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        加強(qiáng)高校教學(xué)檔案管理的策略探析

        2019-09-10 07:22:44王爽
        蘭臺(tái)內(nèi)外 2019年2期
        關(guān)鍵詞:教學(xué)檔案高校檔案管理

        王爽

        摘 要:高校教學(xué)檔案管理既關(guān)系到高校學(xué)生的教育水平,同時(shí)影響著高校的自身發(fā)展。在大數(shù)據(jù)時(shí)代下,高校教學(xué)檔案管理存在檔案管理落后、檔案管理重視度不高等問題,為此需要更新傳統(tǒng)教學(xué)檔案管理工作模式與理念,采取有效的方法加以解決?;诖?,本文著重分析大數(shù)據(jù)時(shí)代下高校教學(xué)檔案管理的變化,分析高校教學(xué)檔案管理存在的問題,提出加強(qiáng)高校教學(xué)檔案管理的策略。

        關(guān)鍵詞:高校;教學(xué)檔案;檔案管理

        教學(xué)檔案是高校在教學(xué)活動(dòng)中形成的具有價(jià)值的材料,更是高校教育教學(xué)過程的真實(shí)記錄,對(duì)高校未來發(fā)展、辦學(xué)規(guī)模的拓展、教育教學(xué)質(zhì)量的提升具有促進(jìn)意義。高校教學(xué)檔案作為重要的教育教學(xué)資源,不僅是開展教育教學(xué)的基礎(chǔ),也是評(píng)估高校教育教學(xué)質(zhì)量的依據(jù)。然而,隨著網(wǎng)絡(luò)信息量的不斷增多,數(shù)據(jù)信息的種類與數(shù)量也在不斷拓展。由此,大數(shù)據(jù)時(shí)代已經(jīng)來臨。在大數(shù)據(jù)時(shí)代下,對(duì)高校教學(xué)檔案管理形成一定的沖擊。因此,高校教學(xué)檔案管理應(yīng)與時(shí)俱進(jìn),迎合挑戰(zhàn),找尋當(dāng)前存在的問題,采取有效措施加強(qiáng)教學(xué)檔案管理質(zhì)量,進(jìn)而促進(jìn)高校走可持續(xù)發(fā)展道路。

        一、大數(shù)據(jù)時(shí)代下高校教學(xué)檔案管理的變化

        1.高校教學(xué)檔案管理量的變化

        高校教學(xué)檔案管理具有檔案的一般屬性,具有原始性、全面性、真實(shí)性特點(diǎn)。因而,高校教學(xué)檔案是其他文字材料無法替代的重要憑證。一方面,深入挖掘教學(xué)檔案中的信息,能夠從判斷中總結(jié)出符合國家政策的高校未來發(fā)展方向。另一方面,通過對(duì)大量教學(xué)檔案的分析,能夠找出符合學(xué)生發(fā)展需要的教學(xué)方向,進(jìn)而使高校教育教學(xué)更好的滿足學(xué)生發(fā)展需要。而在大數(shù)據(jù)背景下,高校教學(xué)檔案管理管理人員不用將精力花費(fèi)在尋找教學(xué)檔案中,而多更的關(guān)注于找尋數(shù)據(jù)相關(guān)的信息,以此信息與高校教學(xué)檔案相融合,通過思維活動(dòng)進(jìn)行判斷,進(jìn)而明確高校教育教學(xué)未來發(fā)展形式。這一形式的變革是高校教學(xué)檔案管理從量變轉(zhuǎn)化到質(zhì)變。

        2.高校教學(xué)檔案管理模式的變化

        大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)傳統(tǒng)教學(xué)檔案管理形成一定的沖擊,也帶來一定的挑戰(zhàn)。在大數(shù)據(jù)背景下,生成較多的信息數(shù)據(jù),傳統(tǒng)教學(xué)檔案數(shù)據(jù)形式不能夠滿足當(dāng)前高校發(fā)展形式。而大數(shù)據(jù)能夠?yàn)楦咝L峁┒嘣臄?shù)據(jù),為高校數(shù)據(jù)分析提供保障。在學(xué)生檔案管理方面,借助大數(shù)據(jù)信息量大的特點(diǎn),將所有學(xué)生信息都?xì)w納到檔案庫中,便于檔案管理人員找尋數(shù)據(jù),節(jié)省檔案管理人員工作時(shí)間,并且提升工作效率。大數(shù)據(jù)能夠?yàn)楦咝=虒W(xué)檔案管理提供強(qiáng)大的存儲(chǔ)空間,能將高校教育教學(xué)資料、學(xué)生管理資料、教師資料等都?xì)w納到數(shù)據(jù)庫中。而高校有效的運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)管理教學(xué)檔案,也是高校現(xiàn)代化發(fā)展的需要。

        二、高校教學(xué)檔案管理存在的問題

        1.教學(xué)檔案管理落后

        信息技術(shù)的發(fā)展,為高校教學(xué)檔案管理質(zhì)量的提升提供了契機(jī)。在此背景下,許多高校都能夠與時(shí)俱進(jìn),配備了信息化管理軟硬件設(shè)備,滿足高校教學(xué)檔案信息化管理需要。與此同時(shí),數(shù)字傳播方式生成與電子載體的大量運(yùn)用,促進(jìn)高校教學(xué)紙質(zhì)檔案管理向數(shù)字化、信息化、智能化轉(zhuǎn)變。然而,遺憾的是高校檔案管理仍處于落后形式。一些高校教學(xué)檔案管理庫構(gòu)建還處于初級(jí)階段,并沒有實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案系統(tǒng)化管理模式。究其原因,是高校專業(yè)化教學(xué)檔案管理人才缺乏。

        2.教學(xué)檔案管理資源開放利用滯后

        在高校以往教學(xué)檔案管理中,開展紙質(zhì)教學(xué)檔案管理模式,這種管理模式較為落后,主要是通過手工操作完成檔案管理。因而,高校教學(xué)檔案管理工作只是為高校提供證明或者是查閱檔案,并且檔案管理人員將過多的精力都放在查閱檔案中,使教學(xué)檔案管理人員工作效率不高。而這種教學(xué)檔案管理模式不能夠滿足高校未來發(fā)展需要。新時(shí)代下,要求教學(xué)檔案管理人員不僅要為高校未來發(fā)展提供數(shù)據(jù)支撐,還應(yīng)該具備分析、處理、整合教學(xué)檔案能力,借助大數(shù)據(jù)獲取有價(jià)值的信息。而高校教學(xué)檔案管理人員由于長期處于紙質(zhì)檔案管理模式,在工作方式與觀念上會(huì)沒有全面轉(zhuǎn)變過來,導(dǎo)致高校教學(xué)檔案管理資源的開發(fā)與運(yùn)用滯后,影響到高校未來發(fā)展形式。

        三、加強(qiáng)高校教學(xué)檔案管理的策略

        1.構(gòu)建數(shù)字化教學(xué)檔案管理模式

        教學(xué)檔案管理是一所高校的發(fā)展史,高校在發(fā)展過程中,會(huì)形成較多的教育教學(xué)資源。而這些教學(xué)資源在以往都是運(yùn)用紙質(zhì)形式保管,不僅管理模式落后,而且耗費(fèi)人力與時(shí)間,使高校教學(xué)檔案管理底下。因此,高校應(yīng)與時(shí)俱進(jìn),構(gòu)建數(shù)學(xué)化檔案管理模式。組織高校教學(xué)檔案管理人員整合檔案,將一些重要的檔案率先進(jìn)行數(shù)字化管理模式,之后在依次保存教學(xué)檔案。實(shí)現(xiàn)數(shù)學(xué)化教學(xué)檔案管理模式,一方面,能夠更好的保護(hù)好檔案,另一方面,增強(qiáng)高校教學(xué)檔案管理人員工作效率,使管理人員在短時(shí)間內(nèi)找到想要的檔案,節(jié)省時(shí)間與人力,進(jìn)而提升高校教學(xué)檔案管理服務(wù)質(zhì)量。同時(shí),加強(qiáng)高校教學(xué)檔案監(jiān)督與指導(dǎo)管理模式,高校應(yīng)對(duì)高校教學(xué)檔案管理進(jìn)行全面監(jiān)督,并且對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期考核,增強(qiáng)指導(dǎo),提升檔案管理科學(xué)性、針對(duì)性。

        2.加強(qiáng)教學(xué)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化

        新時(shí)代下,加強(qiáng)高校教學(xué)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化,不僅為高校教學(xué)檔案信息化、數(shù)字化管理模式提供保障,還能為高校教學(xué)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理模式提供便利性。據(jù)調(diào)查而知,我國高校教學(xué)檔案管理工作起步較晚,并不具備系統(tǒng)化的高校教學(xué)檔案管理工作制度與準(zhǔn)則,同時(shí)一些院校在設(shè)備上并沒有配備齊全,導(dǎo)致高校教學(xué)檔案管理工作難度較大,且這種檔案管理模式也不能夠滿足學(xué)生信息化管理需要。因此,高校應(yīng)加強(qiáng)教學(xué)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化,制度系統(tǒng)化的高校教學(xué)檔案管理體系與制度,進(jìn)而為提升高校教學(xué)檔案管理水平奠定基礎(chǔ)。在檔案管理制度構(gòu)建中,應(yīng)根據(jù)我國相關(guān)的法律規(guī)范,立足于高校當(dāng)前、未來發(fā)展形式,實(shí)現(xiàn)制度構(gòu)建的權(quán)威性、可行性。大家知道,在高校教育教學(xué)發(fā)展歷程中,會(huì)形成大量的數(shù)據(jù)信息,以往管理模式都是紙質(zhì)形式,單騎并不能夠更好地管理好這些數(shù)據(jù)。而實(shí)現(xiàn)高校教學(xué)檔案數(shù)字化,檔案管理人員不僅能良好的保護(hù)這些紙質(zhì)資料,還可以將原始數(shù)據(jù)進(jìn)行整合,并借助大數(shù)據(jù)獲取更多的數(shù)據(jù)信息,增強(qiáng)檔案管理人員工作效率與成效。此外,在高校電子教學(xué)檔案管理形成之前,工作人員應(yīng)做好紙質(zhì)檔案的保護(hù)工作,延遲紙質(zhì)檔案生命周期,進(jìn)而為實(shí)現(xiàn)高校教學(xué)檔案數(shù)學(xué)化、信息化管理模式打下良好基礎(chǔ)。

        3.樹立“人才興檔”思想

        教學(xué)檔案工作者、管理者是高校教學(xué)檔案管理工作順利開展的保障。對(duì)于高校而言,應(yīng)不斷的提升檔案管理人員與工作者綜合素養(yǎng)與專業(yè)化檔案管理能力,為他們提供學(xué)習(xí)平臺(tái),構(gòu)建一支優(yōu)秀的高校教學(xué)檔案管理隊(duì)伍,增強(qiáng)檔案管理人員專業(yè)化素養(yǎng),使其更好的為高校教育教學(xué)發(fā)展服務(wù)。首先,高校應(yīng)加強(qiáng)宣傳力度,增強(qiáng)教育工作者對(duì)教學(xué)檔案管理的重視度,為檔案管理人員樹立良好的服務(wù)意識(shí)與管理意識(shí),不斷提升他們思想政治素養(yǎng)與檔案管理專業(yè)化水平;其次,加強(qiáng)培訓(xùn)工作,根據(jù)當(dāng)前高校教學(xué)檔案管理需要,設(shè)置教學(xué)檔案管理培訓(xùn)方案,使檔案管理人員通過培訓(xùn)增強(qiáng)他們計(jì)算機(jī)運(yùn)用能力、檔案信息獲取以及分析能力,使其更好的運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)獲取檔案數(shù)據(jù)信息,為高校發(fā)展提供數(shù)據(jù)支撐;第三,要積極聘請(qǐng)高素養(yǎng)、專業(yè)化人才擔(dān)任高校教學(xué)檔案管理人員,努力構(gòu)建一支優(yōu)秀的高校教學(xué)檔案管理團(tuán)隊(duì),進(jìn)而提升高校教學(xué)檔案管理水平。

        4.提升高校教學(xué)檔案管理與運(yùn)用水平

        高校針對(duì)電子檔案管理模式,所占用的空間比重形式,應(yīng)根據(jù)國家相關(guān)規(guī)定,制度電子檔案管理制度,對(duì)高校教學(xué)電子檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理,確保檔案真實(shí)性、完整性、安全性、有效性,構(gòu)建電子檔案檢驗(yàn)、接受、鑒定、運(yùn)用、保管等制度,以此增強(qiáng)高校教學(xué)檔案管理資源的運(yùn)用能力,進(jìn)而實(shí)現(xiàn)高校教學(xué)檔案管理的規(guī)范性。同時(shí),根據(jù)有標(biāo)準(zhǔn)、有計(jì)劃的思路,制度高校教學(xué)檔案管理發(fā)展規(guī)劃,使高校教學(xué)檔案信息化管理有計(jì)劃的實(shí)行,促進(jìn)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)信息的進(jìn)一步運(yùn)用,進(jìn)而滿足高校教學(xué)檔案管理發(fā)展需要。

        四、結(jié)語

        教學(xué)檔案是高校在教學(xué)活動(dòng)中形成的具有很高價(jià)值的材料,既關(guān)系到高校學(xué)生的教育水平,也影響著高校自身的發(fā)展。故而,高校理應(yīng)加強(qiáng)教學(xué)檔案管理,具體而言,要通過構(gòu)建數(shù)字化教學(xué)檔案管理模式、加強(qiáng)教學(xué)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、樹立“人才興檔”思想等措施,進(jìn)一步提升高校教學(xué)檔案管理與運(yùn)用水平,促進(jìn)高校教學(xué)檔案系統(tǒng)化管理、智能化管理、科學(xué)化管理,全面推進(jìn)高校教育教學(xué)的長遠(yuǎn)發(fā)展。

        參考文獻(xiàn):

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