戴冰凌

摘??要：中職學(xué)?；n案是中職學(xué)校整體規(guī)劃和建設(shè)管理的重要組成部分，是學(xué)校實(shí)行各項(xiàng)評(píng)估的重要內(nèi)容之一，因此，加強(qiáng)中職學(xué)校檔案管理工作是十分重要的。詳細(xì)闡述了中職學(xué)?；n案的特質(zhì)和效能，分析了如何實(shí)現(xiàn)中職學(xué)?；n案的科學(xué)化管理，提出了加強(qiáng)基建檔案科學(xué)化管理的相關(guān)建議。

關(guān)鍵詞：中職學(xué)校;基建檔案;科學(xué)化管理;整體規(guī)劃

中圖分類號(hào)：G472.4??????????????文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A???????????????DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2015.01.047

1??中職學(xué)校基建檔案的特質(zhì)

中職學(xué)?；n案從內(nèi)容上分為基建文件材料、施工文件材料和竣工圖紙材料三部分?；ㄎ募牧鲜侵新殞W(xué)校整理的有關(guān)建筑申請(qǐng)、規(guī)劃、征地、竣工償結(jié)等文件材料;施工文件材料是施工單位整理的施工許可證和有關(guān)地基、基礎(chǔ)原材料的各種記錄和竣工驗(yàn)收的有關(guān)材料;竣工圖紙材料主要包括建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備、電氣、供水等專業(yè)的設(shè)計(jì)說明書和竣工圖紙。

2??中職學(xué)?；n案的效能

2.1??可參照和可重復(fù)利用作用

基建檔案承載了中職學(xué)校基建的所有信息，它真實(shí)地記載了學(xué)校，學(xué)校內(nèi)的建筑物、構(gòu)筑物的位置，客觀地反映了各類建筑物、各種管線的計(jì)劃、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、改建等方面的情況。該檔案主要包括投資計(jì)劃、預(yù)算、決算的真實(shí)數(shù)據(jù)和方案設(shè)計(jì)、更改的過程，它是科技人員、工程技術(shù)人員用集體智慧在實(shí)踐中創(chuàng)造的成果，其中蘊(yùn)含著大量有價(jià)值的信息，而信息本身也是知識(shí)形態(tài)的商品。

在中職學(xué)校建設(shè)的過程中，基建檔案是可以多次重復(fù)利用的。而信息的價(jià)值也不是利用一次就能全部轉(zhuǎn)移到成果中的，這是其很重要的一個(gè)特性。中職學(xué)?；n案也具備多次利用的屬性。中職學(xué)?；n案不僅經(jīng)過了施工的考驗(yàn)，還接受了實(shí)踐的檢驗(yàn)。它的重復(fù)利用不但可以加快施工速度，而且還可以節(jié)省勞動(dòng)耗費(fèi)，提高經(jīng)濟(jì)效益和工作效率，不走或少走彎路。

2.2??憑證作用和法律效用

基建檔案記載了房產(chǎn)、地產(chǎn)和設(shè)備產(chǎn)權(quán)形成的全過程，是學(xué)校界定產(chǎn)權(quán)關(guān)系的法律依據(jù)和法定根據(jù)。用好基建檔案，可以有效避免和解決產(chǎn)權(quán)糾紛。

中職學(xué)?；n案是一個(gè)學(xué)校建校過程中所有的資料，包含各種文件、憑證、函件、圖紙、預(yù)算、記錄等技術(shù)資料。它客觀地記載了當(dāng)時(shí)的歷史情況，反映了中職學(xué)?；窘ㄔO(shè)的完整過程。其中，有很大一部分依據(jù)性文件，比如基本建設(shè)工程項(xiàng)目任務(wù)書、建設(shè)書、批復(fù)報(bào)告、可行性研究、規(guī)劃、征地和計(jì)劃投資等。

2.3??在學(xué)校建設(shè)中具有增值作用

中職學(xué)校基建檔案自身的特殊性決定了其在較長時(shí)期內(nèi)發(fā)揮的現(xiàn)行效用。從建筑物的效能來講，建筑物的竣工是建筑物發(fā)揮功用的基礎(chǔ)，建筑物使用的長時(shí)性決定了基建檔案管理的效能性。基本建設(shè)完成后，建筑物的結(jié)構(gòu)、性質(zhì)等內(nèi)容可以在檔案中體現(xiàn)出來。在建筑物的產(chǎn)權(quán)認(rèn)定及以后維修、擴(kuò)建、改建、解決土地糾紛和相關(guān)管理工作中，基建檔案也起到了一定的證明作用，所以，中職學(xué)校基建檔案管理工作具有長時(shí)程的實(shí)用效能性的特點(diǎn)。

隨著基建檔案的基本歸檔和完善，在各種生產(chǎn)實(shí)踐和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，它可以直接或間接地起到增值作用。實(shí)踐證明，學(xué)校基礎(chǔ)設(shè)施的維護(hù)和管理是離不開基建檔案的?；n案是維修、使用等檢修工程對(duì)象的唯一依據(jù)。在工程對(duì)象改建、擴(kuò)建或被破壞后維復(fù)的過程中，基建檔案是非常重要的。中職學(xué)校的工程建設(shè)項(xiàng)目，比如教學(xué)樓、實(shí)驗(yàn)樓、圖書館等，必須保證檔案的完整性、正確性和系統(tǒng)性，這樣才能在維修、改建的過程中發(fā)揮它的憑證和查考的功能。同時(shí)，一般檔案的增值作用是間接的，所收經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益緩慢且不明顯。但是，基建檔案可以在生產(chǎn)實(shí)踐活動(dòng)中產(chǎn)生直接、明顯的增值效果。中職學(xué)校基建檔案可以在今后的擴(kuò)建、改建、維修工程項(xiàng)目中節(jié)省大量的人力、物力和財(cái)力。由此可見，基建檔案管理在中職學(xué)校的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中是一項(xiàng)非常重要的工作。

3??中職學(xué)?；n案管理的科學(xué)化

由于有些中職學(xué)校相關(guān)人員的檔案意識(shí)不強(qiáng)，缺乏專職管理人員和現(xiàn)代化管理手段等問題，我國中職學(xué)?；n案管理工作有一定的滯后性。如何實(shí)現(xiàn)中職學(xué)校基建檔案的科學(xué)化管理，主要要做好以下幾方面的工作。

3.1??提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)

中職學(xué)?；n案是研究學(xué)校建立和發(fā)展的重要參考依據(jù)。因此，在學(xué)校中，要不斷加強(qiáng)對(duì)《中華人民共和國檔案法》和《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》的宣傳力度，利用圖片、學(xué)校廣播等媒體宣傳，使廣大教職工充分認(rèn)識(shí)到基建檔案的重要性，樹立科學(xué)的基建檔案管理意識(shí)。

領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持是搞好基建檔案工作的關(guān)鍵。中職學(xué)校要徹底改變檔案工作，把基建檔案的形成、積累、整理、立卷、歸檔工作納入基建規(guī)劃、計(jì)劃、管理制度中，對(duì)基建檔案材料提出目標(biāo)要求，并將其納入專職檔案管理人員職責(zé)范圍內(nèi)，實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理，做到專人負(fù)責(zé)管理，保證基建檔案工作的質(zhì)量。

3.2??建立健全基建檔案管理機(jī)制

建章立制是中職學(xué)?；n案管理工作的保障。為了實(shí)現(xiàn)中職學(xué)?；n案的科學(xué)化管理，保證檔案材料的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，使基建文件材料的形成、積累、立卷和歸檔工作制度化、規(guī)范化，中職學(xué)校必須制訂基建檔案管理辦法，建設(shè)指揮部門檔案資料管理暫行規(guī)定、工程驗(yàn)收和房產(chǎn)驗(yàn)收交接工作流程等規(guī)章。

同時(shí)，中職學(xué)校基建檔案管理人員要把工作關(guān)口前移，提前介入建設(shè)工程，及早掌握工程建設(shè)情況和第一手資料，定期或不定期到現(xiàn)場檢查、指導(dǎo)施工單位和監(jiān)理單位做好檔案管理工作，檢查文件材料的收集是否完整，制定的工作流程是否符合標(biāo)準(zhǔn)要求，竣工圖紙的修改是否有依據(jù)或圖物是否相符，簽署的內(nèi)容是否真實(shí)、合法、有效，案卷整理是否標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，檔案的保管是否安全，利用工作是否正常有序等，只有這樣才能有效把握文件、材料的可信度。如果發(fā)現(xiàn)不符合歸檔要求或內(nèi)容不齊全的材料，要及時(shí)追索，嚴(yán)格按照高等學(xué)校檔案工作規(guī)范中基建文件、材料歸檔范圍和流程工作，確保歸檔材料的完整性和準(zhǔn)確性。

3.3??創(chuàng)新管理方式

創(chuàng)新中職學(xué)?；n案管理是時(shí)代的要求。傳統(tǒng)的基建檔案資料主要是以紙質(zhì)、實(shí)物為載體，不便于管理和重復(fù)使用，特別是圖紙，如果經(jīng)常翻閱和折疊，是比較容易損壞的。隨著時(shí)代的發(fā)展，要利用現(xiàn)代化技術(shù)將紙質(zhì)載體檔案轉(zhuǎn)化為全文、全圖、全聲的電子信息數(shù)據(jù)，以便于利用計(jì)算機(jī)自動(dòng)檢索和查閱。這樣做，檔案工作也就得到了更大的發(fā)展。中職學(xué)校要加大硬件投入，配置必要的計(jì)算機(jī)、工程復(fù)印機(jī)、曬圖機(jī)、掃描儀和繪圖儀等，引進(jìn)現(xiàn)代化管理技術(shù)，為檔案管理現(xiàn)代化、電子化提供物質(zhì)基礎(chǔ)。在收集基建檔案資料時(shí)，可以要求設(shè)計(jì)單位提供電子圖紙，把設(shè)計(jì)變更完整地反映在圖紙上。同時(shí)，利用掃描等技術(shù)將以前大量的、有保存價(jià)值的圖紙檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案。如果有條件，可以進(jìn)一步將文件矢量化，以便可以直接利用文件。同時(shí)，分類、編目各類基建技術(shù)資料、圖紙和聲像資料，進(jìn)行計(jì)算機(jī)數(shù)字化處理，把檔案全文信息輸入數(shù)據(jù)庫，最終采用科學(xué)、先進(jìn)的應(yīng)用軟件存儲(chǔ)、管理和利用檔案信息。這樣，既節(jié)約了存儲(chǔ)空間，方便查找和使用，也緩解了保存與利用之間的矛盾，為檔案編排管理效率、檢索速度和查準(zhǔn)率的提高奠定了基礎(chǔ)。

4??結(jié)束語

綜上所述，中職學(xué)校檔案管理工作是學(xué)?；A(chǔ)工作的重要組成部分。因此，要先設(shè)置專門機(jī)構(gòu)，為學(xué)校檔案管理工作培養(yǎng)高素質(zhì)專職人員;建立健全基建檔案管理機(jī)制，保證檔案材料的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性;創(chuàng)新中職學(xué)?；n案管理，順應(yīng)時(shí)代的要求。

參考文獻(xiàn)

[1]葉品君.中職學(xué)?；n案收集管理工作探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（11）.

[2]陳慧玲.如何做好中職學(xué)?；n案的收集工作[J].法制與經(jīng)濟(jì)（下旬），2012（04）.

〔編輯：白潔〕

Vocational?Schools?and?Scientific?Management?of?Infrastructure?Archives

Dai?Bingling

Abstract：?Vocational?schools?is?an?important?part?of?the?infrastructure?archives?vocational?schools?overall?planning?and?construction?management，?is?an?important?part?of?the?assessment?of?the?implementation?of?the?school，?therefore，?strengthen?vocational?school?records?management?work?is?very?important.?Elaborated?the?qualities?and?effectiveness?of?vocational?school?infrastructure?archives，?analyzing?how?to?implement?vocational?school?infrastructure?archives?scientific?management，?proposed?to?strengthen?the?scientific?infrastructure?archives?management?recommendations.

Key?words：?vocational?schools;?infrastructure?archives;?scientific?management;?overall?planning