沈衛(wèi)民 德魯然

摘 要：高校檔案是在高校教育，教學(xué)，科研，黨政管理以及其他各項(xiàng)活動中形成的，對學(xué)校和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同門類和載體的原始記錄，全方位反映了學(xué)校的辦學(xué)實(shí)力和辦學(xué)水平，關(guān)乎到學(xué)生的就業(yè)、考核，學(xué)校的發(fā)展，其重要性不可小覷。相應(yīng)的，作為檔案管理人員就需要意識到自身工作的獨(dú)特性、重要性，從多方面著手努力提高高校檔案管理的質(zhì)量。為此，本文理論聯(lián)系實(shí)際，綜合文獻(xiàn)資料、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、理論研究等多重研究方法，就如何提高高校檔案管理的質(zhì)量進(jìn)行了具體的分析，給出了相應(yīng)的參考策略，希望能夠起到拋磚引玉的促進(jìn)作用。

關(guān)鍵詞：高校;檔案管理;質(zhì)量提高;實(shí)現(xiàn)策略

通過相關(guān)的調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)階段雖然更多的高校意識到了檔案管理工作的重要性和有效性，但在實(shí)際管理的過程中由于各種因素的影響和限制，還是存在一些問題和不足，如檔案管理體制不夠完善，檔案管理的意識淡薄，管理設(shè)施相對陳舊，管理手段比較落后，管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)不夠高……所以，我們必須立足實(shí)際，努力探索出更多有效的策略和方法來提高檔案管理工作的有效性。

一、強(qiáng)化檔案管理意識，構(gòu)建高素質(zhì)管理隊(duì)伍

高素質(zhì)的管理隊(duì)伍是提高高校檔案管理工作有效性的前提和根本保障，而意識是行動的先導(dǎo)，只有意識上對其加以重視，才能付諸實(shí)踐活動，才能讓各項(xiàng)檔案管理措施落到實(shí)處，收獲更好的檔案管理效果。而這，本人認(rèn)為需要從以下幾個方面著手：第一，學(xué)校檔案管理人員要明確自身的責(zé)任和工作的獨(dú)特性，明確自己的工作任務(wù)和內(nèi)容，立足實(shí)際情況，樹立終身學(xué)習(xí)的理念，在既有知識的基礎(chǔ)上，不斷的學(xué)習(xí)，不斷的充實(shí)自己的理論知識體系;第二，堅(jiān)持“請進(jìn)來，走出去”的原則，邀請更多更專業(yè)的檔案管理人員參與高校的檔案管理工作，給出更專業(yè)的指導(dǎo)，建設(shè)性的意見和方案，高校既有的檔案管理人員要參與相應(yīng)的培訓(xùn)，走出學(xué)校，走進(jìn)社會，拓展自己的視野，充實(shí)自己的理論知識體系，溝通交流中不斷反思，不斷提高自己;第三，建立健全檔案管理工作人員的工作規(guī)范，明確相應(yīng)的獎懲機(jī)制，以此來對高校的檔案管理人員給予有效的督促、引導(dǎo)，讓其各項(xiàng)工作能夠有據(jù)可依，有章可尋，責(zé)任到個人;第四，要加強(qiáng)對高校檔案管理工作的重視程度，明確檔案管理人員的訴求和需求，盡可能的滿足合理的要求，營造良好的檔案管理大環(huán)境，以此來增加檔案管理人員的歸屬感和認(rèn)同感，進(jìn)而能夠主動的去學(xué)習(xí)，去實(shí)踐，去優(yōu)化自己的工作效果。

二、健全檔案管理機(jī)制，提高檔案管理效率

健全的檔案管理機(jī)制能夠在很大程度上提高檔案管理工作的效率和效果，可以說是一項(xiàng)非常重要、非常關(guān)鍵的工作。而機(jī)制的建立健全，我認(rèn)為需要從以下幾個方面著手：第一，根據(jù)相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，將高校檔案管理工作進(jìn)行合理的劃分，制定不同的管理規(guī)范，做到專業(yè)的人干專業(yè)的事，確保檔案管理的各個環(huán)節(jié)、各個流程都有明確的制度規(guī)范;第二，檔案管理規(guī)范、機(jī)制要隨著高校檔案管理工作的變化而不斷的完善和優(yōu)化，做到邊實(shí)踐，邊發(fā)現(xiàn)問題，邊解決問題，找到優(yōu)化的策略和方案;第三，吸收先進(jìn)的檔案管理機(jī)制規(guī)范，根據(jù)學(xué)校的實(shí)際情況，取其精華去其糟粕，在此基礎(chǔ)上制定符合學(xué)校實(shí)際情況的檔案管理機(jī)制和規(guī)范。

三、強(qiáng)化檔案監(jiān)督力度，提高檔案管理有效性

有效的檔案監(jiān)督工作的有效落實(shí)，也能夠在很大程度上提高檔案管理的有效性。而監(jiān)督工作的高質(zhì)量進(jìn)行，我認(rèn)為需要從以下幾個方面著手：第一，建立專門的監(jiān)督管理部門，明確監(jiān)督管理人員的責(zé)任和義務(wù)，提高監(jiān)督人員的責(zé)任意識，避免人為因素造成的各種失誤和錯誤;第二，可以聘請專門的監(jiān)督管理機(jī)構(gòu)作為第三方來參與學(xué)校的檔案監(jiān)督管理工作，以此來提高檔案監(jiān)督工作的時效性和專業(yè)性;第三，制定明確的監(jiān)督規(guī)范，做到違規(guī)必究，違法必罰，確保監(jiān)督規(guī)范、機(jī)制應(yīng)有價值的充分實(shí)現(xiàn);第四，要提高監(jiān)督工作的全面性，確保檔案監(jiān)督管理工作能夠有效的落實(shí)到高校檔案管理的各個環(huán)節(jié)、各個流程，以此來為高校檔案管理工作有效性的提高貢獻(xiàn)有效的力量。

四、引入現(xiàn)代信息技術(shù)，提高檔案管理時效性

當(dāng)今時代，是信息技術(shù)飛速發(fā)展的新時代，信息技術(shù)已經(jīng)廣泛的應(yīng)用到了各個行業(yè)，而學(xué)校檔案管理工作涉及的內(nèi)容比較多，工作又比較專業(yè)，而且會隨著時代的發(fā)展，學(xué)校的發(fā)展，檔案管理的內(nèi)容也會越來越多，越來越復(fù)雜，這就給檔案管理人員的工作量和工作內(nèi)容都提出了新的要求和挑戰(zhàn)。而信息技術(shù)的有效引用，能夠讓檔案管理工作變得更高效、系統(tǒng)，整個管理工作也會變得更加順暢。在此過程中，我認(rèn)為需要注意以下幾個問題：第一，要根據(jù)學(xué)校的資金情況、檔案管理工作的需要適當(dāng)?shù)囊胍恍┬畔⒓夹g(shù);第二，信息技術(shù)引入的同時，也需要加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)力度，讓其能夠熟練的操作、應(yīng)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)和設(shè)備來展開檔案管理工作;第三，信息技術(shù)引入的同時，也需要注意檔案管理工作的安全性，確保在網(wǎng)絡(luò)信息的新時代，檔案管理工作能夠有條不紊的順利進(jìn)行;第四，要隨著信息技術(shù)的發(fā)展、成熟，不斷的優(yōu)化升級檔案管理設(shè)備和技術(shù)，確?，F(xiàn)代化信息技術(shù)和設(shè)備能夠?qū)崿F(xiàn)價值最大化，使得高校的檔案管理工作能夠高質(zhì)量的運(yùn)行。

總的來說，立足高校檔案管理的特點(diǎn)和出現(xiàn)的各種問題，對學(xué)生的檔案進(jìn)行相應(yīng)的管理，不僅是學(xué)校相關(guān)人員必須要做的工作，也對學(xué)生的學(xué)習(xí)成長，學(xué)校的發(fā)展，競爭力的提高有著很好的促進(jìn)、保障作用。但這并不是一件容易的事，還需要更多工作人員的共同研究和努力，本文給出的強(qiáng)化檔案管理意識，健全檔案管理機(jī)制，強(qiáng)化檔案監(jiān)督力度，引入現(xiàn)代信息技術(shù)四個策略主要是為了構(gòu)建高素質(zhì)的管理隊(duì)伍，提高管理的效率，時效性，有效性，當(dāng)然，不夠完善和具體，在日后的教學(xué)實(shí)踐、理論知識學(xué)習(xí)和探討的過程中還會繼續(xù)探索此問題，繼續(xù)為高質(zhì)量檔案管理工作的展開貢獻(xiàn)一己之力。

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作者簡介：沈衛(wèi)民（1964-），黑龍江黑河人，研究方向：高校檔案管理;

德魯然（1973-），黑龍江黑河人，研究方向：高校檔案管理。