尹麗萍

摘 要：隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷提高，新媒體領(lǐng)域得到了良好發(fā)展。新媒體平臺(tái)已成為當(dāng)下人們獲取信息的關(guān)鍵途徑。目前高校檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中一直受到多種因素的影響，不僅降低了工作效率，也影響了工作結(jié)果?，F(xiàn)通過(guò)分析檔案管理工作的特點(diǎn)，探討新媒體視角對(duì)高校檔案管理工作的影響，并提出有效的創(chuàng)新管理措施，以期提高檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：檔案管理;新媒體視角;高校;檔案工作

在新媒體視角下，社會(huì)加強(qiáng)了對(duì)大數(shù)據(jù)的關(guān)注度，通過(guò)大數(shù)據(jù)整理分析信息，能使數(shù)據(jù)的價(jià)值得到最大程度體現(xiàn)。另外，將互聯(lián)網(wǎng)作為載體的新媒體肩負(fù)著傳播大數(shù)據(jù)以及承載大數(shù)據(jù)的重任，其在檔案開(kāi)發(fā)及利用中作用重大。與傳統(tǒng)的檔案管理模式不同，互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)能加工處理信息，其給檔案管理工作帶來(lái)了全新的挑戰(zhàn)。

一、檔案管理工作的特點(diǎn)

1.傳統(tǒng)檔案管理工作。檔案管理工作的工序較為繁瑣復(fù)雜，其不僅包括收集、鑒別和整理檔案資料，還包括檔案資料的保管、統(tǒng)計(jì)以及查閱等。在以往檔案管理中，人力是完成檔案管理程序的主體和重要基礎(chǔ)，不僅費(fèi)時(shí)，還需要花費(fèi)一定的精力。在檔案資料的整體過(guò)程中，受人力、時(shí)間等因素的限制，在保存部分珍貴檔案時(shí)，僅僅進(jìn)行目錄整理，并且在整體掃描錄入中有所欠缺。在檔案信息查閱中，先以各分類目錄查找檔案記錄，再結(jié)合記錄前往檔案庫(kù)房找出實(shí)體檔案，這種傳統(tǒng)的方式低效、復(fù)雜。一般來(lái)說(shuō)，檔案資料不僅會(huì)被時(shí)常翻閱，同時(shí)也會(huì)被頻繁拆裝，由于傳統(tǒng)檔案是以紙質(zhì)形式保存的，極可能遭受損壞，并且這種儲(chǔ)存方式需要配備專門的檔案室，如此一來(lái)，在檔案室管理中，既使實(shí)物資源耗費(fèi)增加，又消耗了大量的人力資源，另外，紙質(zhì)檔案保存的數(shù)量較少，無(wú)法做到及時(shí)更新，并且檔案信息既能一對(duì)一傳播，易受到地域或時(shí)間的限制。

2.高校檔案管理工作特點(diǎn)。檔案管理具備憑證性及權(quán)威性，需重點(diǎn)保存，但有時(shí)又需要將其調(diào)出，以供查閱。檔案可以分為非機(jī)密與機(jī)密兩種，后者有等級(jí)之分。此為所有檔案管理最基本的特點(diǎn)。在目前高校檔案管理中，對(duì)高校師生設(shè)立的檔案管理，關(guān)乎著師生的方方面面，因此檔案管理工作能實(shí)現(xiàn)資源共享。高校人員變動(dòng)快，因而檔案更替頻繁;高校檔案種類繁雜，涉及范圍廣;高校人員數(shù)量多，故檔案管理工作量大。

二、新媒體對(duì)高校檔案管理工作的影響

1.對(duì)傳統(tǒng)思路的影響。目前我國(guó)高校檔案管理存在管理理念落后、未及時(shí)更新等問(wèn)題。以往檔案管理工作開(kāi)展時(shí)在查詢和利用方面處于被動(dòng)狀態(tài)，但在高校檔案管理中運(yùn)用新媒體技術(shù)，將會(huì)借助手機(jī)媒體、數(shù)字電視、社交網(wǎng)絡(luò)等途徑，使檔案管理的自主性得到全面提高。

2.對(duì)工作方式的影響。盡管在時(shí)代的推動(dòng)下，檔案管理方式不斷增加，但諸多高校檔案管理的方式仍是手工管理，這種常規(guī)管理方法需要大量的財(cái)力及物力來(lái)支撐。新媒體具有快捷性和高效性，其在高校檔案管理中的應(yīng)用普及，不僅能減少以往管理方式在資源方面的浪費(fèi)，還可以加快檔案資源信息利用的效率。

3.對(duì)宣傳工作的影響。當(dāng)下我國(guó)高校在宣傳檔案管理工作時(shí)依舊沿用以往的傳媒方式，這種固有的路徑亦無(wú)法取得人們的關(guān)注。新媒體視角下，檔案管理宣傳工作適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，并且能夠滿足人們獲取檔案信息資源途徑多樣化的需求，普及性極強(qiáng)，受眾廣泛，借助新媒體途徑對(duì)檔案管理進(jìn)行宣傳，能提高其關(guān)注度，對(duì)檔案管理的傳播也極為有利。

4.對(duì)制度及法律法規(guī)的影響。我國(guó)高校一直沒(méi)有充分認(rèn)知檔案管理工作的重要作用，故檔案管理制度系統(tǒng)尚不完善。新媒體技術(shù)運(yùn)用后，對(duì)于公開(kāi)發(fā)布的檔案，我國(guó)高校建立了較完善的審查制度體系，這種體系主要肩負(fù)保密審查要公開(kāi)的檔案信息，以保證公開(kāi)的信息不涉及國(guó)家機(jī)密和個(gè)人隱私。

三、高校檔案管理模式創(chuàng)新對(duì)策

在信息傳播中，新媒體已逐漸成為主流，為有效落實(shí)高校檔案管理工作，管理者應(yīng)將新媒體技術(shù)作為重要工具，不斷創(chuàng)新改進(jìn)管理模式，將傳統(tǒng)檔案管理向現(xiàn)代化檔案管理轉(zhuǎn)換。在充分利用新媒體優(yōu)勢(shì)的前提下，可先由確立服務(wù)理念、健全檔案管理制度出發(fā)，實(shí)現(xiàn)管理的自動(dòng)化與智能化，提高管理者的綜合素質(zhì)，保證檔案的安全性與機(jī)密性，規(guī)避及減少新媒體技術(shù)帶來(lái)的問(wèn)題。

1.實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化與智能化。當(dāng)下諸多高校的檔案管理工作尚未對(duì)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)進(jìn)行充分利用，在輸入、存儲(chǔ)與利用開(kāi)發(fā)檔案信息等工作時(shí)，常通過(guò)手工操作進(jìn)行，手工操作的弊端在于效率低、易出錯(cuò)等，故亟待提高檔案管理的自動(dòng)化及智能化。為進(jìn)一步改進(jìn)高校檔案管理流程，應(yīng)當(dāng)及時(shí)開(kāi)發(fā)專門的輸入工具，使代碼符號(hào)、輸入格式、代碼轉(zhuǎn)換規(guī)則統(tǒng)一，如此一來(lái)，不僅能使檔案信息的輸入更加準(zhǔn)確、快捷、便利，還能確保后期使用需求得到滿足。在儲(chǔ)存檔案信息時(shí)，需要設(shè)計(jì)出能滿足技術(shù)更新?lián)Q代的程序。在系統(tǒng)升級(jí)過(guò)程中，系統(tǒng)更新時(shí)，存儲(chǔ)在系統(tǒng)內(nèi)的檔案信息也隨之自動(dòng)遷移和更新;另外，還可使檔案信息的動(dòng)態(tài)更新得到良好保持。在開(kāi)發(fā)和利用檔案時(shí)，可對(duì)新媒體數(shù)據(jù)庫(kù)及時(shí)開(kāi)發(fā)、建立以及完善，構(gòu)建數(shù)據(jù)共享平臺(tái)，便利受眾根據(jù)既定的權(quán)限對(duì)檔案信息進(jìn)行快速查詢，進(jìn)而在最短的時(shí)間內(nèi)獲取檔案信息;同時(shí)，還可結(jié)合受眾群體的具體需求，設(shè)計(jì)出更加人性化和多樣化的客戶端，使檔案信息的使用不受時(shí)間和地域的限制?？傊瑱n案管理的自動(dòng)化和智能化，表現(xiàn)在通過(guò)數(shù)據(jù)的形式對(duì)檔案信息進(jìn)行輸入、儲(chǔ)存，再以新媒體的方式予以呈現(xiàn)，達(dá)到永久化儲(chǔ)存檔案的目的，使檔案調(diào)取和閱讀更加人性化和方便化。

2.保證檔案的安全性與機(jī)密性。檔案管理的原則包括具有保密性，密級(jí)區(qū)分十分嚴(yán)格。部分檔案信息可完全公開(kāi)，但也有部分檔案信息僅有對(duì)應(yīng)的人員有權(quán)限查閱。保證檔案的機(jī)密性需加強(qiáng)檔案密級(jí)管理，除了要結(jié)合內(nèi)部檔案密級(jí)設(shè)定必要的權(quán)限，熟悉信息公開(kāi)的相關(guān)內(nèi)容以及程度，對(duì)檔案狀態(tài)予以實(shí)時(shí)監(jiān)控，還要嚴(yán)格審核訪問(wèn)的人群，區(qū)分其身份，明確訪問(wèn)權(quán)限，使檔案信息的機(jī)密性得到保證，進(jìn)而防止檔案信息非法使用。在檔案管理中，新媒體技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)劣參半，其弊端在于檔案信息的安全。因大部分檔案信息是通過(guò)數(shù)據(jù)的形式進(jìn)行儲(chǔ)存的，故在傳遞和查閱檔案時(shí)，極易遭到計(jì)算機(jī)病毒、不法分子的攻擊，極可能造成檔案信息泄露，使學(xué)校信息安全受到危害，最終使權(quán)益人蒙受損失。為使檔案安全得到良好保證，需設(shè)計(jì)出科學(xué)的程序，將信息利用、保密等各種關(guān)系調(diào)節(jié);運(yùn)用科學(xué)的安全保障技術(shù)，例如安全備份、病毒防護(hù)和防火墻等;通過(guò)權(quán)限限制、文件加密和身份認(rèn)證等技術(shù)，使檔案信息資源的安全性、機(jī)密性得到有效保證。

3.建立健全檔案管理制度。一直以來(lái)，檔案管理工作均較為復(fù)雜，需建立完善的制度使其實(shí)施得到保障。若不統(tǒng)一管理制度，極可能造成檔案資料收集以及整理等流程過(guò)于繁雜而凌亂，繼而使管理工作的效率受到一定影響。健全檔案管理制度，要充分利用新媒體技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，使檔案管理工作程序與技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。開(kāi)放檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，健全檔案管理系統(tǒng)，集中管理所有的數(shù)據(jù)信息。檔案標(biāo)準(zhǔn)化及規(guī)范化表明著要完整地對(duì)信息進(jìn)行收集，準(zhǔn)確地對(duì)資料進(jìn)行鑒別，有序地對(duì)資料進(jìn)行整理，并對(duì)資料進(jìn)行分類儲(chǔ)存。目前檔案管理工作的對(duì)象主要為紙質(zhì)和電子檔案管理，管理內(nèi)容主要為避免紙質(zhì)檔案受到人為磨損，使檔案材料的使用周期延長(zhǎng)，將電子檔案收集、整理以及規(guī)定等工作落實(shí)到位，借助科學(xué)的掃描技術(shù)，將紙質(zhì)文檔信息歸類到數(shù)據(jù)庫(kù)中，使紙質(zhì)檔案內(nèi)容的憑證性、權(quán)威性得到保證，從而降低使用紙質(zhì)檔案的頻率。另外，借助計(jì)算機(jī)技術(shù)的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)、綜合管理，能形成集查詢、總括和跟進(jìn)于一體的現(xiàn)代化檔案管理體系。

4.樹(shù)立服務(wù)理念，加強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)。目前高校檔案管理工作主要包括兩個(gè)方面，其一、檔案的分類和儲(chǔ)存。其二、檔案信息供師生查閱使用。上述工作內(nèi)容體現(xiàn)了檔案管理的服務(wù)性。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的逐漸開(kāi)放，在信息網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境中，以往的檔案管理深受地域、時(shí)間等因素的限制，無(wú)法快捷且全面地提供給查閱者優(yōu)質(zhì)服務(wù)。若想盡快實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的轉(zhuǎn)化，促進(jìn)檔案管理工作持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展，首先需要形成現(xiàn)代化服務(wù)理念，加強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)，形成以服務(wù)為主的檔案管理模式。加強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)及樹(shù)立服務(wù)理念，需要將用戶的實(shí)際需求作為出發(fā)點(diǎn)，積極采用新媒體技術(shù)，提供給師生用戶準(zhǔn)確、快捷和方便的使用體驗(yàn)。針對(duì)檔案的儲(chǔ)存，可優(yōu)先構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)，使檔案信息通過(guò)數(shù)據(jù)化的形式于網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)中存放，此舉不僅能使檔案信息及時(shí)更新，又可便利后期查詢操作。對(duì)于師生查閱檔案、使用檔案信息來(lái)說(shuō)，可構(gòu)建官方APP、官方網(wǎng)站、微信公眾號(hào)和微博等，脫離地域及時(shí)間的限制，在用戶遠(yuǎn)程查詢、辦理相關(guān)事物和獲取信息等服務(wù)中提供便利。

5.加強(qiáng)管理者素質(zhì)。不管檔案形式為何，其主體均為管理者，其決定著檔案管理工作的開(kāi)展。高校檔案管理模式的創(chuàng)新與管理人員綜合素質(zhì)的提高關(guān)系密切。通訊技術(shù)、微縮技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)等相繼運(yùn)用在檔案管理工作中，但部分高校檔案管理者未熟練掌握計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，對(duì)現(xiàn)代化檔案管理理念及方式的認(rèn)知尚待提高。首先，高校檔案管理者要具備強(qiáng)烈的服務(wù)意識(shí)，將用戶的需求作為基礎(chǔ)，擴(kuò)大服務(wù)領(lǐng)域，提升服務(wù)質(zhì)量;其次，在新媒體環(huán)境下，管理人員除了要具備基礎(chǔ)的專業(yè)知識(shí)，掌握信息化操作技術(shù)，還要不斷創(chuàng)新思維，提高管理技術(shù)水準(zhǔn)，使自動(dòng)化及智能化的需求得到盡快滿足。

四、結(jié)束語(yǔ)

總之，通過(guò)新媒體平臺(tái)對(duì)高校檔案進(jìn)行管理，能充分利用檔案信息資源。在新媒體視角下，高校檔案管理的方式將會(huì)成為后期管理工作的新方向，此種管理方式不僅能便捷管理工作，使之更加順暢，還可促進(jìn)信息資源共享，使高校檔案資源的價(jià)值得到充分發(fā)揮。

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