摘 要：隨著社會(huì)的發(fā)展變化，高校深化改革不斷加大，高校人事管理也應(yīng)適應(yīng)社會(huì)的變化，為提高人事工作效率、提供精準(zhǔn)決策依據(jù)，提升人事數(shù)據(jù)利用價(jià)值、提升業(yè)務(wù)檔案管理水平和改善教職工服務(wù)質(zhì)量，高校人事信息數(shù)據(jù)化是發(fā)展的必然選擇與趨勢(shì)。

關(guān)鍵詞：高校;人事管理;信息數(shù)字化

隨著我國的社會(huì)發(fā)展變化，高校深化改革不斷加大，人事工作是深化高校改革的重要制度之一。同時(shí)，在全球數(shù)字化、大數(shù)據(jù)的驅(qū)動(dòng)下，人事管理工作的內(nèi)容和方式都發(fā)生了翻天覆地的改變，從單純的數(shù)據(jù)記錄到數(shù)據(jù)分析，從手工記錄到信息數(shù)據(jù)化。對(duì)于眾多高校來說，學(xué)生管理都已經(jīng)全面實(shí)行校園數(shù)據(jù)化的管理，然而教職工的管理還未廣泛普及，導(dǎo)致信息化程度低，進(jìn)程緩慢等。高校作為人才濟(jì)濟(jì)的教育行業(yè)排頭兵，為適應(yīng)新時(shí)代的社會(huì)需求與改革，應(yīng)積極推進(jìn)教職工的人事信息數(shù)據(jù)化改革，為高校進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)教學(xué)科研目標(biāo)和提升教學(xué)質(zhì)量提供保障，從而達(dá)到提高工作效率，降低管理成本，提升學(xué)校決策準(zhǔn)確度的工作要求。

一、高校人事現(xiàn)狀

1997年召開的首屆全國信息化工作會(huì)議，將信息化定義為：信息化是指培養(yǎng)、發(fā)展以計(jì)算機(jī)為主的智能化工具為代表的新生產(chǎn)力，并使之造福于社會(huì)的歷史過程。與智能化工具相適應(yīng)的生產(chǎn)力，稱為信息化生產(chǎn)力。人事管理信息化是歷史進(jìn)步的必然趨勢(shì)，信息化生產(chǎn)力代替原始生產(chǎn)力，使用新的智能化工具代替原始紙質(zhì)材料，不僅使得材料完整保留，日后有依可循，還為科研教學(xué)提供有力保障。2018年4月，教育部在《教育信息化2.0行動(dòng)計(jì)劃》中也指出：到2022年，我國要基本實(shí)現(xiàn)“三全兩高一大”的發(fā)展目標(biāo)，即教學(xué)應(yīng)用覆蓋全體教師、學(xué)習(xí)應(yīng)用覆蓋全體適齡學(xué)生、數(shù)字校園建設(shè)覆蓋全體學(xué)校，信息化應(yīng)用水平和師生信息素養(yǎng)普遍提高，建成“互聯(lián)網(wǎng)+教育”大平臺(tái)，推動(dòng)從教育專用資源向教育大資源轉(zhuǎn)變、從提升師生信息技術(shù)應(yīng)用能力向全面提升其信息素養(yǎng)轉(zhuǎn)變、從融合應(yīng)用向創(chuàng)新發(fā)展轉(zhuǎn)變，努力構(gòu)建“互聯(lián)網(wǎng)+”條件下的人才培養(yǎng)新模式、發(fā)展基于互聯(lián)網(wǎng)的教育服務(wù)新模式、探索信息時(shí)代教育治理新模式。

自2000年起，隨著高校的擴(kuò)招，教師和學(xué)生數(shù)量都大幅度增加，導(dǎo)致了在新時(shí)代下，傳統(tǒng)人事管理無法滿足當(dāng)前工作的需求，為了解決這一困擾，部分高校開始探索計(jì)算機(jī)融入人事管理的問題。通過研究，簡(jiǎn)單使用信息數(shù)字化代替了傳統(tǒng)人工信息處理與信息存儲(chǔ)。在進(jìn)入2015年后，隨著高校的發(fā)展，與教師隊(duì)伍質(zhì)量和水平的進(jìn)一步要求，這一簡(jiǎn)單處理無法滿足現(xiàn)狀，難以助力高校建設(shè)。高校又開始探索大數(shù)據(jù)，大數(shù)據(jù)這一方向，希望借助信息數(shù)據(jù)化能夠收集、存儲(chǔ)、整理、分析等工作，使之更高效、更準(zhǔn)確、更全面。也能為學(xué)校發(fā)展提供預(yù)測(cè)與決策的基礎(chǔ)保障。

二、高校人事數(shù)據(jù)化的重要性

對(duì)于人事工作來說，實(shí)行校園數(shù)字化最大的特點(diǎn)就是“人事數(shù)據(jù)共享化”。在傳統(tǒng)工作的理念下，每個(gè)行政部門都長期習(xí)慣于“單打獨(dú)斗”，各部門都有各自的信息系統(tǒng)，認(rèn)為一件事只需一個(gè)部門出面解決，并沒有形成學(xué)校內(nèi)部全部信息的數(shù)據(jù)化管理，這就為后續(xù)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作帶來諸多困難，尤其是在進(jìn)行一些針對(duì)性的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)時(shí)，數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)到不同部門需要進(jìn)行協(xié)同作業(yè)，但由于數(shù)據(jù)歸屬的分割，又導(dǎo)致需要不同部門分別進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，在極大程度上浪費(fèi)了人力資源和時(shí)間資源，并且由于在信息統(tǒng)計(jì)梳理過程中參與的人員較為復(fù)雜，工作協(xié)調(diào)配合還需花費(fèi)大量時(shí)間進(jìn)行磨合，可能會(huì)進(jìn)一步造成工作效率的低下，進(jìn)而導(dǎo)致數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作的整體遲緩。具體舉例來說，在高校進(jìn)行上報(bào)數(shù)據(jù)時(shí)，需要多個(gè)部門進(jìn)行高頻率的溝通，既增加各部門反饋的時(shí)間成本，由于口徑問題，信息處理也比較凌亂，難以統(tǒng)一;且針對(duì)不同填報(bào)數(shù)據(jù)的字段、用途、時(shí)間節(jié)點(diǎn)與口徑，人事信息反復(fù)統(tǒng)計(jì)，工作重復(fù)性高，消耗大量的人力資源和時(shí)間成本，使之資源的綜合利用率較低。在信息化生產(chǎn)力下，工作人員可以摒棄原始傳統(tǒng)的工作方式，利用校園大數(shù)據(jù)系統(tǒng)打通各部門之間的屏障和數(shù)據(jù)阻隔，根據(jù)不同的需求進(jìn)行更快速的人事信息采集，進(jìn)而進(jìn)行數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)與分析，減少不必要的重復(fù)性工作，提高數(shù)據(jù)的利用價(jià)值。總而言之，對(duì)于高校人事管理工作而言，通過引入信息化技術(shù)和大數(shù)據(jù)系統(tǒng)，能夠有效打破過去不同部門之間進(jìn)行協(xié)同工作的壁壘，進(jìn)一步降低工作難度，提高信息搜集的效率，避免由于基礎(chǔ)性的信息統(tǒng)計(jì)工作而浪費(fèi)大量的人力資源，在一定程度上提高了高校整體的運(yùn)作效率，數(shù)據(jù)的信息化處理也可以在一定程度上解放人力資源，將高校內(nèi)部的人力資源轉(zhuǎn)移到更具創(chuàng)造性的工作崗位，優(yōu)化整體的資源配置，進(jìn)而提高整體的管理效果。

（一）為學(xué)校提供及時(shí)、準(zhǔn)確的決策依據(jù)

在整個(gè)高校人員管理中，從預(yù)測(cè)、決策開始，到擬定計(jì)劃、組織實(shí)施、進(jìn)行控制等管理運(yùn)行過程中，始終貫穿著信息的作用，所進(jìn)行的預(yù)測(cè)工作是否準(zhǔn)確、決策內(nèi)容是否正確，切實(shí)關(guān)系到學(xué)校的生存與發(fā)展，尤其是現(xiàn)代高校之間的競(jìng)爭(zhēng)愈發(fā)激烈，各項(xiàng)決策的重要性更需要得到廣泛關(guān)注，而數(shù)據(jù)是高校在進(jìn)行各項(xiàng)決策前的重要依托，通過客觀的數(shù)據(jù)能夠?yàn)槭录目尚行蕴峁┛煽康乃伎家罁?jù)，也能夠最大程度避免個(gè)人主觀意念的偏差而帶來的錯(cuò)誤判斷，因此，數(shù)據(jù)信息在高校進(jìn)行決策過程中具有重要的地位和作用。但需要注意的是，人事數(shù)據(jù)本身涉及到各個(gè)維度，并不是一成不變的，而是時(shí)刻都在變化，動(dòng)態(tài)化的數(shù)據(jù)更是增加了工作難度，尤其是使用傳統(tǒng)方式收集、匯總、分析等，導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息滯后，無法更準(zhǔn)確地為預(yù)測(cè)提供依據(jù)，更無法顯示實(shí)時(shí)狀況，使其人事數(shù)據(jù)難以發(fā)揮最大的利用價(jià)值，且落后的數(shù)據(jù)信息還可能造成使用者對(duì)現(xiàn)實(shí)情況認(rèn)知的不準(zhǔn)確性和片面性，進(jìn)而影響整體的判斷和決策。而且在傳統(tǒng)工作模式下，數(shù)據(jù)整合費(fèi)時(shí)長，準(zhǔn)確性低，浪費(fèi)成本，難以準(zhǔn)確分析數(shù)據(jù)?；诖朔N背景和現(xiàn)實(shí)需求，使用信息技術(shù)取代傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作已經(jīng)成為必然的趨勢(shì)，信息技術(shù)可以在較短時(shí)間內(nèi)整合、分析數(shù)據(jù)，并且提高準(zhǔn)確性，讓數(shù)據(jù)能夠發(fā)揮其最大使用價(jià)值，并且基于數(shù)據(jù)本身的動(dòng)態(tài)性特征，利用信息技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)日常數(shù)據(jù)信息的快速更新和修正，大大提高了數(shù)據(jù)信息更新的效率，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的全面同步，進(jìn)而在高校出現(xiàn)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)需求時(shí)，可以快速統(tǒng)計(jì)出最新信息，為高校的日常管理、決策提供扎實(shí)的數(shù)據(jù)支撐，對(duì)于高校自身的管理運(yùn)作具有不可替代的重要作用。

（二）提升文檔管理水平

目前人事工作保留了許多原始的工作方式，仍保存原始紙質(zhì)業(yè)務(wù)檔案，帶來一系列的問題：首先，在工作使用中，諸多紙質(zhì)檔案可能造成無法快速查找的問題，需要耗費(fèi)大量時(shí)間和人力，造成檔案本身的使用效率較低，不利于信息數(shù)據(jù)的充分使用和價(jià)值發(fā)揮;其次，紙質(zhì)檔案由于本身的材質(zhì)問題無法長期保存，不符合檔案長期留檔、長久使用的需求，為后續(xù)的工作帶來一定的工作難度，甚至可能造成部分檔案信息的損壞缺失，重要的信息數(shù)據(jù)無法挽回;最后，紙質(zhì)檔案在長期保存的過程中也可能由于工作人員的保管不當(dāng)而出現(xiàn)丟失、無法找到。因此，原始的紙質(zhì)檔案在保管方面存在不可忽略的問題，需要進(jìn)行改善和優(yōu)化，為解決此類事情，建議全面使用數(shù)字化管理，一方面來說，針對(duì)過去留存的紙質(zhì)文檔可以利用計(jì)算機(jī)掃描技術(shù)，將這些文檔進(jìn)行數(shù)字化處理，制作電子檔案，便于長期的文檔保管，也便于后期信息統(tǒng)計(jì)和整合，且有利于使用者全面了解數(shù)據(jù)變化和事情發(fā)展;另外一方面來說，近期的數(shù)據(jù)可以在已數(shù)字化處理的電子文檔基礎(chǔ)上進(jìn)行豐富和更新，有利于數(shù)據(jù)整體的連貫性和完整性，并且通過此種方式來實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)化存檔，突破傳統(tǒng)文檔保存方式的限制?？偠灾?，從文檔的保管角度來說，引入計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行數(shù)字化處理符合該項(xiàng)工作的發(fā)展需求，極大程度提高文檔的綜合管理水平，提高后期文檔的搜查、統(tǒng)計(jì)效率，將文檔按類型存儲(chǔ)，可迅速查找，做到有據(jù)可依，有理可查，提高信息處理的準(zhǔn)確性與時(shí)效性，為數(shù)據(jù)使用奠定良好基礎(chǔ)，還可以解決傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔的材質(zhì)保存期限問題，并且最大程度避免工作人員的工作失誤而可能帶來的文檔丟失現(xiàn)象。

（三）提高信息聯(lián)動(dòng)性，減少管理資源浪費(fèi)

現(xiàn)代高校發(fā)展的規(guī)模越來越大，日常管理過程中也涉及到諸多部門，目前，由于各部門間的業(yè)務(wù)劃分以及管理權(quán)限不同，所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)更新程度也有所不同，無法形成聯(lián)動(dòng)處理，進(jìn)而導(dǎo)致管理資源的浪費(fèi)，影響高校整體的運(yùn)作效率和管理水平，影響高校本身的綜合競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力。具體舉例來說，年底學(xué)校在計(jì)算績效分配時(shí)，對(duì)于教學(xué)量的計(jì)算，由各學(xué)院教學(xué)秘書負(fù)責(zé)教師的教學(xué)任務(wù)，上報(bào)教務(wù)處;對(duì)于科研工作，由各學(xué)院科研秘書負(fù)責(zé)教師的科研數(shù)據(jù)，科技處負(fù)責(zé)匯總與審核;兩方數(shù)據(jù)審核后，統(tǒng)一報(bào)人事處，人事處工作人員與各位老師核對(duì)，并折算當(dāng)年的工作績效。在這一項(xiàng)工作過程中，需要由校內(nèi)的多個(gè)部門獨(dú)立完成，但不同部門擁有自己獨(dú)立的數(shù)據(jù)系統(tǒng)，中間可能存在數(shù)據(jù)庫不一致、口徑偏差等問題，使得工作人員需要進(jìn)行反復(fù)溝通和校對(duì)，尋找差異點(diǎn)，也存在數(shù)據(jù)庫無法合并的問題，進(jìn)而極大程度增加數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的工作量和工作難度，降低工作效率?；诖朔N情況，可以通過實(shí)行信息數(shù)字化管理，建立一個(gè)全面的信息庫，管理人員在學(xué)期初就可獲得教學(xué)量的基本情況，中間若出現(xiàn)變化可由教師填寫、部門審核，年底人事處直接進(jìn)行績效分配。通過此種方式打通各個(gè)服務(wù)平臺(tái)的互聯(lián)，形成有效的聯(lián)動(dòng)機(jī)制，減少手工辦理的錯(cuò)誤率。打破部門間的手工傳遞壁壘，資源整合、資源共建、實(shí)現(xiàn)資源共享?？偠灾?，隨著高校本身發(fā)展的規(guī)模越來越大，其內(nèi)部設(shè)置也更加精細(xì)和多樣化，自身管理逐漸趨于復(fù)雜，需要引入信息技術(shù)來打造各部門間的聯(lián)動(dòng)機(jī)制，有利于數(shù)據(jù)的快速采集、統(tǒng)計(jì)和共享，也避免傳統(tǒng)統(tǒng)計(jì)工作帶來的大量人力資源和時(shí)間資源的浪費(fèi)，且減少工作錯(cuò)誤的發(fā)生而影響整體的管理效用。

（四）改善服務(wù)質(zhì)量，方便教職工

雖然各學(xué)校、各部門都有信息系統(tǒng)，但數(shù)字化不徹底，若涉及多部門間的配合，還需紙質(zhì)提交。待一個(gè)部門審批簽閱完，再送到另一部門，讓教職工為一件事情跑前跑后，無法一次成辦理成功，從而形成教職工與部門之間的矛盾，使教職工怨聲載道。一方面影響學(xué)校整體管理的現(xiàn)代化發(fā)展水平，影響綜合運(yùn)作效率，甚至可能造成校園管理的內(nèi)部矛盾，不利于校園的穩(wěn)定運(yùn)行;另外一方面來說，教師本身屬于教育型、科研型職工，其日常的工作重心在教學(xué)、科研方面，學(xué)校在日常管理中需充分考慮到教師的精力有限問題，為教師的日常工作生活提供足夠的便利，盡量避免由于日常管理問題而占據(jù)教師的時(shí)間，進(jìn)而可能會(huì)影響教師在教學(xué)、科研方面的精力投入，影響高校的綜合教育水平和科研水平。因此，為改善服務(wù)質(zhì)量，方便職工，對(duì)于人事工作，可使用大數(shù)據(jù)化管理，教職工可通過移動(dòng)終端在線上一鍵辦理人事的各項(xiàng)業(yè)務(wù)，各部門間也可在線上進(jìn)行審批，實(shí)現(xiàn)電子化，具體舉例來說，職工在日常工作及生活中可能需要的各種證明和工作申請(qǐng)，包括在職證明、收入證明、職稱證明、信息查詢及修改、請(qǐng)假、出國業(yè)務(wù)、辭職調(diào)離、內(nèi)部調(diào)配等，為教職工免去辦理等待時(shí)間，也減少教師一遍又一遍的填寫個(gè)人信息，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)一次記錄，隨調(diào)隨用，提高人事服務(wù)質(zhì)量，也簡(jiǎn)化辦理審批流程，同時(shí)減少工作人員與辦事人之間的矛盾，簡(jiǎn)化部門間的傳閱與審批，簡(jiǎn)化傳統(tǒng)審批過程的繁瑣性，規(guī)范審批流程，提高審批效率。總而言之，在高校內(nèi)引入計(jì)算機(jī)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)校園信息的數(shù)字化管理，有利于更好地服務(wù)教職工，減少教職工因校內(nèi)辦事而造成的大量時(shí)間投入，簡(jiǎn)化不必要的工作流程，讓整體的管理更加人性化，也不斷提高教職工對(duì)于高校管理的滿意程度。

三、結(jié)語

綜上所述，人事工作的內(nèi)容不僅僅是單一的存儲(chǔ)，還關(guān)系到高校長期的生存與發(fā)展。想要扮演好自己角色，就要利用新的科技手段來到達(dá)。大數(shù)據(jù)是信息化發(fā)展的新階段，它不僅實(shí)現(xiàn)各個(gè)部門管理數(shù)據(jù)的共享，提高管理效率，增強(qiáng)信息利用價(jià)值，也提升高校人事管理的質(zhì)量和水平。

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作者簡(jiǎn)介：程瑤（1988.02- ），女，漢族，廣東中山人，碩士，助理工程師，研究方向：高校人才引進(jìn)、人力資源管理。