摘? 要：隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，云技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用技術(shù)已經(jīng)在高校會務(wù)工作中被廣泛應(yīng)用，有效促進(jìn)了高校會務(wù)工作效率的提高，但同時也使高校會務(wù)工作充滿挑戰(zhàn)。在新的時代背景下，為了更好地滿足實(shí)際發(fā)展需求，需要高校創(chuàng)新會務(wù)工作方式和結(jié)構(gòu)模式，以此確保會務(wù)工作可以適應(yīng)信息技術(shù)的快速發(fā)展。在對我國目前的高校管理機(jī)制進(jìn)行分析后發(fā)現(xiàn)，科層制是應(yīng)用時間最長的一種模式，我國高校以管理行政化為主要特征，以往的管理機(jī)制會對高校會務(wù)工作模式創(chuàng)新產(chǎn)生不利的影響。因此，相關(guān)人員需要全面總結(jié)和分析傳統(tǒng)高校會務(wù)工作管理機(jī)制存在問題，并結(jié)合“互聯(lián)網(wǎng)+背景”深入探討高校會務(wù)管理機(jī)制。

關(guān)鍵詞：高校;互聯(lián)網(wǎng);教育;會務(wù)

中圖分類號：G647? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A? ? 文章編號：1673-7164（2020）42-0102-04

隨著信息技術(shù)水平的不斷提高，高校越來越重視會務(wù)工作，并逐漸改革和完善會務(wù)工作。在“互聯(lián)網(wǎng)+教育”背景下，教育工作可以與高校會務(wù)管理緊密融合，使高校會務(wù)管理更加智能化，全面提高會務(wù)工作的效率。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+教育”背景下高校會務(wù)工作發(fā)展背景

近年來，各領(lǐng)域依托互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)迅猛發(fā)展 [1]。總體而言，“互聯(lián)網(wǎng)+教育”是一種創(chuàng)新性的思維方式，其緊密結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)與教育，使教育在科學(xué)技術(shù)的推動下產(chǎn)生更大的影響力，為教育提供全新的參考模式?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+教育”逐漸在各大高校中普及，對高校發(fā)展的方方面面產(chǎn)生重要影響。而在高校會務(wù)工作中應(yīng)用“互聯(lián)網(wǎng)+教育”模式，可以創(chuàng)造出先進(jìn)的會務(wù)管理機(jī)制，通過該機(jī)制轉(zhuǎn)變會務(wù)工作方式 [2]。高等院校具有一定的特殊性，屬于行政化管理機(jī)制，以往的高校會務(wù)工作已暴露出了多方面的問題，對會務(wù)管理效率提升產(chǎn)生嚴(yán)重的阻礙，而“互聯(lián)網(wǎng)+教育”模式可以高效整合資源，緊密結(jié)合高校會務(wù)管理的各方面工作，更好地滿足實(shí)際發(fā)展需要。

二、會務(wù)工作的意義

高等院校肩負(fù)培養(yǎng)人才的重要職責(zé)，同時也是開展學(xué)術(shù)研究的重要場所。會務(wù)工作是科研交流、教學(xué)研討的重要基礎(chǔ)，在新的時代背景下，高校會務(wù)工作不僅需要交流校內(nèi)事務(wù)，同時還需要組織大型的交流會議 [3]。通常情況下，會議包括多個不同的部分，在會議開始之前需要做好充足的準(zhǔn)備，并合理管控會議進(jìn)程，最后進(jìn)行會議總結(jié)。因此，必須結(jié)合高校綜合崗位的相關(guān)要求，制定完善的會務(wù)工作流程。

有學(xué)者明確指出，會議具有一定的次序性，需要提前安排好各項(xiàng)內(nèi)容，明確會議開展的主要目的，同時會議參與人數(shù)眾多，可以針對同一個問題展開共同的討論和交流 [4]。而高校主導(dǎo)的會議可以分為多種不同的規(guī)模，主要以人數(shù)作為劃分的標(biāo)準(zhǔn)，會議內(nèi)容還包括學(xué)術(shù)研討、臨校來訪座談等。會務(wù)工作是辦公室行政工作中重要的組成部分，需要工作人員不斷強(qiáng)化工作意識，緊密協(xié)調(diào)各方面的工作，從整體合理統(tǒng)籌。

三、當(dāng)前高校會務(wù)工作中存在的問題分析

目前，科層制管理模式是國內(nèi)高校組織管理工作中最為常用的模式，普遍存在高校管理行政化的特征 [5]。目前，高校會務(wù)工作還存在多方面的問題，只有全面總結(jié)這些問題，以智能化的方式管理會務(wù)工作，才能全面提高會務(wù)工作效率，更好地發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的優(yōu)勢。

（一）沒有專門的會務(wù)接待機(jī)構(gòu)

部分高等院校擁有充足的經(jīng)費(fèi)，會在會務(wù)中心、校內(nèi)賓館建設(shè)中投入大量的資金，并設(shè)置專門的人員負(fù)責(zé)會務(wù)接待工作 [6]。而部分高校秉承簡約化工作原則，并沒有接待辦、后勤處等職能部門，會務(wù)接待小組只是臨時從各部門抽調(diào)組成;整個會務(wù)接待小組對會務(wù)工作并沒有明確的認(rèn)知，只是由主管部門負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)工作內(nèi)容。當(dāng)結(jié)束工作任務(wù)后，臨時工作小組會自行解散，導(dǎo)致財(cái)務(wù)尾賬不能在第一時間及時結(jié)清，直接流失了高校的大量資產(chǎn)，對會務(wù)工作的可持續(xù)發(fā)展產(chǎn)生嚴(yán)重的制約。

（二）工作人員不具備良好的專業(yè)素質(zhì)

在多數(shù)高校，會務(wù)工作小組大多是臨時成立，來自高校不同崗位的人員共同參與會務(wù)工作，這些人員的專業(yè)背景存在一定的差異，工作人員在實(shí)際工作中不具備較強(qiáng)的專業(yè)素質(zhì)。特別是在會議接待禮儀方面，經(jīng)常出現(xiàn)違背相關(guān)禮儀要求的行為，這些都會對高校會務(wù)工作效率提高產(chǎn)生不利影響。

（三）會務(wù)工作缺乏智能管理

以往人力資源是高校會務(wù)工作開展的主體，其管理會務(wù)工作需要花費(fèi)較長的時間，首先需要申請會議場地，并逐步確定時間、地點(diǎn)等，然后由會務(wù)秘書準(zhǔn)備所需要的相關(guān)資料，最后落實(shí)人數(shù)，如果人數(shù)發(fā)生變化，則需要重新開展相關(guān)工作。因此，傳統(tǒng)的會務(wù)工作并不具備智能化特征，相關(guān)工作流程復(fù)繁瑣，一旦某一環(huán)節(jié)出現(xiàn)錯誤，將影響整體工作效果，同時工作效率也始終難以得到有效提升。

（四）會務(wù)制度需要進(jìn)一步優(yōu)化

科學(xué)、完善的會務(wù)制度，可促進(jìn)會務(wù)工作效率的提高，保障會議質(zhì)量達(dá)到相關(guān)要求，使參會人員更加滿意。辦公室事務(wù)相對比較復(fù)雜，經(jīng)常會出現(xiàn)一些臨時性的工作，這就需要制定切實(shí)有效的會務(wù)制度作為組織會務(wù)工作的規(guī)范。而在實(shí)際工作中，往往沒有合理的會議制度作為工作開展的主要依據(jù)，使得整個會務(wù)工作很容易在具體環(huán)節(jié)中出現(xiàn)紕漏。

（五）無法及時傳輸會務(wù)信息

在實(shí)際辦會的過程中，還存在許多問題：相關(guān)會務(wù)人員無法對最新的消息有明確的了解，信息存在重復(fù)性，重要的信息可能會被覆蓋等。這些信息方面的問題，會破壞整場會議的連續(xù)性。由于會務(wù)工作具有大量的信息，因此及時快速的傳遞會務(wù)信息是會務(wù)工作開展的重要基礎(chǔ)，必須時刻關(guān)注每一條信息的傳遞。

四、“互聯(lián)網(wǎng)+教育”背景下高校會務(wù)智能管理需求

目前，各高校之間學(xué)術(shù)交流更加密切，學(xué)術(shù)會議作為學(xué)術(shù)交流的重要組成，也逐漸受到人們的廣泛關(guān)注，同時也吸引著越來越多的科學(xué)工作者。但是，絕大多數(shù)的會議并沒有形成合理的流程，主要還是依靠人力處理會議期間的各項(xiàng)工作，這樣的管理方式很難保證會議的順利進(jìn)行，同時還會增加舉辦方的壓力。因此，以網(wǎng)絡(luò)化的方式運(yùn)行會議已經(jīng)變得越發(fā)重要。本文所提出的“互聯(lián)網(wǎng)+教育”會務(wù)智能化管理，可以使以往在會務(wù)工作中存在的問題得到有效的解決，使會務(wù)工作的開展更加順利。

在會務(wù)工作中，新的平臺可以被廣泛使用。例如，高校可以使用具有多種功能、最高支持302人同時在線的釘釘視頻會議軟件，為會務(wù)工作開展提供安全、清晰的體驗(yàn)。綜合分析以釘釘視頻會議軟件為代表的技術(shù)平臺，其大多具有以下優(yōu)勢：第一，其可以在專門的網(wǎng)站上為參會人員在線注冊提供便利，并對其注冊結(jié)果進(jìn)行全面的審核，明確注冊人員的參會資格。第二，個人在完成注冊后，平臺可以對個人的到會信息進(jìn)行維護(hù)，并在網(wǎng)絡(luò)上提交信息。第三，平臺可實(shí)現(xiàn)在錄入系統(tǒng)中以流程化的方式管理信息，進(jìn)一步促進(jìn)會務(wù)組處理效率的提高，以減少不必要的人工消耗。第四，滿足會議管理人員在管理方面的需要。會議組織者能夠?qū)藛T的信息進(jìn)行全面的管理，并安排接送參會人員，設(shè)置專門的議題，具體安排每個分會場，并在線管理會務(wù)費(fèi)用，詳細(xì)記錄收入和支付明細(xì)。第五，動態(tài)性發(fā)布與維護(hù)會議。會務(wù)組可以針對會議的規(guī)則、計(jì)劃等向參會人員及時發(fā)布消息，使參會者可以對會議的最新消息有清晰的了解，保證會議數(shù)據(jù)的可靠性和真實(shí)性。第六，實(shí)現(xiàn)信息交互。參會者與會務(wù)組會擁有穩(wěn)定的交流入口，參會者可以向會務(wù)組發(fā)消息提出自己存在的問題，會務(wù)組在第一時間進(jìn)行解答，實(shí)現(xiàn)及時的通信，強(qiáng)化用戶體驗(yàn)。第七，全面統(tǒng)計(jì)和分析會議結(jié)果，會務(wù)組可以匯總會議結(jié)果，并進(jìn)行針對性的查詢和全面的分析，也可以監(jiān)督會議組織者，對整個會議過程和結(jié)果進(jìn)行管理。

五、“互聯(lián)網(wǎng)+教育”背景下高校會務(wù)智能管理機(jī)制

“互聯(lián)網(wǎng)”背景下對會務(wù)管理工作提出了多元化的要求，高校必須充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的優(yōu)勢，建立完善的智能化會務(wù)管理系統(tǒng)。在“互聯(lián)網(wǎng)+教育”理念的引領(lǐng)下，智能化管理系統(tǒng)的實(shí)際應(yīng)用能夠?yàn)楦咝Ｌ峁┸浖矫娴闹С?，以智能化的方式管理會?wù)工作。

（一）合理安排會前工作及吃住行

結(jié)合新的平臺與技術(shù)，在會議前的準(zhǔn)備工作中，高校需要注意會議開始時間、持續(xù)時間、會議地點(diǎn)，確認(rèn)會議議題、接送服務(wù)、會議設(shè)備及資料、公司紀(jì)念品等。在接待工作中，吃住行等非常關(guān)鍵，需要從整體方面合理安排，特別需要注意不同群體的飲食文化、宗教文化等，使來賓在參加會務(wù)工作的過程中可以享受針對性的服務(wù)。

以往安排會務(wù)工作的吃住行需要花費(fèi)較長的時間，在應(yīng)用智能化會務(wù)管理機(jī)制后，利用物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等新一代信息技術(shù)，通過對各類與會務(wù)工作密切相關(guān)信息的自動感知、及時傳送、及時發(fā)布和信息資源的整合共享，能夠全面分析參與會務(wù)人員的各項(xiàng)信息，智能化安排不同人員的飲食，并合理分配會務(wù)人員的住宿，使會務(wù)人員可以在舒適的環(huán)境中休息。在此基礎(chǔ)上，該管理機(jī)制還會及時提醒參會人員與會務(wù)相關(guān)的信息，確保會務(wù)人員可以及時出行。例如，在科學(xué)技術(shù)的推動下，江蘇省高校積極開展智慧校園建設(shè)，建立了一體化綜合服務(wù)平臺，并建設(shè)校園網(wǎng)站群、視頻會議等，為高校會務(wù)工作開展提供了支持。

（二）會議宣傳管理

在會議宣傳管理中，秘書組具有十分重要的作用，其通過“建會向?qū)А笨梢詫⑴c會議相關(guān)的內(nèi)容填寫到會議數(shù)據(jù)庫模板中，宣傳組運(yùn)用多種不同的先進(jìn)軟件制作會議宣傳站點(diǎn)，再由專門的人員通知與會人員會議信息，與會人員在獲取會議消息后，只需要登錄網(wǎng)站或者使用微信，就可以對會務(wù)宣傳信息有清晰的了解，進(jìn)而將自己報(bào)名信息填寫在網(wǎng)絡(luò)客戶端使會議組織者可以明確會議參與人是否能參與會議。

（三）會議嘉賓信息管理設(shè)定

通過線上平臺，高校能夠設(shè)定會議嘉賓信息管理，其主要由秘書人員負(fù)責(zé)，秘書組人員在云平臺所屬的會議數(shù)據(jù)庫中錄入嘉賓的相關(guān)信息，登錄管理人員通道就可以查詢參會成員信息。

（四）會議場地管理設(shè)定

會務(wù)組后勤管理人員在設(shè)定會議場地時，需要對會議場地進(jìn)行提前考察，然后將場地的實(shí)際情況填寫在網(wǎng)頁上，所有填寫的內(nèi)容必須真實(shí)、可靠，會議的舉辦時間、地點(diǎn)、相關(guān)人員的聯(lián)系方式等都需要填寫清楚，并向會議場地服務(wù)商反映，在這些詳盡資料的基礎(chǔ)上選擇科學(xué)的會議方案，以有效節(jié)約相關(guān)費(fèi)。

（五）會議簽到管理的設(shè)定

利用信息技術(shù)，高校可在簽到處由接待組設(shè)置二維碼簽到系統(tǒng)，參會者通過掃描二維碼識別身份，完成簽到，這種方式能使人力資源投入減少，促進(jìn)管理效率的提高。接待組在完成簽到任務(wù)后，需要導(dǎo)出系統(tǒng)內(nèi)的會議出席數(shù)據(jù)，及時掌握臨時報(bào)道人員和缺席人員的原因，從而為之后工作的開展做好準(zhǔn)備。

（六）會議信息管理

議程安排、通知報(bào)告等都屬于會議信息中的主要內(nèi)容，通過線上平臺的建設(shè)，參會者可在網(wǎng)頁版或微信版實(shí)時查詢到這些信息。在會議信息管理中，秘書需要結(jié)合簽到名單，將發(fā)言議題登記在會務(wù)云平臺，并明確發(fā)言順序，制作通知單，從而實(shí)現(xiàn)信息轉(zhuǎn)送。

（七）設(shè)備流程管理

目前，以先進(jìn)系統(tǒng)為基礎(chǔ)，將設(shè)備管理與流程設(shè)置緊密融合，合理切換設(shè)備，能使會議通過智能化的方式管理，確保會議流程的順利進(jìn)行。秩序控制模塊可以設(shè)置好不同人員的出場順序，在系統(tǒng)上直接顯示會議議程，大會主席只要點(diǎn)擊相應(yīng)的設(shè)備，就可以使相關(guān)議程標(biāo)題順利啟動。

（八）查詢統(tǒng)計(jì)管理、做好會務(wù)保障

對參會人員來說，統(tǒng)計(jì)管理模塊可以為其查詢記錄提供方便，從而為參會人員探討會議信息創(chuàng)造良好的條件。另外，查詢統(tǒng)計(jì)管理可以匯總相關(guān)費(fèi)用、參會時間，并做好統(tǒng)計(jì)。在會議結(jié)束后，相關(guān)人員需要仔細(xì)檢查會議記錄，為后期復(fù)盤提供便利，明確會議重點(diǎn)內(nèi)容，為接下來的工作安排做出指示。

六、結(jié)語

總之，隨著高校的不斷發(fā)展，會務(wù)工作會更加復(fù)雜，因此為了滿足實(shí)際需要，更好地適應(yīng)新的時代背景，需要更加重視高校會務(wù)工作，而改革高校會務(wù)工作已經(jīng)成為高校發(fā)展的必然趨勢。改革高校會務(wù)工作，可以緊密結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與教育，合理轉(zhuǎn)變高校會務(wù)工作現(xiàn)狀，通過不斷挖掘有價值的信息，創(chuàng)新校內(nèi)管理機(jī)制，并高度整合校內(nèi)資源，為高校全面培養(yǎng)人才提供幫助。通過建立完善的高校會務(wù)工作機(jī)制，充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的優(yōu)勢，能夠全面提高會務(wù)工作效率，保證會務(wù)工作可以順利開展。

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（薦稿人：鄭春梅，泉州職業(yè)技術(shù)大學(xué)副研究員）

（責(zé)任編輯：鄒宇銘）

作者簡介：李小明（1990-），女，本科，泉州職業(yè)技術(shù)大學(xué)講師，研究方向：高校會務(wù)工作。