賈延紅
摘 要:信息化時(shí)代背景下,人力資源的開發(fā)和流動(dòng),社會(huì)保障工作的多方位和全覆蓋,是人社部門檔案管理工作的責(zé)任所在,也是重點(diǎn)和難點(diǎn)所在。因此,人力資源和社會(huì)保障部門要肩負(fù)起社會(huì)的重任,提高人力資源和社會(huì)保障檔案管理水平,以便促進(jìn)社會(huì)健康發(fā)展。本文分析在信息化時(shí)代下人力資源和社會(huì)保障檔案管理工作中存在的問(wèn)題,并探索有針對(duì)性的解決方法和建議,以期為人力資源和社會(huì)保障的檔案管理工作提供發(fā)展新思路。
關(guān)鍵詞:檔案管理;人力資源;社會(huì)保障;新方法
引言
近年來(lái),人社部門負(fù)擔(dān)著保障民生、服務(wù)社會(huì)的工作使命。人社工作衍生出人力資源檔案和社會(huì)保障檔案的管理工作。隨著社會(huì)發(fā)展,人力資源和社會(huì)保障管理檔案的數(shù)量和詳細(xì)程度都有所增加,要求人社部門需要結(jié)合先進(jìn)的信息技術(shù),創(chuàng)新人社檔案管理方法,完善人社檔案管理制度,提高人社檔案管理水平,進(jìn)而更好地服務(wù)群眾,保障社會(huì)發(fā)展。
一、人力資源和社會(huì)保障部門檔案管理工作的重要性
人社檔案管理工作對(duì)社會(huì)與群眾都具有重要價(jià)值。宏觀上看:為人力資源的開發(fā)利用和跨地區(qū)跨行業(yè)流動(dòng)服務(wù),為社會(huì)發(fā)展提供五個(gè)險(xiǎn)種多方位和全覆蓋的保障,是人社部門檔案管理工作的重點(diǎn)。微觀上看:人社檔案幾乎涵蓋了個(gè)體的一生,社會(huì)保障檔案記錄了一個(gè)人的生老病死的人生歷程,人力資源檔案記載了一個(gè)人的學(xué)習(xí)、求職和工作經(jīng)歷。在社會(huì)快速發(fā)展的時(shí)代背景下,我國(guó)逐漸開展檔案管理信息化工作,以此提高檔案管理工作效率,“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”戰(zhàn)略的實(shí)施應(yīng)運(yùn)而生。對(duì)于人社部門來(lái)說(shuō),如何適應(yīng)時(shí)代要求做好檔案管理工作,是一項(xiàng)復(fù)雜而艱巨的任務(wù)。
二、人力資源和社會(huì)保障部門檔案管理工作中存在的問(wèn)題
1.對(duì)人社檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足
人社部門檔案管理,不論是對(duì)于整個(gè)社會(huì)發(fā)展,還是對(duì)于個(gè)人來(lái)說(shuō),都具有非常重要的作用,這點(diǎn)是毋庸置疑的。近年,有些地區(qū)雖然對(duì)檔案管理工作的重要性有一些認(rèn)識(shí),但還是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠,個(gè)別地區(qū)甚至還停留在保存紙質(zhì)檔案的初步認(rèn)知階段。有些地區(qū)領(lǐng)導(dǎo)不重視,資金和人員投入就少,工作卻日益繁重,這就使得檔案管理工作捉襟見肘。通常情況下,檔案管理人員主要負(fù)責(zé)管理紙質(zhì)與電子檔案。為了確保每個(gè)人檔案記錄內(nèi)容的真實(shí)性與有效性,檔案管理人員需要一遍一遍的檢查記錄的內(nèi)容。假如這種對(duì)檔案工作不重視的風(fēng)氣上行下效,基層一線的檔案管理人員也對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)不足,再加上檔案管理工作內(nèi)容相對(duì)繁瑣和枯燥,就難免會(huì)因?yàn)楣ぷ鞑徽J(rèn)真負(fù)責(zé)而造成失誤,那就會(huì)大大降低服務(wù)水平,社會(huì)影響也很惡劣。
2.檔案管理制度體系的不健全
人力資源和社會(huì)保障檔案的管理,往往會(huì)涉及到多個(gè)領(lǐng)域和多個(gè)地區(qū)。目前不少地區(qū)的人社檔案管理,是檔案隨人走隨事走。人力資源檔案隨人走,人到哪,檔案轉(zhuǎn)到哪。社會(huì)保險(xiǎn)檔案根據(jù)工作單位參保所在地不同而進(jìn)行轉(zhuǎn)入或轉(zhuǎn)出,時(shí)間空間跨度都很大。雖然這種方式確保了人社檔案的流動(dòng)性和靈活性,但是由于不同地區(qū)部門之間缺乏溝通與協(xié)作,也容易造成檔案管理工作缺乏統(tǒng)一性規(guī)定和整體性調(diào)度。此外,這種檔案管理方式,容易將個(gè)人的不同檔案進(jìn)行分別管理,當(dāng)個(gè)人要求進(jìn)行檔案調(diào)用時(shí),不僅增加了檔案管理人員的工作量,也造成了社會(huì)保障管理方面的一些問(wèn)題。在實(shí)際的管理過(guò)程中,某些地區(qū)的檔案管理工作缺乏良好的硬件條件支持,還由于人力投入的不足或?qū)n案管理缺乏重視,造成檔案保存失誤或檔案丟失的狀況。在這種情況下,人社檔案管理部門的工作難度逐漸加大。
3.檔案管理的軟件和硬件設(shè)備的相對(duì)缺乏
工欲善其事必先利其器。隨著社會(huì)發(fā)展以及科學(xué)技術(shù)水平的提升,良好的軟硬件設(shè)施成為人社部門檔案工作順利開展的前提條件。人力資源和社會(huì)保障部門主要負(fù)責(zé)搜集、保存、調(diào)用人力資源和社會(huì)保障檔案。如果能夠采用信息技術(shù)手段提高檔案查閱調(diào)取的工作效率,就能大大節(jié)約時(shí)間。有些地區(qū)的人力資源和社會(huì)保障部門的信息系統(tǒng)和硬件設(shè)備更新的速度相對(duì)較慢,不利于提高檔案管理的工作效率以及檔案管理水平。一方面,人力資源和社會(huì)保障部門需要搜集本地以及外來(lái)人員的信息資料,保證自身能夠充分掌握本地的人才結(jié)構(gòu);另一方面,由于每個(gè)人的就業(yè)和社保信息資料并不是一成不變的,人社檔案管理部門就需要不斷地補(bǔ)充完善資料。比如,人員的就失業(yè)狀態(tài)的變動(dòng)和社保類型、金額、參保年份的變動(dòng)等等。如果檔案管理人員想要做好這些工作,就需要投入大量的時(shí)間與精力。同時(shí)人力資源和社會(huì)保障部門需要為其工作提供一定的資金支持?,F(xiàn)在是信息化社會(huì),信息更新速度加快,如果不能掌握科學(xué)有效的檔案管理方法,很難高效率地管理好人社檔案。
三、解決人力資源和社會(huì)保障部門檔案管理問(wèn)題的辦法及措施
1.實(shí)施建立健全的人社檔案管理制度
由于尚未形成完善人社檔案管理制度,制約了檔案管理工作的進(jìn)一步開展。因此,人力資源和社會(huì)保障部門有必要根據(jù)當(dāng)前現(xiàn)狀以及專家、工作人員的建議,構(gòu)建完善的人社檔案管理制度。具體如下,第一,確定管理流程。人社檔案管理部門需要搜集當(dāng)下的管理問(wèn)題,以此制定科學(xué)的管理流程,確保工作人員管理工作的有序進(jìn)行;第二,建立獎(jiǎng)懲機(jī)制。為了保證工作人員積極地開展工作,檔案管理需要建立獎(jiǎng)懲機(jī)制。比如,機(jī)構(gòu)通過(guò)工作人員完成工作的質(zhì)量、公眾對(duì)其的服務(wù)評(píng)價(jià)、工作態(tài)度等等評(píng)定其工作整體水平,進(jìn)而做出獎(jiǎng)勵(lì)或者懲罰;第三,更新檔案管理制度。由于社會(huì)不斷地發(fā)生變化,人社部門的檔案管理工作方法也要完善。因此,人社檔案管理部門需要根據(jù)實(shí)際,掌握檔案管理技術(shù)、制定檔案管理方法等等,更新管理制度,更好地適應(yīng)社會(huì)發(fā)展。所以,人力資源和社會(huì)保障部門要以發(fā)展的眼光看待人社檔案管理工作,不斷完善制度,提高檔案管理質(zhì)量。
2.提高人社檔案管理人員的素質(zhì)
人社檔案管理人員素質(zhì)關(guān)系著檔案管理質(zhì)量。因此,人力資源和社會(huì)保障部門需要培養(yǎng)工作人員專業(yè)素養(yǎng),提高工作人員檔案處理水平。第一,加大培訓(xùn)力度。在現(xiàn)代社會(huì)下,我國(guó)互聯(lián)網(wǎng)與信息技術(shù)水平逐漸提高?;诖?,部分人社檔案管理部門更換了檔案管理信息設(shè)備。然而,有的檔案管理人員的計(jì)算機(jī)操作水平并不高,阻礙了信息化工作活動(dòng)的推進(jìn)。因此,人社檔案管理部門需要提高培訓(xùn)力度,幫助工作人員學(xué)習(xí)信息化操作性知識(shí),并提高他們實(shí)踐操作處理檔案信息系統(tǒng)的能力。為了督促工作人員學(xué)習(xí)知識(shí),積極參與培訓(xùn),人社檔案管理部門需要定期考核員工學(xué)習(xí)水平,以此強(qiáng)化培訓(xùn)效果。第二,創(chuàng)建良好地檔案管理工作氛圍。比如,人社檔案管理部門可以在辦公室張貼一些關(guān)于管理檔案的方法的標(biāo)語(yǔ),潛移默化地影響他們的思想意識(shí)。第三,組織學(xué)習(xí)活動(dòng)。人力資源和社會(huì)保障部門應(yīng)該加強(qiáng)交流和學(xué)習(xí)。如果其他的檔案機(jī)構(gòu)的管理水平相對(duì)較高,就可以組織自身的檔案管理工作人員的學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)。第四,開展檔案管理知識(shí)競(jìng)賽活動(dòng)。人社檔案管理部門可以通過(guò)舉辦競(jìng)賽活動(dòng),激發(fā)工作人員學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)的欲望。第五,利用微信等現(xiàn)在常用的媒介,提高檔案管理宣傳力度。隨著社會(huì)發(fā)展,大部分檔案管理人員的手機(jī)上都下載了微信。微信公眾號(hào)成為了時(shí)下流行推送信息的載體?;诖耍松鐧n案管理部門相關(guān)人員可以在微信公眾號(hào)上撰寫關(guān)于檔案管理的文章,以便工作人員隨時(shí)觀看,同時(shí)也方便交流。
3.人社檔案管理的信息化建設(shè)
傳統(tǒng)的檔案管理方法的封閉性較高。比如,檔案管理人員無(wú)法全面及時(shí)地獲取人力資源信息和社會(huì)保障各險(xiǎn)種的參保繳費(fèi)信息,造成檔案管理人員的工作效率相對(duì)較低。為了適應(yīng)時(shí)代和群眾需要,人力資源和社會(huì)保障部門不應(yīng)固守于傳統(tǒng)的檔案管理方法,而是著眼于當(dāng)代的檔案管理模式。伴隨著社會(huì)發(fā)展,人社檔案管理部門需要做好檔案管理的信息化建設(shè)工作。這樣,不僅可以節(jié)約人力、物力、財(cái)力等成本,而且能夠提高檔案服務(wù)水平。人社檔案管理部門需要應(yīng)用信息技術(shù),更好地規(guī)范檔案管理流程,保證工作人員工作質(zhì)量。具體如下,首先,人社部門需要根據(jù)當(dāng)?shù)貦n案管理發(fā)展水平,制定信息化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。其次,人社部門根據(jù)需要,分配各業(yè)務(wù)科室進(jìn)行檔案信息化管理的工作任務(wù),以此提高工作效率。再次,爭(zhēng)取各地區(qū)之間充分進(jìn)行人社檔案的資源共享,加強(qiáng)各地區(qū)、各險(xiǎn)種之間的溝通與交流,以此確保檔案的完善和科學(xué)化管理。最后,需要加大力量研發(fā)一個(gè)統(tǒng)一的人社檔案系統(tǒng)平臺(tái),人力資源檔案與社保檔案加強(qiáng)信息融合,避免冗余重復(fù),確保檔案信息的詳實(shí)安全和查詢使用的方便高效??偠灾?,人力資源和社會(huì)保障部門需要加快檔案的信息化進(jìn)程,提升檔案管理的智慧化與科技化。
綜上所述,在信息化時(shí)代下,我國(guó)社會(huì)飛速發(fā)展。人社檔案伴隨每個(gè)人一生,記錄了個(gè)體的生老病死,見證了求學(xué)、工作經(jīng)歷,任務(wù)艱巨,舉足輕重。為充分發(fā)揮人社檔案的社會(huì)服務(wù)職能,需要進(jìn)一步提升人社檔案管理水平,完善檔案管理制度,更新檔案管理硬件和軟件設(shè)施,培養(yǎng)檔案管理人才。總而言之,人力資源和社會(huì)保障部門需要以發(fā)展的眼光看待檔案管理工作,不斷探索新方法,才能確保檔案管理工作的科學(xué)性和先進(jìn)性。
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