極快，其管理無論是在歸檔、保管還是利用，任何一個環(huán)節(jié)均有可能出現(xiàn)病毒入侵、數(shù)據(jù)丟失或泄露等風險，面臨新的安全管理境遇。雖然《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》 《數(shù)字檔案室建設(shè)評價方法》等諸多標準、制度和辦法已陸續(xù)出臺，但所涉及的系統(tǒng)建設(shè)、身份認證、智能檢索、電子簽章、操作跟蹤、信息加密等新技術(shù)，其標準、規(guī)范和要求均大大超出傳統(tǒng)檔案工作的范疇，有些必須跨行業(yè)、跨部門合作才能完成，基層單位檔案室在單位中的邊緣化地位使得這些制度和標準的執(zhí)行很難到位。

1.3 硬件設(shè)施不到位

檔案室因其工作效益的隱蔽性和滯后性，很難引起領(lǐng)導(dǎo)者的足夠重視。“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”是很多基層單位對檔案工作的認識和態(tài)度。因此，在檔案室的建設(shè)方面普遍存在著類似的問題，如：人才引進難、建設(shè)投入少、功能用房壓縮、規(guī)劃設(shè)計弱及空間利用不合理等狀況。檔案庫房是否設(shè)計合理、安防消防措施是否落實到位，是否配備消毒機、防磁柜、干燥機等設(shè)施，均會嚴重影響檔案的實體安全。對于新型載體檔案需要有特殊專用的保存設(shè)備及儲藏環(huán)境，且一般花費不便宜，很多基層單位對此類設(shè)備更是缺乏。

2 新時期基層單位檔案室安全體系的內(nèi)容與要求

檔案安全一般包括檔案實體安全和檔案信息安全。在大數(shù)據(jù)時代和云計算環(huán)境下，檔案信息安全正迎來更多的新風險、新挑戰(zhàn)。除了傳統(tǒng)的檔案管理“八防”安全政策、檔案庫房安全管理（包括庫房建筑設(shè)計、安全設(shè)施設(shè)備、消防安全管理等）、檔案數(shù)字化外包項目安全管理、檔案利用服務(wù)安全管理、檔案實體全過程安全管理問題外，還應(yīng)當包括檔案信息安全保障體系、檔案數(shù)據(jù)庫安全管理、檔案網(wǎng)站安全管理等內(nèi)容。

2.1 檔案實體安全

檔案實體安全需考慮的因素有很多，主要包括：一是檔案室?guī)旆康陌踩?，即是否充分考慮各種載體尤其是特殊載體檔案的保管要求，建設(shè)符合特殊檔案保管要求的標準庫房，采用合適的檔案裝具等；二是保管環(huán)境的安全，即如何有效防止各種介質(zhì)檔案的破損、褪色、霉變，磁盤光盤能否持續(xù)可讀；三是檔案利用安全，即在檔案利用過程中，如何采取恰當有效的措施來保護檔案原件，以及在利用特殊載體檔案時如何保護載體的安全，使其不被損壞、弄臟、丟失。

2.2 檔案信息安全

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的廣泛使用，使得基層單位檔案室普遍使用了檔案管理系統(tǒng)，但它是一把雙刃劍，在給檔案整理、查找利用工作帶來便利的同時，也帶來了安全隱患。如檔案管理系統(tǒng)和電子文件歸檔平臺能否安全、有效運行，如何保障數(shù)據(jù)信息在網(wǎng)絡(luò)傳輸和利用過程中的安全，是否有效保障非公開信息和個人隱私信息能夠合法、安全使用等問題，這些技術(shù)問題需要專門的信息技術(shù)人才來處理，但基層單位檔案室往往缺少這種專業(yè)人才，這是需要檔案管理人員去思考和解決的問題。

2.3 人員安全

主要包括三個方面的內(nèi)容：一是檔案室工作人員自身，他們對工作的粗心疏忽或違規(guī)操作，可能會引發(fā)信息泄露、甚至信息丟失的風險；二是檔案外包人員，很多基層單位都會將檔案室的收集整理工作階段性地進行檔案外包或請高校實習生來做，對外包人員和實習生的管理是否到位，直接關(guān)系到檔案的安全；三是查閱檔案的人員，檔案室一方面需要引導(dǎo)檔案利用者在合規(guī)合法的范疇內(nèi)線上線下利用檔案，另一方面要考慮人流量、人員的多樣性和復(fù)雜性，要確保來查閱檔案的人員不損壞檔案、不泄露不該公開的檔案信息。既要保證工作人員的人身安全及行為安全，又要保證來查閱檔案人員的人身安全及行為安全。

3 新時期基層單位檔案室安全體系的建設(shè)

檔案室安全體系的建設(shè)是一項復(fù)雜的綜合性、系統(tǒng)性工程，具體可從以下幾個方面著手：

3.1 檔案安全制度建設(shè)

建章立制，用制度來管人管事。檔案室要要充分借鑒先進單位的工作經(jīng)驗，并根據(jù)單位實際情況建立安全組織體系，建立健全各項安全制度，并狠抓落實。默默無聞、踏實肯干是社會對檔案人員的固有印象。這誠然是一種美德，但在新時期，檔案室工作人員更應(yīng)主動作為，充分展現(xiàn)檔案的重要性，充分參與到單位的各項工作中，給單位中心工作予以充分支持，積極引導(dǎo)單位管理者重視檔案安全工作，將檔案工作列入單位發(fā)展計劃中，將檔案工作目標考核有效融入到單位年終考核指標中，并將單位內(nèi)各部門負責人納入制度體系的構(gòu)成部分，要形成事前有制度、事中有跟進、事后有考核的全過程管理，這有利于制度的落實到位和檔案工作的整體推進。

3.2 檔案工作人員責任意識建設(shè)

檔案室安全體系的建設(shè)，主要責任還在檔案工作人員。因此，檔案工作人員應(yīng)有高度的責任感，不但自身要加強檔案安全制度的培訓(xùn)與學(xué)習，而且還要在本單位進行檔案知識及檔案安全知識的培訓(xùn)與推廣，包括單位內(nèi)部人員、外包人員及實習人員，提高單位的整體安全意識。為了將安全制度落實到每個細節(jié)，還應(yīng)將安全制度的落實納入年終考核、職稱職務(wù)晉升等體系中，進行剛性約束。

3.3 檔案運行安全建設(shè)

檔案從形成到歸檔、整理、保管、利用是一個動態(tài)運行的過程，其中任何一個環(huán)節(jié)的疏忽都可能給檔案造成不必要的損失。數(shù)字檔案室的高效運行，依賴于有一個安全穩(wěn)定的檔案管理系統(tǒng)。其正常運行同樣需要一個安全穩(wěn)定的環(huán)境和后臺的持續(xù)保障。因此，檔案室應(yīng)配備良好的硬件設(shè)備，加強系統(tǒng)的管理和維護，同時要對系統(tǒng)使用實行分級管理和預(yù)警監(jiān)控，定期對系統(tǒng)用戶進行身份驗證、權(quán)限檢查，防范各種非法侵入、超越權(quán)限的訪問等現(xiàn)象發(fā)生。除了要進行日常的安全管理外，還應(yīng)建立突發(fā)事件應(yīng)對制度，并定期進行應(yīng)急演練，確保安全萬無一失。

3.4 檔案專業(yè)人才隊伍建設(shè)

人是一切生產(chǎn)力要素中最重要的因素，設(shè)備的配備、制度的建立完善是檔案室安全體系建設(shè)的重要組成部分，但歸根結(jié)底還是要靠專業(yè)的人才在其中發(fā)揮作用，才能完成體系的建設(shè)這個任務(wù)。因此，建立一支檔案專業(yè)人才隊伍是重中之重。一是要引進適應(yīng)大數(shù)據(jù)背景下數(shù)字檔案室建設(shè)，能把握大局的檔案工作帶頭人；二是需要既懂信息技術(shù)又有檔案知識的復(fù)合型專業(yè)人才；三是加強培訓(xùn)，檔案室人員可以通過邀請專家講學(xué)、組織人員外出參觀學(xué)習、進修等方式，有效加強對單位現(xiàn)有員工的檔案知識及檔案管理系統(tǒng)的培訓(xùn)學(xué)習，這樣既能緩解檔案室工作人手的不足，又能成果共享，實現(xiàn)共贏。

4 做好新時期基層單位檔案室安全體系建設(shè)的必要性

檔案室安全體系的建設(shè)，必然需要耗時耗財耗力，但不管要耗多少的財、多大的力，耗多長的時間，都必須要開展這項工作，原因如下：

4.1 這是國家關(guān)于檔案事業(yè)三個體系建設(shè)的重要內(nèi)容之一

早在2008年，中央檔案館館長、國家檔案局楊冬權(quán)局長在全國檔案工作會議上提出檔案工作要實現(xiàn)“兩個轉(zhuǎn)變”，建立“兩個體系”——檔案資源體系和檔案利用體系。2010年5月，全國檔案安全體系建設(shè)工作會議在四川召開，部署“建立確保檔案安全保密的檔案安全體系”。之后，“三個體系”建設(shè)被國家檔案局列入當前和今后檔案工作的主要內(nèi)容和努力方向。因此，作為檔案事業(yè)重要組成部分的基層單位檔案室，也應(yīng)緊跟國家政策走向，將檔案室安全體系建設(shè)列入單位檔案工作規(guī)劃中，積極協(xié)調(diào)統(tǒng)籌各類資源，做好新時期的檔案室安全體系建設(shè)。

4.2 這是基層單位檔案工作的重要組成部分

檔案工作由收集、鑒定、整理、保管、檢索、編研、利用、統(tǒng)計等八大環(huán)節(jié)組成。其中，保管是檔案工作的基礎(chǔ)工作，對于保管工作的首要要求就是安全、完整。在信息時代，檔案的安全不僅僅指傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)檔案載體上的安全，更包括了檔案信息的安全。而做好安全體系建設(shè)，是確保檔案安全的重要內(nèi)容和保障。檔案的價值在于開發(fā)利用，只有在收集、整理、保管等檔案基礎(chǔ)工作做好了之后，有了這個前提條件，才能進入到下一步工序：進行檔案的開發(fā)利用。因此，檔案室安全體系的建設(shè)是基層單位檔案工作的重要組成部分。

4.3 這是檔案工作人員專業(yè)價值的體現(xiàn)

眾所周知，檔案的重要價值就在于其唯一性，安全是檔案工作的生命線。從檔案產(chǎn)生的條件來看，自從有了文字和國家，就有了檔案。在古代，檔案被作為統(tǒng)治者的政治工具，是廣泛用于國家治理的利器和手段，檔案工作人員被賦予了崇高的社會地位。隨著社會的進步和發(fā)展，到現(xiàn)代，檔案工作依然是國家治理體系的重要組成部分，各級國家檔案館（局）是政府管轄的機關(guān)事業(yè)單位重要部門，各級國家檔案館中保存的大部分檔案是同級政府工作中形成的，占了館藏的絕大部分。館藏量的增加和社會民主進程的跟進，對檔案的保管和利用提出了更高的要求。這就更需要專業(yè)的檔案工作人員來從事檔案工作，以保證檔案工作的效率和水平。

社會是由一個個組織、機構(gòu)、單位構(gòu)成的，社會的進步與發(fā)展需要文化的延續(xù)與傳承。檔案作為一種記錄符號，并經(jīng)過專業(yè)鑒定與妥善保存，是文化傳承與記錄的重要載體之一?；鶎訂挝辉跇I(yè)務(wù)發(fā)展過程中，也需要文化的凝聚與傳承，而文化是一種虛渺的精神存在，它需要借助檔案等有形載體進行物化，供后人學(xué)習與傳承。對基層單位來說，留存檔案，以備開發(fā)利用，既是對當代人負責，更是給后代人留個傳承的根。因此，做好檔案室安全體系建設(shè)，確保檔案的安全保管和有效利用，是檔案工作人員職責所在，更是專業(yè)價值的體現(xiàn)。

5 結(jié)語

基層單位檔案室是國家檔案事業(yè)的重要組成部分，是國家檔案事業(yè)的基礎(chǔ)，在社會發(fā)展的進程中，基層單位應(yīng)緊跟歷史發(fā)展的步伐，克服各種困難和障礙，主動學(xué)習，積極抓住有利的發(fā)展時機，爭取利用各類資源，統(tǒng)籌推進檔案室的工作。

在推進檔案室工作的同時，檔案室工作人員應(yīng)提前做好安全體系建設(shè)的規(guī)劃，穩(wěn)中求進，為國家檔案事業(yè)的發(fā)展繁榮做出應(yīng)有的貢獻。