陳 維

（黔南民族醫(yī)學高等?？茖W校，貴州 都勻 558000）

1 綏陽縣檔案館的概述

1.1 歷史變更情況

1993年，根據(jù)現(xiàn)實需要，我國對國務(wù)院機構(gòu)進行改革，同時對國家檔案管理機構(gòu)也進行同步改革。中央一級檔案管理機構(gòu)按照中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)的《中央檔案館、國家檔案局職能配置、內(nèi)設(shè)機構(gòu)、人員編制方案》的規(guī)定，將中央檔案館和國家檔案局合并形成“管局合一”的體制改革，實質(zhì)是“兩塊牌子、一套人馬”履行全國檔案事業(yè)行政管理和檔案保管、利用兩種職能。此后各省、市、縣檔案館紛紛實行“管局合一”。綏陽縣檔案局于1981年成立，并與檔案館合并。2001年，與縣地方志編纂委員會辦公室合并。2012年，與縣黨史研究室合并。至此，形成地方志編纂委員會辦公室、黨史研究室與檔案局館、檔案局四合一的格局。初次去綏陽縣檔案館（舊館）調(diào)研時是2012年，綏陽縣檔案館像一個家屬院坐落在一個縣城邊沿周圍經(jīng)營賣煤的角落。2013至2016年綏陽縣檔案館建新館于貴州省綏陽縣洋川鎮(zhèn)晨光路，于2017年從舊檔案館搬進新館。綏陽縣檔案館內(nèi)設(shè)有6個股室：辦公室、業(yè)務(wù)股、管理股（現(xiàn)行文件閱覽中心）、黨史研究股、縣志股（方志編研室）、政策法規(guī)股，每個股室各司其職、各盡其責。

1.2 館藏綜述

綏陽縣檔案館建立后就有計劃地開展檔案的收集、整理工作，并積極開展提供利用的工作，同時負責全縣檔案工作的業(yè)務(wù)指導和檔案干部的業(yè)務(wù)訓練等。由于檔案館剛建立，缺乏經(jīng)驗、人員配備不足、基礎(chǔ)設(shè)施落后、業(yè)務(wù)工作各方面的準備不足，而忽視基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作。新館建立后，為其得以鞏固和提高，綏陽縣檔案館召開一系列會議，制定統(tǒng)一的規(guī)章制度，明確檔案館的工作任務(wù)，明晰發(fā)展的方向。在經(jīng)歷不斷地調(diào)整和整頓后，全面地開展了以下方面的工作：一是豐富和優(yōu)化館藏，其實質(zhì)就是做好收集工作，它是檔案工作中最為重要的

一個環(huán)節(jié)，也是所有其他工作的前提。2017年以前，綏陽縣檔案館還在舊館，由于設(shè)施簡陋，地方狹窄，缺乏硬件設(shè)備，存在有館無庫的局面，很多檔案接收進館沒有“容身之地”，所以只接收一些重要的檔案，2013年至2017年建館期間停止接收相關(guān)單位檔案。導致檔案質(zhì)量不佳、數(shù)量少、結(jié)構(gòu)單一、接收范圍狹窄等問題。在新館建立后，綏陽縣檔案館除了根據(jù)相關(guān)規(guī)定接收一些單位的檔案以及補收2013年至2017年的檔案之外，并發(fā)出檔案資料征集公告，開始多樣化、全面性地向社會各界廣泛地征集反映綏陽經(jīng)濟建設(shè)，社會發(fā)展進步，改革開放成果，人民群眾生活對國家和社會有保存價值的文書、手稿、信函、日記、筆記、圖籍、志書、家譜、書畫作品、票證、照片、錄音錄像等檔案資料。在大量收進檔案的同時，強調(diào)優(yōu)選檔案，將重要的檔案收進機構(gòu)內(nèi)，達到庫藏優(yōu)質(zhì)化，使檔案的質(zhì)量得以保證。二是加強對檔案的保管和改善保管設(shè)施。在保管方面，逐步訂立和完善《檔案保管制度》，有計劃、有目的地對檔案進行保管；檔案館還添置了服務(wù)辦公的基礎(chǔ)設(shè)施。在檔案保護技術(shù)方面，請宏瑞檔案公司對紙張老化腐蝕、字跡褪變的檔案進行復制或手工修復和抄寫、對光盤、磁盤進行拷貝等相應(yīng)的搶救工作。三是完善檔案的利用服務(wù)工作。檔案工作最終的目的是提供利用，更好的服務(wù)社會。綏陽縣新建檔案館提供開發(fā)檔案供閱覽室、傳真復印室、對外復印室、展廳、宣傳等各種形式和措施向社會提供服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的價值所在。四是開展檔案編研工作。檔案編研工作主要是為了滿足社會公眾、工作者的服務(wù)需要而對館藏的檔案原件進行編寫參考資料、編輯史料，參加修史編志等，綏陽縣檔案館主要編纂檔案館指南、檔案工作大事記及《綏陽年鑒》的編纂?？偠灾?，綏陽縣檔案館在不斷地發(fā)展和完善，對檔案的管理水平不斷地提高。

2 綏陽縣檔案館發(fā)展現(xiàn)狀及存在問題

2.1 檔案意識薄弱，利用率低

由于受教育程度和檔案知識宣傳等因素的限制，人們對檔案及檔案相關(guān)的知識接觸很少，這對檔案建設(shè)工作和檔案利用服務(wù)有很大的影響，在縣級檔案館這種現(xiàn)象尤其突出。主要有幾個方面：一是檔案工作人員對檔案工作的認識不高，他們認為他們的工作就是收集整理檔案，保護檔案的完整性、安全性，使之有目可查即可，或是修復一些老化的檔案，或是對一些紙質(zhì)檔案進行電子化備份掃描等，導致檔案館工作滯后，阻礙檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)和發(fā)展；二是相關(guān)單位的領(lǐng)導對檔案不夠重視，檔案工作普遍存在“說起來重要，做起來不那么重要，忙起來可以不要”的現(xiàn)象，長期不按時移交檔案，檔案工作無法開展，當然這與“管局合一”的弊端有一定的聯(lián)系，檔案局行政地位受到影響，導致檔案不能接收進館；三是基層檔案館館藏的大多數(shù)是民生檔案，直接聯(lián)系著農(nóng)村勞動人民，而他們的知識水平、文化素質(zhì)較低，檔案信息意識很低，利用檔案的觀念不強，制約檔案館提供利用服務(wù)的發(fā)揮。從綏陽縣檔案館的檔案利用的類型來看，主要是用于個人檔案、解決矛盾糾紛。

2.2 人員配備不足，缺乏檔案工作經(jīng)驗

人員配備對檔案工作起著關(guān)鍵的作用，有一支優(yōu)秀的隊伍才能創(chuàng)造出優(yōu)秀的成績。綏陽縣檔案局是“一套人馬、四塊牌子”，有大量的工作要做，現(xiàn)今綏陽縣檔案館共有編制人員僅15人，因為一些工作需要還會被調(diào)職去其他單位，人力資源嚴重不足。在他們中非檔案專業(yè)人員，缺乏專業(yè)檔案知識，對檔案工作認識不到位，到館工作后才開始逐步意識檔案工作的重要性和積累檔案工作經(jīng)驗。

2.3 技術(shù)落后，信息化程度不高

隨著現(xiàn)代化社會的發(fā)展，檔案工作對技術(shù)的要求越來越高，檔案整理要有機可讀，檔案信息要數(shù)字化，檔案內(nèi)容要信息化。綏陽縣檔案館新建館后，在檔案工作的各個方面都有所發(fā)展和完善，如設(shè)置專門的中心控制室、計算機機房、服務(wù)器機房、數(shù)字化機房等計算機網(wǎng)絡(luò)設(shè)備基本齊全。但是由于缺乏相應(yīng)的專業(yè)技術(shù)人員，加之對檔案信息化認識程度不到位，在檔案業(yè)務(wù)工作方面依舊采用傳統(tǒng)的方式進行管理。雖然也在開展檔案信息化工作，但可以說是“零起步”階段，目前只是對于一些紙質(zhì)檔案進行全文掃描存于數(shù)據(jù)庫中，并沒有將檔案信息化真正地延伸到檔案業(yè)務(wù)工作管理和利用方面。

3 綏陽縣檔案館發(fā)展趨勢及改善措施

3.1 做好檔案知識宣傳工作，提高檔案意識

從整體上來看，綏陽縣檔案館的檔案宣傳工作做得不到位，首先，宣傳內(nèi)容單調(diào)，主要是宣傳檔案法律法規(guī)、檔案專業(yè)知識、檔案工作、檔案職業(yè)要求要等內(nèi)容，看似面面俱到，其實只是宣傳檔案館的功能和檔案工作人員的艱辛，不能引起人們的吸引力；其次，宣傳途徑（形式）單一，宣傳力度不夠，主要是通過報刊、出版物、展覽的方式；最后，宣傳對象狹窄，檔案館把檔案視為很“機密”的東西，特別強調(diào)檔案工作的政治性，所以對檔案的宣傳僅限于機關(guān)領(lǐng)導干部及檔案館本身的內(nèi)部圈子，導致大部分人，尤其是普通老百姓對檔案和檔案工作不理解，對他們來說檔案是陌生的、神秘的、畏懼的，長期以此他們對檔案漠不關(guān)心。因此綏陽縣檔案館必須做好檔案宣傳工作，提高人們的檔案意識。首先轉(zhuǎn)變宣傳觀念，要把人民群眾關(guān)心的焦點或者存在的疑惑作為宣傳的重點，讓他們能主動地去認知檔案和檔案工作對他們的重要性；其次，拓寬檔案宣傳途徑（形式），加大檔案宣傳力度。主要以紙質(zhì)載體宣傳方式變?yōu)槔镁W(wǎng)絡(luò)與媒體、開展座談及演講等多種途徑（形式），如：建立官網(wǎng)、微信公眾號、微博、到基層組織或?qū)W校進行演講等，要做到從“蜻蜓點水”似的宣傳轉(zhuǎn)變?yōu)槌志玫?、長期的宣傳；最后，擴展宣傳對象，打開封閉的局面，把檔案和檔案工作帶到群眾中去，帶到學校去，讓人們都能認識檔案和檔案工作。做好這些宣傳工作，逐漸增強人們對檔案的意識，有利于促進檔案事業(yè)的持續(xù)發(fā)展。

3.2 積極引進人才，加大對檔案工作者的培訓力度

中共中央、國務(wù)院印發(fā)了《國家中長期人才發(fā)展規(guī)劃綱要（2010-2020）》（以下簡稱人才規(guī)劃綱要），是為了更好地實施人才強國戰(zhàn)略的重要舉措，使人才是第一資源的理念越來越成為人們的共識?！度瞬乓?guī)劃綱要》中指出：人才是指具有一定專業(yè)知識或?qū)ｉT技能，進行創(chuàng)造性勞動，并對社會作出貢獻的人，是人力資源中能力和素質(zhì)較高的勞動者。①而綏陽縣檔案館編制人員中專業(yè)知識欠缺、檔案工作人員年齡老化、計算機技術(shù)水平較低等。為了適應(yīng)檔案信息化的進程，綏陽縣檔案館應(yīng)該積極引進專業(yè)的檔案人才和技術(shù)性人才，既要檔案業(yè)務(wù)知識、又要熟悉檔案管理工作。同時要有相應(yīng)的計算機操作水平和一定會計知識的復合型人才。根據(jù)本館的實際情況，對檔案工作者進行定期的培訓，提高檔案工作者的檔案意識和工作水平，增添檔案工作的創(chuàng)造力和活力，改變墨守成規(guī)的工作習慣。

3.3 改善技術(shù)條件，提高技術(shù)水平，加快檔案信息化進程

著力抓好檔案信息化建設(shè)，更新和配置基礎(chǔ)性設(shè)施，積極組建技術(shù)隊伍，制定切實可行的規(guī)劃和實施方略，建立健全檔案信息化建設(shè)規(guī)章制度和管理標準，做好電子和紙質(zhì)雙份歸檔管理工作。目前，新館建立了計算機機房、數(shù)字化機房、縮微檔案室、服務(wù)器機房、仿真機房等，將檔案信息數(shù)據(jù)異地備份于上海市檔案館。綏陽縣檔案館電子目錄數(shù)據(jù)只有30萬條左右，其中包括案卷目錄和文件級目錄。由此可見加快檔案信息化進程是縣檔案館重中之重的工作，因此要改善現(xiàn)有的技術(shù)條件，提高技術(shù)水平，使檔案信息化程度進入新的臺階。