賈延紅

摘 要：信息化時(shí)代背景下，人力資源的開發(fā)和流動(dòng)，社會(huì)保障工作的多方位和全覆蓋，是人社部門檔案管理工作的責(zé)任所在，也是重點(diǎn)和難點(diǎn)所在。因此，人力資源和社會(huì)保障部門要肩負(fù)起社會(huì)的重任，提高人力資源和社會(huì)保障檔案管理水平，以便促進(jìn)社會(huì)健康發(fā)展。本文分析在信息化時(shí)代下人力資源和社會(huì)保障檔案管理工作中存在的問(wèn)題，并探索有針對(duì)性的解決方法和建議，以期為人力資源和社會(huì)保障的檔案管理工作提供發(fā)展新思路。

關(guān)鍵詞：檔案管理;人力資源;社會(huì)保障;新方法

引言

近年來(lái)，人社部門負(fù)擔(dān)著保障民生、服務(wù)社會(huì)的工作使命。人社工作衍生出人力資源檔案和社會(huì)保障檔案的管理工作。隨著社會(huì)發(fā)展，人力資源和社會(huì)保障管理檔案的數(shù)量和詳細(xì)程度都有所增加，要求人社部門需要結(jié)合先進(jìn)的信息技術(shù)，創(chuàng)新人社檔案管理方法，完善人社檔案管理制度，提高人社檔案管理水平，進(jìn)而更好地服務(wù)群眾，保障社會(huì)發(fā)展。

一、人力資源和社會(huì)保障部門檔案管理工作的重要性

人社檔案管理工作對(duì)社會(huì)與群眾都具有重要價(jià)值。宏觀上看：為人力資源的開發(fā)利用和跨地區(qū)跨行業(yè)流動(dòng)服務(wù)，為社會(huì)發(fā)展提供五個(gè)險(xiǎn)種多方位和全覆蓋的保障，是人社部門檔案管理工作的重點(diǎn)。微觀上看：人社檔案幾乎涵蓋了個(gè)體的一生，社會(huì)保障檔案記錄了一個(gè)人的生老病死的人生歷程，人力資源檔案記載了一個(gè)人的學(xué)習(xí)、求職和工作經(jīng)歷。在社會(huì)快速發(fā)展的時(shí)代背景下，我國(guó)逐漸開展檔案管理信息化工作，以此提高檔案管理工作效率，“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”戰(zhàn)略的實(shí)施應(yīng)運(yùn)而生。對(duì)于人社部門來(lái)說(shuō)，如何適應(yīng)時(shí)代要求做好檔案管理工作，是一項(xiàng)復(fù)雜而艱巨的任務(wù)。

二、人力資源和社會(huì)保障部門檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1.對(duì)人社檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足

人社部門檔案管理，不論是對(duì)于整個(gè)社會(huì)發(fā)展，還是對(duì)于個(gè)人來(lái)說(shuō)，都具有非常重要的作用，這點(diǎn)是毋庸置疑的。近年，有些地區(qū)雖然對(duì)檔案管理工作的重要性有一些認(rèn)識(shí)，但還是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，個(gè)別地區(qū)甚至還停留在保存紙質(zhì)檔案的初步認(rèn)知階段。有些地區(qū)領(lǐng)導(dǎo)不重視，資金和人員投入就少，工作卻日益繁重，這就使得檔案管理工作捉襟見肘。通常情況下，檔案管理人員主要負(fù)責(zé)管理紙質(zhì)與電子檔案。為了確保每個(gè)人檔案記錄內(nèi)容的真實(shí)性與有效性，檔案管理人員需要一遍一遍的檢查記錄的內(nèi)容。假如這種對(duì)檔案工作不重視的風(fēng)氣上行下效，基層一線的檔案管理人員也對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)不足，再加上檔案管理工作內(nèi)容相對(duì)繁瑣和枯燥，就難免會(huì)因?yàn)楣ぷ鞑徽J(rèn)真負(fù)責(zé)而造成失誤，那就會(huì)大大降低服務(wù)水平，社會(huì)影響也很惡劣。

2.檔案管理制度體系的不健全

人力資源和社會(huì)保障檔案的管理，往往會(huì)涉及到多個(gè)領(lǐng)域和多個(gè)地區(qū)。目前不少地區(qū)的人社檔案管理，是檔案隨人走隨事走。人力資源檔案隨人走，人到哪，檔案轉(zhuǎn)到哪。社會(huì)保險(xiǎn)檔案根據(jù)工作單位參保所在地不同而進(jìn)行轉(zhuǎn)入或轉(zhuǎn)出，時(shí)間空間跨度都很大。雖然這種方式確保了人社檔案的流動(dòng)性和靈活性，但是由于不同地區(qū)部門之間缺乏溝通與協(xié)作，也容易造成檔案管理工作缺乏統(tǒng)一性規(guī)定和整體性調(diào)度。此外，這種檔案管理方式，容易將個(gè)人的不同檔案進(jìn)行分別管理，當(dāng)個(gè)人要求進(jìn)行檔案調(diào)用時(shí)，不僅增加了檔案管理人員的工作量，也造成了社會(huì)保障管理方面的一些問(wèn)題。在實(shí)際的管理過(guò)程中，某些地區(qū)的檔案管理工作缺乏良好的硬件條件支持，還由于人力投入的不足或?qū)n案管理缺乏重視，造成檔案保存失誤或檔案丟失的狀況。在這種情況下，人社檔案管理部門的工作難度逐漸加大。

3.檔案管理的軟件和硬件設(shè)備的相對(duì)缺乏

工欲善其事必先利其器。隨著社會(huì)發(fā)展以及科學(xué)技術(shù)水平的提升，良好的軟硬件設(shè)施成為人社部門檔案工作順利開展的前提條件。人力資源和社會(huì)保障部門主要負(fù)責(zé)搜集、保存、調(diào)用人力資源和社會(huì)保障檔案。如果能夠采用信息技術(shù)手段提高檔案查閱調(diào)取的工作效率，就能大大節(jié)約時(shí)間。有些地區(qū)的人力資源和社會(huì)保障部門的信息系統(tǒng)和硬件設(shè)備更新的速度相對(duì)較慢，不利于提高檔案管理的工作效率以及檔案管理水平。一方面，人力資源和社會(huì)保障部門需要搜集本地以及外來(lái)人員的信息資料，保證自身能夠充分掌握本地的人才結(jié)構(gòu);另一方面，由于每個(gè)人的就業(yè)和社保信息資料并不是一成不變的，人社檔案管理部門就需要不斷地補(bǔ)充完善資料。比如，人員的就失業(yè)狀態(tài)的變動(dòng)和社保類型、金額、參保年份的變動(dòng)等等。如果檔案管理人員想要做好這些工作，就需要投入大量的時(shí)間與精力。同時(shí)人力資源和社會(huì)保障部門需要為其工作提供一定的資金支持?，F(xiàn)在是信息化社會(huì)，信息更新速度加快，如果不能掌握科學(xué)有效的檔案管理方法，很難高效率地管理好人社檔案。

三、解決人力資源和社會(huì)保障部門檔案管理問(wèn)題的辦法及措施

1.實(shí)施建立健全的人社檔案管理制度

由于尚未形成完善人社檔案管理制度，制約了檔案管理工作的進(jìn)一步開展。因此，人力資源和社會(huì)保障部門有必要根據(jù)當(dāng)前現(xiàn)狀以及專家、工作人員的建議，構(gòu)建完善的人社檔案管理制度。具體如下，第一，確定管理流程。人社檔案管理部門需要搜集當(dāng)下的管理問(wèn)題，以此制定科學(xué)的管理流程，確保工作人員管理工作的有序進(jìn)行;第二，建立獎(jiǎng)懲機(jī)制。為了保證工作人員積極地開展工作，檔案管理需要建立獎(jiǎng)懲機(jī)制。比如，機(jī)構(gòu)通過(guò)工作人員完成工作的質(zhì)量、公眾對(duì)其的服務(wù)評(píng)價(jià)、工作態(tài)度等等評(píng)定其工作整體水平，進(jìn)而做出獎(jiǎng)勵(lì)或者懲罰;第三，更新檔案管理制度。由于社會(huì)不斷地發(fā)生變化，人社部門的檔案管理工作方法也要完善。因此，人社檔案管理部門需要根據(jù)實(shí)際，掌握檔案管理技術(shù)、制定檔案管理方法等等，更新管理制度，更好地適應(yīng)社會(huì)發(fā)展。所以，人力資源和社會(huì)保障部門要以發(fā)展的眼光看待人社檔案管理工作，不斷完善制度，提高檔案管理質(zhì)量。

2.提高人社檔案管理人員的素質(zhì)

人社檔案管理人員素質(zhì)關(guān)系著檔案管理質(zhì)量。因此，人力資源和社會(huì)保障部門需要培養(yǎng)工作人員專業(yè)素養(yǎng)，提高工作人員檔案處理水平。第一，加大培訓(xùn)力度。在現(xiàn)代社會(huì)下，我國(guó)互聯(lián)網(wǎng)與信息技術(shù)水平逐漸提高?；诖?，部分人社檔案管理部門更換了檔案管理信息設(shè)備。然而，有的檔案管理人員的計(jì)算機(jī)操作水平并不高，阻礙了信息化工作活動(dòng)的推進(jìn)。因此，人社檔案管理部門需要提高培訓(xùn)力度，幫助工作人員學(xué)習(xí)信息化操作性知識(shí)，并提高他們實(shí)踐操作處理檔案信息系統(tǒng)的能力。為了督促工作人員學(xué)習(xí)知識(shí)，積極參與培訓(xùn)，人社檔案管理部門需要定期考核員工學(xué)習(xí)水平，以此強(qiáng)化培訓(xùn)效果。第二，創(chuàng)建良好地檔案管理工作氛圍。比如，人社檔案管理部門可以在辦公室張貼一些關(guān)于管理檔案的方法的標(biāo)語(yǔ)，潛移默化地影響他們的思想意識(shí)。第三，組織學(xué)習(xí)活動(dòng)。人力資源和社會(huì)保障部門應(yīng)該加強(qiáng)交流和學(xué)習(xí)。如果其他的檔案機(jī)構(gòu)的管理水平相對(duì)較高，就可以組織自身的檔案管理工作人員的學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)。第四，開展檔案管理知識(shí)競(jìng)賽活動(dòng)。人社檔案管理部門可以通過(guò)舉辦競(jìng)賽活動(dòng)，激發(fā)工作人員學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)的欲望。第五，利用微信等現(xiàn)在常用的媒介，提高檔案管理宣傳力度。隨著社會(huì)發(fā)展，大部分檔案管理人員的手機(jī)上都下載了微信。微信公眾號(hào)成為了時(shí)下流行推送信息的載體?；诖耍松鐧n案管理部門相關(guān)人員可以在微信公眾號(hào)上撰寫關(guān)于檔案管理的文章，以便工作人員隨時(shí)觀看，同時(shí)也方便交流。

3.人社檔案管理的信息化建設(shè)

傳統(tǒng)的檔案管理方法的封閉性較高。比如，檔案管理人員無(wú)法全面及時(shí)地獲取人力資源信息和社會(huì)保障各險(xiǎn)種的參保繳費(fèi)信息，造成檔案管理人員的工作效率相對(duì)較低。為了適應(yīng)時(shí)代和群眾需要，人力資源和社會(huì)保障部門不應(yīng)固守于傳統(tǒng)的檔案管理方法，而是著眼于當(dāng)代的檔案管理模式。伴隨著社會(huì)發(fā)展，人社檔案管理部門需要做好檔案管理的信息化建設(shè)工作。這樣，不僅可以節(jié)約人力、物力、財(cái)力等成本，而且能夠提高檔案服務(wù)水平。人社檔案管理部門需要應(yīng)用信息技術(shù)，更好地規(guī)范檔案管理流程，保證工作人員工作質(zhì)量。具體如下，首先，人社部門需要根據(jù)當(dāng)?shù)貦n案管理發(fā)展水平，制定信息化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。其次，人社部門根據(jù)需要，分配各業(yè)務(wù)科室進(jìn)行檔案信息化管理的工作任務(wù)，以此提高工作效率。再次，爭(zhēng)取各地區(qū)之間充分進(jìn)行人社檔案的資源共享，加強(qiáng)各地區(qū)、各險(xiǎn)種之間的溝通與交流，以此確保檔案的完善和科學(xué)化管理。最后，需要加大力量研發(fā)一個(gè)統(tǒng)一的人社檔案系統(tǒng)平臺(tái)，人力資源檔案與社保檔案加強(qiáng)信息融合，避免冗余重復(fù)，確保檔案信息的詳實(shí)安全和查詢使用的方便高效?？偠灾?，人力資源和社會(huì)保障部門需要加快檔案的信息化進(jìn)程，提升檔案管理的智慧化與科技化。

綜上所述，在信息化時(shí)代下，我國(guó)社會(huì)飛速發(fā)展。人社檔案伴隨每個(gè)人一生，記錄了個(gè)體的生老病死，見證了求學(xué)、工作經(jīng)歷，任務(wù)艱巨，舉足輕重。為充分發(fā)揮人社檔案的社會(huì)服務(wù)職能，需要進(jìn)一步提升人社檔案管理水平，完善檔案管理制度，更新檔案管理硬件和軟件設(shè)施，培養(yǎng)檔案管理人才。總而言之，人力資源和社會(huì)保障部門需要以發(fā)展的眼光看待檔案管理工作，不斷探索新方法，才能確保檔案管理工作的科學(xué)性和先進(jìn)性。

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