葉知秋 劉恩超

摘 要：辦公室是單位或企業(yè)的重要組成部分，文秘是單位或企業(yè)領(lǐng)導階層的重要下屬，工作量較大，工作程序較為繁瑣，因此，文秘工作人員的辦事效率將會對整個工作運行的效率產(chǎn)生直接影響。本文通過介紹提高辦公室文秘工作質(zhì)量與水平的重要性和原則，結(jié)合實際情況著重分析提高辦公室文秘工作質(zhì)量與水平的重要策略。

關(guān)鍵詞：辦公室文秘工作 質(zhì)量水平 提高 有效策略

中圖分類號：C931.46文獻標識碼：A文章編號：1003-9082（2019）10-0179-01

一、提高辦公室文秘工作質(zhì)量與水平的重要性

在企業(yè)或單位中，辦公室是開展管理工作與行政工作的重要地點，承擔著企業(yè)單位上下所有行政管理工作，工作量較大，不但要向領(lǐng)導階層匯報各類工作的運行情況，還要向其他工作人員明確、準時的安排領(lǐng)導發(fā)布的命令或任務，完成每一個細節(jié)性的工作。除此之外，辦公室還要調(diào)節(jié)好企業(yè)或單位中的所有工作人員之間的關(guān)系，對外交流與溝通等工作也是辦公室需要完成的工作內(nèi)容之一。由此可以得知，企業(yè)或單位的辦公室文秘工作人員工作質(zhì)量與水平會直接對企業(yè)內(nèi)部管理工作產(chǎn)生重要影響，企業(yè)或單位必須重視辦公室文秘工作人員工作質(zhì)量與水平的提高，才能促進整個企業(yè)核心競爭力的不斷提高，促進企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。[1]

二、提高辦公室文秘工作質(zhì)量與水平的原則

無論是在企業(yè)或是在單位中，文秘都是非常重要的工作崗位，文秘工作人員應當嚴格遵守所在工作地點規(guī)定的工作原則，完成自身工作任務。一般情況下，企業(yè)或單位的文秘工作原則主要有以下幾點。

第一，文秘工作人員必須嚴格執(zhí)行領(lǐng)導階層的命令，保證領(lǐng)導階層與其他工作人員能良好的完成溝通，有利于協(xié)調(diào)企業(yè)上上下下工作人員之間的關(guān)系，促進企業(yè)經(jīng)營的有序性。

第二，文秘工作人員需要不斷提升自身綜合素質(zhì)，其中包括專業(yè)素質(zhì)與職業(yè)素養(yǎng)，以企業(yè)或單位的實際情況為基礎(chǔ)合理安排辦公室的工作，保證文秘工作的質(zhì)量與效率不斷提升。

第三，文秘工作人員必須嚴格遵守相關(guān)職業(yè)道德規(guī)范，在完成較為復雜繁重的工作內(nèi)容時，必須始終保持耐心、認真的工作態(tài)度，根據(jù)企業(yè)或單位內(nèi)部規(guī)定的相關(guān)辦事制度完成工作，提高工作質(zhì)量與水平。[2]

三、提高辦公室文秘工作質(zhì)量與水平的重要策略

1.定期對文秘工作人員進行職業(yè)培訓

從實際意義的角度而言，文秘自身素質(zhì)的優(yōu)劣會直接影響到整個工作的質(zhì)量水平與效率，如果企業(yè)或單位的文秘工作人員能夠定期進行職業(yè)培訓，無論其工作方式或辦事效率都會得到顯著提升。因此企業(yè)或單位需要重視在文秘工作人員職業(yè)培訓方面的資金投入，為其創(chuàng)造良好的學習氛圍，使其能夠在這種學習的環(huán)境中不斷提高自身綜合素質(zhì)。企業(yè)或單位應當定期安排文秘工作人員學習計算機相關(guān)技術(shù)，使其能夠更加熟練的應用計算機技術(shù)完成相關(guān)工作，能有效制作辦公室的文件。文秘工作人員如果能熟練的應用計算機，將會不斷提高文秘工作的運轉(zhuǎn)效率，能有效改變原本較為落后的傳統(tǒng)的辦公方式，促進整個辦公程序朝著方便快捷的方向發(fā)展。除此之外，定期對文秘工作人員進行職業(yè)培訓，還能提高文秘工作人員的業(yè)務能力，使其業(yè)務素質(zhì)、專業(yè)技能等方面不斷提升，讓工作人員明白這份職業(yè)在實際完成的過程中都需要哪些方面的知識，以便于加深工作人員對相關(guān)知識的理解與應用。

2.強化文秘工作人員的創(chuàng)新意識

隨著現(xiàn)代社會的進步與發(fā)展，傳統(tǒng)的工作觀念已經(jīng)開始被逐步的改革與取代，公司或單位若想取得優(yōu)秀的經(jīng)營結(jié)果，與辦公室文秘工作人員的創(chuàng)新意識息息相關(guān)。辦公室文秘工作人員的思想觀念如果始終處于陳舊的狀態(tài)，會導致公司的業(yè)績無法順利開展。因此，在完成工作過程中，辦公室文秘工作人員需要以自身工作經(jīng)驗為基礎(chǔ)總結(jié)經(jīng)驗教訓，形成具有特色的工作模式與工作風格，并在實際工作環(huán)境中不斷提高自身工作效率與能力，大膽尋找新的工作方式，順應時代的潮流，不斷提高公司運營能力。

3.設(shè)置科學有效的獎懲機制

為充分調(diào)動辦公室文秘工作人員的工作積極性，公司或單位應當健全科學、有效的獎懲機制，對于工作過程中認真負責或有重大貢獻的工作人員應當給予一定物質(zhì)、精神上的獎勵，使其能夠不斷激發(fā)自身工作熱情，滿足公司或單位的發(fā)展需求。而對于那些粗心大意、渾水摸魚或出現(xiàn)失誤的文秘工作人員，應當給予一定的懲罰，按照其出錯的程度，給予不同等級的懲罰，使其能夠在獎懲制度的影響下不斷提高自身工作素質(zhì)?？茖W有效的獎懲制度能改變原本落后匱乏的精神與動力，不斷完成提高自身工作效率。

4.照顧辦公室文秘工作人員的情緒

企業(yè)在運行過程中，應當表現(xiàn)出人性化的一面，不應當因為利潤的增減而忽略了辦公室文秘工作人員的工作情緒，對于企業(yè)或單位內(nèi)部的一些過于落后陳舊的工作環(huán)節(jié)應當直接剔除。部分企業(yè)的規(guī)章制度已無法滿足現(xiàn)今社會環(huán)境與工作運行的要求，嚴重影響工作人員的工作質(zhì)量與效率。因此，企業(yè)或單位應當實施人性化工作管理，使用合理的規(guī)章制度約束辦公室文秘工作人員，又能夠使其擁有合理的自主決策權(quán)，在工作崗位上發(fā)揮自己的才華，合理、科學、規(guī)范的處理發(fā)生的事情。

5.營造良好企業(yè)文化氛圍

良好的企業(yè)文化氛圍能夠為文秘工作提供和諧的工作環(huán)境，使其在工作過程中能夠不斷強化自身責任感，提高為人民服務的工作意識，文秘工作人員需要明白自身作為協(xié)助者與連接者應當承擔的責任與作用，嚴格保守自己工作過程中存在的機密內(nèi)容，避免出現(xiàn)以權(quán)謀私的非法行為。只有營造良好的企業(yè)文化氛圍，才能夠使文秘工作人員專心致志于崗位工作，忠于職守，熱情積極。

結(jié)語

文秘工作人員是企業(yè)管理人員開展工作的重要協(xié)助者，能夠連接企業(yè)各個部門之間的工作。就文秘工作人員自身而言，他們應當確保自己工作的質(zhì)量與水平才能促進所在企業(yè)或單位的平穩(wěn)運行。因此，文秘工作人員應當不斷提高自身綜合素質(zhì)，保證專業(yè)知識與專業(yè)技能滿足崗位需求并處于不斷更新之中。文秘工作人員需要加強領(lǐng)導與各個部門同事之間的溝通，營造良好和諧的工作氛圍。除此之外，文秘工作人員還需要通過多角度、多方面的積累，不斷提高自身思想道德素質(zhì)。

參考文獻

[1]崔文萱.提高辦公室綜合管理工作質(zhì)量和水平的有效策略分析[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2018，（24）：129.

[2]王新銘.辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的優(yōu)化策略研究論[J].現(xiàn)代國企研究，2018，（14）：84.