王志梅

摘 要：當(dāng)前，國內(nèi)檔案室保存的檔案材料主要是紙質(zhì)文件，因紙質(zhì)文件特殊，比較容易受損，在保存過程中很容易會被破壞或者遺失，這樣便會對人們的工作和學(xué)習(xí)造成嚴(yán)重的損失，所以，重視紙質(zhì)檔案保護(hù)工作有著重要的作用。文章通過對當(dāng)前紙質(zhì)檔案保存過程中存在的問題進(jìn)行分析，提出了應(yīng)對措施，希望能夠為從業(yè)人員提供些許借鑒。

關(guān)鍵詞：檔案室;紙質(zhì)檔案;保護(hù)工作;思考

檔案保護(hù)工作對促進(jìn)檔案的合理應(yīng)用，延長檔案實際生命周期有著重要的作用，我國各大檔案室保存的文件都是紙質(zhì)的，尤其是一些比較重要的文件都是采用紙質(zhì)文件形式進(jìn)行保存。在日常保存使用過程中，紙質(zhì)檔案文件很容易會受到環(huán)境以及人為因素的影響，如破裂、骯臟、蟲蛀以及褪色等。嚴(yán)重情況下，會導(dǎo)致檔案無法再使用，且一旦受到破壞，修復(fù)起來是非常困難的。所以，檔案室工作人員一定要重視紙質(zhì)文件的保管，對延長紙質(zhì)檔案的實際使用壽命，提升紙質(zhì)檔案的利用價值有著重要的影響。

一、紙質(zhì)檔案保護(hù)過程中存在的問題

（一）易產(chǎn)生污漬

紙質(zhì)檔案在保存與使用過程中，特別是在整理與查閱時，很容易會造成紙質(zhì)檔案沾上油斑、鐵銹以及泥斑等污漬，且很難有效去除，不僅對紙張的外觀產(chǎn)生影響，也會影響清晰度，甚至造成檔案信息的丟失。

（二）環(huán)境影響

紙質(zhì)檔案在轉(zhuǎn)移過程中，會受到環(huán)境因素的影響，如，在運送過程中，會受到灰塵、濕度以及高溫等因素的影響。特別是雨水，一旦沒有做好防水工作，在被雨水淋濕之后，很容易會發(fā)霉、出現(xiàn)破損。如果沒有進(jìn)行處理，便被保存，也會對其他文件檔案產(chǎn)生影響^[1]。大多數(shù)的紙質(zhì)檔案質(zhì)量相對比較差，一旦遇到雨水的損害，字跡會看不清楚。其次，火災(zāi)也是一個威脅，庫房一旦起火，造成的損失是極為嚴(yán)重的，且無法挽回。相關(guān)部門對檔案保存不夠重視，缺乏資金投入，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案的保存環(huán)境比較惡劣，其次，保存人員缺乏技能與專業(yè)知識，都是存在的安全隱患。

（三）使用過程中存在的問題

紙質(zhì)檔案通常都是僅有的一本，一旦被丟失，很難恢復(fù)，在檔案使用過程中，時常會因為人為因素的疏忽，導(dǎo)致檔案出現(xiàn)丟失。紙質(zhì)檔案在被外借的情況下，因為紙質(zhì)檔案特殊性，很容易會受到人為因素的影響。其次，不排除部分用戶素質(zhì)不高，如未及時歸還，很可能會導(dǎo)致紙質(zhì)檔案丟失。部分部門缺乏檔案觀念，未進(jìn)行妥善保管，這樣也會導(dǎo)致檔案內(nèi)容發(fā)生泄漏，紙質(zhì)檔案無法完整歸檔，會對檔案信息資源的開發(fā)、建設(shè)產(chǎn)生直接的影響。再者，檔案未進(jìn)行正確存放，也會導(dǎo)致出現(xiàn)損壞，且無法恢復(fù)。

二、檔案室紙質(zhì)檔案保護(hù)的措施

（一）提升去污清潔技術(shù)水平

對于存在污漬的紙張，在清理過程中，一定要采取恰當(dāng)?shù)姆椒?，保障藥劑的濃度適宜，要保障在經(jīng)過處理之后沒有有害物質(zhì)。在日常管理工作中，應(yīng)當(dāng)時常采用抹布消除灰塵，保持檔案室內(nèi)的清潔，避免灰塵產(chǎn)生的危害。其次，有害氣體也會導(dǎo)致紙張出現(xiàn)變色，因此，要注重空氣污染防護(hù)，保障進(jìn)入室內(nèi)的空氣新鮮、清潔。在去除污斑的時候，應(yīng)當(dāng)多加小心，避免除掉字跡，管理人員應(yīng)當(dāng)采用正確的方法進(jìn)行處理，從而降低紙張的破壞程度，延長紙質(zhì)檔案的使用年限。

（二）完善基礎(chǔ)設(shè)施，降低環(huán)境因素產(chǎn)生的危害

檔案室應(yīng)當(dāng)盡量設(shè)置在光線好、空氣流通、防火防潮的地方，還應(yīng)當(dāng)盡可能遠(yuǎn)離危險物品，并注意建筑的防潮以及排水。溫濕度會對紙質(zhì)檔案的壽命產(chǎn)生極大的影響。檔案室內(nèi)應(yīng)當(dāng)盡量減少陽光的直接照射，應(yīng)當(dāng)安裝窗簾，使文件資源處于暗處。管理人員在工作過程中，要定期除菌除塵，保持檔案室內(nèi)的衛(wèi)生清潔，這樣能夠有效減少霉菌，可以在墻壁涂抹防霉材料。管理人員應(yīng)當(dāng)穿上工作服，對檔案文件除塵除菌之后保存，政府部門也應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案室的建設(shè)，加大財政投入，為檔案室的發(fā)展創(chuàng)造有利的環(huán)境。

（三）推動數(shù)字化建設(shè)，減少紙質(zhì)檔案的利用

人為因素是檔案保護(hù)與損壞的重要影響因素，且對檔案產(chǎn)生的破壞是不能挽回的。所以，在檔案保護(hù)過程中，一定要樹立檔案保護(hù)意識，對檔案進(jìn)行科學(xué)管理。紙質(zhì)檔案在使用過程中是極為容易受到損壞的，利用次數(shù)不斷增多，紙張會逐漸老化，為了最大程度上保持紙質(zhì)檔案的利用率，就必須盡可能減少對其進(jìn)行直接利用，這樣能夠有效減少對紙張造成的損耗。隨著信息技術(shù)的普及，數(shù)字檔案逐漸成為趨勢，這樣能夠有效減少檔案的損耗，從而延長檔案的使用壽命。

（四）加大培訓(xùn)學(xué)習(xí)力度，提升工作人員的綜合技能

管理人員要全身心投入工作，定期學(xué)習(xí)知識技能，不斷提升工作能力以及專業(yè)素養(yǎng)，強(qiáng)化檔案管理意識，并嚴(yán)格根據(jù)技術(shù)規(guī)范要求管理檔案文件，并定期修復(fù)受損文件，加強(qiáng)文件保護(hù)工作。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)全面了解檔案維護(hù)工作狀況，及時了解檔案修復(fù)狀況，并制定科學(xué)合理的方法，定期進(jìn)行培訓(xùn)，提升管理效率。

紙質(zhì)檔案保護(hù)工作是一項長期的工作，在工作過程中，遇到的問題會越來越多，因此，必須學(xué)習(xí)，提升綜合能力，才能找到科學(xué)合理的方法保護(hù)紙質(zhì)檔案，延長使用年限。要嚴(yán)格根據(jù)檔案法規(guī)定，對檔案文件進(jìn)行規(guī)范化管理，為檔案文件的安全管理提供保障。

參考文獻(xiàn)

[1] 徐葉黎，鐘秀梅.基層檔案室紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的實踐探討[J].山西檔案，2017（5）：69-70.