王春霞

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2019）6-118-01

摘 要 本文以城陽(yáng)區(qū)行政機(jī)關(guān)建筑的基建檔案為背景，利用有關(guān)事例，闡述基建檔案的重要性，并從建立健全檔案管理制度、建立設(shè)備檔案、強(qiáng)化備案更新意識(shí)和信息化管理四個(gè)方面探討了如何加強(qiáng)基建檔案的科學(xué)管理。

關(guān)鍵詞 基建檔案 城陽(yáng)區(qū) 工作管理

基礎(chǔ)建設(shè)檔案，簡(jiǎn)稱(chēng)“基建檔案”，是指在各種建筑物、構(gòu)筑物、地上地下管線等基本建設(shè)工程的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工和使用維修活動(dòng)中形成的科技檔案。它不僅反映了建筑物的變化和發(fā)展，為建筑物規(guī)劃、建設(shè)、管理工作提供現(xiàn)狀和歷史依據(jù)，也為管理者提供了重要參謀價(jià)值，還可以為歷史查找、產(chǎn)權(quán)查證、經(jīng)濟(jì)糾紛等提供依據(jù)。

一、城陽(yáng)區(qū)行政機(jī)關(guān)基建檔案背景

城陽(yáng)區(qū)自建區(qū)以來(lái)，先后建設(shè)了行政中心、經(jīng)貿(mào)中心等工程項(xiàng)目。建區(qū)初期，行政中心基建檔案整理薄弱，各類(lèi)施工文件、竣工圖不規(guī)范、不完善，后經(jīng)多方查找、核對(duì)，對(duì)其重新分類(lèi)、整理、編目，確保檔案的齊全完整。后來(lái)對(duì)于經(jīng)貿(mào)中心等工程，提前對(duì)工程文件的套數(shù)、費(fèi)用、移交時(shí)間等提出明確要求。對(duì)工程準(zhǔn)備階段、竣工驗(yàn)收階段形成的文件進(jìn)行立卷歸檔，所形成的檔案齊全、系統(tǒng)、完整，并完善規(guī)范了案卷目錄，歸檔率達(dá)到100%。

二、基建檔案的重要性

（一）基建檔案是機(jī)關(guān)行政建筑基本建設(shè)的真實(shí)記錄與歷史依據(jù)

不僅具有一般檔案的原始記錄性、信息性、價(jià)值性等特點(diǎn)，還具有它獨(dú)有的特點(diǎn)：成套性、專(zhuān)業(yè)性、實(shí)用性、滯后性?；n案真實(shí)記錄了工程建設(shè)的全過(guò)程，客觀反映了各類(lèi)建筑物、各種管線的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工等方面的情況，是機(jī)關(guān)大院建設(shè)中形成的第一手材料，也是城陽(yáng)區(qū)發(fā)展的真實(shí)寫(xiě)照。規(guī)范、準(zhǔn)確的基建檔案是工程進(jìn)行使用、管理、維修、改擴(kuò)建的憑證和依據(jù)，也為今后的歷史查找、產(chǎn)權(quán)查證、單位維權(quán)以及建筑科研等提供原始憑證。它不僅服務(wù)于今天，也有利于未來(lái)。

（二）基建檔案對(duì)行政機(jī)關(guān)辦公條件的維護(hù)、改善具有重要意義

筆者親身經(jīng)歷中有以下事例：

（1）利用檔案獲得經(jīng)濟(jì)效益。行政中心和城陽(yáng)賓館一直共用中央空調(diào)機(jī)組，賓館改制后，供冷效果得不到很好的保障。經(jīng)調(diào)取文書(shū)檔案理順權(quán)屬關(guān)系，調(diào)取1995年基建檔案換熱站建筑施工圖，獲取獨(dú)立供冷的可行性。2014年行政中心投資309萬(wàn)元安裝了323千瓦制冷機(jī)組2臺(tái)，空調(diào)供給實(shí)現(xiàn)自主管理、自主供給，節(jié)約財(cái)政資金40余萬(wàn)元。更重要的是為行政中心辦公和會(huì)議提供了安全可靠保障，檔案的利用產(chǎn)生了很大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

（2）利用檔案解決隱患。在行政中心各項(xiàng)工程維修、改造中，其主要過(guò)程和現(xiàn)狀等檔案記錄具有深度保存價(jià)值，對(duì)于各項(xiàng)工程的施工圖，凡因施工時(shí)結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置發(fā)生改變時(shí)都重新繪制，確保及時(shí)更新、留痕。2014年行政中心實(shí)行網(wǎng)絡(luò)全覆蓋，由于運(yùn)營(yíng)商的改變，各辦公樓的網(wǎng)線需要重新梳理，加上監(jiān)控布點(diǎn)管線，各線路繁雜，在查找基建檔案中的管線分布圖后，逐一理順了管線分布，并根據(jù)現(xiàn)實(shí)施工情況對(duì)各管線分布圖進(jìn)行了重新繪制，施工全過(guò)程有據(jù)可依，無(wú)一處因管線沖突而返工重做。

三、加強(qiáng)基建檔案的科學(xué)管理

（一）建立健全檔案管理制度

制定并落實(shí)《建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求》、《工程交工驗(yàn)收后的文件整理》等一系列基建類(lèi)檔案管理制度，在工程建設(shè)管理過(guò)程中，采取一系列行之有效的預(yù)防措施，使各類(lèi)工程竣工文件管理工作始終處于可控范圍之內(nèi)，通過(guò)定期和不定期檢查資料的完整性、原始性、系統(tǒng)性等，對(duì)存在質(zhì)量缺陷和安全隱患的工程提出整改意見(jiàn)，并限期整改，使各類(lèi)基建檔案真正做到了規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、制度化管理。

（二）建立設(shè)備檔案

建立設(shè)備檔案是為了更好地了解設(shè)備，掌握設(shè)備的技術(shù)性能，提高維修和管理水平。一是對(duì)行政中心換熱站制冷換熱設(shè)備、電力等設(shè)備的制造廠家、出廠日期、安裝日期、使用日期進(jìn)行編錄。利用cad制圖軟件對(duì)地溝管網(wǎng)走向、各種管線進(jìn)行繪制。二是對(duì)各類(lèi)設(shè)備的定期維護(hù)保養(yǎng)記錄存檔，及時(shí)了解維修保養(yǎng)后設(shè)備的運(yùn)行與效果狀況，做到有備無(wú)患。

（三）強(qiáng)化備案更新的意識(shí)

建筑工程并不是永恒不變的，而是不斷地改進(jìn)變化的。以本案例為例，僅2018年就有中央空調(diào)系統(tǒng)、換熱站系統(tǒng)維護(hù)保養(yǎng)、西北消防主管道更換維修等改建工作，而且改建工作大都涉及水電管網(wǎng)的重新布線，如果不在改建時(shí)及時(shí)備案存檔，在今后的基建活動(dòng)中依舊采用老舊檔案圖紙，就會(huì)遇到管線與圖紙不符，影響工程開(kāi)展。

（四）逐步實(shí)現(xiàn)基建檔案信息化管理

隨著現(xiàn)代信息化技術(shù)發(fā)展，基建檔案管理模式也需與時(shí)俱進(jìn)，相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)藍(lán)圖檔案易損壞、不易復(fù)制傳輸?shù)热秉c(diǎn)，實(shí)現(xiàn)基建檔案數(shù)字化管理更有利于基建檔案的的查找、利用。將紙質(zhì)藍(lán)圖形成電子版圖紙或工程制圖文件，更可在工程變更中進(jìn)行重新修改、備注，并將與建設(shè)有關(guān)的文件進(jìn)行電子歸檔，建立檢索目錄，在后期檔案使用中實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程傳遞，提高工作效率。

參考文獻(xiàn)：

[1]張敏芝，唐純茜.淺析醫(yī)院基建檔案管理工作的重要性[J].基層醫(yī)學(xué)論壇，2013，17（7）.