陳飛琴
摘要:隨著社會逐步進入數(shù)字化時代,大規(guī)模的數(shù)據(jù)信息管理與處理工作對財務(wù)管理效率提出了更高的要求。在信息技術(shù)逐步推廣與應(yīng)用的過程中,我國高校財務(wù)管理工作發(fā)生了巨大的變革。財務(wù)管理作為高校內(nèi)部治理的重要內(nèi)容,它涉及到高校教學(xué)任務(wù)、科研工作以及后勤管理等,在信息化的應(yīng)用下不僅減輕了財會人員的工作壓力,也提升了財務(wù)管理的質(zhì)量,是高校實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的必要途徑。本文以數(shù)字化時代為背景,探討高校優(yōu)化財務(wù)管理信息化水平的有效策略。
關(guān)鍵詞:數(shù)字化時代;高校;財務(wù)管理信息化
一、數(shù)字化時代高校加強財務(wù)管理信息化建設(shè)的意義
伴隨著高校經(jīng)濟活動多樣化的發(fā)展,信息技術(shù)不僅滲透到了社會經(jīng)濟各個領(lǐng)域中,還轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)的管理模式。高校加大信息技術(shù)的投入不僅能夠提升財務(wù)工作的效率,在一定程度上也可以降低財務(wù)管理的成本投入[1]。具體來說,數(shù)字化時代,高校加強財務(wù)管理信息化建設(shè)的意義具體表現(xiàn)在以下幾個方面:1)實現(xiàn)財務(wù)信息共享。在數(shù)字化背景下,財務(wù)管理信息化建設(shè)能夠以高校數(shù)字化校園作為大數(shù)據(jù)平臺,打破具體業(yè)務(wù)單一處理的模式,將財會業(yè)務(wù)全部納入信息平臺上進行信息化處理,并聯(lián)通其他管理系統(tǒng)實現(xiàn)信息共享;2)提升財務(wù)透明化管理。充分利用財務(wù)輔助軟件能夠快速采集各類信息進行整合與分析,還能夠滿足信息披露制度,提升高校財務(wù)管理工作的透明性。同時,財務(wù)輔助軟件的使用可以將財會人員從基礎(chǔ)的會計核算、報表編制等工作中分離出來,減少人工操作失誤,為高校的經(jīng)營決策、資源配置等提供準確的會計信息;3)提升資金運行能力。高校能夠借助信息技術(shù)實現(xiàn)各項結(jié)算收費的集中管理,通過現(xiàn)金的結(jié)算方式不僅能夠?qū)崟r了解收費情況,還能對各項費用進行統(tǒng)一結(jié)算和監(jiān)督,減少現(xiàn)金運行過程中存在的風(fēng)險,從而提升資金使用效率;4)優(yōu)化管理流程。財務(wù)管理信息化建設(shè)的最終目的就是為了提升高校財務(wù)管理水平,因此,在信息技術(shù)手段的應(yīng)用下,高校需要不斷更新財務(wù)管理制度和會計操作規(guī)范,提升內(nèi)部治理質(zhì)量。
二、數(shù)字化時代高校財務(wù)管理信息化應(yīng)用過程中存在的問題
(一)財務(wù)管理信息化建設(shè)缺乏標準
當前,國家為了規(guī)范財務(wù)管理頒布了相關(guān)會計準則,但財務(wù)管理信息化是會計領(lǐng)域發(fā)展的新興事物,在管理方面缺乏有針對性的規(guī)章制度。我國高校財務(wù)管理信息化建設(shè)使用的標準依據(jù)依舊是2007年頒布的《信息技術(shù)會計核算軟件數(shù)據(jù)接口》,這一規(guī)定主要是針對會計科目設(shè)置、記賬憑證管理以及會計報表格式三部分內(nèi)容進行規(guī)范管理,但在互聯(lián)網(wǎng)利用及輸送方面還處于空白[2]。另外,一些高校對財務(wù)管理信息化建設(shè)不夠重視,由于信息化建設(shè)本身需要投入大量的財力和人力,在預(yù)算不足的情況下,很多高校僅僅只是購置了相關(guān)的硬件設(shè)備,并沒有針對財務(wù)管理信息化工作提出系統(tǒng)化的操作規(guī)范,既無法實現(xiàn)數(shù)字校園,也不能發(fā)揮財務(wù)管理信息化的關(guān)鍵作用。
(二)信息化平臺搭建存在風(fēng)險
網(wǎng)絡(luò)平臺本身具有互通性和共享性,因此,高校在借助信息技術(shù)優(yōu)勢的同時,也不得不承擔著網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的風(fēng)險。高校內(nèi)部雖然已經(jīng)在各個網(wǎng)絡(luò)出口安裝了防火墻設(shè)置以及基礎(chǔ)的加密技術(shù),但在會計信息和財務(wù)數(shù)據(jù)的傳輸過程中,無論是區(qū)域網(wǎng)還是內(nèi)存卡,信息輸送媒介和共享關(guān)卡都是網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險發(fā)生的關(guān)鍵節(jié)點,一旦出現(xiàn)病毒感染或系統(tǒng)攻擊等現(xiàn)象,不僅會造成系統(tǒng)癱瘓,影響正常的財務(wù)工作,還可能會造成信息數(shù)據(jù)被惡意篡改或丟失,給高校帶來一定的經(jīng)濟損失。
(三)系統(tǒng)集成性有待完善
部分高校在當前已經(jīng)搭建了基礎(chǔ)的業(yè)務(wù)信息數(shù)據(jù)集成管理平臺,但沒有從根本上解決各系統(tǒng)信息不對稱的問題,造成信息共享程度較低,也影響了財務(wù)數(shù)據(jù)的真實性。在信息化平臺應(yīng)用過程中,由于各個系統(tǒng)或功能模塊之間缺乏統(tǒng)一的信息接口,信息傳遞渠道受阻,造成了信息孤島現(xiàn)狀;另一方面,在信息平臺搭建之前,高校沒有針對各個部門的管理系統(tǒng)進行統(tǒng)籌規(guī)劃,信息編碼缺失、信息采集和處理口徑不一致,也是造成信息資源難以實現(xiàn)共享的主要原因。例如:高校在信息登記過程中,由于教務(wù)處與財務(wù)部門之間的管理系統(tǒng)尚未進行端口對接,教務(wù)處管理學(xué)生登記信息,而財務(wù)處只負責統(tǒng)計收費情況,一旦出現(xiàn)信息登記與繳費同時進行,學(xué)員信息與繳費信息的不對接會加大財務(wù)處理的工作量,也難免會影響繳費信息的準確性。
三、數(shù)字化時代高校優(yōu)化財務(wù)管理信息化的有效策略
(一)提升高校財務(wù)管理信息化的規(guī)范性
首先,高校管理層人員要創(chuàng)新財務(wù)管理理念,認識到財務(wù)管理信息化建設(shè)的重要作用,并將信息化建設(shè)項目納入預(yù)算管理中,加大財務(wù)管理信息化建設(shè)在人力、財力和物力等方面的配置投入;其次,在信息化管理平臺搭建前,高校要立足于自身的財務(wù)管理實際情況,制定系統(tǒng)構(gòu)建目標,并將各項目標分解到實施過程中,基于外部信息技術(shù)開發(fā)商的參與研究下,確定最終的財務(wù)管理信息化系統(tǒng)設(shè)計方案,以保證系統(tǒng)的實際操作性;最后,針對財務(wù)管理信息化,高校還要依據(jù)相關(guān)法規(guī)政策,完善財務(wù)管理信息化制度,例如:信息化硬件管理制度、信息化軟件管理制度、檔案管理制度、信息化崗位責任、網(wǎng)絡(luò)安全管理制度等,規(guī)范信息化應(yīng)用的操作程序,并為財務(wù)管理信息化建設(shè)與推進創(chuàng)造良好的環(huán)境基礎(chǔ)[3]。
(二)有效防范網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險
為了給財務(wù)管理信息化系統(tǒng)應(yīng)用營造一個相對安全的環(huán)境,這需要高校提升安全防范技術(shù),提高對財務(wù)系統(tǒng)的管控能力,有效避免網(wǎng)絡(luò)環(huán)境不穩(wěn)定而引發(fā)的風(fēng)險問題。因此,高校要定期對硬件設(shè)備進行病毒查殺,采用防火墻或信息加密手段對網(wǎng)絡(luò)、通信平臺以及操作平臺進行安全防護,保證信息傳輸?shù)陌踩?其次,高校也要建立完善的分級授權(quán)制度,即網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的登錄需要口令密碼、聲音、指紋等識別信號才能順利進入,并通過對不同級別的人員實行用戶權(quán)限限制等手段加強人員管理;最后,高校還需要建立健全財務(wù)信息資料備份制度,在系統(tǒng)中設(shè)置自動備份功能,保證在設(shè)備出現(xiàn)故障時能夠避免信息流失問題,有效防范內(nèi)部信息管理風(fēng)險。
(三)發(fā)揮信息系統(tǒng)集成效應(yīng)
對于高校來說,信息集中管理能夠?qū)Ω黜椮攧?wù)活動與業(yè)務(wù)活動進行梳理再造,打破業(yè)務(wù)部門與財務(wù)部門之間的溝通壁壘,在財務(wù)共享平臺下不斷推進業(yè)財融合?;谶@一管理理念,高校要針對財務(wù)管理信息化工作成立系統(tǒng)維護小組,落實硬件與軟件定期維護及更新工作,落實網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)管理職能和責任,提升信息系統(tǒng)運行效率;同時,將教學(xué)管理系統(tǒng)、科研成果系統(tǒng)、學(xué)員信息管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)、費用收繳系統(tǒng)、預(yù)算收支系統(tǒng)、資金結(jié)算系統(tǒng)、固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)以及工會管理系統(tǒng)等進行對接,設(shè)置統(tǒng)一的會計處理口徑,保證內(nèi)部信息的有效對流。此外,高校還可以充分利用網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)、影像管理技術(shù)等,在財務(wù)共享中心管理模式下,將高校的財務(wù)協(xié)調(diào)、稅務(wù)申報、檔案管理、發(fā)票交接、資金調(diào)配、信息分析、會計處理等基礎(chǔ)性工作統(tǒng)一納入共享中心進行處理,不僅能夠強化內(nèi)部監(jiān)管,還能夠提升高校的管理水平。
(四)加強人才隊伍建設(shè)
財務(wù)管理信息化建設(shè)對高校的會計人員提出了更高的要求,因此,高校要想提升財務(wù)管理信息化的應(yīng)用成效,就必須要建設(shè)高質(zhì)量人才隊伍以適應(yīng)數(shù)字化時代的需求。通過開展專業(yè)化培訓(xùn)、外派人員學(xué)習(xí)、專題講座等方式提升會計人員的綜合素養(yǎng);同時,高校也要提升財務(wù)人員招聘門檻,要求財會人員既要具備基礎(chǔ)的財務(wù)管理知識,還要有計算機操作和信息處理經(jīng)驗,減少工作人員操作風(fēng)險,更好的適應(yīng)當下的財務(wù)管理模式。
四、結(jié)束語
綜上所述,在數(shù)字化時代,高校不斷推進財務(wù)管理信息化既是社會發(fā)展的要求,也是高校提升內(nèi)部管理水平和市場競爭優(yōu)勢的有效路徑。在這一過程中,高校要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理模式,針對財務(wù)管理信息化制定相應(yīng)的規(guī)范制度,并通過信息系統(tǒng)對接、網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險防范以及人才培養(yǎng)等方式,為信息化建設(shè)與應(yīng)用提供環(huán)境基礎(chǔ),有效提升高校財務(wù)管理的質(zhì)量和效率。
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