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        現(xiàn)代信息技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

        2020-07-04 03:09:36劉慧
        卷宗 2020年10期
        關(guān)鍵詞:醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用

        摘 要:在21世紀,我國醫(yī)療體系越來越完善、越來越發(fā)達,現(xiàn)代醫(yī)療技術(shù)需要匹配先進的醫(yī)療管理服務(wù),才能保證醫(yī)學(xué)總體水平穩(wěn)步提升,電腦、多媒體遠程傳輸及網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)被廣泛應(yīng)用到檔案管理中,使得傳統(tǒng)的手工檔案管理工作逐步實現(xiàn)了信息化、網(wǎng)絡(luò)化、自動化管理。一般情況下,醫(yī)院檔案管理工作涉及范圍較廣,大多具有保密性、復(fù)雜性等特征,這些檔案資料對于醫(yī)院的發(fā)展意義重大,因此急需健全完善管理方法和制度,加強檔案管理效率。檔案信息化作為目前管理改革的重要方式,在管理地位和價值可見一斑,醫(yī)院可借助這一資源充分發(fā)揮自身優(yōu)勢。

        關(guān)鍵詞:現(xiàn)代信息技術(shù);醫(yī)院檔案管理;應(yīng)用

        在信息技術(shù)高速發(fā)展和廣泛應(yīng)用的背景下,傳統(tǒng)紙質(zhì)載體為主的醫(yī)院檔案管理模式對比數(shù)字化技術(shù)為核心的醫(yī)院檔案管理模式弊端盡顯,不僅檔案整理、存放及管理的工作量和工作難度較大,而且后續(xù)對這些資料的使用率相對較低。除了要在資料查找方面浪費較多的時間和精力,還需時刻面臨資料丟失或者損害的風(fēng)險,由此可見對傳統(tǒng)紙質(zhì)醫(yī)院檔案管理進行優(yōu)化改革的重要性。

        1 醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題

        1.1 管理標準不夠統(tǒng)一

        目前我國部分醫(yī)療機構(gòu)已經(jīng)將醫(yī)院檔案自動化管理技術(shù)進行引進使用,自動化的設(shè)備和技術(shù)雖然為檔案的收集整理以及利用提供了便捷高效的平臺,但是檔案管理人員普遍認為,將新型的技術(shù)應(yīng)用在檔案管理工作中便是基礎(chǔ)的轉(zhuǎn)型,但是這種轉(zhuǎn)型僅僅局限于檔案管理的方式上,針對醫(yī)院檔案的管理標準、管理理念還不完善,檔案的存檔標準普遍為正式的成型檔案資料,而反復(fù)修改的底稿存檔較少,這使檔案成型的過程以及研究的經(jīng)驗逐漸喪失,不利于日后的醫(yī)療研究。

        1.2 落后的檔案管理體制,缺少健全的檔案管理網(wǎng)絡(luò)

        一直以來,我國中醫(yī)醫(yī)院的檔案管理受到了醫(yī)院行業(yè)管理要求的限制,在管理模式上顯得比較傳統(tǒng)、封閉和松散,一般都會在醫(yī)院行政辦公室設(shè)立一個專門的綜合檔案室來對檔案進行存儲,一般只對文書類檔案、音像檔案等進行管理,而像X線膠片檔案、病理切片檔案等都由各業(yè)務(wù)部門進行管理。并且在進行收集、檢索的時候一般都是采用手工收集的方式,導(dǎo)致信息量相對較小,對檔案的收集十分的不利,更加影響了檔案的利用和開發(fā)。各部門直接之間沒有建立一套流暢的溝通機制,導(dǎo)致部門之間的信息流動受到了阻礙。醫(yī)院各科只對各科自己的檔案資料進行存檔管理,沒有建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)來對醫(yī)院的檔案進行統(tǒng)一的管理,使檔案信息無法在各科室之間得到共享,對醫(yī)院檔案的計算機系統(tǒng)管理起到了很大的影響作用。

        2 現(xiàn)代信息技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

        2.1 健全檔案信息管理制度,提升信息安全管理水平

        醫(yī)院應(yīng)高度注重檔案信息化管理的制度建設(shè),促進檔案信息化管理工作逐漸走上正軌,越來越規(guī)范。比如制定與技術(shù)方法相應(yīng)的制度,制定硬件設(shè)施維護養(yǎng)護制度,制定檔案系統(tǒng)設(shè)計的標準,通過制定相應(yīng)的標準,確保醫(yī)院檔案信息化管理有序開展。在確保醫(yī)院內(nèi)部相關(guān)部門更方便審閱檔案信息的同時,也要及時加強對檔案信息化的安全管理;醫(yī)院的檔案信息化管理缺少了安全作為保障,那么隨時都有丟失的威脅。要通過購買專業(yè)的安全軟件、系統(tǒng)加密及數(shù)據(jù)加密等措施,嚴格控制醫(yī)院以外任何單位、個人未經(jīng)授權(quán)私自讀取醫(yī)院內(nèi)部的檔案信息。利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段促進檔案管理高效化開展,在工作得到有效保障的同時,應(yīng)注意信息風(fēng)險問題,要通過各種手段提高信息風(fēng)險抵抗能力。從技術(shù)層面來講,檔案管理首要解決的是數(shù)據(jù)加密問題,通過先進算法對檔案數(shù)據(jù)進行加密,用戶只有得到認證才能正常操作,所以數(shù)據(jù)非正常途徑流出,均以加密文件形式存在,沒有權(quán)限將無法解析。特殊文件有特殊加密流程,普通權(quán)限無法打開,醫(yī)院擁有唯一權(quán)限,使用者必須通過唯一權(quán)限使用資料。生物識別技術(shù)的安全性比較高,指紋、面部識別都是安全性較高的技術(shù),在研發(fā)過程中可以考慮運用這些技術(shù)。檔案系統(tǒng)還要賦予用戶信息資源的權(quán)限,不同身份的權(quán)限是不一樣的,在調(diào)取資料與權(quán)限不符時,不能查看或?qū)娭仆顺?。通過對多種安全防護技術(shù)及軟件的應(yīng)用,可進一步加強整個醫(yī)院信息化的安全水平。

        2.2 利用數(shù)字、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立名老中醫(yī)檔案數(shù)據(jù)庫,搭建檔案資源服務(wù)平臺

        采用計算機網(wǎng)絡(luò)對中醫(yī)院檔案進行管理,可有效提高管理工作的效率,極大程度上減少了檔案信息的登記、查詢、借閱的時間。中醫(yī)院現(xiàn)應(yīng)通過內(nèi)部信息網(wǎng)建立了一個規(guī)范、高效、開放的檔案信息平臺,檔案管理人員和信息技術(shù)人員共同承擔(dān),方便各科醫(yī)生快速地查找所需檔案資料。方便科研人員瀏覽、查閱、下載中醫(yī)檔案信息,滿足社會利用需求。使檔案管理內(nèi)容、方法趨向數(shù)字化、技術(shù)化。

        2.3 加快檔案管理數(shù)字化

        中醫(yī)醫(yī)院應(yīng)重視檔案管理數(shù)字化,采用紙質(zhì)檔案與電子檔案并行管理的模式,充分發(fā)揮兩者各自的優(yōu)勢,全面提升檔案管理現(xiàn)代化水平。檔案管理數(shù)字化建設(shè)應(yīng)從以下幾個方面入手:一是醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)要與醫(yī)院OA辦公系統(tǒng)對接,使各個臨床科室能夠隨時查閱已經(jīng)公開的文書檔案;二是將臨床病歷、病理資料、科研活動、人事安排、財務(wù)會計等檔案資料上傳到檔案管理系統(tǒng),實現(xiàn)檔案資料在各科室的共享,提高檔案利用效率,擴大利用范圍;三是應(yīng)重視中醫(yī)特色檔案建設(shè),利用互聯(lián)網(wǎng)收集整理具有中醫(yī)特色的文獻資料,對有價值的文獻資料進行標注和歸檔,豐富醫(yī)院特色文獻資料資源,方便醫(yī)院醫(yī)務(wù)人員快速查找到所需參考資料;四是在檔案資料起草、修改、生成的過程中實現(xiàn)數(shù)字化操作,完善檔案處理與流轉(zhuǎn)程序,利用檔案管理系統(tǒng)及時歸檔電子文件,從而保證檔案資料安全完整,避免出現(xiàn)檔案資料丟失、損壞。

        2.4 創(chuàng)新檔案信息化歸檔管理模式

        隨著當前社會信息化技術(shù)的不斷創(chuàng)新和研發(fā),現(xiàn)代化醫(yī)學(xué)研究及治療技術(shù),以及光學(xué)、電子學(xué)、控制論、信息論以及生物學(xué)等諸多學(xué)科知識,都被廣泛的應(yīng)用于當前臨床醫(yī)學(xué)中,由此推進了我國臨床醫(yī)學(xué)的發(fā)展,因此也必然隨之會產(chǎn)生諸多不同類型信息檔案,由此檔案管理工作人員就應(yīng)當了解相應(yīng)檔案的知識,不斷創(chuàng)新自身的管理理念。打破傳統(tǒng)的人工化檔案管理,借助計算機信息技術(shù)更加方便的完成檔案資料的修改及生成。通過借助信息化軟件完成電子信息文檔的規(guī)整和管理,有效的確保電子文件的傳輸過程安全性,同時也提升了整體的信息利用效率。除此之外還可以通過加大硬件基礎(chǔ)設(shè)施的投入力度,從而更好的實現(xiàn)信息化檔案管理工作開展。

        2.5 提升檔案管理工作人員整體素養(yǎng)水平

        在當前檔案信息化管理手段的逐步轉(zhuǎn)變,更對檔案信息的管理工作人員提出了更高的要求。由此要想確保醫(yī)院的檔案管理工作更好開展,就必須要提升檔案管理工作人員的自身素養(yǎng),通過定期培訓(xùn)增強工作者對檔案管理理論知識的學(xué)習(xí),重視檔案管理人才的引進,從而加快醫(yī)院的信息化檔案管理工作開展,從而有效的實現(xiàn)中醫(yī)醫(yī)院的檔案信息化管理,提升檔案信息的整體利用價值。

        3 結(jié)語

        總而言之,信息技術(shù)給我們的生活和工作都帶來了深刻的影響,大數(shù)據(jù)發(fā)展背景下不僅給醫(yī)院檔案管理帶來更高的要求,因此加強對信息技術(shù)的運用,是當前醫(yī)院檔案管理的發(fā)展趨勢,檔案管理人員應(yīng)當加強對信息技術(shù)的充分運用,加強對檔案數(shù)據(jù)的挖掘和利用,充分發(fā)揮出檔案數(shù)據(jù)在醫(yī)院發(fā)展中的價值和作用。

        參考文獻

        [1]許揚,馬衛(wèi)星.數(shù)字化管理在醫(yī)院檔案管理工作中的應(yīng)用研究[J].辦公室業(yè)務(wù),2014(12S):157.

        [2]楊尚霖.數(shù)字化信息在醫(yī)院人事檔案管理中的應(yīng)用淺析[J].現(xiàn)代國企研究,2018(20):170.

        [3]陳紅,潘淮寧,戚建偉.醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理的應(yīng)用和體會[J].中醫(yī)藥管理雜志,2010(9):851-853.

        [4]馬清.檔案數(shù)字化管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用[C].2016年第一屆今日財富論壇,2016.

        作者簡介

        劉慧(1979-),女,漢族,黑龍江省牡丹市海林市人,研究方向:檔案。

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