張苗

【摘要】企業(yè)檔案作為企業(yè)經(jīng)營歷程中的重要資源，對企業(yè)管理和發(fā)展起著重要作用，在信息化技術高速發(fā)展的新時代背景下，企業(yè)檔案信息的重要性也日益凸現(xiàn)。為了能夠有效提高檔案信息的利用率，為企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展提供有力支持，企業(yè)應對檔案管理數(shù)字化建設加強重視，通過先進數(shù)字化技術的應用，使檔案現(xiàn)代化管理水平得到全面提升。本文就目前企業(yè)檔案信息化管理中存在的問題進行分析，并提出相應的解決對策。

【關鍵詞】信息數(shù)字化;企業(yè)檔案管理;應用

企業(yè)信息檔案作為重要的戰(zhàn)略資源，在企業(yè)經(jīng)營和可持續(xù)發(fā)展中起著重要作用，為企業(yè)戰(zhàn)略決策的制定提供有力支持。企業(yè)檔案管理隨著信息化技術的發(fā)展，也面臨著新的機遇和挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的檔案管理手段已無法適應信息化發(fā)展的需求。因此需要企業(yè)管理層加強對檔案信息數(shù)字化建設的重視，為了更好地適應檔案管理事業(yè)和企業(yè)發(fā)展的需要，檔案管理應積極轉(zhuǎn)變管理理念，提高所有員工對其重要性的認識，加強數(shù)字化等先進技術的應用，使檔案數(shù)字化建設工作得以順利開展，使檔案信息的數(shù)字化管理水平得到提高。

一、企業(yè)檔案管理中信息化建設概述

（一）信息化建設的內(nèi)容。企業(yè)檔案信息化管理是通過數(shù)字化技術的應用，利用先進的信息技術，對企業(yè)內(nèi)外部各類信息進行收集、整理、加工以及利用，通過相應的管理方法和技術手段將較為復雜和分散的信息資源進行整合，從而構(gòu)建成有序的檔案信息系統(tǒng)，企業(yè)相關人員能夠通過網(wǎng)絡對信息化檔案加以利用，使便捷、高效的檔案利用得以實現(xiàn)，從而使企業(yè)管理效率有效提高，在企業(yè)效益提升中起到促進作用。

（二）信息化建設的意義。作為企業(yè)發(fā)展的重要戰(zhàn)略目標，企業(yè)的市場競爭力與檔案管理信息化程度密切相關，通過高效的信息資源管理，為企業(yè)重要決策的制定提供有效指導依據(jù)，企業(yè)信息資源依托于有效的檔案管理，與數(shù)字化時代發(fā)展需求相結(jié)合，通過信息數(shù)字化建設，更好地適應企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展的需求。

二、企業(yè)檔案管理中存在的問題分析

（一）企業(yè)檔案信息化建設滯后。目前在企業(yè)檔案管理中，因傳統(tǒng)的思維模式和觀念，還普遍存在檔案管理信息化建設重視度不足的情況。不少企業(yè)仍將檔案管理視作普通資料的保管工作，缺乏企業(yè)戰(zhàn)略高度的認識;一些企業(yè)管理者對于信息化檔案管理系統(tǒng)還停留在檔案信息化建設階段，對于檔案信息化管理缺乏整體管理意識，因此企業(yè)檔案信息數(shù)字化建設需要對傳統(tǒng)落后的檔案管理方法和理念予以摒棄，對信息數(shù)字化檔案管理制度體系進行建立和完善。

（二）保密性技術應用薄弱。作為企業(yè)發(fā)展歷程中的重要信息資源，企業(yè)檔案涵蓋了大量企業(yè)商業(yè)機密以及員工個人信息，隨著網(wǎng)絡開放程度的不斷發(fā)展，對企業(yè)檔案數(shù)據(jù)也帶來了嚴重的安全威脅。目前對企業(yè)檔案管理的安全性造成影響的因素主要有：企業(yè)相關檔案管理人員安全保密意識缺乏，在操作過程中未嚴格按照相關保密制度或管理制度進行，不當操作或操作中的失誤使檔案外泄、破壞或刪除等，另外就是來自外部環(huán)境，如：黑客、病毒入侵等，對企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫造成嚴重影響，導致信息泄露、數(shù)據(jù)丟失、篡改等，使企業(yè)蒙受不可估量的損失。

（三）檔案管理人員水平不足。隨著信息化建設的不斷推進，檔案管理工作也從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理逐漸向電子信息數(shù)字化檔案發(fā)展，這對以往的檔案管理模式和方法造成了極大的沖擊，對檔案管理人員提出了更高的要求。檔案管理人員不僅需要具備檔案管理的基本知識，同時還要對信息化技術、計算機技術等的應用有所了解和掌握，確保信息數(shù)字化檔案的安全性、有效性、及時性和完整性，通過先進技術手段的應用，使檔案管理水平有效提高。

三、企業(yè)檔案管理信息化建設的有效對策

（一）企業(yè)檔案管理制度落實。在企業(yè)管理中，檔案管理具有復雜性高、操作瑣碎的特點，作為企業(yè)決策科學性的重要保障手段，檔案管理的質(zhì)量與水平也越來越受到重視。因此為了更好地發(fā)揮檔案管理的作用，需要對檔案管理數(shù)字化建設以及相關管理制度予以健全和完善。企業(yè)應結(jié)合自身特點，對檔案管理部門的管理制度予以建立，使檔案管理的穩(wěn)定性得以保障。在檔案信息數(shù)字化管理過程中，對現(xiàn)代化技術手段應加強應用，加大先進設備及技術的投入力度，使檔案數(shù)字化建設的物質(zhì)基礎和支持得到有效保障。另外加強檔案管理信息化建設的宣傳和協(xié)調(diào)力度，通過企業(yè)管理層的高度重視，使企業(yè)整體員工提高對其重要性的認識，并在實際建設過程中，提高各部門之間的協(xié)調(diào)配合力度，使企業(yè)的檔案管理水平得到全面提升。

（二）企業(yè)檔案管理信息化建設加強。在企業(yè)的檔案管理過程中，進行檔案信息數(shù)字化建設的同時，還需要對檔案信息資源的網(wǎng)絡共享予以實現(xiàn)。通過不斷的網(wǎng)絡化發(fā)展，實現(xiàn)企業(yè)檔案資源利用率的有效提高。因此檔案管理需要充分利用各種信息軟件和技術，對檔案管理的立卷、歸檔等工作予以有效保證的同時，對檔案資料相應數(shù)據(jù)庫予以構(gòu)建，檔案資源的實時查詢得以實現(xiàn)，使檔案管理能夠為企業(yè)管理層以及員工提供更好的服務;通過安全管理制度、網(wǎng)絡運行制度的構(gòu)建，在企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)中提供檔案數(shù)據(jù)庫的查詢利用服務;同時互聯(lián)網(wǎng)中，與其他企業(yè)和用戶之間形成有效信息網(wǎng)絡互聯(lián)，使檔案信息網(wǎng)絡化的資源合理共享得以實現(xiàn)。

（三）安全高效防護體系構(gòu)建。企業(yè)信息化檔案管理的安全性保障需要從兩方面著手：一方面，通過防護技術水平的提高，使檔案信息的安全性、完整性得到有效保障;另一方面，對檔案信息安全管理制度予以建立，從而有效避免企業(yè)檔案信息的泄露，減少安全風險對企業(yè)造成的不利影響。另外需要對機密信息保密制度予以完善，通過加密權(quán)限的設置、員工查閱權(quán)限的設置、信息資源共享權(quán)限的設置等，對共享范圍予以明確;并對信息審計機制、數(shù)據(jù)的使用和傳播機制等進行完善，對檔案數(shù)據(jù)的使用加強監(jiān)控力度，對信息泄露所帶來的損失盡可能地減少。

（四）檔案管理人員素質(zhì)提高。企業(yè)檔案管理的信息化建設以及檔案管理需要依賴一支檔案管理專業(yè)技能過硬、綜合素質(zhì)較強的管理隊伍完成和實施。因此企業(yè)需要定期組織檔案管理人員進行專業(yè)技能培訓以及職業(yè)道德教育等。檔案管理人員的管理能力和水平的提高，使企業(yè)檔案數(shù)字化管理質(zhì)量和水平得到有效提升;另外企業(yè)也應不斷引入綜合型管理人才，對檔案管理隊伍結(jié)構(gòu)進行優(yōu)化，使管理隊伍實力不斷提升。

四、結(jié)束語

隨著信息化技術的不斷發(fā)展，各種先進的數(shù)字化技術在各行業(yè)領域中得到廣泛應用。產(chǎn)業(yè)信息化發(fā)展也極大地促進了企業(yè)全面的信息化建設，檔案資料作為企業(yè)發(fā)展歷程的真實全面反映，為企業(yè)的決策制定提供了有力支持。針對檔案管理的安全性、有效性、完整性和準確性，制定出相應的數(shù)字化管理制度和運行機制，并加強對檔案管理人員的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，充分滿足信息化時代對檔案管理建設的需求，并充分利用數(shù)字化技術，對檔案信息網(wǎng)絡化建設予以實現(xiàn)，使檔案資源的利用率有效提高，企業(yè)效益得以增加，對企業(yè)可持續(xù)健康發(fā)展起到推動作用。

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