徐欣

摘 要：汶川之痛，隨著時間的流逝，慢慢將很多人心頭的那道傷口愈合撫平。2008年地震過后，政府實施科學(xué)重建，一座座新建筑拔地而起，一個個新家園的竣工落成，讓災(zāi)區(qū)人民搬進了新家園也開始新的生活。大愛無疆，共建家園，集團成為災(zāi)后重建單位之一，在成都市市委、市政府的指示下，集團保質(zhì)保量的在規(guī)定時間完成了全部災(zāi)后重建工作，但集團災(zāi)后重建工程項目檔案工作直至災(zāi)后兩年多才真正告一段落。

關(guān)鍵詞：災(zāi)后重建;檔案管理;文件歸檔

一項重任，檔案管理創(chuàng)新思路

2008年5月12日14時28分04秒，四川汶川、北川，8級強震猝然襲來，大地顫抖，山河移位，大量房屋校舍被毀。

災(zāi)情發(fā)生后，集團負責(zé)彭州、崇州、都江堰、邛崍、大邑等九個區(qū)（市）縣152所中小學(xué)、60所衛(wèi)生院、94所派出所的災(zāi)后重建工作。集團領(lǐng)導(dǎo)對災(zāi)后重建工作高度重視并做了重要部署，同時強調(diào)檔案工作是重中之重。集團檔案室針對災(zāi)后重建項目時間緊任務(wù)重的情況進行了積極的創(chuàng)新探索，集團領(lǐng)導(dǎo)反復(fù)開會研究、討論，最終提出了“提前介入”的災(zāi)后重建項目檔案管理思路。在災(zāi)后重建檔案管理工作中，采用“分階段把關(guān)、全過程管理”的檔案工作形式，將檔案服務(wù)工作提前到工程開工前。同時檔案室多次與項目部召開專題會議，根據(jù)以往檔案工作管理經(jīng)驗，結(jié)合災(zāi)后重建項目繁多、時間緊迫的特殊情況，最終提出對項目檔案管理制度進行細化，分階段（簽訂合同的階段、開工前的階段、建設(shè)過程階段、移交階段、尾款結(jié)算階段）參與檔案工作指導(dǎo)的總體思想，并在短時間內(nèi)組織檔案人員編制了《項目檔案工作實施細則》及《項目檔案管理手冊》，通過細化歸檔職責(zé)、明確項目文件歸檔范圍、歸檔數(shù)量、歸檔時間以及歸檔質(zhì)量等具體要求，規(guī)范災(zāi)后重建項目文件材料移交標(biāo)準(zhǔn)，實行工程檔案精細化管理，為檔案驗收打好基礎(chǔ)。

一項工作能夠順利開展得益于與之相適應(yīng)、合理有序的管理制度。在科學(xué)周密的檔案管理制度下，公司檔案工作在簽訂合同的階段、開工前的階段、建設(shè)過程階段、移交階段、尾款結(jié)算階段把關(guān)，狠抓檔案的收集、整理、歸檔全過程和細節(jié)控制。

一是在簽訂合同階段，檔案室配合合同部，在設(shè)計、施工等參建單位的合同中明確工程檔案的質(zhì)量、數(shù)量、移交時間、移交內(nèi)容、組卷要求、聲像資料制作要求等事項;工程開工前，配合項目部參加開工見面會議、開展工程項目檔案培訓(xùn)會，強調(diào)災(zāi)后重建項目檔案的重要性，確定災(zāi)后重建項目檔案工作的整編標(biāo)準(zhǔn)，明確各參建單位的歸檔職責(zé);二是在基礎(chǔ)驗收階段、主體封頂階段、竣工驗收階段，檔案人員到項目建設(shè)現(xiàn)場對應(yīng)歸檔的文件材料（包括圖紙、聲像材料）進行同步檢查和驗收。集團項目部工程技術(shù)人員對文件材料的真實性、完整性進行審核，檔案人員對文件材料是否符合歸檔要求進行檢查。工程文件檢查不合格，檔案人員會提出書面整改意見，項目部工程技術(shù)人員督促其整改。三是在工程文件材料移交階段，嚴(yán)格按照集團移交、審核流程辦理：第一步，施工單位按照集團災(zāi)后重建項目檔案管理要求將應(yīng)歸檔的文件材料（包括圖紙、聲像材料）進行整理、組卷、裝盒，并審核其是否齊全完整、真實有效。審查合格后將所有文件材料移交給監(jiān)理單位。第二步，監(jiān)理單位按照集團災(zāi)后重建項目檔案管理要求將監(jiān)理資料整理、組卷、裝盒，并審核其是否齊全完整、真實有效。同時審查施工單位移交的文件材料的齊全完整性。審查合格后將所有文件材料移交給監(jiān)管單位。第三步，建管單位按照集團災(zāi)后重建項目檔案管理要求將建管資料整理、組卷、裝盒，并審核其是否齊全完整、真實有效。同時審查施工單位的文件材料、監(jiān)理單位的文件材料是否完整、準(zhǔn)確。審查合格后將所有文件材料移交給集團項目部。第四步，項目部負責(zé)審核工程建設(shè)中產(chǎn)生的所有文件材料是否齊全完整、真實有效，是否能夠準(zhǔn)確反映本工程建設(shè)的實際情況。審查合格后將所有文件材料移交給集團檔案室。第五步，集團檔案人員根據(jù)各單位或部門相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽署的《檔案審查驗收意見表》和《移交清單》接收并審查該項目所有文件材料。第六步，該項目所有文件材料移交齊全并審查合格后，集團項目部憑檔案部門負責(zé)人簽署《移交清單》才能為參建單位申請支付工程結(jié)算尾款。集團檔案工作“提前介入、分階段把關(guān)、全過程管理”的模式確保災(zāi)后重建工程檔案的順利移交。

一股毅力 ，檔案員工日夜奮戰(zhàn)

在整個災(zāi)后重建施工過程中，檔案室人員密切配合項目部參加開工見面會議，在都江堰、崇州、彭州、大邑、邛崍陸續(xù)舉辦了工程檔案培訓(xùn)，同時將《項目檔案管理手冊》及時發(fā)放給各參建單位。在工程基礎(chǔ)驗收、主體封頂、竣工驗收階段，檔案室工作人員分三組對九個片區(qū)應(yīng)歸檔的工程資料進行同步檢查驗收。冬去春來，檔案室工作人員到正在建設(shè)的學(xué)校、衛(wèi)生院、派出所進行檔案工作指導(dǎo)四百多次，檢查檔案三萬多卷，報送整改通知單六百多份，為該項目大量文件材料的歸檔工作打下了堅實基礎(chǔ)。

2009年9月，集團承建的重災(zāi)區(qū)128所學(xué)校全面建成并投入使用，緊接著次重災(zāi)區(qū)學(xué)校、衛(wèi)生院、派出所也陸續(xù)竣工。工程竣工后，大量竣工檔案、結(jié)算檔案移交到檔案室，堆積如山，漸漸埋沒了檔案人員的身影。每到年底是施工單位結(jié)算付款的時間，檔案室工作人員連續(xù)加班數(shù)十日審核移交的檔案。雖然工作量大，時間緊，檔案室工作人員仍然一絲不茍，認真查看每一卷檔案每一頁內(nèi)容，檔案案卷最厚的有三百多頁，最薄的也有三十頁。工作人員的手套都被磨破了，手指常常被紙張劃傷，結(jié)疤后又劃傷，慢慢長出厚厚的繭子，即便如此大家仍然全神貫注不放下手頭工作。對于不合格的檔案，檔案人員耐心講解，親身示范。參建單位在移交檔案過程中遇到困難或特殊情況，檔案人員積極研究討論對策，努力協(xié)助集團項目部、參建單位做好災(zāi)后重建項目檔案的收集工作。在新模式的助力下，災(zāi)后重建項目檔案質(zhì)量和移交速度得到了很大的提高，檔案審核工作也順利完成。據(jù)悉，災(zāi)后重建項目共移交檔案14935卷，光盤1224張。檔案審核只是檔案后期工作的第一步，接下來是大量檔案的整編、錄入和入庫工作。

一本規(guī)范的、標(biāo)準(zhǔn)的、符合國家要求的案卷，需要填寫檔號、制作卷內(nèi)目錄和備考表、裝盒寫脊背、也要在檔案信息管理系統(tǒng)錄入數(shù)據(jù)、上傳光盤內(nèi)容，同時必須做到案卷實物與檔案信息管理系統(tǒng)內(nèi)容完全一一對應(yīng)。工作內(nèi)容雖然簡單，但是需要檔案工作人員細心、耐心，是個慢工出細活的繁瑣工作。為了讓重災(zāi)區(qū)中小學(xué)災(zāi)后重建項目檔案盡快入庫方便查閱利用，同時迎接省檔案驗收小組專項驗收，檔案室老員工帶新員工，連續(xù)加班奮戰(zhàn)一個多月，寒冬天早晨七點半，天剛蒙蒙亮就到公司，晚上工作到天黑九點過才離開，甚至在午休的時間，也在討論接下來怎么樣把工作做得更快更好，商量兩個人怎么樣配合才能提高效率。大家相互調(diào)侃說是過著“暗無天日”的日子，卻也是充實、快樂的日子。

在這次繁重的工作任務(wù)中，檔案室不僅涌現(xiàn)出先進的人物，全體檔案室員工之間的互幫互助、齊心協(xié)力的精神也令人感動。檔案室負責(zé)其他項目的檔案人員在忙完自己的工作后，主動幫助災(zāi)后重建項目完成檔案整編工作，大家分工合作，形成一條流水線，比如：有的掛接光盤，有的編制光盤檔案卡片，有的將所有整編好的檔案要按順序排列好，有的按照10卷一摞將整編好的檔案捆綁在一起，這樣提高了提高工作效率，也為檔案運送到庫房做好準(zhǔn)備。

幾千盒整編完成的案卷需要入庫排架，這也不是一件容易事，既耗費腦力也考驗體力。一方面要科學(xué)合理排架，計算預(yù)留空間，達到密集架利用最大化，并且便于查找;另一方面沉重的案卷上架下架需要消耗大量體力。庫房管理員帶領(lǐng)檔案室所有男員工在短短三天時間里在檔案室辦公樓到檔案庫房短短千余米的路上他們來回了數(shù)百次保質(zhì)保量的完成了任務(wù)。有檔案人員還因此光榮負傷?？粗鴻n案庫房里一排排整齊、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的案卷，檔案人員由衷的感到自豪和驕傲，每卷檔案上都有檔案人員的辛勤付出和無私奉獻。

在災(zāi)后重建項目檔案工作中檔案人員也發(fā)現(xiàn)了不足之處，如因?qū)ㄔO(shè)工程不夠了解，導(dǎo)致對一些工程文件是否歸檔模棱兩可;檔案信息管理系統(tǒng)的不夠完善，板塊設(shè)計不夠靈活，不夠智能;檔案脊背的打印、剪裁和粘貼要耗費很多時間;工程照片檔案的整編;平時忙著工作，學(xué)習(xí)的時間較少，有時會覺得書到用時方恨少;檔案人員整天坐著辦公缺乏鍛煉，在做搬運檔案的時候容易受傷等等。

一種態(tài)度? ?檔案成果收獲完美

檔案室如同一個大家庭，相互幫助、相互鼓勵、共同進退，為做好災(zāi)后重建項目的檔案工作一直齊心協(xié)力，奮勇拼搏?！半S風(fēng)潛入夜，潤物細無聲”，這是檔案工作者的真實寫照。一個潛字，形象地表現(xiàn)著檔案工作的特殊性和檔案人員的工作態(tài)度。沒有熱烈的掌聲，沒有羨慕的眼光，不管是深入一線辛勤指導(dǎo)檔案工作，還是在工程完工后積極收集整理各類文件，還是在審計時密切配合相關(guān)查檔工作，檔案人員始終保持兢兢業(yè)業(yè)，以嚴(yán)格、認真、低調(diào)的態(tài)度做好每一件事。

寶劍鋒從磨礪出，梅花香自苦寒來。2012年11月檔案室接受了由省檔案組織的省級重點建設(shè)項目“成都市重災(zāi)區(qū)中小學(xué)災(zāi)后重建項目”竣工檔案專項驗收。由于公司檔案實行統(tǒng)一管理、案卷質(zhì)量優(yōu)秀、檔案管理模式先進、檔案工作受到公司領(lǐng)導(dǎo)重視等測評內(nèi)容，達到省重大建設(shè)項目檔案驗收要求，經(jīng)驗收小組綜合測評，驗收考核結(jié)果為優(yōu)秀，是四川省國有企業(yè)中為數(shù)不多的在項目檔案驗收中獲得優(yōu)秀的企業(yè)。同時成都市檔案局為表彰集團檔案室務(wù)實創(chuàng)新、依法加強檔案管理、在重大建設(shè)項目檔案工作中取得了顯著成績，特通報集團為“成都市經(jīng)濟科技檔案工作先進集體”以及“年度重大建設(shè)項目檔案工作先進單位”。這些榮譽來之不易，它們凝聚了工程技術(shù)人員、檔案工作人員的辛勞和汗水，離不開集團公司領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心和支持、相關(guān)部門的配合和幫助。

路漫漫其修遠兮，吾將上下而求索。集團檔案工作者將一如既往、兢兢業(yè)業(yè)，不斷學(xué)習(xí)，總結(jié)實踐經(jīng)驗將集團檔案工作推向新的高峰，為檔案事業(yè)做出貢獻。