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        高校移動辦公系統(tǒng)解決方案探究

        2016-12-29 09:47:15田曉芳
        都市家教·上半月 2016年12期
        關(guān)鍵詞:移動辦公安全解決方案

        田曉芳

        【摘 要】隨著信息時代的到來,智能移動終端得到了普及,移動辦公也變得越來越大眾化。建立高效、安全的移動辦公系統(tǒng)也成為目前的主流話題。本文通過對移動辦公系統(tǒng)的建設(shè)目標、設(shè)計原則等進行分析和探討,給出了移動辦公系統(tǒng)的解決方案。

        【關(guān)鍵詞】移動辦公;解決方案;安全

        隨著辦學規(guī)模不斷擴大,學校管理工作也不斷出現(xiàn)新情況、新問題,這些情況和問題已成為阻礙學校提升辦學層次、拓展辦學空間、加快內(nèi)涵發(fā)展的重要因素。傳統(tǒng)辦公模式下的學校管理工作不僅耗費了管理與服務(wù)人員大量的時間和精力,而且在處理過程中產(chǎn)生的延時和差錯大大降低了工作效率。

        辦公自動化系統(tǒng)是對傳統(tǒng)辦公方式的變革,它將計算機技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等先進的科學技術(shù)應(yīng)用于傳統(tǒng)的信息處理中,對文字處理、信息傳遞、存儲與檢索實行了現(xiàn)代化的管理。它通過有效的資源共享和信息交流與發(fā)布,達到充分利用信息資源、提高工作效率和質(zhì)量、輔助決策、降低勞動強度、減少重復(fù)勞動的目的。此外,辦公自動化系統(tǒng)可以讓領(lǐng)導在第一時間內(nèi)掌握學校的全面情況,同時這些信息進行挖掘、分析,為領(lǐng)導決策的制定提供參謀?;谟嬎銠C與網(wǎng)路技術(shù)的辦公自動化系統(tǒng)強調(diào)人與人之間、領(lǐng)導與下屬之間、各部門之間、院系之間的協(xié)同工作,以及相互之間有效的交流和溝通。隨著信息時代的到來,智能移動終端得到了普及,移動辦公也變動越來越大眾化。建立高效、安全的移動辦公系統(tǒng)已成為各高校發(fā)展新趨勢。

        一、移動辦公系統(tǒng)建設(shè)目標和設(shè)計原則

        1.移動辦公系統(tǒng)的建設(shè)目標

        建設(shè)一個辦公系統(tǒng)平臺,滿足學校領(lǐng)導及廣大教職員工辦文、辦會及日常辦公等方面的需求。具體來說有以下幾個方面:

        (1)以信息服務(wù)的模式開發(fā)建設(shè),實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享,向?qū)W校領(lǐng)導及學校相關(guān)部門提供相應(yīng)的信息服務(wù)。

        (2)為廣大教師提供一個信息共享平臺,通過手機或平板電腦等多種智能終端,實現(xiàn)以文字、多媒體和實時交互等手段進行交流溝通,促進與其他部門間的協(xié)同辦公,提高工作效率。

        (3)建設(shè)一個系統(tǒng)管理子系統(tǒng),滿足學校對系統(tǒng)后臺的管理需求;

        (4)提供完善的查詢統(tǒng)計分析功能,輔助領(lǐng)導決策。

        2.移動辦公系統(tǒng)設(shè)計原則

        (1)多終端、自適應(yīng)原則。不同終端不同界面的展示,支持iphone、ipad、Android、windows mobile等多種智能終端。

        (2)易操作性原則。只要會用手機就能夠輕松操作,完美支持觸屏,滑屏、自適應(yīng)、保留原筆跡。

        (3)實用高效、可擴展易升級原則。系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)實用高效,能適應(yīng)IT技術(shù)和學校業(yè)務(wù)的發(fā)展需求變化,適應(yīng)應(yīng)用不斷拓展的需要。

        (4)高性能、高安全性原則。采用大數(shù)據(jù)量運算支撐的架構(gòu)設(shè)計,能支撐大數(shù)據(jù)量的訪問和運算。多重安全保障,做到終端安全、傳輸安全和應(yīng)用安全。

        二、移動辦公系統(tǒng)建設(shè)方案

        1.移動辦公功能模塊設(shè)計

        移動辦公系統(tǒng)是由移動待辦事宜、移動公文管理、移動會議管理、移動請示報告管理、移動收發(fā)郵件、移動通知公告、移動學校通訊錄和移動管理配置等模塊組成,滿足學校教職工在非正常辦公環(huán)境下的辦公需求。具體如下圖所示:

        圖3-1系統(tǒng)功能模塊圖

        移動待辦事宜:集中展示當前用戶需要辦理的各種事項,在當前用戶辦理完畢后,該事項從待辦事宜欄目中消失。

        移動公文管理:移動公文管理,具體功能包括發(fā)文處理、收文處理;對多種公文類型的待辦列表分頁,詳情查看,并實現(xiàn)審批功能(打印、蓋章類除外)。使用戶可以在終端上收發(fā)各種公文,查看公文的詳細信息,并且可以通過終端來審批公文;支持office、pdf等各種附件查看。因終端操作系統(tǒng)限制,一般不支持在終端上進行起草公文和正文修改操作。

        移動會議管理:會議管理包括會議室管理、會議通知和會議紀要管理三個組成部分。系統(tǒng)提供會議室登記、會議室訂閱情況公示、會議室使用申請及審批以及會議室使用情況統(tǒng)計等方面的功能,滿足會議室管理的需求。系統(tǒng)提供會議通知的發(fā)放及接收的全過程管理。系統(tǒng)提供會議紀要的擬稿、審核和審批全過程管理。

        移動請示報告管理:可提供和設(shè)計符合學校實際業(yè)務(wù)的報告、請示管理。通常此部分包含學校向上級機關(guān)匯報工作,反映情況,答復(fù)上級機關(guān)的詢問的報告,用于向上級機關(guān)請求指示、批準的請示。

        移動通知公告:通知公告欄目用于發(fā)布學校的通知公告信息,具有瀏覽權(quán)限的用戶可以進行瀏覽。具有管理權(quán)限的用戶可以發(fā)布相關(guān)通知公告,也可以對已經(jīng)發(fā)布的信息進行維護(修改或刪除)。

        移動收發(fā)郵件:通過對現(xiàn)有web郵件系統(tǒng)的讀取和適配,完成寫郵件、收件箱、已發(fā)郵件、草稿箱、已刪除郵件等基本功能,并支持多種附件查看、抄送/密送等附加功能。

        移動學校通訊錄:查看系統(tǒng)中學校通訊錄中的內(nèi)容,并且可以通過點擊某項聯(lián)系人后,根據(jù)該聯(lián)系人在系統(tǒng)中保存的聯(lián)系方式進行快速的溝通。

        移動管理與配置:配置本地安裝應(yīng)用的使用信息,包括用戶名密碼的存儲,網(wǎng)絡(luò)連接方式等選項。

        2.關(guān)鍵問題及解決方案

        (1)自適應(yīng)問題。頁面適配移動辦公可以根據(jù)學校教職員工的需求以及終端的特點(操作系統(tǒng)、屏幕尺寸、分辨率等),為用戶定制開發(fā)移動化應(yīng)用——將復(fù)雜的B/S應(yīng)用頁面,通過智能的信息抓取、數(shù)據(jù)分析過濾、格式轉(zhuǎn)換、頁面重排、數(shù)據(jù)壓縮等處理,把重組后的數(shù)據(jù)根據(jù)不同的終端類型在移動終端上展現(xiàn)不同格式的頁面,以便用戶可以在移動終端上進行快速的瀏覽并使用移動辦公業(yè)務(wù),得到最佳的體驗效果。這種方式的用戶體驗好,適用終端廣,可以滿足用戶的個性化需求。

        學校原有辦公系統(tǒng)的頁面將被轉(zhuǎn)化,顯示為移動終端的客戶端上的小圖標和短行文本格式,客戶端根據(jù)不同的屏幕分辨率和大小尺寸展現(xiàn)適應(yīng)的界面,用戶只需要通過簡單的手勢操作即可瀏覽到全部頁面信息。

        (2)安全性問題。信息系統(tǒng)安全不能單靠某一個、兩個安全產(chǎn)品來解決,它需要系統(tǒng)的、立體的全方位的解決方案。學校信息化的安全包括四個層次:網(wǎng)絡(luò)安全、系統(tǒng)安全、數(shù)據(jù)安全、應(yīng)用安全,另外還包含安全管理。

        網(wǎng)絡(luò)安全:最底層的網(wǎng)絡(luò)安全通過VLAN、ACL實現(xiàn)訪問控制,通過VPN實現(xiàn)傳輸安全,防火墻則有效防止網(wǎng)絡(luò)攻擊。

        系統(tǒng)安全:通過入侵檢測、網(wǎng)絡(luò)防病毒、漏洞掃描和安全審計保證系統(tǒng)安全。

        數(shù)據(jù)安全:通過數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)加密和容災(zāi)措施等保證數(shù)據(jù)安全。

        應(yīng)用安全:通過加密傳輸、身份認證、頁面防篡改和權(quán)限管理等保證系統(tǒng)的安全。

        安全管理:要建立長期的管理機構(gòu),制定安全管理制度和應(yīng)急處理機制。

        三、總結(jié)

        在傳統(tǒng)的辦公模式下,辦公效率很難得到大幅度的提高。盡管借助于傳真、電話等通訊手段,使得辦公效率得到了非常大的提升,但很難有質(zhì)的突破。領(lǐng)導及廣大教職員工因公出差等情況下,許多工作無法開展。通過此次辦公系統(tǒng)的升級改造,建設(shè)了內(nèi)部通訊平臺、信息發(fā)布平臺以及電子流程平臺,同時借助3G技術(shù),使得領(lǐng)導及廣大教職員工無論身處何地,均可以便捷地訪問系統(tǒng),進行相關(guān)事務(wù)的處理,不受時間與距離的限制。

        與此同時,借助現(xiàn)在的信息技術(shù),通過辦公系統(tǒng),使全院的領(lǐng)導及教職員工,不再受院系、處室以及地域的局限,可以方便地在系統(tǒng)中進行溝通與交流以及各項事務(wù)的處理,從本質(zhì)上提升了辦公的效率。

        另外,通過辦公系統(tǒng)的建設(shè),可以把日常辦公過程中產(chǎn)生的各種文檔資料進行分門別類的管理,使以往分散的、難以被利用的信息通過系統(tǒng)進行集中,形成文檔數(shù)據(jù)中心,通過對這些文檔的分類及整理,就可以形成多種類別的知識,供學校領(lǐng)導及廣大教職員工工作與學習參考,為學校知識管理奠定良好的基礎(chǔ)。

        參考文獻:

        [1] 朱正中,方躍平.高校辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)實踐.中國教育信息化,2015(3).

        [2] 張湘南.淺談OA辦公自動化系統(tǒng)設(shè)計方案.信息通信,2016(8).

        [3] 葉曉兵.基于Android系統(tǒng)的移動辦公App的設(shè)計與實現(xiàn).輕工科技,2016.

        [4] 單湛波.移動辦公系統(tǒng)及其應(yīng)用.測繪與空間地理信息, 2015(3).

        注:本課題為北京語言大學院級項目(中央高?;究蒲袠I(yè)務(wù)專項資金資助),項目編號為“16YJ120003”

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