熊璟慧妮

摘 要：本文系統(tǒng)地分析了當(dāng)前高校干部人事檔案管理中普遍存在的一些問題，結(jié)合高校檔案管理發(fā)展的實際，對當(dāng)前解決這些問題的具體對策措施進行了深入的分析，以期提供參考。

關(guān)鍵詞：高校;干部人事檔案;對策分析

干部人事檔案是反映干部個人政治品質(zhì)、道德品行、思想認(rèn)識、學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、專業(yè)素養(yǎng)、工作作風(fēng)、工作實績、廉潔自律、遵紀(jì)守法以及家庭狀況、社會關(guān)系等情況的歷史記錄材料。高校干部人事檔案是高校教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督干部和評鑒人才的重要基礎(chǔ)，是維護干部人才合法權(quán)益的重要依據(jù)，因此我們有必要做好高校干部人事檔案的管理工作。

1 高校干部人事檔案管理的內(nèi)容

1.1 做好干部人事檔案的材料收集工作

及時收集干部人事檔案的材料，充實干部人事檔案的內(nèi)容，是干部人事檔案管理工作中的一項經(jīng)常性的重要工作。干部人事檔案管理工作各部門要嚴(yán)格按照《干部人事檔案材料收集歸檔》等相關(guān)規(guī)章規(guī)定，及時地收集有關(guān)干部人事檔案的各項材料。

1.2 做好干部人事檔案的鑒別整理工作

干部人事檔案鑒別整理工作主要是按照一定的檔案管理原則和相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定，對收集起來的干部人事檔案材料進行仔細(xì)的審查、對其真?zhèn)芜M行甄別，對其保存價值進行判定，確定其材料是否可以歸入干部人事檔案。鑒別整理工作質(zhì)量的好壞在一定程度上決定著干部人事檔案管理工作的水平，對其能否正確地執(zhí)行和貫徹干部人事政策也同樣具有一定的重要性和影響。干部人事檔案管理部門要根據(jù)干部人事檔案工作有關(guān)文件的要求，對收集到的檔案材料進行認(rèn)真仔細(xì)的鑒別審查。

1.3 做好干部人事檔案的歸檔工作

人事檔案的歸檔是依據(jù)《干部人事檔案工作條例》的劃分方法對檔案材料進行分門別類的整理，再按照一定的排列方法，將人事檔案整理成卷。干部人事檔案管理部門要嚴(yán)格執(zhí)行分類、編排、修整、裝訂的檔案整理順序，確保干部人事檔案整理真實、完整、規(guī)范。

1.4 做好干部人事檔案的轉(zhuǎn)遞工作

在干部人事管理工作中，由于人才流動、選拔任免等原因，干部的主管單位通常會發(fā)生變化，其干部人事檔案也會隨之而發(fā)生轉(zhuǎn)移和變化。負(fù)責(zé)干部人事檔案管理的部門在接到上級有關(guān)單位干部的任免、調(diào)動等相關(guān)文件通知后，要及時將人事檔案材料轉(zhuǎn)遞給新的人事主管單位。

1.5 做好干部人事檔案的查借閱工作

干部人事檔案管理機構(gòu)應(yīng)當(dāng)善于充分發(fā)揮其信息資源庫的作用，更好地支持和服務(wù)于干部人事檔案管理工作、人才工作。校屬各單位和外校單位前來進行檔案查閱工作時，要嚴(yán)格按照《干部人事檔案工作條例》等相關(guān)制度的規(guī)定，按照程序和要求提供服務(wù)。

1.6 做好干部人事檔案的信息化工作

新形勢下，檔案信息化已經(jīng)成為高校檔案建設(shè)的一項重要工程。干部人事檔案管理信息化是組織系統(tǒng)信息化工作的重要組成部分，構(gòu)建安全、便捷、共享、高效的干部人事數(shù)字化檔案網(wǎng)絡(luò)，有利于實現(xiàn)業(yè)務(wù)部門與檔案部門的“雙贏”。高校干部人事檔案管理部門要加大人力投入，將人事檔案的內(nèi)容聯(lián)通至信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)中去。

2 高校干部人事檔案管理中存在的問題

2.1 人事檔案管理人員配置不足

《干部人事檔案工作條例》中明確提出：組織人事部門應(yīng)當(dāng)明確負(fù)責(zé)干部人事檔案工作的機構(gòu)，每管理1000卷檔案一般配備1名專職工作人員。但近年來，隨著“雙一流”和“應(yīng)用型”高校的現(xiàn)代化建設(shè)進程不斷加快，各高校積極響應(yīng)《國家中長期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要（2010-2020年）》的號召，紛紛加大了對人才引進的力度，人才的流動性進一步增強，這對于各級干部人事檔案管理部門而言，則意味著需要管理的干部人事檔案在量上的激增，日常人事檔案管理工作任務(wù)的負(fù)擔(dān)也在加重，但是因為受到地方編制、招聘工作政策等多種因素的共同影響，人事檔案管理人員的數(shù)量卻很難達到條例的要求。

2.2 人事檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高

高校人事檔案管理工作常被誤以為只是一項常規(guī)的檔案材料收集、整理、利用工作，流程簡單而且偏程序化，很容易就能夠上手。實際上高校干部人事檔案管理工作也涉及諸多專業(yè)領(lǐng)域，對管理人員的專業(yè)水準(zhǔn)和經(jīng)驗水平都有一定的要求。但是，許多高校領(lǐng)導(dǎo)層對此沒有準(zhǔn)確的認(rèn)知，對檔案管理人員也沒有清晰的定位，導(dǎo)致高校檔案館常常成為“家屬安置區(qū)”，人員的專業(yè)素養(yǎng)普遍不高，不能及時的更新和有針對性的處理信息和相關(guān)的數(shù)據(jù)，人事檔案的工作質(zhì)量往往得不到有效的保障，不利于高校檔案管理工作的正常開展。

2.3 人事檔案管理制度不完善

在大多數(shù)高校，組織部門、人事部門、檔案部門都可以是檔案管理的主體，新進人員的人事檔案通常先由人事部門進行接收和審核，然后交由檔案部門進行保管、提供利用，檔案移交的時間較長，不利于檔案材料內(nèi)容及時更新和提供利用。加之人事檔案材料的歸檔范圍廣，包括了十大類，材料形成部門涉及組織、人事、紀(jì)檢監(jiān)察等諸多部門，必須與各方密切合作才能完成人事檔案的歸檔。由于各部門工作任務(wù)繁雜，加之對檔案的重視程度不高，經(jīng)常會出現(xiàn)材料移交不及時、不完整的情況。

2.4 干部人事檔案內(nèi)容不夠客觀全面

干部人事檔案記載的是干部個人真實的歷史記錄材料，因此檔案材料內(nèi)容應(yīng)當(dāng)保證真實準(zhǔn)確、全面規(guī)范。作為干部人事檔案材料中重要的類別，干部履歷表是干部個人自然情況、經(jīng)歷、家庭和社會關(guān)系等基本情況的記錄，然而有些教職員工長期在同一個單位任職，檔案長時間沒有發(fā)生過轉(zhuǎn)遞，原有的干部履歷表上的信息遠不足以反映當(dāng)下的基本情況。另外在實際人事檔案收集整理的過程中，干部的科研學(xué)術(shù)材料如當(dāng)選為中國科學(xué)院院士、中國工程院院士的通知;遴選博士生導(dǎo)師簡況表;創(chuàng)造發(fā)明、科研成果、著作及有重大影響的論文等都沒有歸入到其干部人事檔案中，無法真實的反映出教職員工的專業(yè)學(xué)術(shù)能力和水平。

2.5 人事檔案信息化管理水平低

信息化時代下，絕大部分干部人事檔案管理依然是對傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案的整理歸檔，由于人事檔案具有極強的政治性、保密性，其信息化進程還停留在初級階段。目前普遍運用的干部人事信息管理系統(tǒng)通常只是對教職工基本信息和人事檔案目錄的簡單錄入，而沒有對人事檔案材料內(nèi)容進行掃描，難以提高利用和服務(wù)的效率。

3 高校干部人事檔案管理中存在問題的對策分析

3.1 推進檔案人才隊伍建設(shè)

要使高校人事檔案“物盡其用”，發(fā)揮和體現(xiàn)出其應(yīng)有的價值，離不開廣大檔案專業(yè)人才的努力和創(chuàng)造性實踐勞動。高校的領(lǐng)導(dǎo)干部要進一步加強對檔案管理工作的高度重視，明確專業(yè)型人才在檔案工作中的重要作用。一是要積極引進檔案專業(yè)型人才。要拓寬檔案人才的引進渠道，把好政治關(guān)、能力關(guān)，引進符合人事檔案管理需求的專業(yè)人才。對于新引進的人才，要盡快對其進行崗位培訓(xùn)，通過經(jīng)驗傳授、面對面交流等方式，使其對工作的一般流程和管理的相關(guān)規(guī)范有全面的了解。二是多渠道提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)。通過觀看在線業(yè)務(wù)技能學(xué)習(xí)專題講座、邀請檔案行業(yè)的專家學(xué)者現(xiàn)場作報告等多種方式，定期在檔案館內(nèi)組織開展業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，了解行業(yè)新技術(shù)新發(fā)展新動態(tài);為檔案管理人員外出進行培訓(xùn)學(xué)習(xí)提供必要的經(jīng)費支持，鼓勵其進一步提升自己的專業(yè)素養(yǎng)。

3.2 完善人事檔案規(guī)章制度

干部人事檔案是綜合評判干部個人能力的主要參考，也是高校選拔和任用干部的重要依據(jù)，對于高校的發(fā)展建設(shè)起著重要的作用。只有完善的人事檔案管理制度，才能保證檔案工作的管理流程更加規(guī)范化，保證檔案管理工作有條不紊的開展和進行。因此高校有關(guān)部門需要有針對性地制定一套科學(xué)的人事檔案管理制度，對高校干部人事檔案材料的移交歸檔、人事檔案的查（借）閱利用、人事檔案的轉(zhuǎn)遞、人事檔案的鑒定與信息審核等各個環(huán)節(jié)做出細(xì)致的規(guī)定，確保高校人事檔案工作的開展有章可循。

3.3 增強全員檔案管理意識

由于本人不能與自己的人事檔案“見面”的規(guī)定，大多數(shù)教職員工對人事檔案都抱有無所謂的態(tài)度，重視程度不高，哪些材料應(yīng)不應(yīng)該歸檔也沒有清晰的認(rèn)識，殊不知干部人事檔案直接關(guān)系著干部個人職稱評聘、提拔晉升、政治審查、工資待遇、工作調(diào)動、養(yǎng)老保險及日后的離退休手續(xù)辦理，起著重要的憑證、依據(jù)和參考作用。因此，為了確保人事檔案與干部信息的及時、準(zhǔn)確、完整、規(guī)范，高校應(yīng)合理利用“兩微一端”等綜合性宣傳平臺，加強對人事檔案的科普宣傳工作;定期舉辦兼職檔案員培訓(xùn)大會，提高他們對檔案移交整理工作的重視程度。

3.4 提高人事檔案信息化水平

在各高校推進數(shù)字化檔案館和智慧校園進程中，要將人事檔案管理也納入信息化建設(shè)當(dāng)中去。人事檔案要適應(yīng)數(shù)字化管理的需求，在保證信息安全性、保密性的基礎(chǔ)上，年度考核、職務(wù)信息變更、職稱變動等利用頻率較高的信息可以直接對接高?！爸腔坌@”信息網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中，對于可公開的材料，可以通過在線查詢和利用，節(jié)省時間。

綜上所述，新形勢下，高校人事檔案管理工作的內(nèi)容有了新變化新突破，在檔案管理工作過程中也難免會出現(xiàn)諸多的問題，高校人事檔案管理部門要注意順應(yīng)形勢，主動進行調(diào)整，積極引入專業(yè)型復(fù)合型檔案人才，加強檔案人才隊伍建設(shè)，提升檔案服務(wù)意識，逐步建設(shè)適應(yīng)發(fā)展的檔案信息化系統(tǒng)，不斷提高干部人事檔案工作水平。

參考文獻

[1]陳智為.檔案管理學(xué)[D].北京：中國人民大學(xué)出版社，2008.

[2]楊生俊.檔案人才隊伍建設(shè)的思考[J].蘭臺內(nèi)外，2019（8）：68-69.

[3]廖利香，吳青霞.新時期地方高校人事檔案管理優(yōu)化研究[J].檔案天地，2019（7）：36-37.

[4]呂鵬娟.高層次人才流動背景下高校人事檔案管理中心的常見問題及對策[J].檔案管理，2019（3）：88-89.