張洋

摘 要：實物檔案是檔案體系的一部分，有其存在的科學(xué)意義。本文針對實物檔案的判定問題進行了分析，并對加強實物檔案管理工作提出了具體的措施。

關(guān)鍵詞： 實物檔案;概念;判定;管理

實物檔案到底是什么，目前也沒有統(tǒng)一的認(rèn)識，但近年來各級檔案館為了擴大館藏和提升檔案宣傳力度，都在不同程度地加大收集、征集實物的力度，從傳統(tǒng)的獎杯、獎?wù)?、錦旗到現(xiàn)代的模型、器樂、紀(jì)念品，征集的門類越來越多樣，載體越來越豐富，可以看出這些實物已經(jīng)在檔案館資源建設(shè)中發(fā)揮著重要的作用。但在實際工作中，既不能 “狹隘化”縮小概念范圍，造成檔案資源的流失;也不能 “泛化”一味應(yīng)收盡收，造成管理資源的浪費。因此，正確認(rèn)識實物檔案所具有的特性、準(zhǔn)確判定其承載的信息價值、科學(xué)合理地制定其管控措施對檔案事業(yè)的實踐發(fā)展有著深遠(yuǎn)的意義。

一、實物檔案的科學(xué)性辨析

2020年新修訂的《檔案法》中明確：檔案是指過去和現(xiàn)在的機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及個人從事經(jīng)濟、政治、文化、社會、生態(tài)文明、軍事、外事、科技等方面活動直接形成的對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。盡管沒有專門對實物檔案是什么進行定性，但從檔案“不同形式的歷史記錄”的表述可以推斷，以實物形式存在于不特定載體上的歷史記錄也應(yīng)當(dāng)是檔案。筆者認(rèn)為任何一個理論的發(fā)展都會經(jīng)過由不準(zhǔn)確到準(zhǔn)確，由不深刻到深刻，由不夠科學(xué)到科學(xué)的發(fā)展過程。判定實物檔案存在的必要性應(yīng)當(dāng)首要分析其存在的價值意義，而非從其概念的準(zhǔn)確性入手，為便于工作實踐我們可以將系統(tǒng)中有檔案價值的實物劃歸為檔案的一個種類，稱之為“實物檔案”。

1.實物檔案豐富了檔案的信息價值范疇。檔案的核心是其所蘊藏的信息價值，眾所周知傳統(tǒng)的文書檔案多以文字為主要的信息體現(xiàn)形式，那么實物檔案是以什么形式來體現(xiàn)其信息內(nèi)容的呢？從文字的概念來看，文字是用定義的符號記錄表達(dá)信息以傳之久遠(yuǎn)的方式和工具，由此可以看出文字就是能夠傳遞信息的一種符號，也就是說“定義的符號=文字”。既然二維的符號能夠表現(xiàn)出信息價值，那么從某種意義上來說，由人為加工或者創(chuàng)造的三維形狀符號也是一種特殊的“文字”，而且更加直觀、更加具體，表現(xiàn)形式也更強勁，理所應(yīng)當(dāng)能夠體現(xiàn)出更高的信息價值。一張建筑圖紙描述的信息再詳細(xì)，給人的體驗感和認(rèn)知感也沒有一個實體模型的展現(xiàn)形式強烈。由此可見，當(dāng)文字不足以完美描述某一事件的經(jīng)過或事物的特性時，實物則以更加直觀的形式和更加豐富的手段展現(xiàn)了文字所難以表達(dá)的信息。我們不僅能從軍功章上的文字記錄獲得信息價值，還可以從其流傳歲月對載體的物理侵蝕中獲得歷史價值，從其展陳的活動中獲得文物價值及宣傳價值。因此，實物檔案能夠擴充檔案的信息價值范疇，給檔案賦予生機活力。

2.實物檔案有可重復(fù)查考性和價值增生能力。實物檔案“物”的特性決定了它比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案更加具有可查考性。實物檔案可以理解為“物質(zhì)載體”+“形狀符號”。物質(zhì)載體包含檔案制成材料、規(guī)格等物質(zhì)信息，形狀符號則代表以檔案內(nèi)容信息為主的非物質(zhì)信息。因此，實物檔案的查考既包括檔案實體的查考，還包括檔案內(nèi)容的查考。實物檔案以原始體的存在形式不僅可直接再現(xiàn)檔案的形成過程，更是客觀存在的一種歷史物證?？梢哉f，實物檔案豐富了檔案的可查考內(nèi)涵，是檔案查考價值的一種延伸和擴展，只要實體不被破壞，人們就可以隨時對其進行研究和查考。另一方面，實物所蘊藏的信息受限于研究人員的認(rèn)知水平和技能，在當(dāng)下或許未能被發(fā)現(xiàn)，但在今后可能被重新挖掘出來，展現(xiàn)出新的價值。實際情況中，大部分的實物檔案都是稀有的或是唯一的，隨著時間的推進它將變得越來越珍貴，因其價值會隨之增大，現(xiàn)有的館藏實物檔案極有可能在未來成為珍藏品、特藏品或絕版品，它的這種價值增生能力是其他類型檔案所不具有的。如外交事務(wù)活動中具有檔案保存價值的禮品，對受贈的個人來說它的價值僅僅是紀(jì)念意義;但對單位來說，它既是記錄歷史事件的直觀證據(jù)，上面記載的形狀符號和文字信息又能作為查考外國信息的原始資料，并且隨著時間的推進和兩國關(guān)系的變化，這些實物所蘊含的價值也會隨之轉(zhuǎn)變。

3.實物檔案與文物既有聯(lián)系又有區(qū)別。實物檔案的產(chǎn)生，模糊了檔案與文物的界限。檔案與文物的范圍是交叉重疊的，二者對物質(zhì)都有依賴性，無論是任何載體形式的檔案，都是以一定的物質(zhì)形態(tài)存在，而文物也是由各種各樣的材料所組成。檔案如果脫離了物質(zhì)載體形式，那么其承載的信息也會消散殆盡、喪失價值;文物如果脫離了物質(zhì)載體形式，那么就失去了一切。目前大部分館藏實物，既可以將其劃歸為實物檔案，也可以劃歸為文物，這給工作也帶來了諸多不便，造成了檔案部門和文物部門相互“爭搶”和相互“推諉”。筆者認(rèn)為，實物檔案和文物的區(qū)別在于其側(cè)重點的不同。簡單地說，“檔案在文、文物在物。”檔案更加注重載體上的信息價值，文物更加注重載體本身的歷史價值。因此判斷一個實物到底是檔案還是文物，重點在于分析它的信息價值和文物價值的相對大小，當(dāng)其信息價值大于文物價值就是檔案，反之就是文物。如出土的古代青銅兵器，如果兵器上記載著一定的信息，能夠相對完整的反映出具體年代的具體時間，那么它的信息價值就大，就可以作為檔案;反之，如果僅僅就是一件銹跡斑斑的鐵器，那么只能說具有一定的歷史價值，就不能歸為檔案。可以說，實物檔案的信息直接記錄性更強，利用者可以通過其特有的文字、符號、形狀獲取其內(nèi)在的信息，而文物是某種物質(zhì)形式的間接記錄，要了解事物的全部信息必須借助如圖書、語音、視頻等輔助媒介，這也是我們?nèi)ゲ┪镳^、陳列展館看化石、標(biāo)本、出土器具等文物時能夠見到解說員和注釋詞的道理。

二、實物檔案的判定方法

實物要能稱之為檔案必須具備三個條件：一是具有價值屬性;二是具有歷史記錄性;三是具有內(nèi)容真實性。因此，筆者認(rèn)為衡量館藏實物是否為檔案的依據(jù)可以從這三個方面來綜合判定。

1.從檔案的價值屬性判斷。檔案生命力的根基，就在于檔案自身所特有的價值和作用。正確理解和把握檔案的價值，對于實物檔案的鑒定工作有重要的理論和實踐意義。從檔案的雙重價值說來看，館藏實物要作為檔案應(yīng)當(dāng)對檔案形成者有原始價值，還必須對非檔案形成者有利用價值。因此，在判定實物是否為檔案的過程中，我們可以首先對目標(biāo)對象的雙重價值屬性進行研究判定。如檔案館收藏的旗幟、大項活動紀(jì)念品等實物，既可以作為所有人的從事某項活動的佐證，同時也可以作為其他人了解事件實情、還原事情經(jīng)過的情報和線索，滿足了作為檔案的價值屬性;而戈壁灘上的奇石、稀有植物的樹葉或者動物標(biāo)本，雖然對其持有者也有一定的收藏價值，但這些實物畢竟不是人為形成的，對利用者來說并沒有太大的價值意義，因此價值屬性不完整，只能稱之為實物而不能稱之為檔案。