李恩潔

摘 要：自2021年起我國(guó)新版檔案法正式施行。在新版檔案法中關(guān)于檔案開(kāi)發(fā)利用的內(nèi)容進(jìn)行了重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)，這也預(yù)示著隨著我國(guó)檔案數(shù)量的日益增多，檔案已經(jīng)成為重要的資源，在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中發(fā)揮出更加重要的作用。新檔案法的施行標(biāo)志著我國(guó)檔案事業(yè)進(jìn)入到一個(gè)嶄新的發(fā)展階段。人事檔案是我國(guó)檔案體系中的一個(gè)重要類(lèi)別，涉及個(gè)人的身份、學(xué)歷、資歷等方面的信息及內(nèi)容，是我國(guó)人事管理制度體系下的一個(gè)重要組成部分。如果在新時(shí)代環(huán)境下，依據(jù)我國(guó)新檔案法的規(guī)定，加強(qiáng)人事檔案的開(kāi)發(fā)與利用工作是檔案管理部門(mén)及工作人員關(guān)注和研究的重要內(nèi)容。本文就這一議題進(jìn)行了探討，文章提出了完善和優(yōu)化人事檔案開(kāi)發(fā)與利用的策略，供相關(guān)人士參考。

關(guān)鍵詞：檔案資源;管理特點(diǎn);重要性;措施

一、引言

我國(guó)新版檔案法于2021年起開(kāi)始正式施行。在新版檔案法中除了對(duì)檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容以及檔案監(jiān)督檢查的內(nèi)容進(jìn)行了增加以外，對(duì)于檔案資源的開(kāi)發(fā)和利用內(nèi)容也進(jìn)行了強(qiáng)調(diào)說(shuō)明。過(guò)去檔案向社會(huì)開(kāi)放的期限為三十年，而新版檔案法中關(guān)于檔案的社會(huì)開(kāi)放年限縮短為二十五年。此外，檔案館對(duì)檔案開(kāi)發(fā)利用的規(guī)則進(jìn)行完善，對(duì)檔案開(kāi)發(fā)利用及服務(wù)形式進(jìn)行創(chuàng)新，以更好地增強(qiáng)檔案開(kāi)發(fā)利用服務(wù)水平，為法規(guī)政策及有關(guān)問(wèn)題研究提供更科學(xué)更便利的支持。

二、人事檔案管理的特點(diǎn)

人事檔案是我國(guó)檔案體系中的一個(gè)重要類(lèi)別，涉及個(gè)人的身份、學(xué)歷、資歷等方面的信息及內(nèi)容，是我國(guó)人事管理制度體系下的一個(gè)重要組成部分。人事管理檔案不僅與個(gè)人的工作經(jīng)歷有關(guān)，與個(gè)人的工資待遇相關(guān)，而且還與個(gè)人的社會(huì)勞動(dòng)保障事項(xiàng)有關(guān)。人事檔案管理具有明確的法律效用，在法律案件中可以作為有效憑證。在對(duì)人事檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，充分考慮到檔案的特點(diǎn)是十分必要的。

全面性特點(diǎn)：由于人事檔案記載了個(gè)人的很多信息，如個(gè)人曾經(jīng)的學(xué)習(xí)、工作、培訓(xùn)等經(jīng)歷;個(gè)人的政治面貌情況;個(gè)人的入黨入團(tuán)經(jīng)歷;個(gè)人曾經(jīng)獲得的榮譽(yù)、獎(jiǎng)勵(lì)、處分、犯罪等情況;個(gè)人的工資待遇、個(gè)人在工作中的鑒定和考評(píng)情況;個(gè)人的家庭成員情況等。由于信息范圍廣、信息類(lèi)型多、時(shí)間軸長(zhǎng)，因此能夠很全面地呈現(xiàn)出個(gè)人的學(xué)習(xí)成長(zhǎng)情況、思想發(fā)展情況以及個(gè)人自然情況，可以說(shuō)，人事檔案管理是對(duì)員工個(gè)人信息庫(kù)的管理，是對(duì)個(gè)人的多維度面貌進(jìn)行的管理。

現(xiàn)實(shí)性特點(diǎn)：人事檔案管理不是普通的文檔管理，是與個(gè)人、用人單位以及人事勞動(dòng)部門(mén)的現(xiàn)實(shí)性緊密關(guān)聯(lián)的。通過(guò)人事檔案信息幫助用人單位更好地了解人才、更好地將人才配置到合適的崗位上，更合理地解決人才的工資福利待遇等問(wèn)題，這些都是涉及利益或現(xiàn)實(shí)的實(shí)際問(wèn)題，是人事檔案管理不同于普通的文檔管理的突出特點(diǎn)。

動(dòng)態(tài)性特點(diǎn)：由于人事檔案管理的檔案對(duì)象是個(gè)人的信息，因此由于人的變動(dòng)性和發(fā)展性的特點(diǎn)，使人事檔案也在不斷地更新變化。這就決定了人事檔案管理與普通的檔案管理相比具有更強(qiáng)的動(dòng)態(tài)性特征。在人事檔案立卷以后，檔案的內(nèi)容并不是固定不變的，而是隨著當(dāng)事人的變化而不斷地增加新的檔案信息。因而，人事檔案管理需要及時(shí)做好關(guān)于當(dāng)事人的新材料的收集整理，補(bǔ)充到人事檔案中。

流動(dòng)性特點(diǎn)：如果當(dāng)事人所在的單位發(fā)生了改變，那么人事檔案的管理單位及地點(diǎn)也很可能發(fā)生變化。因此，在人事檔案的管理中，人事檔案管理要與當(dāng)事人的人事管理工作保持統(tǒng)一，這樣才能避免出現(xiàn)有人無(wú)檔，或者有檔無(wú)人的情況。檔案管理工作要堅(jiān)持人事檔案隨著當(dāng)事人的變動(dòng)而跟隨變動(dòng)，應(yīng)及時(shí)將人事檔案轉(zhuǎn)移到新單位或新的管理部門(mén)。

機(jī)密性特點(diǎn)：在人事檔案中，不僅包括當(dāng)事人的一些普通信息，而且還經(jīng)常包括一些當(dāng)事人的機(jī)密信息，如個(gè)人的功過(guò)獎(jiǎng)懲、一些歷史重大事件參與信息以及一些涉及黨和國(guó)家的機(jī)密信息等等，這些檔案信息不得隨意泄露，也不能私自保存，因此人事檔案管理因檔案內(nèi)容的特殊性而具有機(jī)密性的管理特點(diǎn)。

三、人事檔案開(kāi)發(fā)與利用現(xiàn)狀

隨著國(guó)家檔案資源積累數(shù)量的日益增多，關(guān)于這部分資源的開(kāi)發(fā)和利用議題也被提上日程，成為檔案管理部門(mén)工作中的重點(diǎn)內(nèi)容之一。對(duì)于人事檔案而言，目前我國(guó)的人事檔案管理已經(jīng)建立了基本的管理系統(tǒng)，并形成了初步規(guī)模。各級(jí)各單位組織部門(mén)都對(duì)人事檔案管理設(shè)置了專(zhuān)門(mén)的機(jī)構(gòu)，專(zhuān)門(mén)對(duì)所在地區(qū)的人事檔案進(jìn)行管理。關(guān)于管理制度方面，我國(guó)黨中央人事部結(jié)合我國(guó)的機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理實(shí)際情況制定了關(guān)于干部人事檔案管理的工作條例、工作細(xì)則，對(duì)人事檔案工作中的材料收集以及材料歸檔環(huán)節(jié)做出了明確的指引，對(duì)人員的人事檔案流動(dòng)性管理也出具了具體的辦法和規(guī)定。為了更好地推動(dòng)和保障人事檔案管理工作的順利推進(jìn)，制定了人事檔案管理的考核標(biāo)準(zhǔn)，約束和規(guī)范檔案相關(guān)部門(mén)及工作人員按規(guī)定按規(guī)矩辦事，保障人事檔案管理工作越來(lái)越系統(tǒng)和規(guī)范。在人事檔案資源的開(kāi)發(fā)和利用方面，利用數(shù)字信息技術(shù)為人事檔案開(kāi)發(fā)和利用創(chuàng)建基礎(chǔ)條件，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案變成數(shù)字檔案，為檔案開(kāi)發(fā)和精準(zhǔn)用檔提供了便利。人事檔案開(kāi)發(fā)和利用中，除了過(guò)去的檔案類(lèi)型以外，一些新的符合時(shí)代發(fā)展特征的檔案類(lèi)型也涌現(xiàn)出來(lái)，人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)更加豐富，不同的用戶在人事檔案的利用開(kāi)發(fā)和利用過(guò)程中也可以滿足個(gè)性化的需求。

四、人事檔案開(kāi)發(fā)與利用重要性及人事檔案開(kāi)發(fā)與利用存在問(wèn)題

關(guān)于人事檔案，其開(kāi)發(fā)利用有著三個(gè)方面的意義。首先，可以作為了解當(dāng)事人情況的基礎(chǔ)資料。由于人事檔案中包含了當(dāng)事人的多方面多維度的歷史經(jīng)歷和信息，因此對(duì)于單位來(lái)說(shuō)，在了解當(dāng)事人情況的時(shí)候，可以將人事檔案作為信息的重要來(lái)源，通過(guò)查閱人事檔案信息獲取到更全面真實(shí)的當(dāng)事人信息。尤其是在機(jī)構(gòu)單位的人員選聘、人員定崗以及人員的培養(yǎng)等方面，人事檔案可以幫助機(jī)構(gòu)單位作出人力資源方面更加科學(xué)的決策，使人員選聘與機(jī)構(gòu)單位的實(shí)際情況相匹配，更有利于人員和崗位的匹配性。其次，可以使人才潛能得到更好的挖掘。人的不確定性和主動(dòng)性特征都預(yù)示著人是有發(fā)展的潛能的。而每個(gè)人的潛能并不一定被挖掘出來(lái)。伯樂(lè)和千里馬的關(guān)系就如同人力資源管理人員和員工的關(guān)系，結(jié)合單位及崗位的當(dāng)下及未來(lái)的發(fā)展需求，發(fā)現(xiàn)人才，并挖掘和激發(fā)出人的潛能是人力資源管理人員工作的重點(diǎn)內(nèi)容。人事檔案中包括了多維度的當(dāng)事人信息，找到這些信息的關(guān)聯(lián)性，并發(fā)現(xiàn)員工的優(yōu)勢(shì)、特長(zhǎng)，將其與單位所需的人才能力結(jié)合起來(lái)，實(shí)現(xiàn)人力資源和單位崗位的匹配性，并在這一基礎(chǔ)上幫助員工個(gè)人潛能最大化發(fā)揮，實(shí)現(xiàn)自身更多的價(jià)值。其三，可以推動(dòng)我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)更好地發(fā)展。社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展都離不開(kāi)人力資源，而人事檔案開(kāi)發(fā)和利用對(duì)人力資源管理的作用如上所述。做好了人力資源管理，人才才能更好地發(fā)揮出潛能和價(jià)值，才能推動(dòng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，推動(dòng)社會(huì)進(jìn)步，這是人作為重要的生產(chǎn)力資源的有效體現(xiàn)，是人事檔案開(kāi)發(fā)和利用重要性的宏觀體現(xiàn)。