趙玉靈

[摘 要]檔案館建設是高校建設工作的重要內(nèi)容，關乎高校教育事業(yè)的未來發(fā)展。在大數(shù)據(jù)時代，高校檔案館建設面臨著新要求，必須要全面掌握檔案館的大數(shù)據(jù)特征，利用大數(shù)據(jù)創(chuàng)新檔案工作，推進檔案館的規(guī)范化建設?；诖?，本文分析了高校檔案館的大數(shù)據(jù)特征，探討了大數(shù)據(jù)條件下高校檔案館的規(guī)范化建設要點，以供參考。

[關鍵詞]大數(shù)據(jù)；高校；檔案館

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.08.081

[中圖分類號]G647.24；G270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2019）08-0-02

0 引 言

在當今社會，檔案在日常生活中扮演著無可替代的角色，尤其在高校中，高校檔案館主要對在校學生和已畢業(yè)學生在以往的社會實踐活動中形成清晰的、具有完整性的固定化信息，即對學生以往生活的總結與記錄。但隨著我國社會的不斷發(fā)展與進步，學生的檔案資料越來越多樣化，傳統(tǒng)整理檔案的方法已經(jīng)不能精確管理高校檔案，因此，高校應制訂新的檔案管理方案。在大數(shù)據(jù)時代，高校檔案管理工作的大數(shù)據(jù)特征逐漸顯現(xiàn)出來，高校檔案數(shù)量、種類日漸增多，對檔案的處理速度提出了新要求，高校檔案工作面臨新的挑戰(zhàn)，也迎來了新的發(fā)展機遇。因此，高校檔案管理工作人員應積極探究在大數(shù)據(jù)條件下優(yōu)化檔案工作的措施，改進檔案管理工作的模式，提升高校檔案管理工作的效率與質(zhì)量，保證高校檔案工作能夠發(fā)揮出應有的作用。

1 大數(shù)據(jù)概述

隨著信息社會的快速發(fā)展，大數(shù)據(jù)時代應運到來，給各個領域的改革創(chuàng)新提供了便利條件，帶來了更多的發(fā)展機遇，促進了社會科學技術的普及應用，提高了人們的生活質(zhì)量。大數(shù)據(jù)指規(guī)模巨大的數(shù)據(jù)，可以理解為巨量的資料信息，是IT產(chǎn)業(yè)與云計算、互聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)業(yè)深入發(fā)展的必然產(chǎn)物，標志著一次科技的技術變革。大數(shù)據(jù)具有價值高、類型多樣、處理速度快、數(shù)據(jù)體龐大的特征，能夠利用先進的信息技術更加專業(yè)、快速地處理和加工數(shù)據(jù)資源，充分挖掘數(shù)據(jù)資源的核心價值，提升資源利用率。

大數(shù)據(jù)既是一種技術手段，也是一種技術理念，從目前情況來看，仍有一部分人沒有全面認識大數(shù)據(jù)的內(nèi)涵，存在認識偏差誤區(qū)，在實際應用中采取傳統(tǒng)數(shù)據(jù)處理思維、處理方式，導致大數(shù)據(jù)只是形式化的存在，無法充分發(fā)揮出自身的作用價值。高校檔案館中包含各種科研計算數(shù)據(jù)、教學資源、人事資源信息、學校發(fā)展歷程等，是名副其實的“數(shù)據(jù)大戶”，因此，推進高校檔案館應用大數(shù)據(jù)技術，是實現(xiàn)檔案館規(guī)范化建設發(fā)展的必由之路。

2 高校檔案館大數(shù)據(jù)的特征

我國高校在發(fā)展過程中，涉及各種各樣的數(shù)據(jù)信息，日積月累形成了海量的數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)直觀反映了高校的建設發(fā)展情況，是高校信息系統(tǒng)的重要內(nèi)容。在新時代背景下，高校檔案館緊隨時代變化腳步，推進了檔案資源的規(guī)范化建設，呈現(xiàn)出明顯的大數(shù)據(jù)特征。

2.1 館藏數(shù)字化檔案信息資源具有重大價值

高校檔案館中具有豐富的館藏資源，這些原生、權威、可靠真實的檔案資源對于高校運營與發(fā)展十分重要，具有巨大價值，是高校無形的寶貴財富。近年來，各大高校加大了鑒定和監(jiān)管檔案信息資源質(zhì)量與品質(zhì)的工作力度，取其精華，去其糟粕，推進了檔案資源的整合與共建共享，使高校檔案資源具有很高的保存價值和應用價值。

2.2 館藏數(shù)字化檔案信息資源品種多樣化

目前，我國高校檔案館檔案資源不僅包括紙質(zhì)材料的實體檔案材料，還包括品種多樣的電子檔案資源、數(shù)據(jù)資源和多樣化載體的聲音圖像檔案資源，由于各個高校數(shù)字檔案資源存在一定的差異性，加之來源大不相同，導致高校的數(shù)字化檔案資源隨著時代發(fā)展呈現(xiàn)復雜、多樣的發(fā)展趨勢。

2.3 數(shù)字化檔案信息資源豐富

在信息大爆炸的社會背景下，檔案館成為大部分信息資源的終極“居住地”，隨著高校檔案館儲存量的不斷增加，檔案館館藏生成了豐富的數(shù)字化檔案信息資源，工作人員利用信息技術將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為圖片、音像。通過文本掃描等多種途徑轉(zhuǎn)化成電子檔案信息，進一步推進高校檔案館在大數(shù)據(jù)時代中的蓬勃發(fā)展。

3 高校檔案館規(guī)范化建設的必要性

（1）高校檔案館規(guī)范化建設是時代變化的需求。大數(shù)據(jù)涉及領域越來越廣泛，高校利用大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢，不斷提高高校檔案管理工作的效率，方便了學生的學習。傳統(tǒng)檔案管理是利用紙制品進行記錄，這種管理方式效率低，容易出現(xiàn)錯誤，經(jīng)常出現(xiàn)丟失檔案文件的情況。在大數(shù)據(jù)時代，利用規(guī)范化的產(chǎn)物對數(shù)據(jù)進行管理，可以有效避免這些問題，對檔案進行長期保存，不僅不會出現(xiàn)丟失檔案的問題，還會提高對檔案進行收集、分類整理的工作效率。

（2）科學管理檔案是信息時代的必然選擇。在現(xiàn)代社會，檔案對每個高等學校，甚至每一個工作人員，都具有重要作用。在傳統(tǒng)的高校檔案管理中，需要聘請大量的工作人員進行分類整理，工作十分枯燥復雜，檔案丟失情況頻發(fā)，十分不安全，對檔案進行抽樣檢查也十分困難。高校是給國家輸入新鮮血液的重要領地之一，不科學的檔案整理將對國家資源造成巨大浪費。在大數(shù)據(jù)時代，高校應提供先進的科學管理方案，規(guī)范高校檔案館的工作，提高檔案收集整理的速度；檔案管理過程要透明化，讓學生可以在任何情況下都可以對其進行監(jiān)督。

4 高校檔案館規(guī)范化建設的對策

雖然大數(shù)據(jù)技術給高校檔案館工作提供了一定便利條件，帶來了改革發(fā)展的機遇，但同時也對檔案館建設提出了更高的要求，加大了檔案館的工作難度。因此，高校檔案館只有抓緊大數(shù)據(jù)機遇，加強檔案館規(guī)范化建設力度，明確建設要點，才能夠充分發(fā)揮出大數(shù)據(jù)時代的優(yōu)勢，發(fā)揮出檔案館資源的價值。

4.1 從實際出發(fā)，重視基礎設施建設

基礎設施建設是高校檔案館規(guī)范化建設的重要內(nèi)容，也是保障檔案館工作順利開展的前提基礎。因此，高校要立足于教育工作的本質(zhì)要求，從高校辦學實力、教研水平、師資力量、人才培養(yǎng)等實際情況出發(fā)，意識到檔案館基礎設施建設的重要性和必要性，加強基礎設施建設力度，推進檔案管理的改革創(chuàng)新，創(chuàng)造良好、完善的軟硬件檔案館工作環(huán)境條件，確保工作人員可以順利進行規(guī)范化管理，提升檔案資源的利用率，為高校發(fā)展和社會進步提供優(yōu)質(zhì)的檔案資源服務。

4.2 更新管理理念，完善制度建設

建立健全的規(guī)章制度是規(guī)范檔案管理工作必不可少的環(huán)節(jié)，有些高校檔案室領導受傳統(tǒng)管理理念的影響，仍舊沿用一成不變的陳舊規(guī)章制度，制度內(nèi)容與時代發(fā)展脫節(jié)，無法激發(fā)工作人員的工作積極性，沒有體現(xiàn)出制度的有效性與規(guī)范性，導致檔案管理工作的效果差強人意，長此以往，勢必會影響檔案資源價值，不利于高校的長足發(fā)展。因此，高校檔案室領導要更新管理理念，樹立大數(shù)據(jù)思維，并將這一思維融入制度建設中，制定出科學可行的規(guī)章制度，保證制度的強制性、權威性和規(guī)范性；工作人員要嚴格執(zhí)行制度落實工作，通過健全工作檢查、監(jiān)督、獎懲等保障機制提升工作人員的責任心和自覺性，推進高校檔案工作的規(guī)范發(fā)展。

4.3 與時俱進創(chuàng)新，促進檔案資源應用

創(chuàng)新是各個行業(yè)領域改革發(fā)展的原動力，高校檔案室也不例外。隨著時代的不斷變化，高校檔案管理工作不能止步不前，否則會被社會淘汰，無法發(fā)揮出檔案工作的積極作用。因此，高校檔案館要重視紙質(zhì)檔案材料與數(shù)字化檔案材料的管理工作，進一步歸納、分類、整合所有檔案資源，加強對用戶實際需求的了解，靈活使用大數(shù)據(jù)便捷的信息處理功能，提供高質(zhì)量的檔案工作服務，滿足用戶需求。在檔案管理工作中引進先進的信息技術和大數(shù)據(jù)手段，提升數(shù)據(jù)分析的準確性，全面提升檔案管理工作水平，促進檔案信息資源的有效應用。

4.4 加強專業(yè)人才培養(yǎng)，打造優(yōu)質(zhì)人才隊伍

檔案工作人員是開展高校檔案館工作的直接執(zhí)行者，其服務意識、綜合素養(yǎng)與專業(yè)水平直接影響高校檔案館的建設發(fā)展。因此，高校檔案館要加強專業(yè)人才培養(yǎng)，打造優(yōu)質(zhì)人才隊伍。一方面，積極面向社會招聘高素質(zhì)、專業(yè)能力強的檔案管理人才，為檔案工作注入新的活力，創(chuàng)新工作模式；另一方面，定期開展檔案館工作人員的教育培訓工作，將大數(shù)據(jù)思維牢牢樹立在工作人員心中，讓工作人員可以掌握更多先進的信息技術，豐富工作經(jīng)驗，提升服務意識，成為推進檔案館建設發(fā)展的內(nèi)在驅(qū)動力，在檔案工作崗位上發(fā)光發(fā)熱。

4.5 緊抓安全體系建設，保障資源安全完整

考慮到大數(shù)據(jù)具有信息涉及范圍廣、信息量巨大、數(shù)據(jù)量龐大等特征，一旦沒有科學規(guī)范引用，很容易引起數(shù)據(jù)泄露、檔案資源丟失等問題，甚至帶來嚴重的后果。為了有效避免這些問題，高校檔案館必須要落實檔案管理安全體系建設，保護學生的隱私信息，更規(guī)范地采集、存檔、使用檔案資源。只有建立起牢固安全的防護體系，才能應用新方法和新技術開展檔案工作。此外，加強安全預警機制建設，并不斷更新完善這一機制，避免出現(xiàn)安全漏洞問題，保障資源的安全性與完整性。

5 結 語

高校檔案館要以開放、包容、積極的態(tài)度來迎接大數(shù)據(jù)時代，正視大數(shù)據(jù)技術帶來的發(fā)展機遇和挑戰(zhàn)。高校應結合自身檔案館建設的實際情況，重視建設中存在的不規(guī)范問題，明確建設要點，采取有效措施發(fā)揮大數(shù)據(jù)的特征優(yōu)勢，科學合理地應用大數(shù)據(jù)推進檔案館規(guī)范化建設，從而提升檔案工作的效率和質(zhì)量，充分發(fā)揮出檔案資源的利用價值，促進高?？沙掷m(xù)發(fā)展。

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