許磊

摘 要：醫(yī)院檔案數(shù)字化是將醫(yī)院日常工作中的醫(yī)療、行政等方面的資料進(jìn)行相應(yīng)的數(shù)字化處理，并按照一定的方式存儲(chǔ)于數(shù)字化載體之上，相關(guān)工作人員可以通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)對(duì)所需要的資料進(jìn)行檢索、查詢，也可以方便醫(yī)院決策層對(duì)醫(yī)院整體現(xiàn)狀形成更全面的了解，為決策提供依據(jù)。本文從醫(yī)院數(shù)字化檔案建設(shè)的現(xiàn)狀入手，分析了當(dāng)前數(shù)字化檔案建設(shè)過(guò)程中的問(wèn)題，并對(duì)相應(yīng)的解決方案進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;數(shù)字化檔案建設(shè);問(wèn)題;方法

由于信息技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)字化的檔案管理方法已經(jīng)在各個(gè)領(lǐng)域被廣泛使用，通過(guò)數(shù)字化檔案管理，可以有效地提高整體的管理效率，方便工作人員對(duì)相應(yīng)檔案的查詢。同時(shí)相較于傳統(tǒng)的檔案管理方式，數(shù)字化檔案在容量上具有巨大優(yōu)勢(shì)和方便存儲(chǔ)的優(yōu)點(diǎn)。推動(dòng)數(shù)字化檔案建設(shè)可以有效提高檔案管理水平和醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)水平。

一、醫(yī)院建立數(shù)字化檔案的必要性

醫(yī)院檔案主要包括了文書(shū)檔案、病歷檔案及人事檔案等內(nèi)容。由于醫(yī)院所涉及的檔案項(xiàng)目較多，在進(jìn)行相應(yīng)的傳輸、利用及歸檔等工作過(guò)程時(shí)，需要占用大量資源進(jìn)行處理。而在當(dāng)前的技術(shù)環(huán)境之下，通過(guò)數(shù)字化的檔案管理方法，可以提高檔案管理效率，減少對(duì)人力物力的占用。尤其是病歷檔案，通過(guò)數(shù)字化管理，可以實(shí)時(shí)進(jìn)行查詢分析，為日常工作和病人的檢查、用藥、手術(shù)等帶來(lái)便利。同時(shí)數(shù)字化的病例檔案管理也能起到簡(jiǎn)化患者就醫(yī)程序，提升醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量和管理水平的目的。另一方面，對(duì)人事檔案的數(shù)字化管理由于其主要依托于計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，從而對(duì)醫(yī)療工作者進(jìn)行更有效的管理、查詢以及相應(yīng)的變更工作。

醫(yī)院的數(shù)字化檔案以數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為依托，從而形成區(qū)別于傳統(tǒng)的檔案信息形式，通過(guò)電子存取服務(wù)方式，能夠更為便利和高效地對(duì)檔案加以管理、存儲(chǔ)和數(shù)字化加工，為醫(yī)院各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展創(chuàng)造有利條件。

二、醫(yī)院數(shù)字化檔案建設(shè)存在的問(wèn)題

1.網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題。醫(yī)院的數(shù)字化檔案建設(shè)過(guò)程中，需要注意計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的安全性問(wèn)題，并需要在這方面進(jìn)一步加強(qiáng)，才能保障醫(yī)院數(shù)字化檔案建設(shè)的完善。在目前信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷進(jìn)步的背景下，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)所面臨的威脅也不斷增多。計(jì)算機(jī)病毒的存在會(huì)對(duì)醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)帶來(lái)負(fù)面影響，進(jìn)而威脅醫(yī)院數(shù)字化檔案信息資源。同時(shí)，數(shù)字化檔案由于其載體是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，基于互聯(lián)網(wǎng)的特性，也導(dǎo)致數(shù)字化信息存在易修改、易刪除的特點(diǎn)。因而，針對(duì)醫(yī)院數(shù)字化檔案進(jìn)行的網(wǎng)絡(luò)攻擊會(huì)造成重要信息丟失、被刪改等情況發(fā)生，是醫(yī)院數(shù)字化檔案建設(shè)過(guò)程中的不利因素。

2.管理人員素質(zhì)問(wèn)題。數(shù)字化檔案是信息技術(shù)的產(chǎn)物，在進(jìn)行數(shù)字化檔案的管理過(guò)程中，需要其管理人員具備一定的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，才能對(duì)檔案信息進(jìn)行良好的維護(hù)。在進(jìn)行數(shù)字化檔案管理的過(guò)程中，管理人員需要對(duì)電子信息技術(shù)有所了解，同時(shí)也需要具備一定的預(yù)見(jiàn)性眼光，從而對(duì)技術(shù)的發(fā)展做出正確的反應(yīng)，以應(yīng)對(duì)醫(yī)院數(shù)字化檔案建立過(guò)程中所可能面臨的種種問(wèn)題。

3.資金投入問(wèn)題。進(jìn)行醫(yī)院數(shù)字化檔案的構(gòu)建和完善過(guò)程中，需要投入相應(yīng)的資金，以支持系統(tǒng)的建設(shè)及后期的維護(hù)。數(shù)字化檔案構(gòu)建的資金投入，需要從多個(gè)方面入手，首先要進(jìn)行相應(yīng)的軟硬件購(gòu)置和開(kāi)發(fā);其次還包括對(duì)相關(guān)人員的培訓(xùn)投入，保證數(shù)字化進(jìn)程能夠有充足的人才和技術(shù)支持;最后相關(guān)的數(shù)據(jù)庫(kù)維護(hù)和系統(tǒng)維護(hù)，在后期也需要相應(yīng)的資金投入，以確保整個(gè)系統(tǒng)的正常有效運(yùn)轉(zhuǎn)。從當(dāng)下來(lái)看，醫(yī)院的主要資金投入是用于醫(yī)療水準(zhǔn)的提升上，例如進(jìn)行醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)和醫(yī)護(hù)人員的培訓(xùn)培養(yǎng)方面，所以能夠運(yùn)用到醫(yī)院數(shù)字化建設(shè)的資源是較為緊張的。

4.意識(shí)的轉(zhuǎn)變問(wèn)題。醫(yī)院的數(shù)字化檔案建設(shè)和完善需要對(duì)相關(guān)人員的意識(shí)進(jìn)行轉(zhuǎn)變。目前在部分醫(yī)院仍在使用紙質(zhì)文件，以及紙質(zhì)文件與電子文件共存的現(xiàn)象，一方面這樣的問(wèn)題制約了醫(yī)院數(shù)字化的進(jìn)程，另一方面也在客觀上造成資源的浪費(fèi)。使用紙質(zhì)檔案的原因主要在于觀念上的不足，對(duì)數(shù)字化檔案建設(shè)完善的認(rèn)知不全。在長(zhǎng)期以來(lái)的傳統(tǒng)觀念根深蒂固的情況下，貿(mào)然進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)會(huì)造成工作人員在思想上的抵觸與不適應(yīng)，所以在數(shù)字化的進(jìn)程中，需要對(duì)觀念問(wèn)題及時(shí)解決，通過(guò)統(tǒng)一思想，增強(qiáng)相關(guān)人員認(rèn)知的方式來(lái)避免資源的浪費(fèi)，以最大程度地發(fā)揮出醫(yī)院數(shù)字化檔案建設(shè)和完善的作用。

三、醫(yī)院數(shù)字化檔案建設(shè)完善的方法

1.增加相應(yīng)的資金投入。在醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，會(huì)形成諸如人事檔案、病例檔案等多種檔案，這些檔案是醫(yī)院開(kāi)展日常醫(yī)療工作以及進(jìn)行研究工作時(shí)的必要依據(jù)，所以對(duì)醫(yī)院的檔案建設(shè)需要引起一定的重視。在相關(guān)的預(yù)算中，應(yīng)進(jìn)行明確的規(guī)劃，通過(guò)有關(guān)的財(cái)務(wù)報(bào)告來(lái)為醫(yī)院對(duì)數(shù)字化檔案建設(shè)完善提供支持。同時(shí)醫(yī)院在明確數(shù)字化檔案建設(shè)方向之后，需要以充足的資金來(lái)進(jìn)行支撐，進(jìn)行軟硬件方面的建設(shè)和采購(gòu)。并且分配一定的資源來(lái)進(jìn)行專(zhuān)業(yè)人員的儲(chǔ)備和培養(yǎng)，從而確保數(shù)字化檔案建設(shè)的順利推進(jìn)。在這一過(guò)程中還需著眼于未來(lái)，投入資金來(lái)進(jìn)行技術(shù)、系統(tǒng)、軟硬件上的長(zhǎng)期更新及維護(hù)。

值得注意的是，有效的數(shù)字化檔案管理可以在一定程度上避免浪費(fèi)，起到節(jié)省醫(yī)院成本的作用。同時(shí)在進(jìn)行相應(yīng)設(shè)備的添置過(guò)程中，醫(yī)院可以對(duì)部分設(shè)備進(jìn)行租借，以減少資金占用;進(jìn)行實(shí)際管理時(shí)，也可以對(duì)部分閑置設(shè)備進(jìn)行租賃，提高設(shè)備使用率;或者對(duì)部分?jǐn)?shù)據(jù)尋求檔案館進(jìn)行代為存儲(chǔ)等。通過(guò)多種方式，可以減少在醫(yī)院數(shù)字化檔案建設(shè)過(guò)程中的成本，推動(dòng)檔案信息化的進(jìn)程。資金的投入需要切合實(shí)際，首先構(gòu)建起醫(yī)院數(shù)字化檔案的整體目標(biāo)，通過(guò)目標(biāo)可以明確當(dāng)前所存在的不足以及資金投入的緩急情況;其次細(xì)化目標(biāo)，以此來(lái)明確當(dāng)前所必須進(jìn)行的資金投入方向;最后需要通過(guò)對(duì)市場(chǎng)的考察來(lái)對(duì)相應(yīng)的設(shè)備進(jìn)行比較和了解，以成本控制的方式來(lái)減少實(shí)際投入中可能出現(xiàn)的資金浪費(fèi)。

2.積極的人才培養(yǎng)戰(zhàn)略。檔案數(shù)字化工作中需要高素質(zhì)的工作人員來(lái)完成，因而人才戰(zhàn)略是醫(yī)院數(shù)字化建設(shè)環(huán)節(jié)中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。在制定相應(yīng)的人才戰(zhàn)略時(shí)，需要注意結(jié)合數(shù)字化檔案建設(shè)的實(shí)際需求，以及對(duì)相關(guān)人員的工作責(zé)任感、使命感進(jìn)行培養(yǎng)。從實(shí)際需求來(lái)看，數(shù)字化檔案建設(shè)過(guò)程中的人才必須具備計(jì)算機(jī)技術(shù)、計(jì)算機(jī)操作能力、數(shù)據(jù)庫(kù)管理、網(wǎng)絡(luò)管理等多方面的能力。一方面醫(yī)院應(yīng)該積極引入相應(yīng)的人才;另一方面需要通過(guò)在原有的人才基礎(chǔ)上，進(jìn)行發(fā)掘、培養(yǎng)工作，通過(guò)建立交流會(huì)議、聯(lián)席會(huì)等機(jī)制來(lái)加強(qiáng)各部門(mén)、各醫(yī)院的相關(guān)人才交流;也可以通過(guò)進(jìn)行系統(tǒng)化的培訓(xùn)，增加相應(yīng)人員調(diào)研、考察的機(jī)會(huì)來(lái)提高人員素質(zhì)。

配合人才培養(yǎng)戰(zhàn)略，還需要建立起行之有效的人才甄別制度。在進(jìn)行相關(guān)人才的招聘、挖掘工程中，以貼合檔案管理實(shí)際工作和計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用等方面來(lái)進(jìn)行相應(yīng)的考察，可以幫助醫(yī)院有效地甄別具有真才實(shí)干能力的人才。另外，對(duì)檔案管理的考評(píng)也必須納入到醫(yī)院的年度考核制度中，便于醫(yī)院進(jìn)行詳盡的資金、工作規(guī)劃，實(shí)現(xiàn)更為有效的檔案數(shù)字化管理。

3.規(guī)范的管理制度建設(shè)。為讓數(shù)字化檔案管理有章可循，在醫(yī)院的檔案數(shù)字化建立進(jìn)程中，還必須以從實(shí)際工作的特點(diǎn)出發(fā)，制定起相應(yīng)的管理制度以及條例，來(lái)對(duì)工作內(nèi)容、工作方式進(jìn)行規(guī)范。實(shí)際的制度建設(shè)時(shí)，可以參考部分在數(shù)字化檔案管理制度方面較為成熟的機(jī)構(gòu)，也可以在往期的檔案管理制度上進(jìn)行延伸。檔案管理制度所不可或缺的部分包括工作制度、歸檔制度、文件保密制度、數(shù)字檔案鑒定制度以及數(shù)字檔案的備份制度等，其中針對(duì)數(shù)字化檔案管理的特點(diǎn)，需要建立起網(wǎng)絡(luò)安全管理制度，其目的是為了防止日常工作過(guò)程中，由于用網(wǎng)不規(guī)范造成可能的網(wǎng)絡(luò)攻擊和計(jì)算機(jī)病毒感染等。在建立網(wǎng)絡(luò)安全管理制度時(shí)，需要通過(guò)設(shè)置用網(wǎng)權(quán)限機(jī)制，來(lái)對(duì)檔案管理和網(wǎng)絡(luò)使用進(jìn)行基于安全考慮的規(guī)范。由于網(wǎng)絡(luò)安全對(duì)于檔案管理是極為重要的問(wèn)題，因此需要將網(wǎng)絡(luò)安全管理制度與工作制度、歸檔制度、保密制度等相結(jié)合，對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全進(jìn)行全方位的強(qiáng)調(diào)和保護(hù)，規(guī)范化操作流程，防止數(shù)據(jù)泄露和遭到安全威脅。

同時(shí)，檔案管理制度也要從強(qiáng)化隊(duì)伍建設(shè)，提高人員素質(zhì)方面入手。工作人員的素質(zhì)關(guān)系到制度是否能夠高質(zhì)量地得到落實(shí)，所以在進(jìn)行制度建設(shè)過(guò)程中，首先要與人才培養(yǎng)及儲(chǔ)備戰(zhàn)略結(jié)合，另一方面需要通過(guò)當(dāng)前的專(zhuān)業(yè)化培養(yǎng)培訓(xùn)，來(lái)提高隊(duì)伍的整體建設(shè)水平。以增強(qiáng)對(duì)外交流的方式，來(lái)引入相關(guān)的優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)為隊(duì)伍建設(shè)提供較為可靠的依托;尊重科學(xué)，貫徹科學(xué)的管理制度也是提高制度落實(shí)質(zhì)量的可行路徑，因而進(jìn)行數(shù)字化檔案管理過(guò)程中要嚴(yán)格地對(duì)工作內(nèi)容進(jìn)行明確，對(duì)權(quán)責(zé)進(jìn)行明確，同時(shí)進(jìn)一步細(xì)化責(zé)任，實(shí)現(xiàn)責(zé)任落實(shí)到人的目標(biāo)，以杜絕工作中可能出現(xiàn)的疏漏以及后期難以追責(zé)的問(wèn)題。

4.強(qiáng)化相關(guān)人員的意識(shí)培養(yǎng)。推進(jìn)數(shù)字化檔案管理需要從上至下的一致努力，這個(gè)過(guò)程中涉及到對(duì)相關(guān)人員意識(shí)上的培養(yǎng)。由于長(zhǎng)期的傳統(tǒng)檔案管理意識(shí)根深蒂固，在醫(yī)院會(huì)形成愿意以傳統(tǒng)方式進(jìn)行檔案管理的人員存在，當(dāng)數(shù)字化檔案管理逐步完善之后，由于此類(lèi)人群的對(duì)傳統(tǒng)手段的堅(jiān)持，會(huì)對(duì)整體數(shù)字化進(jìn)程推進(jìn)造成阻礙，所以需要進(jìn)行思想統(tǒng)一，形成推動(dòng)數(shù)字化檔案建設(shè)的合力。

進(jìn)行意識(shí)培養(yǎng)首先要從制度入手，通過(guò)相關(guān)制度和規(guī)范在實(shí)際工作中進(jìn)行數(shù)字化的約束，減少傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的使用頻率，并在長(zhǎng)期的管理過(guò)程中循序漸進(jìn)地取代傳統(tǒng)檔案管理方式。同時(shí)還要積極在醫(yī)院范圍內(nèi)進(jìn)行數(shù)字化檔案的推廣，增加其覆蓋面，讓相關(guān)人員在工作過(guò)程中能夠進(jìn)行相應(yīng)的數(shù)字化嘗試，從而達(dá)到一定的推廣效果。另一方面，需要建立起對(duì)數(shù)字化檔案管理的反饋渠道，進(jìn)行相關(guān)人員的意見(jiàn)搜集和整理，并以技術(shù)手段來(lái)不斷優(yōu)化系統(tǒng)，形成簡(jiǎn)單、方便、快捷的使用體驗(yàn)，從而為醫(yī)院數(shù)字化檔案建設(shè)減少阻力，達(dá)到進(jìn)一步提高數(shù)字化使用率和使用效率的目的。

綜上所述，通過(guò)在人才、意識(shí)、制度等方面的建設(shè)，可以對(duì)醫(yī)院的數(shù)字化檔案建設(shè)水平起到良好的推動(dòng)作用。同時(shí)也需要注意，數(shù)字化檔案建設(shè)是一個(gè)長(zhǎng)期任務(wù)，需要通過(guò)長(zhǎng)期的資金投入及人才培養(yǎng)來(lái)進(jìn)行逐步的提高和完善。

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