李文瓊

摘 要：當(dāng)前，我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入到大數(shù)據(jù)時(shí)代，大數(shù)據(jù)技術(shù)的逐漸普及為高校檔案管理工作帶來(lái)了挑戰(zhàn)與機(jī)遇。只有轉(zhuǎn)變?cè)械墓ぷ骼砟詈退悸罚拍軌蜻_(dá)到高效管理檔案的目的，凸顯這項(xiàng)工作的價(jià)值。這就要求高校的檔案管理部門抓住信息技術(shù)的特點(diǎn)，充分借助其優(yōu)勢(shì)開(kāi)展檔案管理工作。本文將高校檔案信息化建設(shè)的意義作為切入點(diǎn)，對(duì)于大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下高校檔案信息化建設(shè)展開(kāi)了一系列的探究。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);高校;檔案管理;信息化建設(shè)

高校檔案工作的目的不僅僅在于記錄高校的過(guò)往工作，還能夠?yàn)槲磥?lái)的決策提供依據(jù)，具有利用作用與保存價(jià)值。特別在高校工作日趨復(fù)雜化的背景下，實(shí)施各種活動(dòng)會(huì)生產(chǎn)較多的數(shù)據(jù)信息。傳統(tǒng)的檔案管理方式具有較強(qiáng)的局限性，已經(jīng)難以適用于現(xiàn)代高校檔案工作的發(fā)展趨勢(shì)。紙質(zhì)檔案占有的空間較大，并且其保存條件較為苛刻。在社會(huì)朝著信息化方向發(fā)展的背景下，建設(shè)信息化檔案工作體系已經(jīng)成為必然。將信息化技術(shù)以及設(shè)備切實(shí)應(yīng)用于檔案管理工作中能夠在縮減人力資源的同時(shí)提升檔案管理工作的效率。

一、高校檔案信息化建設(shè)的意義

1.有利于建立暢通化的智慧校園渠道

智慧校園已經(jīng)成為高校發(fā)展的必然趨勢(shì)，其指的是基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)所構(gòu)建的智慧化校園體系，使得學(xué)習(xí)、生活與工作被有機(jī)整合。檔案信息化建設(shè)是智慧校園構(gòu)建的關(guān)鍵支撐力。根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》的要求，高校應(yīng)該在檔案管理工作中保證紙質(zhì)檔案和電子檔案相同步?，F(xiàn)代高校檔案的種類越發(fā)豐富，數(shù)量也逐漸增加，形成海量電子檔案數(shù)據(jù)。如果忽視的建設(shè)信息化檔案管理體系，則會(huì)對(duì)于構(gòu)建智慧校園形成一定的阻力。

2.有利于迎合時(shí)代發(fā)展需求

對(duì)于高校而言，推動(dòng)檔案工作朝著信息化方向發(fā)展是基本方向。當(dāng)前，大數(shù)據(jù)已經(jīng)被廣泛應(yīng)用于較多領(lǐng)域，發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)使得工作效率得以提升。人們?cè)谏钪谐Ｓ玫能浖驳靡嬗诖髷?shù)據(jù)技術(shù)逐步實(shí)現(xiàn)發(fā)展目標(biāo)。運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠幫助人們處理數(shù)據(jù)，并對(duì)其進(jìn)行整理。相比于電子檔案管理方式，紙質(zhì)檔案管理占有空間較大，整理工作難度較大，容易出現(xiàn)錯(cuò)誤或者丟失檔案。應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠保證檔案被長(zhǎng)期存儲(chǔ)，更加易于收集與分類管理。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下高校檔案工作的特點(diǎn)

1.數(shù)據(jù)體系龐大

近幾年，高校面臨教育改革，各種院校建設(shè)計(jì)劃正如火如荼地開(kāi)展。以建設(shè)信息化平臺(tái)為目標(biāo)，很多高校都已經(jīng)加入構(gòu)建智慧校園的行列當(dāng)中。物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等先進(jìn)的技術(shù)都被運(yùn)用于智慧校園的構(gòu)建中，使得數(shù)據(jù)資源得以整合，提升基礎(chǔ)設(shè)施的完善程度，建立數(shù)字化資源體系。以推進(jìn)智慧校園建設(shè)為背景，高校的各項(xiàng)系統(tǒng)之間得以整合升級(jí)，使得檔案信息激增。

2.服務(wù)質(zhì)量?jī)?yōu)質(zhì)

在傳統(tǒng)的高校檔案管理工作中，人工檢索是檔案檢索的主要方式，檔案信息的使用者需要到館。這種方式不僅造成檔案檢索低效的局面，也相對(duì)增加了檢索成本。在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，從線上獲取檔案信息加以應(yīng)用成為普遍應(yīng)用的方式。借助在線傳輸?shù)墓δ苣軌蚴沟卯惖乩脵n案。另外，一些高校已經(jīng)引入了檔案自助查詢機(jī)，使得檔案自助的設(shè)想變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)。學(xué)生可以在系統(tǒng)中申請(qǐng)辦理成績(jī)證明或者學(xué)歷認(rèn)證等業(yè)務(wù)。這些信息化設(shè)施得以應(yīng)用在提升了檔案管理工作效率的同時(shí)也在很大的程度上減少了人力資源的浪費(fèi)問(wèn)題。

3.技能要求較高

在信息技術(shù)不斷高速發(fā)展的過(guò)程中，對(duì)于相關(guān)信息技術(shù)使用者的技能水平提出了較為嚴(yán)格的要求。區(qū)塊鏈、大數(shù)據(jù)以及云計(jì)算等先進(jìn)技術(shù)的問(wèn)世，使得高校檔案管理工作面臨新的挑戰(zhàn)。這就要求檔案工作人員應(yīng)該保持持續(xù)學(xué)習(xí)，不斷積累新知識(shí)與技術(shù)，從而更加從容的應(yīng)對(duì)時(shí)代變化與崗位需求。從生命周期來(lái)看，大數(shù)據(jù)屬于一個(gè)綜合性的概念，其涵蓋大數(shù)據(jù)采集、預(yù)處理、存儲(chǔ)和分析這幾項(xiàng)主要技能。相關(guān)人員只有掌握這些技能才能夠適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)?？偠灾?，大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)使得檔案工作人員所面臨的技能要求更加嚴(yán)格。

三、高校檔案信息化建設(shè)中面臨的挑戰(zhàn)

從理論層面來(lái)看，高校搭建檔案管理信息化平臺(tái)面臨較大的挑戰(zhàn)。要想優(yōu)化高校檔案管理工作效果，則應(yīng)該創(chuàng)新檔案管理工作的基礎(chǔ)理論。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，高校檔案信息的類型也發(fā)生了改變，對(duì)于其管理方式也提出了更高的要求，傳統(tǒng)的管理方式難以充分發(fā)揮作用。大數(shù)據(jù)時(shí)代是信息量井噴的時(shí)代。因此，怎樣在海量信息中提取有效信息，提升檔案管理工作質(zhì)量成了檔案工作信息化建設(shè)的一個(gè)挑戰(zhàn)。

四、高校檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題

1.檔案信息化技術(shù)的應(yīng)用缺乏支撐

第一，當(dāng)前，仍然存在很多高校檔案管理人員缺乏對(duì)于建設(shè)信息化檔案管理平臺(tái)的正確認(rèn)識(shí)的情況，在實(shí)際工作過(guò)程中，沿用傳統(tǒng)的管理方法，使得工作質(zhì)量難以提升，并沒(méi)有深入探索以大數(shù)據(jù)技術(shù)為支持的檔案信息化建設(shè)的意義。第二，一些高校并未對(duì)于檔案信息化管理工作給予足夠的關(guān)注。與檔案建設(shè)相比，學(xué)校向其他方面投入較大規(guī)模的資金，比如，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、強(qiáng)化師資力量、人才培養(yǎng)、學(xué)科發(fā)展等，使得檔案管理工作的重要性被忽視。第三，很多高校在檔案管理信息化建設(shè)方面并沒(méi)有建設(shè)相應(yīng)的硬件設(shè)施。要想達(dá)到理想的信息化檔案系統(tǒng)構(gòu)建目標(biāo)，需要信息化設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)等，缺一不可。這樣才能夠支撐檔案管理信息化建設(shè)工作順利開(kāi)展。在一些高校中，其在推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)中并沒(méi)有完善的數(shù)據(jù)庫(kù)、信息處理系統(tǒng)等基礎(chǔ)設(shè)施，阻礙這項(xiàng)工作取得實(shí)質(zhì)性效果。第四，檔案管理軟件建設(shè)方面的投資不足。建設(shè)信息化檔案管理平臺(tái)，能夠錄入檔案信息的同時(shí)推進(jìn)檔案資源共享與實(shí)時(shí)查詢。

2.檔案信息化管理制約有待完善

在很多高校中并未針對(duì)檔案管理安全建立健全的制度，使得在缺少制約的條件下，工作人員的工作效率較低，難以達(dá)到理想的管理工作目標(biāo)。從高校檔案管理工作來(lái)看，需要多個(gè)部門之間形成協(xié)調(diào)以及配合，才能夠使得檔案管理工作安全且高效。在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，存在很多以盜取信息作為賺錢手段的黑客，對(duì)于高校建設(shè)信息化檔案管理體系造成了一定的威脅。另外，由于高校中缺乏信息技術(shù)水平較高的人員，使得檔案資料的保護(hù)工作不到位且不全面，容易造成檔案信息丟失、泄露學(xué)生檔案資料的情況。