梁愛(ài)媚 顧瀟

摘 要 當(dāng)前信息化水平已經(jīng)成為決定一個(gè)企業(yè)能否走得更遠(yuǎn)的一個(gè)至關(guān)重要的條件。ERP系統(tǒng)作為一個(gè)企業(yè)的管理核心系統(tǒng)，在企業(yè)信息化發(fā)展中尤為關(guān)鍵。本文就ERPT項(xiàng)目成功實(shí)施因素進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞 ERP項(xiàng)目;成功因素;實(shí)施

前言

筆者所在企業(yè)自2001年開(kāi)始就啟動(dòng)了ERP實(shí)施之路，曾經(jīng)有2次失敗的經(jīng)歷。2018年根據(jù)公司的發(fā)展要求，ERP項(xiàng)目再次啟動(dòng)，實(shí)施范圍包括集團(tuán)總部供應(yīng)鏈，生產(chǎn)（三個(gè)事業(yè)部），總部財(cái)務(wù)及下屬四個(gè)子公司的財(cái)務(wù)模塊，用戶人數(shù)在1000以上，項(xiàng)目歷時(shí)9個(gè)月實(shí)現(xiàn)了系統(tǒng)的驗(yàn)收。

1正文

項(xiàng)目之所以能成功實(shí)施跟以下幾個(gè)方面的工作開(kāi)展有很大的關(guān)系：業(yè)務(wù)需求與標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品匹配、數(shù)據(jù)整理、流程梳理、領(lǐng)導(dǎo)作用、培訓(xùn)與考試。以下對(duì)這幾方面的工作進(jìn)行分析。

1.1 業(yè)務(wù)需求與標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品匹配

ERP系統(tǒng)是先進(jìn)管理思想的固化。不管是國(guó)內(nèi)ERP產(chǎn)品還是國(guó)外ERP產(chǎn)品，實(shí)施ERP項(xiàng)目都盡量避免過(guò)多的個(gè)性化開(kāi)發(fā)，一般來(lái)說(shuō)一個(gè)ERP項(xiàng)目的個(gè)性化開(kāi)發(fā)不要超出30%，否則不可控的因素增多、實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)增大。所以在項(xiàng)目準(zhǔn)備階段，進(jìn)行業(yè)務(wù)需求與標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品匹配差異分析是很有必要，根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品和目前業(yè)務(wù)的需求列出不能匹配的明細(xì)，這些明細(xì)是指導(dǎo)個(gè)性化開(kāi)發(fā)或者流程梳理時(shí)需要優(yōu)化的地方。筆者所在公司在實(shí)施前和ERP產(chǎn)品提供商進(jìn)行了多次業(yè)務(wù)與產(chǎn)品匹配差異的確認(rèn)[1]。

1.2 數(shù)據(jù)整理

“三分技術(shù)、七分管理、十二分?jǐn)?shù)據(jù)”從這話中完全可以看出數(shù)據(jù)在ERP系統(tǒng)中的重要性。錄入系統(tǒng)的是垃圾，出來(lái)的也是垃圾，所以不管是基礎(chǔ)數(shù)據(jù)還是業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)的質(zhì)量已成為影響企業(yè)實(shí)施ERP系統(tǒng)能否成功的關(guān)鍵因素。數(shù)據(jù)整理是一項(xiàng)龐大的工作，必須要有規(guī)劃有序開(kāi)展。

（1）數(shù)據(jù)分為靜態(tài)數(shù)據(jù)及動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)，靜態(tài)數(shù)據(jù)也是基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，比如物料數(shù)據(jù)、客戶信息、供應(yīng)商信息等，靜態(tài)數(shù)據(jù)相對(duì)固定，是企業(yè)公用的數(shù)據(jù)，同時(shí)又是動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)。動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)也叫事務(wù)數(shù)據(jù)，指每次因?yàn)榘l(fā)生時(shí)參數(shù)的事務(wù)數(shù)據(jù)處理，比如合同信息、采購(gòu)訂單、入出庫(kù)單等。根據(jù)數(shù)據(jù)特點(diǎn)，在項(xiàng)目實(shí)施前期首先要整理的是靜態(tài)數(shù)據(jù)，在系統(tǒng)切換前再整理動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)。

（2）數(shù)據(jù)整理工作涉及面廣，工作量大。要做好該項(xiàng)工作，必須要集中力量。為此本集團(tuán)成立數(shù)據(jù)中心，從各業(yè)務(wù)部門抽取工作踏實(shí)細(xì)致的人擔(dān)任此項(xiàng)工作，數(shù)據(jù)中心隸屬于ERP項(xiàng)目組直接調(diào)配工作，接受項(xiàng)目組考核。此舉不僅有效調(diào)動(dòng)資源進(jìn)行數(shù)據(jù)收集整理，更從規(guī)范數(shù)據(jù)方面制定了相關(guān)的流程制度。

（3）數(shù)據(jù)整理要有策略進(jìn)行。首先要列出整理計(jì)劃表，對(duì)于可以批量導(dǎo)入系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，首先導(dǎo)出模板，根據(jù)模板進(jìn)行數(shù)據(jù)整理，這樣能極大減少重復(fù)工作量，提高效率。對(duì)于不能批量導(dǎo)入的數(shù)據(jù)，收集系統(tǒng)需要錄入的關(guān)鍵信息，安排人員分批錄入。還有冗余數(shù)據(jù)的篩選也需要技巧，比如物料的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，實(shí)施前的MIS系統(tǒng)中物料數(shù)據(jù)未16萬(wàn)，根據(jù)最近三年涉及的業(yè)務(wù)進(jìn)行篩選后再進(jìn)行一物多碼數(shù)據(jù)進(jìn)行刪減，最后導(dǎo)入ERP系統(tǒng)的物料數(shù)據(jù)為8萬(wàn)多條。

（4）期初業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)必須經(jīng)過(guò)業(yè)務(wù)單位及ERP項(xiàng)目組是一致審核，避免實(shí)施上線后出現(xiàn)扯皮現(xiàn)象。在本項(xiàng)目實(shí)施初始化時(shí)由于倉(cāng)庫(kù)期初數(shù)據(jù)直接調(diào)用原MIS系統(tǒng)的期末數(shù)據(jù)，未經(jīng)過(guò)業(yè)務(wù)部門的審核確認(rèn)，一旦出現(xiàn)賬實(shí)不符，不僅處理過(guò)程麻煩，同時(shí)也導(dǎo)致業(yè)務(wù)部門對(duì)系統(tǒng)的不信任。

1.3 流程梳理

在ERP實(shí)施的藍(lán)圖階段，需要對(duì)現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程進(jìn)行梳理、優(yōu)化。

（1）要甄選出關(guān)鍵的業(yè)務(wù)流程，所謂關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程，一是與關(guān)鍵業(yè)務(wù)關(guān)系密切，二對(duì)業(yè)務(wù)影響大。

（2）不要盲目對(duì)現(xiàn)有業(yè)務(wù)進(jìn)行優(yōu)化，要根據(jù)系統(tǒng)固化的流程與現(xiàn)有業(yè)務(wù)進(jìn)行匹配優(yōu)化。ERP作為標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品就會(huì)包含一套標(biāo)準(zhǔn)的管理流程，那么系統(tǒng)上流程的存在合理性應(yīng)該是經(jīng)得起推敲的，企業(yè)業(yè)務(wù)要向標(biāo)準(zhǔn)化靠近。實(shí)施ERP項(xiàng)目，是管理的變革、包括思想變革、制度變革、流程變革。

（3）全模塊充分按崗位演練模擬業(yè)務(wù)功能及流程測(cè)試，直至全業(yè)務(wù)鏈走通。流程測(cè)試，不僅要關(guān)注流程是如何流轉(zhuǎn)的，或者是否流轉(zhuǎn)順暢，更要關(guān)注流程的目的是否達(dá)成。通過(guò)不斷測(cè)試，才能保證業(yè)務(wù)在系統(tǒng)中是否走好。

1.4 領(lǐng)導(dǎo)作用

都說(shuō)ERP工程是“一把手”工程，這就充分說(shuō)明了一把手在ERP項(xiàng)目實(shí)施中的重要性， “一把手”不僅指企業(yè)一把手，同時(shí)也指部門一把手，這就說(shuō)明各級(jí)責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)在項(xiàng)目實(shí)施工作中的責(zé)任與重要性。ERP不僅僅是一套軟件，更是一種企業(yè)的管理工具，是一次深刻的管理革命，對(duì)原有的管理模式必定會(huì)產(chǎn)生沖擊，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)必須對(duì)項(xiàng)目的實(shí)施可預(yù)見(jiàn)的困難有準(zhǔn)備，有信心，一定不能有本位主義，勇于擔(dān)負(fù)起責(zé)任。同時(shí)在制定項(xiàng)目目標(biāo)時(shí)，防止盲目虛高，ERP系統(tǒng)是企業(yè)資源管理系統(tǒng)，但它不是萬(wàn)能的系統(tǒng)，不能解決企業(yè)所有的問(wèn)題[2]。

（1）人員設(shè)置及責(zé)任分工。在項(xiàng)目啟動(dòng)之際通常都要成立項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組，明確項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)成員的具體工作。領(lǐng)導(dǎo)小組的組長(zhǎng)一般由企業(yè)“一把手”來(lái)?yè)?dān)任。在企業(yè)中，一把手往往各種事務(wù)繁多，對(duì)ERP項(xiàng)目的投入精力就不會(huì)太多，在項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)副組長(zhǎng)的選擇尤為重要，必須對(duì)項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)程整體進(jìn)行把控，對(duì)涉及的一般公司變革進(jìn)行決策。在所涉及的業(yè)務(wù)部門中，設(shè)置了兩個(gè)管理團(tuán)隊(duì)：一個(gè)為子項(xiàng)目管理負(fù)責(zé)人，一般由業(yè)務(wù)部門“一把手”擔(dān)任;一個(gè)為子項(xiàng)目經(jīng)理，由部門副職或者業(yè)務(wù)骨干擔(dān)任，子項(xiàng)目經(jīng)理往往需要深入項(xiàng)目實(shí)施工作，對(duì)業(yè)務(wù)熟悉，能調(diào)動(dòng)部門資源。

（2）責(zé)任與激勵(lì)共存。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)ERP項(xiàng)目的重視，往往是ERP項(xiàng)目成功的重要因素。如何調(diào)動(dòng)動(dòng)員廣大員工，尤其是中層管理人員的積極性，對(duì)項(xiàng)目實(shí)施帶來(lái)好處。公司將ERP實(shí)施的考核納入中層領(lǐng)導(dǎo)的KPI，同時(shí)公司規(guī)定在人才選拔上，參加過(guò)ERP實(shí)施者優(yōu)先。在啟動(dòng)會(huì)上，由總經(jīng)理點(diǎn)將，各子項(xiàng)目負(fù)責(zé)人立下了“軍令狀”并且將錄了視頻，這小舉措對(duì)各子項(xiàng)目負(fù)責(zé)人給設(shè)立了目標(biāo)更讓自己動(dòng)力方向。

（3）ERP項(xiàng)目實(shí)施不僅僅是信息化部一個(gè)部門的事情。幾乎涉及整個(gè)企業(yè)的所有部門，各部門間的資源調(diào)配，責(zé)任分工等都需要部門一把手進(jìn)行推進(jìn)。ERP項(xiàng)目實(shí)施意味著業(yè)務(wù)流程的重組，變革往往對(duì)傳統(tǒng)習(xí)慣帶來(lái)沖擊，其次新系統(tǒng)上線也導(dǎo)致部分崗位工作量加重，這樣容易讓員工產(chǎn)生抵觸情緒，系統(tǒng)一旦出現(xiàn)問(wèn)題，他們就會(huì)把問(wèn)題數(shù)倍放大。尤其是上線初期，為此公司高層多次親自帶隊(duì)到生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)，講解相關(guān)理論知識(shí)并及時(shí)解決現(xiàn)場(chǎng)問(wèn)題，安撫員工焦慮情緒，使得項(xiàng)目實(shí)施工作能順利推進(jìn)。

1.5 培訓(xùn)與考試

培訓(xùn)、培訓(xùn)、再培訓(xùn)。培訓(xùn)方式有“送出去”（參加外培）也有“請(qǐng)進(jìn)來(lái)”（請(qǐng)專家等給員工培訓(xùn)）。培訓(xùn)可以分兩個(gè)方面：理論知識(shí)、系統(tǒng)實(shí)操。

（1）多走別人成功路，少走自己探索路。這是筆者所在公司總經(jīng)理經(jīng)常跟我們說(shuō)的一句話。借鑒其他實(shí)施成功企業(yè)的經(jīng)驗(yàn)，可以避免少走彎路。在實(shí)施項(xiàng)目階段，我們到本地、外地等五個(gè)企業(yè)中進(jìn)行取經(jīng)學(xué)習(xí)。將實(shí)施中可能出現(xiàn)的問(wèn)題、難點(diǎn)收集并總結(jié)，形成自己的行動(dòng)指南。

（2）公司自上而下的學(xué)習(xí)。企業(yè)一把手如果對(duì)ERP有一定的理解，那么對(duì)ERP實(shí)施工作的開(kāi)展是極有好處的。因?yàn)楣P者所在公司的一把手以前在上級(jí)集團(tuán)公司經(jīng)歷過(guò)ERP項(xiàng)目的實(shí)施，所以在本司實(shí)施過(guò)程中，他對(duì)不同層次的管理人員都有不同的要求：各級(jí)必須認(rèn)真學(xué)習(xí)ERP相關(guān)知識(shí)，特別是中高層，只有有了這種知識(shí)基礎(chǔ)，才能在ERP項(xiàng)目中正確并且快速地決策。除ERP理論知識(shí)的培訓(xùn)外，對(duì)公司中、高層還專門開(kāi)展了操作培訓(xùn)。在整個(gè)實(shí)施階段，各項(xiàng)大小的培訓(xùn)共213場(chǎng)，其中公開(kāi)課86場(chǎng)，1對(duì)1培訓(xùn)127場(chǎng)[3]。

（3）考試是檢驗(yàn)培訓(xùn)與學(xué)習(xí)的一種有效方式，考試分為理論知識(shí)考試和上機(jī)操作考試，不管是關(guān)鍵用戶還是終端用戶，都必須在系統(tǒng)上線前考試合格方能上崗。

2結(jié)束語(yǔ)

本司ERP項(xiàng)目實(shí)施涉及面三大業(yè)務(wù)領(lǐng)域、八大模塊、四個(gè)法人公司，三個(gè)生產(chǎn)事業(yè)部，能在9個(gè)月成功實(shí)施上線，不僅要在以上五個(gè)方面工作做好，在實(shí)施顧問(wèn)面試、團(tuán)隊(duì)凝聚力建設(shè)、關(guān)鍵用戶選擇等需要細(xì)節(jié)工作上也很有講究。總之，ERP項(xiàng)目實(shí)施要成功不簡(jiǎn)單，要根據(jù)企業(yè)自身特點(diǎn)，做好規(guī)劃，不畏懼困難，逐步開(kāi)展，爭(zhēng)取最終的成功。

參考文獻(xiàn)

[1] 佚名.淺談ERP數(shù)據(jù)的重要性[ED/OL].https：//wenku.baidu.com/view/29c9b4accad376eeaeaad1f34693daef5ff7131c.html，2020-5-23.

[2] 佚名.數(shù)據(jù)對(duì)ERP系統(tǒng)的重要性[ED/OL].https：//www.baidu.com/link？url=GzE86wagf0pNhmpWOJ0sxbdGmjebqI8Z4XXMJ_Tz1clw0PEtx3C1QKG4_FpaUyQ80S15rYxBVCkYkUAS1U0HflJ_xeH1TXlKlQ-OblEdqCW&wd=&eqid=8d2aa876000034da000000025ed78e4b，2018-6-30.

[3]佚名.ERP系統(tǒng)實(shí)施必須堅(jiān)持一把手工程[ED/OL].https：//wenku.baidu.com/view/7d075975daef5ef7bb0d3cdf.html，2016-7-7.