湯水明
摘要:隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展,各大集團(tuán)的財(cái)務(wù)工作越來越多。如果采用傳統(tǒng)意義上的財(cái)務(wù)管理模式,將會(huì)存在很大的問題,例如企業(yè)的財(cái)務(wù)人員和業(yè)務(wù)人員得不到有效的溝通,對(duì)數(shù)據(jù)來源不清晰和如何實(shí)現(xiàn)集團(tuán)跨區(qū)域的實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)統(tǒng)一管理是各大集團(tuán)普遍存在的問題,通過對(duì)國內(nèi)外文獻(xiàn)的研究,結(jié)合當(dāng)前國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展的形式和各大集團(tuán)在傳統(tǒng)模式下暴露出來的業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)分離的問題,總結(jié)出了問題的關(guān)鍵在于信息不對(duì)稱和各種單一的重復(fù)的財(cái)務(wù)工作得不到妥善的安排,在實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享后不僅可以有效地解決此類問題,企業(yè)對(duì)各個(gè)分子公司的內(nèi)部把控也有了質(zhì)的提升。本文通過對(duì)各大集團(tuán)現(xiàn)存的普遍問題進(jìn)行剖析并提出解決對(duì)策,希望可以為今后企業(yè)建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心和加強(qiáng)內(nèi)部控制提供幫助和參考。
關(guān)鍵詞:業(yè)財(cái)融合;內(nèi)部控制;財(cái)務(wù)共享
研究背景:在我國經(jīng)濟(jì)持續(xù)發(fā)展的前提下,越來越多的企業(yè)也逐步進(jìn)入了成熟期,然而成熟的企業(yè)也伴隨著管理成本高、業(yè)務(wù)復(fù)雜多樣、組織機(jī)構(gòu)繁雜和管理制度繁瑣等問題,因此給財(cái)務(wù)部門也帶來各種各樣的問題,例如財(cái)務(wù)工作繁多,人力成本居高不下,集團(tuán)對(duì)子公司的管理難度日漸加劇,信息質(zhì)量也日漸低迷。集團(tuán)的財(cái)務(wù)部門作為一個(gè)職能部門,需要有效地將財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)融合起來,由于信息技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)快速發(fā)展,越來越多的集團(tuán)公司、跨國企業(yè)開始采用財(cái)務(wù)共享服務(wù),業(yè)務(wù)人員和財(cái)務(wù)人員更加方便的了解其業(yè)務(wù)往來的因果關(guān)系,將一些重復(fù)性較高的業(yè)務(wù)進(jìn)行財(cái)務(wù)共享,提高了財(cái)務(wù)部門工作效率,加強(qiáng)了集團(tuán)的內(nèi)部管控。
研究意義:隨著信息化技術(shù)的發(fā)展,傳統(tǒng)意義上財(cái)務(wù)管理模式已經(jīng)無法滿足企業(yè)的管理需求,與信息智能化技術(shù)脫節(jié)勢(shì)必會(huì)造成淘汰的后果。為了加強(qiáng)企業(yè)的內(nèi)部管理和有效地控制,使用財(cái)務(wù)共享可以使得財(cái)務(wù)人員了解各項(xiàng)業(yè)務(wù),并將一些重復(fù)的、繁瑣的、機(jī)械性的工作進(jìn)行財(cái)務(wù)共享,達(dá)成規(guī)模效應(yīng),可以有效的降低成本,增強(qiáng)其在市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)能力,符合企業(yè)的長期發(fā)展戰(zhàn)略。因此,通過研究?jī)?nèi)部管控視角下的財(cái)務(wù)共享中心與業(yè)財(cái)融合過程中存在的問題和提出相應(yīng)的解決對(duì)策,希望可以給還未建立財(cái)務(wù)共享中心的企業(yè)的起到借鑒的作用。
一、財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心構(gòu)建的意義
(1)降低營運(yùn)成本,提高財(cái)務(wù)人員的工作效率
財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心,是指企業(yè)或集團(tuán)將各個(gè)總分公司具有共性的業(yè)務(wù)進(jìn)行規(guī)模化管理,比如客戶信息的建立,費(fèi)用的報(bào)銷等,通過一種有效的運(yùn)作模式,以較低的人力成本或者在一些有稅收優(yōu)惠的地區(qū)進(jìn)行集中處理,以達(dá)到降低運(yùn)作成本和減少重復(fù)工作的目的。財(cái)務(wù)人員通過對(duì)一些簡(jiǎn)單的,流水型的工作進(jìn)行集中處理,一個(gè)財(cái)務(wù)人員可以完成多個(gè)公司的相同職位的工作,將一些原本由不同分子公司完成的財(cái)務(wù)工作統(tǒng)一由財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心來完成,大量的節(jié)約工作成本,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享規(guī)模化處理,同時(shí)也提高了財(cái)務(wù)核算的效率。
(2)財(cái)務(wù)的管理和內(nèi)部控制得到強(qiáng)化
在一些比較大的集團(tuán),業(yè)務(wù)往來比較多的情況下,若是沒有一個(gè)統(tǒng)一的財(cái)務(wù)管理平臺(tái),各個(gè)分子公司的財(cái)務(wù)核算所產(chǎn)生的差異很難被集團(tuán)公司所控制,集團(tuán)公司對(duì)于各個(gè)分子公司的監(jiān)控難以全面,對(duì)各個(gè)分子公司的財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營效率很難有一個(gè)準(zhǔn)確的把控。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心可以很好地解決這方面的問題,可以做到跨區(qū)域和跨部門的數(shù)據(jù)整合,減少財(cái)務(wù)核算的差異,將業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)相結(jié)合,提高公司的管理效率和控制效益。
(3)支持公司的可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略
公司的管理人員可以通過財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心將一些重復(fù)的工作高效率的完成,以便更加集中注意力在公司的核心業(yè)務(wù)上,同時(shí),使更多的會(huì)計(jì)人員從財(cái)務(wù)核算中解脫出來,為公司的業(yè)務(wù)部門和高層領(lǐng)導(dǎo)做出高質(zhì)量的財(cái)務(wù)決策提供支持,對(duì)公司的核心業(yè)務(wù)起到了顯著的幫助。企業(yè)借助大數(shù)據(jù)的支持,通過財(cái)務(wù)共享,可以做出更加準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)決策。
二、財(cái)務(wù)共享在國內(nèi)外的發(fā)展階段
財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的理念來源于西方發(fā)達(dá)國家,上個(gè)世紀(jì),美國的福特公司建立了第一個(gè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心。其建立財(cái)務(wù)共享中心的目的就是為了對(duì)一些基礎(chǔ)的財(cái)務(wù)工作進(jìn)行集中處理,已達(dá)到節(jié)約人力資源,降低人工成本的目的。這是人類歷史上第一次將財(cái)務(wù)共享理念實(shí)施到財(cái)務(wù)中去的案例。隨著福特公司的財(cái)務(wù)共享所產(chǎn)生的的優(yōu)勢(shì)被大家所認(rèn)同,越來越的跨國公司集團(tuán)都開始建立起自己的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心。伴隨著經(jīng)濟(jì)全球化,國外業(yè)務(wù)在中國不斷的發(fā)展和擴(kuò)展,中國也漸漸的認(rèn)識(shí)到財(cái)務(wù)共享會(huì)提升企業(yè)的經(jīng)營管理效率所帶來的收益,越來越多的中國大型集團(tuán)公司開始慢慢的建立起自己的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心。
三、集團(tuán)創(chuàng)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心所面臨的風(fēng)險(xiǎn)
(1)財(cái)務(wù)人員綜合能力較低
隨著集團(tuán)的快速發(fā)展,共享服務(wù)模式引入企業(yè)后,很多重復(fù)的、機(jī)械性的業(yè)務(wù)需要進(jìn)行財(cái)務(wù)共享服務(wù)的處理,然而財(cái)務(wù)人員對(duì)相關(guān)的財(cái)務(wù)共享技能并不是很熟悉,對(duì)相關(guān)流程也很陌生,因此對(duì)財(cái)務(wù)共享的工作進(jìn)度受到很大的影響,在使用財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心,需要相關(guān)財(cái)務(wù)人員熟練的使用excel表格,精通數(shù)據(jù)處理,還要具備扎實(shí)的理論基礎(chǔ)和強(qiáng)大的核算能力。與此同時(shí),公司的工作環(huán)境使得大部分財(cái)務(wù)人員沒有時(shí)間去學(xué)習(xí)和使用相關(guān)的軟件導(dǎo)致工作效率低下,難以實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享。
(2)公司的高層人員對(duì)財(cái)務(wù)共享的認(rèn)知很模糊
絕大部分公司的高層人員在創(chuàng)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心時(shí),將注意力主要放在項(xiàng)目的開發(fā)和業(yè)務(wù)的建立當(dāng)中,從而忽略了內(nèi)部控制,使得公司的財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)嚴(yán)重脫節(jié),像一些費(fèi)用的報(bào)銷就可能會(huì)存在虛開發(fā)票的現(xiàn)象。同時(shí)也會(huì)制約著各項(xiàng)業(yè)務(wù)的開展,這對(duì)公司的發(fā)展是極為不利的,也降低了企業(yè)的經(jīng)營效率。雖然在各大集團(tuán),會(huì)計(jì)電算化得到了普及,但是,公司的高層人員并沒有利用這個(gè)工具好好的分析經(jīng)濟(jì)問題,大部分工作還是需要財(cái)務(wù)人員來審核和操作,并沒有提升財(cái)務(wù)管理的質(zhì)量。
(3)多元化企業(yè)集團(tuán)難以實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享
實(shí)現(xiàn)企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的前提條件是有大量可復(fù)制和批量處理的業(yè)務(wù),財(cái)務(wù)共享的理念是實(shí)現(xiàn)降低成本和提升效率,如果一個(gè)企業(yè)是多元化的,各個(gè)板塊存在差異,企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)和流程難以統(tǒng)一,不可簡(jiǎn)單的復(fù)制和集中批量處理,財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心在一定時(shí)期內(nèi)難以發(fā)揮其集中處理的優(yōu)勢(shì)。要摸清楚各行各業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)本身就需要花費(fèi)大量的時(shí)間和精力,在實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的過程,可能會(huì)出現(xiàn)與企業(yè)管理理念不符的情況,加大了企業(yè)的管理難度。
(4)財(cái)務(wù)共享中心的建設(shè)需要大量的成本投入
集團(tuán)在建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心之初是需要花費(fèi)大量的成本,首先,財(cái)務(wù)共享中心的建立是依靠ERP或者SAP信息系統(tǒng)建立的,這兩個(gè)大型財(cái)務(wù)軟件都需要大量的信息維護(hù)費(fèi)用,其優(yōu)化和升級(jí)也會(huì)產(chǎn)生的服務(wù)費(fèi)用。其次,財(cái)務(wù)人員對(duì)財(cái)務(wù)共享服務(wù)不了解,需要投入大量的時(shí)間和精力去學(xué)習(xí),在建立之初,規(guī)劃搭建,系統(tǒng)建設(shè),業(yè)務(wù)流程的重新梳理等需要花費(fèi)大量時(shí)間和財(cái)力,這些都需要投入大量人力成本和資金成本。
四、應(yīng)對(duì)策略
(1)提升財(cái)務(wù)人員綜合效率和工作質(zhì)量
對(duì)公司財(cái)務(wù)人員進(jìn)行統(tǒng)一的管理,定時(shí)定期的組織財(cái)務(wù)人員進(jìn)行財(cái)務(wù)共享知識(shí)的培訓(xùn),邀請(qǐng)一些財(cái)務(wù)大佬講財(cái)務(wù)共享理念和知識(shí),鼓勵(lì)財(cái)務(wù)人員積極參與財(cái)務(wù)講座,從而來整體提高公司財(cái)務(wù)人員的整體工作效率,企業(yè)在進(jìn)行與外部客戶交易的同時(shí),通過財(cái)務(wù)共享可以有效的縮短款項(xiàng)交易的時(shí)間,提升客戶對(duì)我們公司交易的滿意度,同時(shí)也可以為我們公司吸引潛在客戶,提升公司的聲譽(yù),為公司可持續(xù)發(fā)展做出貢獻(xiàn)。
(2)改善企業(yè)內(nèi)部環(huán)境,做好規(guī)劃和統(tǒng)一認(rèn)知
在建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心時(shí),同時(shí)要做好規(guī)劃,要得到集團(tuán)內(nèi)部高管的密切關(guān)注和高度重視,將財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心獨(dú)立出來單獨(dú)成立一個(gè)部門,要引起財(cái)務(wù)人員的高度重視。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下,要對(duì)財(cái)務(wù)人員進(jìn)行分流和轉(zhuǎn)型,實(shí)現(xiàn)將傳統(tǒng)會(huì)計(jì)人員轉(zhuǎn)變成管理會(huì)計(jì)人員,加強(qiáng)管理人員對(duì)財(cái)務(wù)共享的認(rèn)識(shí)度,關(guān)注財(cái)務(wù)人員學(xué)習(xí)財(cái)務(wù)共享的進(jìn)度,對(duì)一些學(xué)習(xí)能力強(qiáng),工作態(tài)度認(rèn)真,工作效率高的人員進(jìn)行嘉獎(jiǎng),以資鼓勵(lì),從而達(dá)到激勵(lì)員工的目的。
(3)實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的管理
對(duì)于不同分子公司存在多元化的問題,可以通過將各分子公司的一些業(yè)務(wù)流程進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范化,在同一區(qū)域的分子公司進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化,這樣就可以減少企業(yè)多元化對(duì)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的沖擊,在一定程度上也提升了財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的使用效率,同時(shí)也能將財(cái)務(wù)工作進(jìn)行細(xì)微化,降低財(cái)務(wù)人員徇私的風(fēng)險(xiǎn),加強(qiáng)對(duì)公司財(cái)務(wù)的管理。
(4)將財(cái)務(wù)共享的建設(shè)融入企業(yè)財(cái)務(wù)人員的績(jī)效
集團(tuán)公司將財(cái)務(wù)共享的建設(shè)進(jìn)度融入財(cái)務(wù)人員的績(jī)效,制定一些條例來規(guī)范財(cái)務(wù)人員的工作態(tài)度,明確賞罰制度,對(duì)于不同工作態(tài)度的員工區(qū)別對(duì)待,增強(qiáng)財(cái)務(wù)人員的責(zé)任感和使命感,加強(qiáng)信息文化建設(shè),在實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享的同時(shí),也提升了整體員工的素質(zhì),盡可能的在不影響財(cái)務(wù)共享中心的建設(shè)的同時(shí)降低企業(yè)成本的投入,為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展做出鋪墊。
五、結(jié)束語
財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心作為一種新型的財(cái)務(wù)管理模式,對(duì)企業(yè)的長期發(fā)展戰(zhàn)略有著巨大的意義,企業(yè)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享中心,不僅可以有效地降低企業(yè)財(cái)務(wù)成本,同時(shí)也可以加強(qiáng)企業(yè)的內(nèi)部管控和提升企業(yè)整體的管理水平,為實(shí)現(xiàn)企業(yè)業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)相結(jié)合提供了很大的便利。
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