戴曉蕓

摘 要：政府采購(gòu)的科學(xué)性、規(guī)范性，需要以采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理為基本依據(jù)，通過對(duì)政府采購(gòu)的全過程和最終結(jié)果的明確記錄，保障采購(gòu)過程的合理、合法、公平、公開。面對(duì)政府采購(gòu)范圍、內(nèi)容、規(guī)模的逐步擴(kuò)展這一基本趨勢(shì)，有關(guān)人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)優(yōu)化政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理的方案設(shè)置，增強(qiáng)日常工作的查考力度，切實(shí)保障采購(gòu)涉及的各個(gè)主體，包括供應(yīng)商、采購(gòu)人員和相關(guān)機(jī)構(gòu)的基本權(quán)益。

關(guān)鍵詞：政府采購(gòu);項(xiàng)目檔案管理;思考

為了確保政府采購(gòu)行為的合法、公平、清廉，最大程度的發(fā)揮財(cái)政資金的有效利用，實(shí)施與之相配套的規(guī)范支持是當(dāng)前政府采購(gòu)行為的必然要求。而采購(gòu)項(xiàng)目檔案的有效設(shè)置、管理，為政府采購(gòu)行為的科學(xué)性、公平性、合法性的提高提供了有力的支持。通過完整、清晰、細(xì)致的記錄采購(gòu)項(xiàng)目的各個(gè)細(xì)節(jié)，既能夠規(guī)范相關(guān)機(jī)構(gòu)和有關(guān)人員的行為，還能夠成為采購(gòu)人提供反駁質(zhì)疑和擺脫誣陷的有力證據(jù)。落實(shí)規(guī)范化采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理，有助于工作人員廉潔自律意識(shí)的有效形成，有利于政府采購(gòu)項(xiàng)目的完善、規(guī)范、合理合法。進(jìn)一步發(fā)揮采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理的積極效用，落實(shí)采購(gòu)的各個(gè)環(huán)節(jié)、各個(gè)細(xì)節(jié)的規(guī)范記錄，是目前采購(gòu)檔案工作者的關(guān)鍵性內(nèi)容。

1 進(jìn)一步完善檔案管理內(nèi)容細(xì)則，推動(dòng)項(xiàng)目?jī)?nèi)容的科學(xué)整合

政府采購(gòu)活動(dòng)涉及的相關(guān)部門和與之相關(guān)的工作人員數(shù)量較多，通過財(cái)務(wù)部門、采購(gòu)部門等多個(gè)部門的良好配合、協(xié)同并進(jìn)，以及各工作人員之間的高效協(xié)調(diào)、合作互動(dòng)，實(shí)現(xiàn)某一采購(gòu)項(xiàng)目?jī)?nèi)容的完整歸檔。在采購(gòu)過程中產(chǎn)生的一些資料和數(shù)據(jù)，需要有關(guān)人員嚴(yán)格落實(shí)，堅(jiān)決不能用復(fù)印件代替，要以原始文件為最根本的檔案資料形式，確保文件資料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。且文件上必須要有相關(guān)負(fù)責(zé)人的簽字，確保各個(gè)環(huán)節(jié)、各個(gè)項(xiàng)目都有專門負(fù)責(zé)人審批考核。一些帶有資金流向內(nèi)容的票據(jù)的管理，所涉及的各個(gè)款項(xiàng)的明確日期，開支內(nèi)容，以及具體的數(shù)量金額都要精確到位，有關(guān)人員要負(fù)責(zé)對(duì)這些票據(jù)的反復(fù)核對(duì)和確認(rèn)，確保票據(jù)的真實(shí)可靠。除此之外，在整個(gè)采購(gòu)過程中出現(xiàn)的內(nèi)容上的修改、調(diào)整，都需要有專門的人員負(fù)責(zé)記錄和及時(shí)歸檔，落實(shí)各項(xiàng)細(xì)則，確保檔案內(nèi)容的完善、明確。還需要強(qiáng)化落實(shí)供應(yīng)商誠(chéng)信檔案的整理，從而為后續(xù)政府采購(gòu)工作的順利展開創(chuàng)造良好的基礎(chǔ)。

為了進(jìn)一步提升政府采購(gòu)行為的科學(xué)性和合法性，需要相關(guān)人員強(qiáng)化落實(shí)采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理的具體內(nèi)容。開展檔案管理工作，需要依據(jù)相關(guān)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)和程序原則，加強(qiáng)對(duì)收集內(nèi)容的鑒別，保障內(nèi)容的完善性和準(zhǔn)確性，對(duì)于存在漏洞、錯(cuò)誤的內(nèi)容一律要及時(shí)糾責(zé)，由具體項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行錯(cuò)誤的糾察和漏洞的彌補(bǔ)。

2 建立科學(xué)、高效的政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理體制機(jī)制

由于在實(shí)際的采購(gòu)過程中，所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)、資料內(nèi)容繁雜，數(shù)量龐大。部分采購(gòu)人并不能及時(shí)、有效地按照文件類型對(duì)采購(gòu)合同、招標(biāo)文件等相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行明確、科學(xué)的分類;文件資料更是繁雜、瑣碎，在進(jìn)行相關(guān)資料的檢索和查詢時(shí)障礙也較多，程序較復(fù)雜。甚至于有些人員和部門對(duì)于檔案資料的保存并不規(guī)范，一些文件資料由于使用后沒有及時(shí)的歸檔而造成資料的缺失和破壞;對(duì)一些有關(guān)采購(gòu)項(xiàng)目的后續(xù)補(bǔ)充的資料也不能做到高效的歸檔記錄。上述問題產(chǎn)生的重要原因在于，采購(gòu)單位尚未建立起完整、科學(xué)的檔案管理體制機(jī)制。

采購(gòu)項(xiàng)目與采購(gòu)行為體制機(jī)制的規(guī)范性建設(shè)，主要包括以下三部分內(nèi)容：

2.1 嚴(yán)格按照法律法規(guī)發(fā)揮完善檔案管理規(guī)章制度

采購(gòu)工作人員需要加強(qiáng)對(duì)《政府采購(gòu)法》等相關(guān)法律法規(guī)和律屬文件內(nèi)容的學(xué)習(xí)。明確采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理的法律標(biāo)準(zhǔn)，以法律法規(guī)為基本依據(jù)，合理、有序的展開具體資料和文件的收集，科學(xué)整合，細(xì)致分類。保證資料在收集、整理、分類、歸檔各個(gè)步驟中文件內(nèi)容的完整和準(zhǔn)確性。對(duì)于項(xiàng)目資料的分類，需要相關(guān)人員依據(jù)文件內(nèi)容的具體性質(zhì)和基本特點(diǎn)進(jìn)行科學(xué)歸檔。涉及中途內(nèi)容的調(diào)整和補(bǔ)充，需要盡快歸入檔案，保證檔案內(nèi)容的妥善、細(xì)致。建立完整、有力的政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案監(jiān)督管理機(jī)制。集采機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)監(jiān)督部門應(yīng)當(dāng)將工作落到實(shí)處，盡快與國(guó)家檔案部門進(jìn)行有效合作，制定出明確、完善的政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理工作方法，進(jìn)一步提升政府采購(gòu)項(xiàng)目管理的有序性。要確定政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案歸檔范圍、分類標(biāo)準(zhǔn)和具體整理方法，做好檔案保管期限的設(shè)置，致力于促進(jìn)政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理的制度性、科學(xué)性的增強(qiáng)。

2.2 有力推進(jìn)檔案管理辦公現(xiàn)代化

政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理的科學(xué)性和系統(tǒng)化發(fā)展，需要從革新辦公手段的角度展開調(diào)整。采購(gòu)相較于傳統(tǒng)的檔案管理手段而言，現(xiàn)代化辦公能夠促進(jìn)采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理工作的高效化、系統(tǒng)化。其具備的強(qiáng)大的信息檢索功能能夠很好的適應(yīng)當(dāng)前日益繁雜的政府采購(gòu)項(xiàng)目工作需求，更好的滿足政府采購(gòu)事業(yè)現(xiàn)代化的發(fā)展需要。促進(jìn)政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理辦公的現(xiàn)代化，更新相關(guān)工作設(shè)備，建立高效、科學(xué)的檔案信息線上平臺(tái)。從而有效推動(dòng)檔案查準(zhǔn)率的提升，第一時(shí)間為采購(gòu)單位、集采機(jī)構(gòu)、監(jiān)管部門等提供檔案依據(jù)，維護(hù)相關(guān)合法權(quán)益。

2.3 規(guī)范檔案查閱行為

采購(gòu)項(xiàng)目檔案的管理包括加密檔案和一般檔案。任何檔案的查詢，都需要有專門的領(lǐng)導(dǎo)和管理人員簽字確認(rèn)，以領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)為憑據(jù)進(jìn)行查閱。查閱時(shí)，要明確記錄借閱人的身份、職位、所屬單位、用途等相關(guān)信息，同時(shí)做好查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容的記錄，嚴(yán)格按照歸還時(shí)間將文件資料歸還。妥善保存和使用信息資料，避免出現(xiàn)資料破損、丟失等問題，并嚴(yán)厲糾責(zé)。

3 結(jié)束語

除了完善采購(gòu)項(xiàng)目檔案內(nèi)容，科學(xué)整合內(nèi)容資料，以及建立起完整、科學(xué)的檔案管理體制機(jī)制之外，檔案管理人員素質(zhì)的強(qiáng)化，也是目前政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范化的重要步驟。 檔案管理人員素質(zhì)的高低，直接影響采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理的實(shí)際效率和效果。有關(guān)人員需要明確自身的工作內(nèi)容，端正工作態(tài)度，秉承著為社會(huì)、大眾服務(wù)的原則，認(rèn)真、細(xì)致、準(zhǔn)確、科學(xué)的完成自身負(fù)責(zé)的項(xiàng)目?jī)?nèi)容，盡量避免出現(xiàn)工作失誤，嚴(yán)格按照工作規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范自身的行為。

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