楊艷紅

摘 要：目前我國高等院校普遍實行“五年一輪”的本科教學(xué)工作質(zhì)量評估，高校評估是我國保障高校教學(xué)教育質(zhì)量，提升辦學(xué)水平，維護學(xué)校良好形象的主要舉措之一，會嚴重影響高校的未來發(fā)展。高校檔案管理在高校評估過程中具有十分重要的地位，是本科教學(xué)工作質(zhì)量評估工作的重要科學(xué)依據(jù)，同時對高校定期進行教育教學(xué)工作質(zhì)量評估可以有效地促進高校檔案管理的發(fā)展，形成相互促進，相互影響的良好循環(huán)關(guān)系。本文對高校檔案管理的發(fā)展情況以及未來趨勢從高校評估角度進行研究與發(fā)展，以期促進學(xué)校進一步發(fā)展。

關(guān)鍵詞：高校評估;高校檔案管理;發(fā)展趨勢

高校的中心工作任務(wù)便是教育教學(xué)，高校教育評估的主體便是教學(xué)評估，高校教育評估是對高校教學(xué)質(zhì)量進行衡量與提升的重要管理手段。我國教育部要求，我國高等院校普遍實行“五年一輪”的本科教學(xué)工作質(zhì)量評估，該項評估結(jié)果具有較強的綜合性，已經(jīng)成為評估一所院校教育教學(xué)質(zhì)量的“金標準”。該項評估工作已經(jīng)成為對高校的教學(xué)質(zhì)量有效提高，對高校的班數(shù)學(xué)水平進行有效提升，對發(fā)展道路進行有效擴展的重要方法。本文從高校評估角度來對高校檔案管理的發(fā)展趨勢進行進一步探討，對現(xiàn)階段我國高校檔案管理過程中出現(xiàn)的問題進行針對性分析，同時根據(jù)分析結(jié)果制定個性化的解決措施來持續(xù)性發(fā)展高校的檔案管理工作。

一、對高校教學(xué)質(zhì)量進行提升的重要管理手段包括高校評估

我國教育部通過多年教學(xué)實踐管理經(jīng)驗，于2003年提出高校評估管理任務(wù)，要求普通高等院校建立“五年一輪”的高校評估制度，評估我國所有的普通高等學(xué)校的教育教學(xué)工作，課程教學(xué)評估、專業(yè)教學(xué)評估、綜合教學(xué)評估以及教師教學(xué)評估等是高校教學(xué)評估的主要類型。合格課程與重點課程評估、本科優(yōu)秀教學(xué)評估教學(xué)過程評估以及課堂教學(xué)質(zhì)量評估等是目前高等院校普遍使用的評估形式，這些評估形式約占所有評估工作的九成以上。高校評估是最為重要的工作任務(wù)之一，高校評估結(jié)果往往顯露著一所高等院校的教學(xué)工作水平以及質(zhì)量，其結(jié)果還對學(xué)校的榮譽地位產(chǎn)生直接的影響，同時還會同學(xué)校未來的發(fā)展有著密切的關(guān)系，很多高校高度重視此項評估工作，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)以及相關(guān)部門往往會提前很長一段時間準備此項評估工作。高校評估體系內(nèi)涵十分豐富，主要包括一級指標7個、特色項目1個、二級指標19個以及觀測點44個。在進行評估之前，教育部門往往會提前告知學(xué)校進行準備，高校也會提前將相關(guān)材料準備好，等待專家組的重點檢查。專家在入駐學(xué)校后也會根據(jù)學(xué)校準備的材料，同時與入駐后觀察與收集到的學(xué)校具體情況相結(jié)合，最終得到一個與學(xué)校的實際情況最為吻合的評估結(jié)果。

二、在高校評估中檔案管理的作用

評估結(jié)論的準確性受到多方面因素的影響，其中檔案的完整性以及真實性對結(jié)果的影響力最大，檔案材料是各項工作過程中所形成的原始資料，是學(xué)校辦學(xué)特色以及工作成就的載體，也是專家入駐學(xué)校后短時間內(nèi)了解學(xué)校的主要途徑，相關(guān)檔案材料可以客觀地反映出學(xué)校的各個方面的基本情況，同時檔案材料也是根本材料，可以幫助各個管理人員開展各項工作，高校內(nèi)的各個管理人員均會從一定程度加大對檔案管理工作的力度。

三、現(xiàn)階段我國高校檔案管理存在的不足

高校評估符合中國現(xiàn)階段對于高等教育工作質(zhì)量提出的要求，也是國家從大角度全面地管理高等教育院校的一個有效手段，同時高校在迎評的過程中也會將教學(xué)檔案作為迎評工作的重點檢查管理對象，因此很多高校開始加大對教學(xué)檔案的管理，將其放在迎接高校評估工作的首要任務(wù)上。但是現(xiàn)階段，我國高校檔案管理工作存在很多缺陷與不足，需要進一步優(yōu)化以及規(guī)范。具體存在的問題如下：

1.檔案材料不齊全

在進行高校評估時，很多工作人員由于疏忽等意外情況的發(fā)生，而導(dǎo)致檔案材料嚴重缺失，材料的缺失會對高校的后續(xù)工作產(chǎn)生影響。例如教師或者教研人員在申報某項課程、某項專業(yè)的過程中，往往僅包含申請材料，而缺乏申報過程等方面的材料，在進行高校評估過程中，需要對近3年的教育教學(xué)工作進行重點檢查，則由于多種因素的影響而導(dǎo)致教學(xué)材料的缺失會進一步影響教育教學(xué)工作的評估結(jié)果。導(dǎo)致教學(xué)材料缺失的主要因素包括學(xué)校對相關(guān)部門的管理人員頻繁更換，在進行人員交換過程中，對于檔案材料的交接工作沒有引起高度重視，導(dǎo)致人為流失部分檔案材料。同時很多高校全面開放實驗室，學(xué)校內(nèi)的所有學(xué)生、教師以及工作人員均可以進入，沒有一定的限制，但是在檔案管理的過程中發(fā)現(xiàn)此類實驗室開放記錄等方面的資料嚴重缺失，同時很多教師教學(xué)不認真，對于自己布置的作業(yè)、實驗報告以及論文等材料缺乏修改記錄以及相應(yīng)的錯誤批準，最終嚴重影響高校評估工作的結(jié)果。

2.學(xué)校缺乏先進的教學(xué)檔案管理手段

《歸檔文件整理規(guī)則》（國家檔案局）是目前為止很多學(xué)校檔案管理依照的主要規(guī)章制度，但是很多學(xué)校并沒有貫徹落實，且高校的教學(xué)檔案包括文件類等多種類型，例如試卷、學(xué)籍檔案、學(xué)位檔案以及論文等檔案材料，但是高校往往缺乏統(tǒng)一的規(guī)范以及整理標準而極易出現(xiàn)很多問題。現(xiàn)階段，很多學(xué)校仍然使用較為落后的檔案管理手段，無法科學(xué)有效地對檔案進行管理。

3.檔案材料不規(guī)范

在高校的檔案管理中存在較為普遍的不規(guī)范等現(xiàn)象，例如前后名稱不一致、相同內(nèi)容的表格、部分統(tǒng)計表格式和內(nèi)容不統(tǒng)一等。同時很多檔案文件被學(xué)校的職能部門所保留，這些檔案文件往往缺乏文件日期以及公章等內(nèi)容，同時很多公文均要求紙張大小格式以及字體格式等。同時很多數(shù)據(jù)文件是由高校的交叉部門所上報的，這些文件一般對口徑缺乏統(tǒng)一性，口徑的缺乏極易導(dǎo)致數(shù)據(jù)的失真，最終影響高校評估結(jié)果。

四、高校檔案發(fā)展對策

檔案管理的發(fā)展雖然受到高校評估工作的制約，但是也是檔案管理發(fā)展的動力，同時學(xué)校檔案工作的進一步發(fā)展也會對高校未來的發(fā)展產(chǎn)生影響，高校檔案工作的管理重點應(yīng)該是促進檔案管理人員的流動的優(yōu)化以及加快高校檔案材料建設(shè)的信息化，促進高校檔案發(fā)展的對策具體包括以下幾個內(nèi)容：

1.建立自評自建機制

對檔案管理工作進行整頓、促進以及建設(shè)可以充分利用高校評估的推力，但是不能僅僅依靠高校評估的外在推進來進行高校檔案管理，還需要在未進行高校評估工作的時間階段做好自查自評工作。高校的檔案工作管理需要建立一個自評自建的長效管理機制，做好周期性自查、自評以及自建工作，避免臨時處理多年積存的檔案。高校檔案管理自我驅(qū)動的動力包括此類自評自建機制，對檔案工作情況進行反思與總結(jié)，揚長避短，扎實基礎(chǔ)，做到持續(xù)性發(fā)展。

2.將教學(xué)檔案與評估檔案進行分開建設(shè)

在進行檔案管理的過程中，需要將教學(xué)檔案與評估檔案進行分開建設(shè)，評估檔案工作需要相關(guān)人員對《評估方案》中的問題進行回答，將直接形成的具有高價值材料文件進行收集整理，以此來對文件材料的完整性進行維護。在進行高校評估過程中，需要做到以評促建、以評促管。二者形成相輔相成，相互促進的關(guān)系。

3.建立檔案管理的目標責任制

在管理工作中出現(xiàn)的問題往往均是由責任不明導(dǎo)致的，因此需要建立科學(xué)有效的教學(xué)檔案管理制度，明確與分級各類人員的任務(wù)以及責任，明確教學(xué)檔案中的保存范圍、時限以及內(nèi)容，高校主管領(lǐng)導(dǎo)作為第一負責人，高校內(nèi)各個教學(xué)單位的負責人作為第二負責人，教學(xué)秘書作為一級執(zhí)行人，教研室的管理人員作為二級執(zhí)行人。將公開制度以及獎懲制度進行定期檢查驗收，在建設(shè)與管理教學(xué)檔案的過程中需要將各個級別的領(lǐng)導(dǎo)需要進行管理的任務(wù)有效明確，將管理部門的日常管理中加入檔案管理的方法與任務(wù)，有效加大三級檔案管理工作的力度，使得科學(xué)、有效以及個性地對檔案材料等進行管理。

4.加快高校檔案的信息化建設(shè)

傳統(tǒng)的手工管理、被動服務(wù)模式以及內(nèi)向管理是目前大多數(shù)高校檔案管理的主要手段，雖然此類管理手段具有一定的優(yōu)勢，但是隨著社會信息化建設(shè)的不斷推進，這些傳統(tǒng)的信息管理手段無法滿足信息化的要求，也無法滿足高校各個學(xué)科建設(shè)的需求，特別在高校評估工作過程中，需要對相關(guān)信息進行快速、準確、便捷地管理。因此政府以及相關(guān)部門需要積極對檔案信息數(shù)據(jù)庫進行全面地建設(shè)，信息化管理高校檔案材料，可以在高校內(nèi)利用局域網(wǎng)環(huán)境來實現(xiàn)辦公的自動化，推進高校檔案管理的現(xiàn)代化的進程。

五、小結(jié)

本文從高校評估角度來對高校檔案管理的發(fā)展趨勢進行進一步探討，從多個角度，多個方面來對高校檔案管理進行敘述，以期為高校檔案管理提供科學(xué)依據(jù)，但是本次研究中可能存在很多問題，同時本人的看法具有一定的局限性，希望相關(guān)人員可以對本文進行指正。

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