吳迪 吳耀東

摘 要：隨著現(xiàn)代信息化技術(shù)的突飛猛進(jìn)，高校檔案信息化建設(shè)已成為高校檔案管理的重要內(nèi)容。為切實(shí)加強(qiáng)學(xué)校檔案信息化的建設(shè)，加快推進(jìn)檔案信息資源的數(shù)字化、信息化管理，利用一體化、服務(wù)在線網(wǎng)絡(luò)，更好地為學(xué)校的改革與建設(shè)發(fā)展服務(wù)，學(xué)校檔案室在信息化建設(shè)的硬件設(shè)施、軟件平臺(tái)、網(wǎng)站建設(shè)、人才培養(yǎng)等方面，進(jìn)行了全方位的建設(shè)。

關(guān)鍵詞：信息化技術(shù);檔案管理;高校

隨著信息化技術(shù)的高速發(fā)展，高校檔案信息化管理工作是學(xué)校管理的重要工作。檔案是學(xué)校建設(shè)發(fā)展的重要組成部分。

1.搭建平臺(tái)，為推動(dòng)檔案工作科學(xué)發(fā)展奠定基礎(chǔ)

1.1相關(guān)制度的建設(shè)。制定了檔案管理工作的各項(xiàng)措施，責(zé)任落實(shí)到各科室，將各部門、各學(xué)院歸檔管理納入到年終績效考核中，建立獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制，為學(xué)校以后的檔案信息化建設(shè)奠定了基礎(chǔ)。

1.2建立檔案信息化平臺(tái)。目前檔案數(shù)據(jù)庫中已經(jīng)有上萬條檔案目錄，經(jīng)過篩選之后開通了部分文件目錄的查詢權(quán)限，并且建立了檔案室局域網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)局域網(wǎng)內(nèi)資源共享。學(xué)校經(jīng)常安排檔案工作人員到部分高校和地州檔案室參觀學(xué)習(xí)和經(jīng)驗(yàn)交流。

1.3加大資金投入力度，軟硬件設(shè)施逐漸加強(qiáng)。學(xué)校對(duì)檔案室投入的經(jīng)費(fèi)逐步增多，檔案室根據(jù)業(yè)務(wù)需求和開發(fā)企業(yè)聯(lián)合開發(fā)了綜合檔案管理系統(tǒng)，對(duì)全校的專兼職檔案人員集中培訓(xùn)，并與學(xué)校的OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)無縫對(duì)接，提高了檔案信息著錄、檔案查詢、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的效率，加大了電子文件歸檔力度，并將原來的不同格式數(shù)據(jù)庫遷移置新開發(fā)的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中，豐富數(shù)據(jù)庫的信息。

1.4加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)。隨著檔案信息化建設(shè)的要求越來越高，對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)要求也越來越高，檔案專業(yè)要求計(jì)算機(jī)專業(yè)人員占比高，專業(yè)知識(shí)結(jié)構(gòu)需要更加的合理。

2.檔案信息化建設(shè)的方向

2.1現(xiàn)今是一個(gè)信息時(shí)代，在此背景下應(yīng)順應(yīng)時(shí)代的潮流，網(wǎng)絡(luò)文檔一體化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)歸檔，檔案查詢更加便捷。但似乎更注重的是收藏而非利用，其服務(wù)工作的作用并沒有被充分的發(fā)揮出。另外，檔案（如學(xué)籍檔案）的利用率是很高的，所以導(dǎo)致提供檔案利用服務(wù)的需求量也十分大，因工作效率低，在檔案室時(shí)常會(huì)出現(xiàn)排隊(duì)查閱檔案的情況。沒有完善好檔案信息資源基礎(chǔ)建設(shè)，檔案室內(nèi)雖藏儲(chǔ)著巨大的資源，但因沒做好前期的檔案管理，如數(shù)據(jù)著錄有缺失，導(dǎo)致檔案歸檔管理沒能夠良好的和利用服務(wù)進(jìn)行，進(jìn)而使服務(wù)質(zhì)量難以得到保證。

2.2完善專題檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)。自成立檔案室起就開始對(duì)館藏資源實(shí)現(xiàn)信息化目錄管理，綜合檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了文檔一體化，但是隨著檔案信息的豐富，人們的要求也在不斷提高，更注重檔案的個(gè)性化和精品化，為了滿足人們對(duì)檔案信息的需求，需要建立各種門類的專題數(shù)據(jù)庫。例如學(xué)生需要英文成績單，這就需要建立成績翻譯專題數(shù)據(jù)庫;教師每年都要進(jìn)行職稱評(píng)定和人事任免，需要建立職稱專題檔案數(shù)據(jù)庫和人事檔案專題數(shù)據(jù)庫等。但是，在前期的檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)還有不盡如人意之處。專題檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)目的不明確。其主要的目的是便于利用，對(duì)館藏資源進(jìn)行深層次的開發(fā)，借此來更好的滿足用戶的需求，但是實(shí)際上的建設(shè)過程中卻出現(xiàn)了較多的負(fù)面狀況，如過于重視數(shù)量指標(biāo)、忽視數(shù)據(jù)的質(zhì)量以及服務(wù)效能等。沒有明確好專題檔案數(shù)據(jù)庫的利用需求。選題是其建立的核心，而選題又依賴于對(duì)檔案用戶需求的深入分析。檔案用戶需求分析的缺失必然會(huì)為檔案專題數(shù)據(jù)庫之后的利用埋下隱患。而目前的檔案系統(tǒng)在未建設(shè)檔案專題數(shù)據(jù)庫前，在幾乎很少去分析用戶需求，進(jìn)而無法保證數(shù)據(jù)庫利用率。沒有統(tǒng)一好專題數(shù)據(jù)庫的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)?，F(xiàn)階段建設(shè)專題數(shù)據(jù)庫的最大難題就是怎樣將其標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化。

3.檔案信息化建設(shè)的思考

3.1檔案事業(yè)隨著檔案信息化得到了巨大的機(jī)遇以及挑著，為了能夠更好的適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，加強(qiáng)建設(shè)檔案信息化是必然的，只有這樣才能夠有效的提高檔案信息的服務(wù)水平。想要做到檔案信息化，第一步需改變管理理念，樹立更重的新意識(shí)，如效益、服務(wù)以及信息意識(shí)，借此來提升檔案工作水平。建立完善的檔案管理制度。在此方面須遵循下列要求：規(guī)章制度要科學(xué)合理且緊貼單位實(shí)際以及檔案管理要求。制度要簡明實(shí)用，具有較強(qiáng)的可操作性，便于發(fā)揮出制度的規(guī)范以及指導(dǎo)作用。在始終保持嚴(yán)格的執(zhí)行制度。檔案部門有著雙重身份，它同時(shí)肩負(fù)檔案規(guī)章制度的制定者以及執(zhí)行者兩種身份。在落實(shí)規(guī)章制度的時(shí)候，一定要做到獎(jiǎng)罰分明，將制度的權(quán)威性給充分的體現(xiàn)出來。加強(qiáng)對(duì)檔案工作宣傳力度。每年都要定期對(duì)學(xué)校各歸檔部門兼職檔案人員進(jìn)行培訓(xùn)，保證檔案歸檔的完整性。將檔案工作和校史展覽工作良好的結(jié)合在一起，將校史展覽作為引子，進(jìn)一步的提升師生員工的檔案意識(shí)，帶動(dòng)檔案資源的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)史志和檔案工作的聯(lián)動(dòng)，較好的發(fā)揮出校史展覽在育人方面的作用，使檔案工作能夠進(jìn)一步的走進(jìn)學(xué)校中心的工作，為學(xué)校中心的工作提供更好的服務(wù)。

3.2檔案管理手段和服務(wù)要?jiǎng)?chuàng)新。學(xué)校在信息化建設(shè)中明確提出“推進(jìn)數(shù)字化檔案室建設(shè)，提高檔案管理、利用的科學(xué)化水平”，檔建設(shè)案信息化的主要目的就是實(shí)現(xiàn)應(yīng)用信息技術(shù)、檔案信息資源共享，借此來進(jìn)一步的提升檔案利用服務(wù)水平。當(dāng)前檔案室通過提高檔案管理水平和計(jì)算機(jī)技術(shù)，可以用更快捷的方式為學(xué)校師生提供服務(wù)，一改之前被動(dòng)服務(wù)，利用擁有的檔案信息優(yōu)勢(shì)，挖掘檔案數(shù)據(jù)。完善專題檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的整合。開展檔案信息資源整合和專題數(shù)據(jù)庫的研究應(yīng)用工作，建立高等學(xué)校檔案專題數(shù)據(jù)庫平臺(tái)，以檔案室藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫中不同全宗、不同類別、不同校區(qū)的重要的、利用價(jià)值高的檔案信息資源（如論文、學(xué)籍檔案、職稱職務(wù)、精品課程檔案、照片檔案、實(shí)物檔案、人物檔案、重點(diǎn)建設(shè)工程項(xiàng)目檔案等）為主要來源，經(jīng)過廣泛收集、數(shù)據(jù)分析、加工整合、篩選整理，進(jìn)行信息的二次開發(fā)，之后再將整合后的信息交換至專題檔案數(shù)據(jù)庫中，借此來填補(bǔ)通用檔案管理系統(tǒng)缺失部分，可以提供給利用者另外一種的視覺感受，不但更好的滿足了利用需求，還進(jìn)一步的優(yōu)化了利用模式，實(shí)現(xiàn)了真正意義上的信息資源共享。建立多層次、全方位的檔案利用新模式。建立健全內(nèi)部借閱管理系統(tǒng)，檔案管理系統(tǒng)是高效的檔案利用服務(wù)的基礎(chǔ)，不無論用戶是到檔案室查詢利用檔案還是在網(wǎng)絡(luò)提交利用申請(qǐng)，用戶都都必須到計(jì)算機(jī)上提交查詢申請(qǐng)，檔案工作人員在按照用戶所提供的申請(qǐng)，相應(yīng)的提供服務(wù)工作，在借閱工作完成之后，檔案管理系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)把利用者的身份信息以及檔案工作人員查詢利用信息添加到數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中，這對(duì)于檔案室后期的利用登記和統(tǒng)計(jì)工作是十分有利的。全面提高檔案工作者的素質(zhì)。檔案事業(yè)之前發(fā)展緩慢是不爭事實(shí)，要從根本上改變這種面貌，培養(yǎng)出一批信息化建設(shè)的技術(shù)型、管理型以及復(fù)合型的人才，讓其具備較強(qiáng)的檔案信息意識(shí)和檔案信息獲取能力、分析問題的能力、開發(fā)利用能力等，有效地開展檔案咨詢和信息服務(wù)。

4.結(jié)語

信息技術(shù)的出現(xiàn)同時(shí)改變了原先檔案管理模式以及思維方式，高校檔案管理只有全面開展信息化建設(shè)，才能提供齊全完整豐富的檔案信息資源為學(xué)校的建設(shè)和發(fā)展提供必要的服務(wù)。

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（作者單位：新疆廣播電視大學(xué);新疆工程學(xué)院，新疆 烏魯木齊 830049）