呂凡

摘要：財(cái)務(wù)共享中心（FSSC）成立運(yùn)營后，改變了原有的業(yè)務(wù)流程、崗位設(shè)置和分工，企業(yè)原有的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估手段、風(fēng)險(xiǎn)控制模式、內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)監(jiān)控已經(jīng)不能夠支撐其達(dá)到良好運(yùn)行。如原有的內(nèi)控體系不隨之更新，那么將無法實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享中心創(chuàng)造價(jià)值、提高效率、降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、節(jié)約成本等目標(biāo)。研究以新成立的A石化集團(tuán)下屬的共享服務(wù)有限公司全面上線的財(cái)務(wù)共享中心為例，按照 COSO（The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission）的內(nèi)控五要素探討在共享模式這一新形勢(shì)下，服務(wù)于本集團(tuán)內(nèi)部各企業(yè)，且已經(jīng)具備獨(dú)立法人資格的共享服務(wù)公司如何優(yōu)化改進(jìn)內(nèi)控體系、規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，最終達(dá)到理順共享服務(wù)公司對(duì)外業(yè)務(wù)關(guān)系和內(nèi)部崗位流程，實(shí)現(xiàn)支撐、保障共享服務(wù)的高效運(yùn)營的目的。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)共享中心;內(nèi)部控制;風(fēng)險(xiǎn)

中圖分類號(hào)：F275? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1005-913X（2020）05-0054-03

一、A石化集團(tuán)概況

A石化集團(tuán)是一家特大型的石油石化類企業(yè)，公司主營業(yè)務(wù)范圍包括：實(shí)業(yè)投資及投資管理;天然氣、石油勘探、石油產(chǎn)品的煉制;成品油、天然氣化工、石油化工、煤化工等。目前擁有多家全資子公司、參股控股子、分公司等，共計(jì)約八十余家。主要產(chǎn)品市場遍布中國的東、南、中部地區(qū)。

二、A石化集團(tuán)財(cái)務(wù)共享中心內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)及原因

（一）內(nèi)部環(huán)境中的阻力

1.來自業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)的不適應(yīng)

財(cái)務(wù)共享中心是對(duì)全集團(tuán)從上至下財(cái)務(wù)權(quán)力分配的整合和改革，是將下屬分、子公司原有財(cái)務(wù)權(quán)力收上來。實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)審批流程的無紙化、電子化后，大量的業(yè)務(wù)、報(bào)銷的審批無需當(dāng)面向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，只需員工在共享中心平臺(tái)上發(fā)起申請(qǐng)，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)在平臺(tái)上確認(rèn)，點(diǎn)擊審核通過即可。流程上的簡化、便利卻讓業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)們感到有權(quán)力被收走了的感覺，少了跟下屬面對(duì)面溝通具體業(yè)務(wù)的機(jī)會(huì)，讓業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)們一定程度上產(chǎn)生了對(duì)業(yè)務(wù)過程的監(jiān)管失控的感覺。

2.共享財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)面臨挑戰(zhàn)

繁瑣的工作流程和細(xì)致的分工讓A企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心的精英強(qiáng)將產(chǎn)生了巨大的心理落差。由于共享中心的分工突顯專業(yè)和細(xì)致，必須按照同一要求和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行業(yè)務(wù)的批量處理，每個(gè)人只是財(cái)務(wù)流水線上的一顆小小螺絲釘，工作內(nèi)容單一枯燥，工作程序機(jī)械呆板，核算出錯(cuò)時(shí)自己不易發(fā)現(xiàn)，工作的單調(diào)性削弱員工工作的積極性和進(jìn)取心，也不利于財(cái)務(wù)人員知識(shí)技能的提高，員工感到職業(yè)發(fā)展停滯。

在共享推進(jìn)的過程中，共享端和業(yè)務(wù)端財(cái)務(wù)人員都面臨著職責(zé)不對(duì)等、責(zé)任范圍不清晰等問題。由于工作重心日益轉(zhuǎn)向管理會(huì)計(jì)，各類信息技術(shù)手段高度運(yùn)用和更新?lián)Q代都需要重新學(xué)習(xí)，對(duì)共享中心的財(cái)務(wù)人員提出了更高更新的要求。

在員工績效考核方面，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的員工是來自A石化下屬的各個(gè)企業(yè)里多個(gè)線條上的人員，他們的編制、人事關(guān)系目前還留在原單位，仍然按照原崗位或工種的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行職稱評(píng)審和技能鑒定。由共享服務(wù)中心負(fù)責(zé)績效考核，原單位負(fù)責(zé)兌現(xiàn)。造成共享中心的員工歸屬感不強(qiáng)，隊(duì)伍人心比較散，不利于員工穩(wěn)定。

（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估流程中的缺陷

1.新興技術(shù)帶來風(fēng)險(xiǎn)

大數(shù)據(jù)、云計(jì)算平臺(tái)、人工智能等新技術(shù)革命，為財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式的建立提供技術(shù)支撐。財(cái)務(wù)共享中心天然的成為數(shù)據(jù)匯集中心，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)從一個(gè)部門的數(shù)據(jù)變成了整個(gè)集團(tuán)的核心數(shù)據(jù)。財(cái)務(wù)信息化程度越高，對(duì)企業(yè)數(shù)據(jù)庫、IT硬件設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的要求就越高，異地備份、定時(shí)備份等數(shù)據(jù)安全措施是否健全，稍有不慎便有可能危及整個(gè)共享中心平臺(tái)。

2.稅收政策差異風(fēng)險(xiǎn)

首先，是稅務(wù)稽核風(fēng)險(xiǎn)。財(cái)務(wù)共享中心辦公地點(diǎn)遠(yuǎn)離企業(yè)終端，企業(yè)終端設(shè)置的財(cái)務(wù)核算人員較少且未設(shè)置稅務(wù)職責(zé)，共享中心直接與各分、子公司所在地的稅務(wù)部門溝通不便。因不同地區(qū)的稅務(wù)機(jī)關(guān)要求不同，再加上對(duì)政策理解方面容易有偏差，就容易出現(xiàn)稅務(wù)稽核方面的問題。其次，在稅務(wù)籌劃方面，各客戶單位的注冊(cè)地不同，享受的稅務(wù)政策存在地域性差異，對(duì)各地實(shí)施統(tǒng)一稅收籌劃工作較難。

（三）控制活動(dòng)中的風(fēng)險(xiǎn)

1.初審職責(zé)不清

A企業(yè)在成立FSSC后，在各分支機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)保留了一定的財(cái)務(wù)初審職責(zé)。造成分支機(jī)構(gòu)和共享中心的財(cái)務(wù)人員分工職責(zé)不清晰，而且初審占用了業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)較多的時(shí)間，使其無法將精力轉(zhuǎn)向業(yè)務(wù)支持、財(cái)務(wù)管理等更高附加值工作。

2.費(fèi)用報(bào)銷繁瑣

A企業(yè)將集團(tuán)的報(bào)銷核算職能向財(cái)務(wù)共享中心遷移，但并沒有對(duì)原有差旅管理業(yè)務(wù)流程進(jìn)行改造，共享中心發(fā)現(xiàn)一些制約難點(diǎn)、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)和管理漏洞。如各單位各部門自行通過不同渠道預(yù)訂出行車票和住宿，存在超標(biāo)預(yù)訂、價(jià)格偏高、管理分散等失控現(xiàn)象。

（四）信息與溝通中的障礙

1.業(yè)財(cái)溝通隔閡

共享中心的人員多是由各地區(qū)的下屬公司原財(cái)務(wù)部門人員遷移而來，一直以來接觸到的工作范圍只限于本地財(cái)務(wù)內(nèi)容，沒有機(jī)會(huì)深入了解公司業(yè)務(wù)，對(duì)前端的業(yè)務(wù)操作、流程并不熟悉，再加上異地的隔閡，只能按流程處理進(jìn)銷存、收付款結(jié)算等賬務(wù)業(yè)務(wù)，做不到實(shí)地了解經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的來龍去脈，無法掌握業(yè)務(wù)的實(shí)質(zhì)，造成對(duì)賬齡長短、債權(quán)債務(wù)、壞賬可能性和客戶信用等情況缺乏詳細(xì)分析，形成了新的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

2.信息孤島隔離

由于A企業(yè)在財(cái)務(wù)信息化歷程中，先后安裝實(shí)施了SAP、ORCAL等多家公司的信息系統(tǒng)，以解決不同的財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)管理需求，各個(gè)系統(tǒng)具有分散性和局部性，導(dǎo)致現(xiàn)存的信息系統(tǒng)既異構(gòu)又封閉，新舊技術(shù)不兼容，新舊平臺(tái)不聯(lián)通，系統(tǒng)之間信息不能達(dá)到有效的共享，造成了企業(yè)內(nèi)部部門間信息交互的困難，信息化的結(jié)果反而造成了企業(yè)內(nèi)一個(gè)個(gè)信息孤島，成為共享服務(wù)中心發(fā)展的瓶頸。

（五）內(nèi)部監(jiān)督中的漏洞

A企業(yè)共享服務(wù)有限公司建立內(nèi)部控制評(píng)價(jià)工作小組進(jìn)行內(nèi)控審計(jì)，內(nèi)部控制評(píng)價(jià)工作小組成員在進(jìn)行監(jiān)督審計(jì)時(shí)承擔(dān)了人際關(guān)系、人情世故方面的壓力和考慮，缺乏通過審計(jì)找出問題和風(fēng)險(xiǎn)的動(dòng)力和積極性。在國有企業(yè)中如何保障內(nèi)審人員的獨(dú)立性，讓其沒有后顧之憂是內(nèi)控的難題。

三、A石化企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心內(nèi)部控制改進(jìn)措施的實(shí)施

（一）打通共享中心職業(yè)發(fā)展通道

1.成立具有獨(dú)立法人資格的共享服務(wù)有限公司

隨著2017年A企業(yè)共享服務(wù)有限公司（法人獨(dú)資）正式成立。共享服務(wù)有限公司的員工編制正式從原部門轉(zhuǎn)到共享公司。并完善了共享服務(wù)員工的三定方案：定編、定崗、定薪酬，員工的績效考核、工資發(fā)放、人員晉升都統(tǒng)一由共享服務(wù)公司掌控，經(jīng)過精心設(shè)計(jì)，每個(gè)崗位設(shè)置業(yè)務(wù)員、專員和高級(jí)專員三個(gè)層級(jí)，大大穩(wěn)定了軍心，員工有了歸屬感。（見表1）

[表1 A企業(yè)共享服務(wù)公司崗位層級(jí)標(biāo)準(zhǔn)][層級(jí) 專業(yè)技術(shù)要求 工作年限要求 業(yè)務(wù)員 初級(jí)及以上專業(yè)

技術(shù)任職資格 有本專業(yè)工作經(jīng)歷 專員 初級(jí)職稱 本專業(yè)工作年限不滿5年 中級(jí)職稱 本專業(yè)工作年限1年—5年 高級(jí)職稱 本專業(yè)工作年限滿5年 高級(jí)專員 中級(jí)職稱/高級(jí)職稱 本專業(yè)工作年限滿5年 ]

2.積極開展專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)競賽

一方面加強(qiáng)新入職員工業(yè)務(wù)培訓(xùn)，要求熟練掌握月結(jié)流程及相關(guān)事項(xiàng)，另一方面組織部門骨干結(jié)合工作實(shí)際對(duì)重點(diǎn)、難點(diǎn)事項(xiàng)深入交流，深研細(xì)究解決問題的方法路徑。聘請(qǐng)埃森哲公司顧問，開辦針對(duì)ERP系統(tǒng) IMPS模塊培訓(xùn)班。鼓勵(lì)員工空余時(shí)間自我學(xué)習(xí)GBS、ACCA課程，考試通過給予報(bào)銷全額書本費(fèi)、考試費(fèi)等;與專業(yè)的培訓(xùn)機(jī)構(gòu)合作，提供在線培訓(xùn)課程;不定期或定期的組織員工進(jìn)行業(yè)務(wù)操作及經(jīng)驗(yàn)心得的分享交流。

3.全面開展多種形式校企合作

2019年，共享公司同時(shí)推進(jìn)實(shí)施了導(dǎo)師帶徒制、校企合作、財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)實(shí)習(xí)基地三個(gè)項(xiàng)目，為共享公司在現(xiàn)有職員中傳幫帶、未來長期人才輸送等方面做出了鋪墊。為充分利用共享資源，集團(tuán)在南京企業(yè)商議，擬建立財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)實(shí)習(xí)基地，為新員工提供實(shí)習(xí)鍛煉平臺(tái)，加快職業(yè)能力提升。

（二）打造自有的IT服務(wù)部及稅務(wù)分工

1.成立IT服務(wù)部

2019年3月起，在共享服務(wù)公司成立IT業(yè)務(wù)服務(wù)部，下設(shè)風(fēng)險(xiǎn)和安全服務(wù)、運(yùn)營服務(wù)、技術(shù)服務(wù)、IT保障、項(xiàng)目服務(wù)共五個(gè)業(yè)務(wù)部。為了給IT業(yè)務(wù)服務(wù)部配備精兵強(qiáng)將，首先面向A石化集團(tuán)系統(tǒng)部分所屬企業(yè)進(jìn)行內(nèi)部招聘，建立了一支四十余人的高素質(zhì)有活力的IT業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)。

2019年，共享服務(wù)公司成為工信部認(rèn)可的全國首批25家工業(yè)互聯(lián)網(wǎng)安全評(píng)估評(píng)測(cè)機(jī)構(gòu)之一，29名公司員工獲工業(yè)互聯(lián)網(wǎng)安全評(píng)估師資質(zhì)。

2.實(shí)行稅務(wù)分工

納入財(cái)務(wù)共享主要是各服務(wù)主體的稅務(wù)基礎(chǔ)作業(yè)，以便能夠提供管理性建議及協(xié)助集團(tuán)整體監(jiān)控，比較偏重于稅務(wù)核算與咨詢。與當(dāng)?shù)囟悇?wù)部門的溝通主要還是由設(shè)在各分支機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心應(yīng)當(dāng)依據(jù)集團(tuán)公司整體的稅務(wù)籌劃，以及集中化、標(biāo)準(zhǔn)化的稅務(wù)核算財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息，為各分支機(jī)構(gòu)提供與當(dāng)?shù)囟悇?wù)部門溝通方面的支持。

（三）制定服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，打造商旅平臺(tái)

1.簽定服務(wù)水平協(xié)議SLA

A石化集團(tuán)在成立共享財(cái)務(wù)中心后不久，由共享財(cái)務(wù)中心領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)牽頭，各分、子公司終端客戶、公司法務(wù)、服務(wù)供應(yīng)商負(fù)責(zé)人等多方相關(guān)經(jīng)營單位參與的情況下，起草和簽定了具有A石化集團(tuán)業(yè)務(wù)特色的財(cái)務(wù)共享中心服務(wù)水平協(xié)議SLA，其內(nèi)容包含了服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)時(shí)間、當(dāng)事人、流程指標(biāo)、客戶服務(wù)指標(biāo)、爭議解決、持續(xù)改良的承諾、約束條件等。

2.商旅服務(wù)平臺(tái)上線

員工自助網(wǎng)絡(luò)預(yù)訂的商旅服務(wù)模式是由企業(yè)自建商旅服務(wù)系統(tǒng)平臺(tái)，接入專業(yè)的商旅服務(wù)產(chǎn)品資源預(yù)訂網(wǎng)站平臺(tái)，員工通過手機(jī)APP或PC端通道依據(jù)差旅出行計(jì)劃和企業(yè)差旅控制標(biāo)準(zhǔn)，自助預(yù)訂所需商旅產(chǎn)品，成本較低，自主性強(qiáng)，效率高，體驗(yàn)好，并且能對(duì)差旅行為起到規(guī)范作用，壓縮差旅成本。流程如下圖。

（四）客戶回訪座談拉近客戶距離，RPA技術(shù)消滅信息孤島

1.積極開展交流座談回訪調(diào)研

自2018年8月至今，共享公司頻頻開展與客戶企業(yè)的交流座談會(huì)。通過座談會(huì)的形式，深入了解客戶對(duì)共享服務(wù)建設(shè)的業(yè)務(wù)需求和服務(wù)期望，研究存在的問題、探討解決方案，目前已形成客戶座談會(huì)制度。為了維護(hù)良好客戶關(guān)系，與客戶保持有效溝通，不斷提高服務(wù)質(zhì)量和客戶滿意度，共享公司建立了客戶回訪制度，堅(jiān)持月月有回訪，戶戶必回訪，通過回訪的形式深入了解客戶需求，加強(qiáng)客戶公司與共享公司的無間合作。

2.自主開發(fā)RPA消滅信息孤島

A石化企業(yè)共享中心自成立以來，大力投入自主開發(fā)RPA軟件，成果斐然，為降低信息系統(tǒng)的內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)發(fā)揮了重要作用。2018年，召開RPA項(xiàng)目測(cè)試會(huì)，為RPA的應(yīng)用實(shí)施奠定基礎(chǔ)，隨后主動(dòng)研發(fā)了“按鍵精靈”軟件、“收入、成本毛利自動(dòng)結(jié)轉(zhuǎn)”等程序。截至目前，A企業(yè)共享公司共開發(fā)128個(gè)RPA，涉及115個(gè)業(yè)務(wù)場景，業(yè)務(wù)處理效率提升了75%以上，每月節(jié)省4 300人工時(shí)，增值稅發(fā)票自動(dòng)識(shí)別技術(shù)的效率提升了45%-57%。有效解決了信息孤島的難題，把中石化原有繁多的信息系統(tǒng)緊密高效地聯(lián)系在一起，滿足了企業(yè)內(nèi)控要求，大大降低了信息風(fēng)險(xiǎn)。

（五）大數(shù)據(jù)平臺(tái)助力遠(yuǎn)程審計(jì)

在共享中心的大數(shù)據(jù)技術(shù)支持下，內(nèi)部審計(jì)模式隨著共享模式進(jìn)行了改進(jìn)，事后審計(jì)逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)槭虑芭c事中審計(jì)，同時(shí)通過非現(xiàn)場審計(jì)，審計(jì)人員可以實(shí)時(shí)采集所需數(shù)據(jù)，持續(xù)關(guān)注企業(yè)財(cái)務(wù)信息，對(duì)運(yùn)行中的問題及時(shí)進(jìn)行提示、預(yù)警。在不增加審計(jì)人員工作量的前提下，抽樣審計(jì)逐漸過渡為總體審計(jì)。利用云技術(shù)將被審計(jì)單位所有相關(guān)數(shù)據(jù)聯(lián)系起來，找出審計(jì)疑點(diǎn)重點(diǎn)。

四、實(shí)施效果及深化改進(jìn)方向

（一）實(shí)施內(nèi)控改進(jìn)后的運(yùn)營效果

首先，加強(qiáng)了公司層面和業(yè)務(wù)層面的控制。服務(wù)水平協(xié)議推動(dòng)了流程優(yōu)化和管理轉(zhuǎn)型，商旅服務(wù)平臺(tái)提高了審批報(bào)銷效率、降低差旅費(fèi)用。其次，架起了與客戶單位信息溝通的橋梁。再次，IT服務(wù)部減少了對(duì)信息系統(tǒng)運(yùn)營商的技術(shù)依賴，降低了信息系統(tǒng)內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)，形成了內(nèi)部管理的長效機(jī)制，推動(dòng)了共享模式下內(nèi)部審計(jì)的轉(zhuǎn)型，向全面審計(jì)邁進(jìn)。最后，打造了規(guī)范統(tǒng)一、團(tuán)結(jié)奮進(jìn)的內(nèi)部環(huán)境，形成整體團(tuán)隊(duì)向心力，從而促進(jìn)企業(yè)文化在公司內(nèi)部各層級(jí)的有效溝通，將企業(yè)的文化建設(shè)融入生產(chǎn)經(jīng)營之中。

（二）深化改進(jìn)的方向

財(cái)務(wù)共享運(yùn)行后，會(huì)計(jì)檔案的管理從以前的屬地化橫向管理轉(zhuǎn)變?yōu)榱鞒袒v向管理。紙質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案轉(zhuǎn)為影像資料后，紙質(zhì)檔案就不大受重視了。會(huì)計(jì)檔案的歸檔合規(guī)性與完整性受到挑戰(zhàn)，而且會(huì)計(jì)檔案的管理流程較為復(fù)雜，檔案所屬地從客戶單位所在地可以一直延伸到共享中心。環(huán)節(jié)多、過程長、鏈條長，介入崗位多且存在職責(zé)交叉，在管理責(zé)任分工上有時(shí)不明確，甚至偶爾還會(huì)出現(xiàn)缺失，加大了風(fēng)險(xiǎn)控制的難度。如果紙質(zhì)檔案集中放置在共享中心的所在地，那么會(huì)計(jì)檔案異地存儲(chǔ)就面臨著較大的監(jiān)管壓力。

目前，A石化企業(yè)財(cái)務(wù)共享已基本完成境內(nèi)全面上線、HR共享正加速推廣、IT共享正在全力規(guī)劃推進(jìn)。該共享服務(wù)中心的內(nèi)控措施要適應(yīng)HR共享、IT共享的前進(jìn)步伐，持續(xù)改進(jìn)，對(duì)該共享中心內(nèi)控的研究應(yīng)滲透到財(cái)務(wù)共享業(yè)務(wù)乃至集團(tuán)經(jīng)營活動(dòng)的全領(lǐng)域。

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[責(zé)任編輯：王 旸]