高長江

【摘要】人事檔案對于高校的教師的職位變化、職稱評級和薪酬福利都是有著很重要的作用，而人事檔案的管理也是高校人力資源管理的重要方面。目前高校的人事檔案管理模式依然承接著過去事業(yè)單位檔案管理老模式，但是隨著社會變革的發(fā)展和科學技術的進步，現有人事擋案管理模式已經不適合現代高校人力資源的發(fā)展需求，需要整體改革優(yōu)化，以促進高校人力資源管理的發(fā)展。

【關鍵詞】高校? 人事檔案管理? 優(yōu)化改革

人事檔案關系是高校內組織運行、確定人員信息的基礎依據。但是隨著高校管理制度和教學方式的不斷改革和科學技術的不斷進步，原有人事檔案管理制度暴露出各種不適合現代高效人力資源發(fā)展的問題。本文通過分析現有人事檔案制度的問題，探索高校人事檔案關系優(yōu)化改革策略。

一、高校人事檔案管理的作用

高校的人事檔案的記載著教職員工從學習生涯到入職工作及崗位變遷的各種信息，是高校人力資源管理體系中進行員工考核、晉升、崗位評價的重要依據。具體講有以下幾種作用：第一，作為績效考核和職位升遷的依據。教職員工的學歷水平、年度工作評價、獎懲信息及崗位工作經驗都會被納入檔案信息中，在崗位考核和職位晉升時作為歷史數據以供參考和應用。第二，歷史記錄和信息管理的作用。員工信息的入檔可以提高高校對教職員工的管理，記錄大量的原始數據，進行大數據分析。第三，確定退休和社保辦理。人事檔案制度是員工退休制度和社保制度的基礎保障，能夠給予員工退休提供依據，保證員工的退休金和退休福利。也有助于員工進行社保提取和社保關系的轉移。因此高校人事檔案對于學校和員工個人都有很重要的作用，尤其是現代科技之下對于學校進行大數據分析，進行人力資源的有效利用有著基礎性的作用。

二、高校人事檔案管理存在的問題

（一）人事檔案管理體制的科學性不強

目前高校的人事檔案管理模式下，學校對于檔案有著直接管理權和控制權，而教職員工雖然知道檔案管理，但是對于檔案內容并不清楚，也不具備隨時調走檔案的權利。在目前高校人才市場不斷流動情況下，檔案成為學校留人的手段之一。這一方面是對人才發(fā)展的不公平，造成高校人才資源的不能優(yōu)化配置;另一方面，一些人才強行跳槽，相關學校負責給予建檔支持，使檔案關系中斷或更改，造成高校人才檔案關系名存實亡。而在高校內部，由于大部分學校由過去事業(yè)單位管理體系轉變?yōu)楝F代的人力資源管理體系，各種殘留制度還尚存，人事檔案關系在組織部、人力資源部等不同部門存在著，造成了職責不清，對口部門不明等各種問題?？傊?，在過去那種人才流動不頻繁情況下建立起來的高校人事檔案制度在當今市場經濟下，已經顯示出不適應性，人事檔案管理體制科學性欠缺。

（二）人事檔案管理的現代化水平不高

人事檔案管理作為一項后勤輔助性工作，在學校各級管理中都不被重視，沒有得到相應的資源投入，整體來說缺乏現代化建設。首先，缺乏專業(yè)檔案管理人才。目前高校大部分檔案管理員屬于過去高校改革時轉崗的“非關鍵”人才，這類人不具備專業(yè)的檔案管理知識，更缺乏工作的熱情。在檔案管理工作中存在懶散、態(tài)度惡劣和混日子的現象，而由于歷史遺留原因，學校對這部分人員又很難管理，造成檔案管理工作長期得不到改善。其次，高校檔案管理也缺乏現代化的設施。大部分高校的檔案管理還停留在手工記錄和檔案櫥管理的狀態(tài)，缺乏專門的檔案管理倉庫和現代化的計算機數據庫系統，嚴重阻礙了人事檔案的真實有效的管理。

（三）人事檔案信息內容的全面性和真實性不夠。

目前高校的人事檔案的信息存在不全面和不真實的情況，比如老一輩員工由于時代的原因，過去的一些員工信息收集方式不科學，造成大量信息并沒有完全記錄在案，并且由于中國社會的巨大變化，學校在期間進行學校建設、搬家等工作中遺失大量的原始文件。而且大量員工由于幾十年并沒有崗位變化，檔案中的內容記載單一，缺乏系統評價。對于年輕員工的檔案，由于對檔案管理的不重視，檔案信息中僅僅收存的是基本學歷信息、工作履歷，并且由于沒有跟蹤審查，大部分的信息還不真實。這也是現代社會大量學術造假、學歷造假現象頻繁出現的原因之一。

三、高校人事檔案管理整體優(yōu)化改革的手段

（一）更新人事檔案管理的理念

根據市場人才優(yōu)化配置的要求，要建立一種人才檔案跟隨人才流動的制度。建立健全國家檔案管理法律法規(guī)體系，杜絕高校以檔案阻礙人才流動的行為。人事檔案不僅僅是高校內部對人才信息記錄的工具，更是市場中人才成長與發(fā)展的記錄。各高校要放棄“地方保護主義”成見，共同維護人才檔案系統的建立健全，改變各高校之間的人才隔閡，給予他人公平成長的機會，也能夠保障自身在引進人才時的權益。

（二）改革高校人事檔案管理體制

各高校要建立統一的人事檔案管理組織，統一進行人才數據管理、分析及應用。在學校的統一方針下，進行學校、院系、各部門的人才信息權責整理，建立人才檔案管理委員會對人才檔案進行統一管理。首先，要明確各部門人才信息記錄和上報的義務和責任，要求各級部門在每個人才信息發(fā)生之后上報檔案收集部門進行信息歸檔。其次，建立人才檔案信息分析制度。針對學校內各類人才信息進行分類整理、科學分析并出具人才信息分析報告，給予相關部門進行信息應用。第三，要建立檔案信息借閱制度，明確用人部門在進行員工檔案借閱時的制度要求，保證員工信息的保密和有效傳遞，滿足用人部門的工作需要。通過一些列改革，高校的人事檔案管理達到職責分明的效果。

（三）提高高校人事檔案管理的現代化水平

首先，要完善高校人才檔案管理的硬件設備投入。建立獨立的檔案管理庫，保證在倉庫的防水、防火，保證檔案資料的安全性。購買現代化檔案管理信息化系統，提高檔案信息錄入和查詢的便捷性。其次要培養(yǎng)專業(yè)的人事檔案管理人才，尤其是熟練使用數據庫系統的人員，保證現代化檔案管理設備能夠科學應用。利用專業(yè)人才進行檔案的科學分類和保存。同時完善檔案管理人員的日常行為制度，加強對檔案管理人員的管理。

（四）務實人事檔案信息基礎性工作

在人事檔案基礎信息錄入時一定要保證全面、真實。建立人事信息追蹤和追責機制，對于人事信息的收集要進行責任劃分，督促其對檔案信息進行驗證和持續(xù)跟蹤。層層把關，保證信息的真實有效。

四、結語

在高校教育改革中，高校人事檔案管理也是改革的重要方面之一，對于促進高校基礎管理，完善人才優(yōu)化配置有重要的作用。