王爽
摘 要:高校教學檔案管理既關系到高校學生的教育水平,同時影響著高校的自身發(fā)展。在大數(shù)據(jù)時代下,高校教學檔案管理存在檔案管理落后、檔案管理重視度不高等問題,為此需要更新傳統(tǒng)教學檔案管理工作模式與理念,采取有效的方法加以解決?;诖?,本文著重分析大數(shù)據(jù)時代下高校教學檔案管理的變化,分析高校教學檔案管理存在的問題,提出加強高校教學檔案管理的策略。
關鍵詞:高校;教學檔案;檔案管理
教學檔案是高校在教學活動中形成的具有價值的材料,更是高校教育教學過程的真實記錄,對高校未來發(fā)展、辦學規(guī)模的拓展、教育教學質(zhì)量的提升具有促進意義。高校教學檔案作為重要的教育教學資源,不僅是開展教育教學的基礎,也是評估高校教育教學質(zhì)量的依據(jù)。然而,隨著網(wǎng)絡信息量的不斷增多,數(shù)據(jù)信息的種類與數(shù)量也在不斷拓展。由此,大數(shù)據(jù)時代已經(jīng)來臨。在大數(shù)據(jù)時代下,對高校教學檔案管理形成一定的沖擊。因此,高校教學檔案管理應與時俱進,迎合挑戰(zhàn),找尋當前存在的問題,采取有效措施加強教學檔案管理質(zhì)量,進而促進高校走可持續(xù)發(fā)展道路。
一、大數(shù)據(jù)時代下高校教學檔案管理的變化
1.高校教學檔案管理量的變化
高校教學檔案管理具有檔案的一般屬性,具有原始性、全面性、真實性特點。因而,高校教學檔案是其他文字材料無法替代的重要憑證。一方面,深入挖掘教學檔案中的信息,能夠從判斷中總結(jié)出符合國家政策的高校未來發(fā)展方向。另一方面,通過對大量教學檔案的分析,能夠找出符合學生發(fā)展需要的教學方向,進而使高校教育教學更好的滿足學生發(fā)展需要。而在大數(shù)據(jù)背景下,高校教學檔案管理管理人員不用將精力花費在尋找教學檔案中,而多更的關注于找尋數(shù)據(jù)相關的信息,以此信息與高校教學檔案相融合,通過思維活動進行判斷,進而明確高校教育教學未來發(fā)展形式。這一形式的變革是高校教學檔案管理從量變轉(zhuǎn)化到質(zhì)變。
2.高校教學檔案管理模式的變化
大數(shù)據(jù)時代對傳統(tǒng)教學檔案管理形成一定的沖擊,也帶來一定的挑戰(zhàn)。在大數(shù)據(jù)背景下,生成較多的信息數(shù)據(jù),傳統(tǒng)教學檔案數(shù)據(jù)形式不能夠滿足當前高校發(fā)展形式。而大數(shù)據(jù)能夠為高校提供多元化的數(shù)據(jù),為高校數(shù)據(jù)分析提供保障。在學生檔案管理方面,借助大數(shù)據(jù)信息量大的特點,將所有學生信息都歸納到檔案庫中,便于檔案管理人員找尋數(shù)據(jù),節(jié)省檔案管理人員工作時間,并且提升工作效率。大數(shù)據(jù)能夠為高校教學檔案管理提供強大的存儲空間,能將高校教育教學資料、學生管理資料、教師資料等都歸納到數(shù)據(jù)庫中。而高校有效的運用大數(shù)據(jù)技術(shù)管理教學檔案,也是高?,F(xiàn)代化發(fā)展的需要。
二、高校教學檔案管理存在的問題
1.教學檔案管理落后
信息技術(shù)的發(fā)展,為高校教學檔案管理質(zhì)量的提升提供了契機。在此背景下,許多高校都能夠與時俱進,配備了信息化管理軟硬件設備,滿足高校教學檔案信息化管理需要。與此同時,數(shù)字傳播方式生成與電子載體的大量運用,促進高校教學紙質(zhì)檔案管理向數(shù)字化、信息化、智能化轉(zhuǎn)變。然而,遺憾的是高校檔案管理仍處于落后形式。一些高校教學檔案管理庫構(gòu)建還處于初級階段,并沒有實現(xiàn)教學檔案系統(tǒng)化管理模式。究其原因,是高校專業(yè)化教學檔案管理人才缺乏。
2.教學檔案管理資源開放利用滯后
在高校以往教學檔案管理中,開展紙質(zhì)教學檔案管理模式,這種管理模式較為落后,主要是通過手工操作完成檔案管理。因而,高校教學檔案管理工作只是為高校提供證明或者是查閱檔案,并且檔案管理人員將過多的精力都放在查閱檔案中,使教學檔案管理人員工作效率不高。而這種教學檔案管理模式不能夠滿足高校未來發(fā)展需要。新時代下,要求教學檔案管理人員不僅要為高校未來發(fā)展提供數(shù)據(jù)支撐,還應該具備分析、處理、整合教學檔案能力,借助大數(shù)據(jù)獲取有價值的信息。而高校教學檔案管理人員由于長期處于紙質(zhì)檔案管理模式,在工作方式與觀念上會沒有全面轉(zhuǎn)變過來,導致高校教學檔案管理資源的開發(fā)與運用滯后,影響到高校未來發(fā)展形式。
三、加強高校教學檔案管理的策略
1.構(gòu)建數(shù)字化教學檔案管理模式
教學檔案管理是一所高校的發(fā)展史,高校在發(fā)展過程中,會形成較多的教育教學資源。而這些教學資源在以往都是運用紙質(zhì)形式保管,不僅管理模式落后,而且耗費人力與時間,使高校教學檔案管理底下。因此,高校應與時俱進,構(gòu)建數(shù)學化檔案管理模式。組織高校教學檔案管理人員整合檔案,將一些重要的檔案率先進行數(shù)字化管理模式,之后在依次保存教學檔案。實現(xiàn)數(shù)學化教學檔案管理模式,一方面,能夠更好的保護好檔案,另一方面,增強高校教學檔案管理人員工作效率,使管理人員在短時間內(nèi)找到想要的檔案,節(jié)省時間與人力,進而提升高校教學檔案管理服務質(zhì)量。同時,加強高校教學檔案監(jiān)督與指導管理模式,高校應對高校教學檔案管理進行全面監(jiān)督,并且對檔案管理人員進行定期考核,增強指導,提升檔案管理科學性、針對性。
2.加強教學檔案管理標準化
新時代下,加強高校教學檔案管理的標準化、規(guī)范化,不僅為高校教學檔案信息化、數(shù)字化管理模式提供保障,還能為高校教學檔案網(wǎng)絡化管理模式提供便利性。據(jù)調(diào)查而知,我國高校教學檔案管理工作起步較晚,并不具備系統(tǒng)化的高校教學檔案管理工作制度與準則,同時一些院校在設備上并沒有配備齊全,導致高校教學檔案管理工作難度較大,且這種檔案管理模式也不能夠滿足學生信息化管理需要。因此,高校應加強教學檔案管理標準化與規(guī)范化,制度系統(tǒng)化的高校教學檔案管理體系與制度,進而為提升高校教學檔案管理水平奠定基礎。在檔案管理制度構(gòu)建中,應根據(jù)我國相關的法律規(guī)范,立足于高校當前、未來發(fā)展形式,實現(xiàn)制度構(gòu)建的權(quán)威性、可行性。大家知道,在高校教育教學發(fā)展歷程中,會形成大量的數(shù)據(jù)信息,以往管理模式都是紙質(zhì)形式,單騎并不能夠更好地管理好這些數(shù)據(jù)。而實現(xiàn)高校教學檔案數(shù)字化,檔案管理人員不僅能良好的保護這些紙質(zhì)資料,還可以將原始數(shù)據(jù)進行整合,并借助大數(shù)據(jù)獲取更多的數(shù)據(jù)信息,增強檔案管理人員工作效率與成效。此外,在高校電子教學檔案管理形成之前,工作人員應做好紙質(zhì)檔案的保護工作,延遲紙質(zhì)檔案生命周期,進而為實現(xiàn)高校教學檔案數(shù)學化、信息化管理模式打下良好基礎。
3.樹立“人才興檔”思想
教學檔案工作者、管理者是高校教學檔案管理工作順利開展的保障。對于高校而言,應不斷的提升檔案管理人員與工作者綜合素養(yǎng)與專業(yè)化檔案管理能力,為他們提供學習平臺,構(gòu)建一支優(yōu)秀的高校教學檔案管理隊伍,增強檔案管理人員專業(yè)化素養(yǎng),使其更好的為高校教育教學發(fā)展服務。首先,高校應加強宣傳力度,增強教育工作者對教學檔案管理的重視度,為檔案管理人員樹立良好的服務意識與管理意識,不斷提升他們思想政治素養(yǎng)與檔案管理專業(yè)化水平;其次,加強培訓工作,根據(jù)當前高校教學檔案管理需要,設置教學檔案管理培訓方案,使檔案管理人員通過培訓增強他們計算機運用能力、檔案信息獲取以及分析能力,使其更好的運用大數(shù)據(jù)技術(shù)獲取檔案數(shù)據(jù)信息,為高校發(fā)展提供數(shù)據(jù)支撐;第三,要積極聘請高素養(yǎng)、專業(yè)化人才擔任高校教學檔案管理人員,努力構(gòu)建一支優(yōu)秀的高校教學檔案管理團隊,進而提升高校教學檔案管理水平。
4.提升高校教學檔案管理與運用水平
高校針對電子檔案管理模式,所占用的空間比重形式,應根據(jù)國家相關規(guī)定,制度電子檔案管理制度,對高校教學電子檔案進行統(tǒng)一管理,確保檔案真實性、完整性、安全性、有效性,構(gòu)建電子檔案檢驗、接受、鑒定、運用、保管等制度,以此增強高校教學檔案管理資源的運用能力,進而實現(xiàn)高校教學檔案管理的規(guī)范性。同時,根據(jù)有標準、有計劃的思路,制度高校教學檔案管理發(fā)展規(guī)劃,使高校教學檔案信息化管理有計劃的實行,促進網(wǎng)絡數(shù)據(jù)信息的進一步運用,進而滿足高校教學檔案管理發(fā)展需要。
四、結(jié)語
教學檔案是高校在教學活動中形成的具有很高價值的材料,既關系到高校學生的教育水平,也影響著高校自身的發(fā)展。故而,高校理應加強教學檔案管理,具體而言,要通過構(gòu)建數(shù)字化教學檔案管理模式、加強教學檔案管理標準化、樹立“人才興檔”思想等措施,進一步提升高校教學檔案管理與運用水平,促進高校教學檔案系統(tǒng)化管理、智能化管理、科學化管理,全面推進高校教育教學的長遠發(fā)展。
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