王俊紅

摘 要：本文主要以高校辦公室人事檔案管理工作的優(yōu)化路徑為重點進行闡述，結(jié)合當下高校辦公室人事檔案管理工作現(xiàn)狀，首先分析高校辦公室人事檔案管理工作必要性，其次闡述高校辦公室人事檔案管理工作現(xiàn)狀，最后從更新先進的辦公室人事檔案管理思想、強化辦公室人事檔案管理資源的創(chuàng)建以及配置、創(chuàng)建辦公室人事檔案網(wǎng)絡(luò)管理平臺、加強辦公室人事檔案管理的數(shù)據(jù)庫建設(shè)幾個方面深入說明并探討高校辦公室人事檔案管理工作的優(yōu)化路徑，旨在為相關(guān)研究提供參考。

關(guān)鍵詞：高校;辦公室;人事檔案管理;優(yōu)化路徑

高校辦公室人事檔案管理作為高校管理機制的重要組成部分，在人力資源管理模式迅速發(fā)展的背景下，網(wǎng)絡(luò)信息傳播的速度逐漸加快，開展高校辦公室人事檔案管理工作對高校平時教學秩序的穩(wěn)定運行具有重要作用。但是現(xiàn)階段高校辦公室人事檔案管理工作存在的價值沒有充分發(fā)揮出來，存在一些問題，因此在新時期下采取科學的手段管理高校辦公室人事檔案，促使高校持續(xù)發(fā)展是每一個高校管理者需要深入思考的問題。

一、高校辦公室人事檔案管理工作的必要性

（1）有利于高校人事管理社會價值的提升。針對高校人事檔案管理工作的開發(fā)以及利用，促使其體現(xiàn)出信息化以及時代化，有助于高校辦公室人力資源相關(guān)信息的實時共享，防止出現(xiàn)封閉資源的現(xiàn)象，提升人事資源管理的質(zhì)量。與此同時，創(chuàng)建信息數(shù)據(jù)資源庫，可以加強高校內(nèi)部的教職工資源科學化配置，以崗位和人才相對應(yīng)的理念，開發(fā)高校內(nèi)人力資源。此外，高校中人事檔案資源的開發(fā)和利用，在一定程度上可以體現(xiàn)出高校優(yōu)秀人才具備的優(yōu)勢，降低社會上人事資源的需求成本，使得高校中存有的教研類資源轉(zhuǎn)變?yōu)閷嵺`類資源，對社會價值的提升產(chǎn)生積極影響。

（2）有利于高校人事檔案管理經(jīng)濟價值的提升。對人力資源而言，其作為一種無形資產(chǎn)，充分體現(xiàn)著高校具有的綜合實力。高校開展人事檔案管理工作，可以將人力資源的無形資產(chǎn)轉(zhuǎn)變?yōu)橛行钨Y產(chǎn)，降低高校人事管理的成本。而對于高校人事檔案管理的工作，其能夠產(chǎn)生一個信息庫，一方面可以幫助管理者全面掌握高校內(nèi)人才發(fā)展現(xiàn)狀，另一方面可以降低管理者獲得人才的成本，進而提升高校人事檔案管理的經(jīng)濟價值。

二、高校辦公室人事檔案管理工作現(xiàn)狀

（1）人事檔案信息的收集角度。目前，我國大多數(shù)的高校辦公室人事檔案管理往往可以分為以下幾點：其一，對于設(shè)有編制的教職工檔案，其歸于高校辦公室人事檔案的范疇內(nèi);其二，學校辦公室人事檔案包含退休工作人員涉及的檔案信息資源;其三，高校離職的工作人員對應(yīng)的人事檔案資料。由于高校教師自身具備較高的學歷，且社會對人才的需求量較大，對應(yīng)的流動性較為普遍，在多種因素的影響下，高校辦公室人事檔案管理資料信息沒有被及時提取的情況十分常見。假如結(jié)合高校學科的類型管理辦公室人事檔案信息，那么涉及的檔案信息數(shù)據(jù)便會很繁雜。而高校辦公室人事檔案資料的信息化水平較低，且諸多資料的歸檔也仍是紙質(zhì)形式。因此在新時期，怎樣信息化地處理大量的辦公室人事檔案信息，對繁雜的紙質(zhì)類型檔案數(shù)據(jù)加以收集和歸檔，這些都是高校管理者應(yīng)該關(guān)注的事項。

（2）人事檔案管理業(yè)務(wù)的角度。目前，我國大多數(shù)的高校現(xiàn)有的人事檔案管理模式仍是以傳統(tǒng)的思想理念進行，諸多教職工對應(yīng)的人事檔案信息往往借助手動查詢的手段獲取，成效并不顯著。因此，在新時期，尤其是信息化時代，高校需要借助大數(shù)據(jù)的模式處理高?，F(xiàn)有的人事資源檔案，將紙質(zhì)的資源檔案進行歸檔與保存，之后借助先進技術(shù)取替代往的手動查詢模式?；诰W(wǎng)絡(luò)平臺整理高校內(nèi)部的人事檔案相關(guān)信息資源，由此保證高校人事檔案管理工作具備較強的程序性以及科學性。

（3）人事檔案服務(wù)人事管理的角度。以往的高校中設(shè)立的人事檔案管理工作，其在開展的過程中沒有鮮明體現(xiàn)服務(wù)思想，涉及的一些管理權(quán)力歸屬單位也存在不統(tǒng)一的問題，通常情況下服務(wù)人事管理的工作以被動的形式展開，影響人事檔案信息數(shù)據(jù)的利用率。如今已經(jīng)是信息化時代，每一所高校都需要定期在云數(shù)據(jù)庫中分類與整理檔案，并且進行具體的分析與研究，對于高?，F(xiàn)有的所有信息進行加工，但是這些是以往人事檔案管理工作不具備的特征。

三、高校辦公室人事檔案管理工作的優(yōu)化路徑

（1）樹立先進的辦公室人事檔案管理思想。首先，在新時期，高校管理者應(yīng)該積極轉(zhuǎn)變辦公室人事檔案管理工作的觀念，號召檔案相關(guān)管理人員重視辦公室人事檔案管理工作。高校管理者應(yīng)該組織所有人員強化對人事檔案信息化管理的意識，全身心投入辦公室人事檔案管理工作中，促使辦公室人事檔案管理工作和高校的建設(shè)朝著信息化方向發(fā)展。其次，在新時期，高校管理者需要以時代發(fā)展的需求為核心，更新檔案管理的信息化思想，確保辦公室人事檔案管理工作高效運行。也就是說高校檔案管理者要加強辦公室人事檔案管理信息化的宣傳與推廣，確保內(nèi)部的工作人員認識到辦公室人事檔案管理工作的重要性，發(fā)揮自己的價值，不斷為新時期辦公室人事檔案管理工作信息化的發(fā)展做出貢獻。

（2）強化辦公室人事檔案管理資源的創(chuàng)建以及配置。高校要想更好適應(yīng)時代的發(fā)展腳步，不斷壯大學校實力，需要強化辦公室人事檔案管理資源的創(chuàng)建以及配置。首先要建設(shè)強大的人事檔案資源管理團隊，其不僅應(yīng)該具有明確的政治思想，還應(yīng)該熟知辦公室人事檔案管理相關(guān)的專業(yè)理論知識，具備良好的信息技能。換言之，高校應(yīng)該對辦公室人事檔案管理人員的團隊進行綜合素質(zhì)的培訓，一方面要強化教育工作，借助多種類型的教育，基于辦公室人事檔案管理單位以及檔案管理工作人員自身的工作需求進行培訓工作，健全專業(yè)化的辦公室人事檔案管理體系;另一方面，高校管理者應(yīng)該號召相關(guān)人員參與專題講座活動，交流與辦公室人事檔案管理相關(guān)的多種業(yè)務(wù)，積極引進網(wǎng)絡(luò)形式的人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)學習平臺，聘請專家到校內(nèi)開展講解課程，把新時期檔案管理理念滲透進校內(nèi)的所有工作人員，提升高校辦公室人事檔案管理工作人員的專業(yè)化水平。高校管理者需要開展辦公室人事檔案管理設(shè)施建設(shè)工作，更新或者維護以往的計算機系統(tǒng)，努力和社會上相關(guān)機構(gòu)進行合作，完善硬件設(shè)備以及軟件程序，推動高校辦公室人事檔案管理工作的信息化進程，提升人事檔案管理工作的質(zhì)量。

（3）創(chuàng)建辦公室人事檔案網(wǎng)絡(luò)管理平臺。信息化逐漸走進人們的工作與生活中，且為人們的工作提供諸多便利，數(shù)據(jù)信息的標準化和數(shù)據(jù)信息的開放性都是新時期高校辦公室人事檔案管理工作的重點。將高校辦公室人事檔案管理工作具體化，其包含著諸多內(nèi)容，比如不同院系以及機構(gòu)的教職工基本信息，因此高校應(yīng)該創(chuàng)建辦公室人事檔案網(wǎng)絡(luò)管理平臺，借助網(wǎng)絡(luò)平臺，實時整理和收集辦公室人事檔案所有信息與數(shù)據(jù)，便于實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的共享以及使用，提高辦公室人事檔案管理工作的價值與效用。此外，高校可以借助信息技術(shù)，整合高校內(nèi)部人事處、教務(wù)處和科研處等教職工的數(shù)據(jù)信息，結(jié)合每一個院系的實際發(fā)展模式以及真實情況，制定可操作的高校長久發(fā)展目標以及戰(zhàn)略方針，不斷為高校持續(xù)發(fā)展打下基礎(chǔ)。

（4）加強辦公室人事檔案管理的數(shù)據(jù)庫建設(shè)。高校辦公室人事檔案在信息化時代取得的良好管理成效需要較為科學的信息加以支撐，但是在確保相關(guān)信息資料足夠可靠的基礎(chǔ)上，需要建設(shè)辦公室人事檔案管理的數(shù)據(jù)庫，也就是說高校應(yīng)該著手加強辦公室人事檔案管理的數(shù)據(jù)庫建設(shè)。在建設(shè)的過程中可以依據(jù)相關(guān)標準，整合高?，F(xiàn)有的多種資源，包括人力、物力以及財力等，創(chuàng)建多種通用性以及規(guī)范性的信息數(shù)據(jù)庫、文件數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫，豐富辦公室人事檔案信息儲備，保證高校辦公室人事檔案管理工作有效進行。現(xiàn)階段，我國的大多數(shù)高校都已經(jīng)基本上通過FoxPro或者D base對數(shù)據(jù)庫進行處理，這些數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)作為一般類型操作系統(tǒng)的擴展，僅僅作用于高校內(nèi)部的辦公室人事檔案管理，要想進一步保證人事檔案信息數(shù)據(jù)足夠完整且真實，需要高校積極開發(fā)通用性硬件平臺數(shù)據(jù)庫，成立科學且統(tǒng)一的云數(shù)據(jù)庫，提高辦公室人事檔案管理信息的實時共享與傳播

綜上所述，新時期高校辦公室人事檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展為一項大工程，因此開展高校辦公室人事檔案管理工作的優(yōu)化路徑研究課題具有十分重要的現(xiàn)實意義和價值。高校管理者需要掌握目前辦公室人事檔案管理工作存在的不足，采取高效的方式對辦公室人事檔案管理工作進行優(yōu)化與整合，不斷提升高校辦公室人事檔案管理工作的有效性與實效性，推動高?，F(xiàn)代化建設(shè)。

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（責任編輯：蘭卡）