吳建邦

摘要：在學(xué)校內(nèi)，使用企業(yè)微信可以讓學(xué)校統(tǒng)一管理信息發(fā)布平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)辦公室流程電子化，讓老師從繁重的流程和事務(wù)中解脫出來，老師用企業(yè)微信就可以和家長溝通，無需要使用老師的微信，保護(hù)了老師的隱私。

關(guān)鍵詞：移動(dòng)辦公;審批;匯報(bào);任務(wù)管理;家校溝通

企業(yè)微信是一款基于微信開發(fā)的移動(dòng)OA平臺(tái)，能與微信無縫銜接，在中國，80%的五百強(qiáng)企業(yè)都在使用企業(yè)微信，可想而知它在公司運(yùn)營中的的重要性，那么它在學(xué)校管理中又有什么作用呢？它是如何嵌入到學(xué)校管理中的？

下面從四個(gè)方面分享我們學(xué)校的做法：

一、企業(yè)微信的快速創(chuàng)建及使用習(xí)慣的養(yǎng)成

（一）極速創(chuàng)建學(xué)校企業(yè)微信

在2019年我們寮步鎮(zhèn)教育管理中心就幫學(xué)校創(chuàng)建了學(xué)校的企業(yè)微信，完成了從市教育局→鎮(zhèn)教管中心→學(xué)校的三級(jí)管理模式，學(xué)校無需再去創(chuàng)建學(xué)校的企業(yè)微信，學(xué)校管理員只要在后臺(tái)使用模板導(dǎo)入自己學(xué)校的通訊錄，邀請(qǐng)老師加入即可，管理員在一兩個(gè)小時(shí)就可以完成，老師們只要下載企業(yè)微信，用微信關(guān)聯(lián)登錄就可以進(jìn)入到自己學(xué)校，完全沒有難度。

在教育主管部門下創(chuàng)建的企業(yè)微信可以實(shí)現(xiàn)分級(jí)管理，上級(jí)部門可以對(duì)下屬任何單位的老師實(shí)現(xiàn)信息、文件發(fā)送、建群等，極大地便利了上級(jí)對(duì)下級(jí)的管理。

（二）企業(yè)微信使用習(xí)慣的養(yǎng)成

2015年前我們學(xué)校主要使用QQ和有紙化辦公，眾所周知，QQ比較臃腫，有彈窗、游戲、廣告等不利于辦公，而學(xué)校的通知需要打印出來張貼到級(jí)部給老師們查閱，比較低效。時(shí)任校長非常重視辦公流程的改善，在他的帶領(lǐng)下，要求全校教職工都使用企業(yè)微信，包括學(xué)校和部門通知、事務(wù)傳達(dá)、群聊、工作布置等。現(xiàn)在形成了校長、主任、老師、生活老師、后勤、保安等全員使用企業(yè)微信的良好氛圍，企業(yè)微信使用率達(dá)到100%。

二、高效的溝通

（一）方便的通訊錄

我們學(xué)校有200多位教職員工，如果因工作要電話聯(lián)系某位同事，沒有使用企業(yè)微信前，要從電話簿里查找他的電話號(hào)碼，不可能把每個(gè)教職員工的手機(jī)號(hào)碼都保存到手機(jī)里，也不可能全都加他們的微信，這種情況下就可以通過企業(yè)微信的通訊錄查找到這個(gè)同事的手機(jī)號(hào)碼，快速聯(lián)系。

（二）豐富便捷的群管理功能

我們?cè)趯W(xué)校管理中經(jīng)常要建立各種群或者討論組，比如級(jí)部群、科組群、備課組群、行政群、班級(jí)討論組等，企業(yè)微信為我們提供了非常便捷的建立方法和微信的操作方式相識(shí)，操作完全沒有難度，而工作群可以滿足圖片、文字、聲音、視頻、會(huì)議、投票、直播、表收集等各種我們常用的需求。

（三）信息閱讀狀態(tài)一目了然，信息保存云端時(shí)間長

閱讀狀態(tài)是老師們最喜歡的一個(gè)功能，我們?cè)谄髽I(yè)微信和某個(gè)老師交流后，他的企業(yè)微信的閱讀狀態(tài)一目了然;在群里發(fā)的信息，也不需要一一回復(fù)收到，因?yàn)榘l(fā)布者可以查看大家的閱讀情況，當(dāng)牽涉到某個(gè)老師的工作，他的狀態(tài)顯示未閱讀，我們可以以信息提醒或電話通知，使工作落實(shí)更高效;消息保存在云端的時(shí)間長，就算換了手機(jī)換了電腦也可以通過云端查看最久最長6個(gè)月的聊天記錄。

三、校務(wù)管理

（一）個(gè)性化定制工作臺(tái)界面

當(dāng)工作臺(tái)的內(nèi)容比較多時(shí)就會(huì)顯得很亂，而有些功能自己不想要，每個(gè)人都可以在工作臺(tái)關(guān)閉某些小程序或內(nèi)容，使界面更清晰簡化，從而實(shí)現(xiàn)個(gè)性化的界面定制。

（二）個(gè)性化定制審批應(yīng)用

我們學(xué)校經(jīng)常使用的審批有：學(xué)生請(qǐng)假、學(xué)生停餐、宿舍扣分、教職工請(qǐng)假、外出學(xué)習(xí)培訓(xùn)、功能室預(yù)約、物品維修等。

比如學(xué)生請(qǐng)假，我們是住宿學(xué)校，當(dāng)學(xué)生有事或生病需要請(qǐng)假，以前的操作是寫紙質(zhì)的請(qǐng)假條，一式兩份，一份學(xué)校存檔一份由學(xué)生拿著交給門衛(wèi)審查，幫學(xué)生請(qǐng)假的老師還要電話聯(lián)系班主任和生活老師告知學(xué)生請(qǐng)假，還要電話告訴家長來學(xué)校接小孩，比較繁瑣，那么企業(yè)微信是如何讓請(qǐng)假這件事在班主任、科任、學(xué)生、門衛(wèi)、校醫(yī)、生活老師間同時(shí)傳遞呢？我們是通過應(yīng)用管理的審批功能實(shí)現(xiàn)，當(dāng)我們?cè)谄髽I(yè)微信上提交學(xué)生的請(qǐng)假時(shí)，會(huì)有一個(gè)抄送和審核，班主任負(fù)責(zé)審核提交的學(xué)生請(qǐng)假，而抄送功能會(huì)把請(qǐng)假同時(shí)抄送給各個(gè)對(duì)應(yīng)的職能部門：宿管、校醫(yī)、門衛(wèi)等，那么對(duì)應(yīng)部門的負(fù)責(zé)人的企業(yè)微信就會(huì)收到相應(yīng)的請(qǐng)假信息。

又如學(xué)生停餐，學(xué)生請(qǐng)假離開學(xué)校后肯定是不在學(xué)校吃飯了，如何通知飯?zhí)玫呢?cái)務(wù)使學(xué)生的飯卡不用批量扣款請(qǐng)假的學(xué)生呢？同樣通過企業(yè)微信的學(xué)生停餐功能登記后，管理員后臺(tái)導(dǎo)出每周的停餐記錄就可以批量處理學(xué)生的停餐數(shù)據(jù)，高效統(tǒng)計(jì)。

又如宿舍扣分，學(xué)生在宿舍的情況有違紀(jì)需要扣分，怎么通知班主任呢？可以通過企業(yè)微信的宿舍扣分功能拍照上傳圖片到企業(yè)微信，同時(shí)把這條宿舍扣分以抄送人的方式通知班主任，班主任端會(huì)接收到宿管的扣分審批，打開后就知道學(xué)生的扣分情況。有圖片證據(jù)，扣分清晰，傳達(dá)精準(zhǔn)、高效。

除了以上應(yīng)用外，還有教工請(qǐng)假、外出培訓(xùn)、功能室預(yù)約、物品維修等功能都是可以使用的。

（三）利用“匯報(bào)”功能精準(zhǔn)上報(bào)

我校目前使用的有學(xué)情匯報(bào)、三檢匯報(bào)、學(xué)生心理互通、寒假離校報(bào)備等匯報(bào)功能可供使用。

近兩年各班每天都要上報(bào)三檢，老師使用手機(jī)進(jìn)行匯報(bào)自己班級(jí)學(xué)生的情況：應(yīng)到、實(shí)到、請(qǐng)假等，相關(guān)負(fù)責(zé)人就可以每天及時(shí)準(zhǔn)確了解每個(gè)學(xué)生的健康情況。

（四）“任務(wù)管理”平臺(tái)使工作文件分派變輕松

學(xué)校辦公室經(jīng)常會(huì)收到很多文件，如果一件一件去落實(shí)到人工作量很大。這時(shí)可以使用任務(wù)管理平臺(tái)，將開會(huì)、文件等以任務(wù)的形式下發(fā)到各個(gè)相應(yīng)老師的企業(yè)微信，在任務(wù)開始和結(jié)束前30分鐘企業(yè)微信都會(huì)提醒相關(guān)老師，不遺忘，提高了效率。

（五）“微文檔”使在線收集不再為難

我們經(jīng)常要收集一些信息，被人戲稱“表哥表姐”，收集的信息有老師們的，也有家長的，怎樣操作呢？企業(yè)微信內(nèi)部集成了辦公軟件微文檔，它的功能和騰訊文檔一樣以word、表格、收集表等形式收集，使用起來沒有難度，建好可以隨時(shí)分享到對(duì)應(yīng)企業(yè)微信群或微信群，設(shè)置權(quán)限或只讀或修改，方便快捷，數(shù)據(jù)收集不再為難我們的老師了。

（六）“微盤”使文件和圖片收集簡單方便

企業(yè)微信基礎(chǔ)版默認(rèn)有100G的共享空間，方便學(xué)校收集和共享一些文件資料。我們學(xué)校按需要在企業(yè)微信的微盤建立了相應(yīng)的目錄給教師使用。比如文件共享，把每學(xué)期的課程表、值日安排表、晚修表等放在級(jí)部文件夾，教師可以隨時(shí)調(diào)用查看。又比如文件收集，要收集班主任工作計(jì)劃、班級(jí)相片等，直接在年級(jí)目錄下建立相應(yīng)的文件夾，讓班主任把相關(guān)資料上傳到指定文件夾內(nèi)。

四、家校溝通連接校內(nèi)校外，家校不隔閡

老師和家長溝通一直是學(xué)校管理中重要的一部分，如果沒有使用企業(yè)微信，老師使用微信群和家長聯(lián)系，需要單獨(dú)添加家長實(shí)現(xiàn)單聊，老師的個(gè)人微信和工作混在一起，無隱私可言，使用企業(yè)微信后，老師可以使用企業(yè)微信以工作身份添加家長微信，在企業(yè)微信上和微信上的家長溝通，將工作和生活分開，保護(hù)雙方隱私。那么如何建立企業(yè)微信家長群呢？

1.首先企業(yè)微信管理員需要在后臺(tái)建立各年級(jí)的班級(jí)導(dǎo)入家長的聯(lián)系方式通知家長加入，家長的企業(yè)微信收到加入提示后通過并提交相應(yīng)的信息即可。

2.已經(jīng)建好了微信群的班級(jí)，可以將微信群升級(jí)到企業(yè)微信中，使用企業(yè)微信統(tǒng)一管理學(xué)生和家長信息，老師可以隨時(shí)隨地查看信息并聯(lián)系家長。

企業(yè)微信班級(jí)建立后，老師還可以使用企業(yè)微信的班級(jí)通知、上課直播、班級(jí)作業(yè)等功能。

其中班級(jí)通知功能，班主任向家長發(fā)布通知后，家長在微信中接收通知的同時(shí)，還可直接聯(lián)系相關(guān)老師、發(fā)起會(huì)話。老師可勾選“需家長確認(rèn)收到通知”選項(xiàng)，重要通知的已讀情況一目了然;老師還可以對(duì)尚未閱讀通知的家長發(fā)起“再次提醒”，確保重要通知精準(zhǔn)接收。

上課直播功能是班主任需要開家長會(huì)時(shí)，直接在企業(yè)微信中開播，無需切換其他平臺(tái)，在企業(yè)微信地班級(jí)群會(huì)有提示家長觀看。

班級(jí)作業(yè)功能是布置假期作業(yè)等，可以查看學(xué)生的作業(yè)情況、提交情況、同時(shí)給學(xué)生作業(yè)打分等。

總之，企業(yè)微信可以在電腦和手機(jī)無縫切換辦公，我們的手機(jī)除了平時(shí)的使用外，還是一臺(tái)可移動(dòng)的辦公設(shè)備，企業(yè)微信上所有的功能，手機(jī)都可以操作，使老師們辦公不再局限于辦公室的臺(tái)式電腦，老師們可以在學(xué)校辦公，也可以在家里也可以，電腦可以辦公，手機(jī)也可以，隨時(shí)隨地都可以辦公，大大提高了我們辦公的便捷性和高效性。

我們學(xué)校在使用了企業(yè)微信辦公后，不單使老師們的辦公效率高了，和家長的聯(lián)系緊密和高效了，同時(shí)因?yàn)樯釛壛薗Q、微信、釘釘?shù)认嚓P(guān)的辦公軟件，使電腦運(yùn)行速度更快，備課更順暢。

四、結(jié)語

在教育信息化的大背景下，數(shù)字校園建設(shè)正在緊鑼密鼓地進(jìn)行，而企業(yè)微信在我校的使用無疑使我校的數(shù)字校園建設(shè)邁上了一個(gè)新臺(tái)階，在數(shù)字中國時(shí)代，我們的使用習(xí)慣正在逐步發(fā)生改變，作為教育行業(yè)的老師們，更應(yīng)該改變自己，順應(yīng)時(shí)代的潮流，為早日實(shí)現(xiàn)數(shù)字校園做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

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[2]黃海力.“微”力無窮—企業(yè)微信營銷全攻略小成本，大成效！企業(yè)塑造品牌、提升業(yè)績的強(qiáng)大武器[M].北京：人民郵電出版社，2013.