鄢明芳

摘 要：當(dāng)前我國很多中小學(xué)單位正處于改革之中，在開展相關(guān)工作的過程中需要依托人事檔案管理，了解工作人員的基本信息。但是目前的中小學(xué)單位人事檔案管理水平較低，信息內(nèi)容不豐富，會(huì)對中小學(xué)單位的綜合發(fā)展產(chǎn)生較大的影響。文章主要通過分析中小學(xué)單位人事檔案管理中的不足，對提升其管理水平的路徑進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：中小學(xué)；管理水平；人事檔案管理；信息化管理；提升路徑

中圖分類號：G637 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 收稿日期：2020-02-04 文章編號：1674-120X（2020）13-0044-02

一、中小學(xué)單位人事檔案管理的不足

第一，真實(shí)性不高。中小學(xué)單位的人事檔案管理制度不完善，使得人事檔案管理工作的進(jìn)展受到較多的束縛，難以確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性。中小學(xué)單位的人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)沒有達(dá)到統(tǒng)一，在記錄人事信息的過程中存在較多的疏漏。部分中小學(xué)單位的人事檔案信息存在虛假狀況，工作人員在填寫自己的年齡、學(xué)歷及工作經(jīng)歷等內(nèi)容時(shí)沒有依據(jù)實(shí)際情況。部分工作人員為了獲得更好的職位與待遇，會(huì)刻意夸大自己的信息，甚至在錄入信息的過程中存在故意篡改的情況。很多中小學(xué)單位在進(jìn)行人事檔案管理的過程中沒有核實(shí)檔案信息的真實(shí)性，導(dǎo)致工作的開展缺乏實(shí)際價(jià)值。

第二，管理形式不完善。人事檔案包括較多內(nèi)容，不僅需要對工作人員的基本信息進(jìn)行反映，還需要明確指出其個(gè)人狀況、特長及優(yōu)勢等信息，給中小學(xué)單位人力資源管理提供有效的依據(jù)。但是在實(shí)際管理的過程中，部分中小學(xué)單位管理人員沒有對工作人員提出具體的要求，在進(jìn)行這項(xiàng)管理時(shí)，存在較多的信息缺失。中小學(xué)單位人事檔案的隱私性較高，因此部分單位選擇利用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的方式對信息進(jìn)行保存，但是這種管理方式會(huì)阻礙中小學(xué)單位的綜合發(fā)展，在管理的過程中也會(huì)遇到較多的問題。紙質(zhì)檔案的保存需要對環(huán)境進(jìn)行優(yōu)化，在管理的過程中也會(huì)受到陳舊的管理思想的束縛，在查找檔案內(nèi)容時(shí)需要耗費(fèi)較多的時(shí)間，難以達(dá)到資源合理利用的目標(biāo)。

第三，重視程度不足。在對人事檔案進(jìn)行管理的過程中，部分中小學(xué)單位管理人員認(rèn)為人事檔案管理工作的開展不能給單位產(chǎn)生直接效益，導(dǎo)致管理人員對人事檔案管理的重視程度不足。這種思想會(huì)影響中小學(xué)單位綜合工作的開展，在后續(xù)工作當(dāng)中還會(huì)產(chǎn)生更多的問題。中小學(xué)單位人事檔案的利用率不高，并且其中的內(nèi)容相對較少，但是在實(shí)際利用時(shí)比較煩瑣。因此，檔案管理人員在執(zhí)行工作的過程中存在懈怠心理，工作態(tài)度也比較隨意。中小學(xué)單位負(fù)責(zé)人不僅對這種行為沒有懲處，還存在一定的忽視心理，導(dǎo)致人事檔案管理質(zhì)量降低，難以發(fā)揮其實(shí)際效用。

第四，信息資源利用率低。中小學(xué)單位檔案管理工作的開展逐步趨向信息化，但是在檔案管理過程中，單位沒有按照信息化社會(huì)的發(fā)展需要對管理模式進(jìn)行變動(dòng)。盡管中小學(xué)單位在辦公的過程中推進(jìn)無紙化，但是實(shí)施情況較差，在錄入人事檔案信息的過程中還是過于依賴傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理形式，并沒有將所有的資料錄入職工信息資源庫中。

第五，人員能力不足。人事檔案管理對工作人員的能力水平有較高的要求，其需要具備較強(qiáng)的專業(yè)能力，否則會(huì)影響綜合工作的開展。當(dāng)前的中小學(xué)單位檔案管理人員經(jīng)常存在轉(zhuǎn)崗問題，這就要求檔案管理人員在極短時(shí)間內(nèi)適應(yīng)新的工作環(huán)境和工作方法，導(dǎo)致其專業(yè)性難以得到保障。工作人員在進(jìn)行管理交流的過程中不嚴(yán)謹(jǐn)，部分負(fù)責(zé)檔案管理工作的人員在能力水平上存在不足，可能會(huì)產(chǎn)生檔案丟失或者遺漏等問題，難以在短期內(nèi)提高中小學(xué)單位檔案管理效用。

二、提高中小學(xué)單位人事檔案管理水平的路徑

第一，完善管理體制。在開展人事檔案管理工作的過程中，中小學(xué)單位需要完善管理體制，集中開發(fā)檔案管理信息，對管理的形式進(jìn)行優(yōu)化。管理工作的開展需要以管理體制進(jìn)行約束，防止管理人員在行為表現(xiàn)上過于隨意，影響管理效率。中小學(xué)單位在綜合發(fā)展的過程中需要滿足現(xiàn)代化社會(huì)的發(fā)展需求，對人事檔案進(jìn)行社會(huì)化管理，推進(jìn)管理部門的社會(huì)化發(fā)展。就管理體制而言，其中需要具備規(guī)范管理人員行為的條例，對人事管理部門進(jìn)行體制上的改革，保證管理工作的縝密性，提高綜合管理水平，減少問題的產(chǎn)生。

第二，加大資金投入。資金的投入能夠給中小學(xué)單位檔案管理工作的開展提供設(shè)施保障，保證檔案管理能夠以性能優(yōu)良的設(shè)施為基礎(chǔ)。部分中小學(xué)單位在開展檔案管理工作的過程中缺乏先進(jìn)的設(shè)備，導(dǎo)致管理工作的開展受到限制。在當(dāng)前社會(huì)不斷進(jìn)步的背景中，部分中小學(xué)單位的人事檔案管理設(shè)備存在老化現(xiàn)象，存在較大的缺陷，影響管理工作的開展。因此，中小學(xué)單位需要加大資金投入，購入專業(yè)設(shè)備，在開展檔案管理工作的過程中不斷優(yōu)化，提高綜合管理效用。

第三，檔案管理電子化。檔案管理電子化是檔案管理工作的主要趨勢，能夠提高檔案管理質(zhì)量。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理雖然能夠在較大程度上提高檔案管理安全性，但無法實(shí)現(xiàn)較好的檔案管理目的。而且紙質(zhì)檔案管理相對來說比較煩瑣，在整理的過程中經(jīng)常會(huì)遇到較多的問題，導(dǎo)致工作的開展受到阻礙。電子檔案管理不僅能夠避免這些問題，使電子檔案存儲的過程中更加簡單，還能夠加強(qiáng)對其的優(yōu)化處理。因此，中小學(xué)單位在開展檔案管理工作的過程中可以將其電子化，使用電子系統(tǒng)提高綜合管理效用。

第四，檔案管理信息化。信息化管理能夠提高檔案管理的時(shí)效性，促進(jìn)中小學(xué)單位工作改革的發(fā)展。在現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展的過程中，中小學(xué)單位對檔案管理信息化的需求逐漸提高，在對工作人員的基礎(chǔ)信息進(jìn)行管理時(shí)，可以利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案的共享，讓工作人員在需要檔案時(shí)，可以通過內(nèi)部共享快速搜索相關(guān)信息。檔案管理信息化能夠通過信息化設(shè)備提高管理質(zhì)量，管理人員可以利用掃描儀等信息設(shè)備進(jìn)行數(shù)據(jù)管理，在管理的過程中更加科學(xué)、便捷。信息化管理的方式可以提高中小學(xué)單位檔案管理的準(zhǔn)確度，對工作人員的基礎(chǔ)信息進(jìn)行精確地記錄，防止在利用檔案時(shí)出現(xiàn)差錯(cuò)。

第五，提升人員綜合素質(zhì)。工作人員是中小學(xué)單位開展相關(guān)工作的核心，其在工作中需要提高自身對檔案管理的認(rèn)識，加強(qiáng)綜合能力水平，為檔案管理工作的開展提供基礎(chǔ)的勞動(dòng)力。盡管現(xiàn)代化檔案管理不需要過多地利用人力，但是還是不能忽視人在其中的主體地位。管理人員要針對檔案管理進(jìn)行系統(tǒng)的認(rèn)識與培訓(xùn)，提高其對管理工作的認(rèn)識。管理人員需在工作的同時(shí)不斷充實(shí)自己，掌握更多的專業(yè)理論及實(shí)踐知識，對已有的專業(yè)知識進(jìn)行更新，與時(shí)俱進(jìn)。中小學(xué)單位在聘用檔案管理人員時(shí)，需要對其綜合能力進(jìn)行考核，以嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)提高管理人員的綜合水平，并且做好職業(yè)素養(yǎng)考核，提高管理人員的團(tuán)隊(duì)意識，為單位的綜合發(fā)展謀福利。

中小學(xué)單位檔案管理還存在一定的不足，在長期工作及改革的過程中，可以通過某些途徑提高其合理性。中小學(xué)單位需要加強(qiáng)對檔案管理的重視，明確其在單位整體發(fā)展中的重要性，提高管理人員的綜合素養(yǎng)。如果要使檔案管理逐步向系統(tǒng)化、電子化、信息化等方向發(fā)展，就需要提高工作人員的綜合能力及水平，中小學(xué)單位負(fù)責(zé)人也需要予以重視。

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