艾華 吳蓉 田仲菊

【摘要】近年來國家對(duì)高校檔案管理的要求越來越高，高校內(nèi)審檔案作為高校檔案的組成部分，在高校發(fā)展中發(fā)揮著重要作用。但目前高校的內(nèi)審檔案由于人員認(rèn)識(shí)不足、制度不完善、數(shù)據(jù)化程度低等原因造成內(nèi)審檔案管理不規(guī)范。本文就如何規(guī)范管理高校內(nèi)審檔案展開論述。

【關(guān)鍵詞】高校;內(nèi)部審計(jì)檔案;規(guī)范化管理

一、高校內(nèi)部審計(jì)檔案管理現(xiàn)狀

高校內(nèi)審檔案作為高校檔案的組成部分，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理是提升高校內(nèi)部治理水平的一個(gè)重要方面，但目前高校內(nèi)部審計(jì)檔案管理還存在許多問題。

（一）對(duì)檔案規(guī)范化管理重要性認(rèn)識(shí)不足

內(nèi)審檔案是對(duì)整個(gè)審計(jì)過程的真實(shí)反映，是審計(jì)人員辛勤勞動(dòng)的成果。內(nèi)審檔案的形成、整理、歸集、立檔、成卷，每一個(gè)步驟都同樣重要，缺一不可?？梢哉f內(nèi)審檔案管理工作是“全員參與”的一項(xiàng)工作，但從審計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部看，存在著一種現(xiàn)象，特別是年輕人，認(rèn)為搜集整理檔案，是個(gè)機(jī)械性，沒有什么技術(shù)含量的活，根本沒放在眼里。有些人員在審計(jì)實(shí)施過程中認(rèn)真的甄別、搜集資料，字斟句酌的撰寫報(bào)告，可隨著審計(jì)結(jié)束，報(bào)告通過，就松懈下來，對(duì)資料歸檔，立卷隨意處之。有些人員對(duì)上級(jí)督辦項(xiàng)目、金額大的項(xiàng)目重視程度高，從審前調(diào)查到審計(jì)整改一應(yīng)資料搜集、歸檔都很重視，可是對(duì)日常例行審計(jì)、金額小的項(xiàng)目的資料歸檔工作就敷衍得多。以上這些行為都不利于保證內(nèi)審檔案質(zhì)量的穩(wěn)定性。

（二）內(nèi)審檔案管理制度不完善

“不以規(guī)矩，不成方圓”，“建章立制”說的就是這個(gè)道理。設(shè)立審計(jì)檔案管理制度，是審計(jì)檔案管理工作有章可循，有規(guī)可依。一些學(xué)校的審計(jì)部門制定了若干專項(xiàng)審計(jì)的規(guī)章制度，卻沒有制定審計(jì)檔案的管理制度;一些學(xué)校建立了制度也僅限于紙上談兵，各項(xiàng)檔案管理制度并沒有落到實(shí)處。沒有建立制度的學(xué)校，做起工作來就帶有很大的盲目性和隨意性，很難保證檔案的完整性、及時(shí)性和準(zhǔn)確性，對(duì)后期的調(diào)閱、利用工作十分不利。對(duì)于有制度的學(xué)校，由于缺乏監(jiān)督和考核，不能夠引起內(nèi)審檔案參與者對(duì)檔案管理的重視，從而導(dǎo)致審計(jì)檔案質(zhì)量不高。

（三）檔案管理實(shí)操不規(guī)范

根據(jù)筆者多年工作經(jīng)驗(yàn)看，內(nèi)部審計(jì)檔案管理存在一些常見問題：1.內(nèi)容不規(guī)范：部分審計(jì)取證單、征求意見稿、審計(jì)報(bào)告之間有出入的問題或數(shù)據(jù)，無合理說明;部分審計(jì)結(jié)論取證支撐力度不夠或存在矛盾，導(dǎo)致審計(jì)結(jié)論定性不準(zhǔn)確;附件與正文不相符;2.內(nèi)容不完整：審計(jì)通知書、承諾書、送達(dá)通知書、征求意見書這一類文書缺失;審計(jì)人員、經(jīng)辦人員、單位、部門這一類責(zé)任方簽字簽章缺失;附件、支撐材料缺失;3內(nèi)容冗余：報(bào)告中未涉及、提及的事項(xiàng)、與取證相關(guān)性不大的材料被放入了檔案中。這些問題也會(huì)拉低內(nèi)審檔案管理的質(zhì)量。

（四）內(nèi)審檔案數(shù)字化程度低

相對(duì)于近年來高校信息化建設(shè)在教學(xué)等其他職能部門長足發(fā)展，高校內(nèi)審檔案信息化建設(shè)明顯滯后，不但不方便上級(jí)審計(jì)機(jī)關(guān)、巡視巡察組調(diào)閱審計(jì)檔案，同時(shí)也影響內(nèi)部審計(jì)檔案的查找和利用效率。

（五）高校內(nèi)審部門檔案管理人員素質(zhì)參差不齊

隨著高校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)規(guī)模變大，形式變多，加之內(nèi)部審計(jì)環(huán)境的變化，傳統(tǒng)的以財(cái)務(wù)審計(jì)為主的內(nèi)審人員結(jié)構(gòu)明顯不能適應(yīng)現(xiàn)代以管理審計(jì)為主的工作需求了。受制于學(xué)校內(nèi)部行政部門的身份，高校一個(gè)內(nèi)部審計(jì)部門要配齊專職財(cái)務(wù)審計(jì)人員、工程審計(jì)人員、績效管理審計(jì)人員、內(nèi)部控制審計(jì)人員、計(jì)算機(jī)信息人員，審計(jì)檔案管理人員是有一定困難的。特別對(duì)于辦學(xué)規(guī)模不大的學(xué)校，幾乎是不可能的事情。而審計(jì)檔案管理工作是一份綜合性很強(qiáng)的工作，既需要掌握檔案的收集整理技術(shù)，還要熟悉各類專項(xiàng)審計(jì)的審計(jì)全貌、邏輯流程，輕重緩急。在計(jì)算機(jī)信息技術(shù)廣泛應(yīng)用的當(dāng)下，隨著紙質(zhì)檔案電子化的進(jìn)程，還需要內(nèi)審檔案管理人員熟練操作電子計(jì)算機(jī)以及相關(guān)軟件。而高校內(nèi)審部門檔案管理員多為兼職人員，有些甚至經(jīng)過簡單培訓(xùn)就上崗了。這明顯不利于對(duì)檔案質(zhì)量的保障。

二、高校內(nèi)部審計(jì)檔案規(guī)范化管理意義

（一）防范和規(guī)避審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)

隨著我國全面深化改革和經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型升級(jí)的深入推進(jìn)，審計(jì)全覆蓋力度在高校不斷加強(qiáng)。高校內(nèi)部審計(jì)呈現(xiàn)出項(xiàng)目越來越多，規(guī)模越來越大等特點(diǎn)。相應(yīng)的審計(jì)檔案也出現(xiàn)了數(shù)量、組成元素、內(nèi)容增長的變化特點(diǎn)。而審計(jì)檔案是審計(jì)工作的記載和再現(xiàn)，是對(duì)審計(jì)工作最直接、最全面、最真實(shí)的反映。規(guī)范管理下的審計(jì)檔案，能為審計(jì)結(jié)果提供堅(jiān)實(shí)的保障和依據(jù)，有效降低審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)。

審計(jì)檔案的及時(shí)性、真實(shí)性、完整性、有效性是支撐審計(jì)結(jié)果的有力證據(jù)。

（二）便于審計(jì)成果再利用

審計(jì)工作是個(gè)既重視創(chuàng)新又需要積累經(jīng)驗(yàn)，各個(gè)審計(jì)項(xiàng)目之間既相互獨(dú)立又有所聯(lián)系的工作。審計(jì)檔案包含影像、圖表、文字信息等資料，通過對(duì)這些資料的收集、整理、立卷、歸檔，可以為后續(xù)工作提供基礎(chǔ)保障。在審計(jì)人員遇到瓶頸時(shí)，可以查閱以往年度的同類或有交叉點(diǎn)的項(xiàng)目審計(jì)檔案，參考借鑒好的經(jīng)驗(yàn)方法，學(xué)習(xí)審計(jì)報(bào)告的認(rèn)定依據(jù)，學(xué)習(xí)審計(jì)方法，考慮客觀深入反映問題，還可以為后期紀(jì)檢工作、巡察工作提供審計(jì)經(jīng)驗(yàn)。

三、內(nèi)審檔案規(guī)范化管理的建議

（一）增強(qiáng)規(guī)范化管理意識(shí)

加大宣傳力度，引起學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、審計(jì)部門負(fù)責(zé)人對(duì)內(nèi)審檔案管理工作的高度重視。在內(nèi)審部門營造全員重視的良好氛圍，各司其職。堅(jiān)持“誰審計(jì)，誰立卷，案結(jié)卷成”的原則。立卷人可以從審前階段制定審計(jì)檔案收集措施做起，一邊審計(jì)，一邊收集資料，對(duì)審計(jì)進(jìn)行全過程檔案管理。在審前調(diào)查基礎(chǔ)上對(duì)項(xiàng)目可能形成的檔案資料做出初步預(yù)設(shè)，通過編制檔案任務(wù)清單，增強(qiáng)審計(jì)過程歸檔意識(shí)。在審計(jì)過程中，通過編制資料需求清單，確保資料及時(shí)、可靠、完整。在審后階段，通過由各項(xiàng)目主審對(duì)審計(jì)業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行自查和各項(xiàng)目組交叉檢查相結(jié)合的方式促進(jìn)審計(jì)人員檔案管理意識(shí)增強(qiáng)，提升檔案質(zhì)量。

（二）完善檔案管理制度

“不以規(guī)矩不成方圓”，沒有制度的管理就沒有約束。要對(duì)審計(jì)檔案進(jìn)行科學(xué)管理，就要依靠強(qiáng)有力的制度為保障。立足《中國人民共和國檔案法》、《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》，各高校審計(jì)部門可依據(jù)所在地方對(duì)內(nèi)部審計(jì)相關(guān)規(guī)定，制定適宜本校的審計(jì)檔案管理制度。規(guī)范內(nèi)部審計(jì)部門搜集、歸檔、立卷的要求和準(zhǔn)則，保證審計(jì)檔案質(zhì)量。同時(shí)將審計(jì)檔案管理工作列入年度審計(jì)計(jì)劃中，建立專（兼）職審計(jì)檔案管理工作的培訓(xùn)、考核監(jiān)督、獎(jiǎng)懲機(jī)制。完善檔案管理責(zé)任制，用目標(biāo)化、任務(wù)化指標(biāo)考核審計(jì)檔案管理工作，促進(jìn)審計(jì)檔案管理工作高效開展。

（三）提高內(nèi)審檔案存檔質(zhì)量與規(guī)范性要求

嚴(yán)格按照相關(guān)法律、規(guī)章、制度對(duì)內(nèi)審資料進(jìn)行編目和裝訂。嚴(yán)控歸檔環(huán)節(jié)，做到有備無患，既要能滿足文書符合法律、語言、公文規(guī)范要求，同時(shí)要求做到邊結(jié)案邊歸檔，案結(jié)卷成。

要求立卷人及時(shí)歸集檔案，逐頁翻閱每份審計(jì)工作底稿、附件審計(jì)取證材料，確定材料順序，撤出冗余資料。審結(jié)卷成，審計(jì)文件材料按項(xiàng)目立卷，依據(jù)材料的多少立一個(gè)卷或多個(gè)卷，多卷項(xiàng)目在分卷時(shí)應(yīng)當(dāng)防止割斷卷內(nèi)文件的聯(lián)系性。不得將不同項(xiàng)目的材料合并為一個(gè)卷。

審計(jì)文件材料按結(jié)論類、證明類、立項(xiàng)類、備查類的順序排列。其中結(jié)論類材料按逆審計(jì)程序予以排列;證明類材料按項(xiàng)目審計(jì)方案及底稿所列審計(jì)事項(xiàng)對(duì)應(yīng)的順序，結(jié)合其重要程度予以排列;立項(xiàng)類和備查類材料按形成的時(shí)間順序、結(jié)合其重要程度予以排列。

卷內(nèi)文件排列遵循以下規(guī)則：正文在前，附件在后;定稿在前，修改稿在后;批復(fù)在前，請(qǐng)示在后;批示在前，報(bào)告在后;重要文件在前，次要文件在后;匯總性文件在前，原始性文件在后;正文在前，發(fā)文稿在后。審計(jì)案卷排列方法應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一，前后保持一致，不可任意變動(dòng)。

（四）加快內(nèi)審檔案數(shù)字化進(jìn)度

在推進(jìn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化的初期可按紙質(zhì)與電子類檔案同步雙套整理的模式，將電子檔案儲(chǔ)存于安全級(jí)別較高的介質(zhì)中，確保數(shù)據(jù)安全、完整的同時(shí)促進(jìn)檔案查找和利用的效率?？赡芮捌谟捎趻呙琛⒔n，將紙質(zhì)檔案與電子檔案一一對(duì)應(yīng)，會(huì)增大存檔的工作量，但能立竿見影的達(dá)到大幅度減輕日常管理和查詢工作量的效果。隨著計(jì)算機(jī)和審計(jì)軟件技術(shù)的飛速發(fā)展，后期還可探索借助于云技術(shù)、大數(shù)據(jù)、建立數(shù)據(jù)庫的模式，實(shí)現(xiàn)檔案無紙化管理。

（五）加強(qiáng)內(nèi)審人員素質(zhì)培訓(xùn)

在樹立起“全員參與”內(nèi)審檔案管理工作的意識(shí)之下，加強(qiáng)內(nèi)審人員職業(yè)道德教育，專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，提高內(nèi)審人員乃至整個(gè)內(nèi)審團(tuán)隊(duì)的業(yè)務(wù)水平。教育培訓(xùn)方式多種多樣，線上線下的專題學(xué)習(xí)培訓(xùn)、研討會(huì)、審計(jì)業(yè)務(wù)交流、實(shí)戰(zhàn)培訓(xùn)。由于內(nèi)審檔案材料立卷是一項(xiàng)綜合性工作，專（兼）職內(nèi)審計(jì)檔案管理人員要不斷更新自身知識(shí)體系，加強(qiáng)學(xué)習(xí)新技術(shù)新知識(shí)，更新新理念，提高內(nèi)審檔案管理水平。

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