宋歡

【摘要】隨著時(shí)代的發(fā)展與社會(huì)的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展日趨繁榮，在這樣的背景下，事業(yè)單位人事檔案進(jìn)行數(shù)字化管理是大勢(shì)所趨。實(shí)踐證明，人事檔案管理的數(shù)字化有助于提高人事檔案管理的效率與質(zhì)量。本文在參閱大量相關(guān)研究文獻(xiàn)資料的基礎(chǔ)上，結(jié)合筆者在單位的實(shí)踐工作經(jīng)驗(yàn)，從事業(yè)單位人事檔案管理數(shù)字化的可行性分析入手，闡述了提高人事檔案管理數(shù)字化的策略。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；人事檔案管理；數(shù)字化；策略

隨著科技的發(fā)展與社會(huì)的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)成為人們工作與生活中必不可少的內(nèi)容。在當(dāng)前的互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代，如何有效管理事業(yè)單位人事檔案成為人們必須思考的問題。實(shí)踐證明，利用計(jì)算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，改變傳統(tǒng)人事檔案管理為數(shù)字化管理，將會(huì)有效提高檔案管理的效率與質(zhì)量。

一、事業(yè)單位人事檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)分析

1.縮短檔案查詢時(shí)間

通過掃描設(shè)備將紙質(zhì)檔案數(shù)字化后，能夠有效摒除紙質(zhì)檔案的局限性，便于保管，并且可以擴(kuò)大檔案的利用范圍。更為重要的是，數(shù)字化后的事業(yè)單位人事檔案能夠更容易的被檢索與查詢，從而縮短了查詢的時(shí)間，提高資源利用的效率。

2.防止檔案被篡改，提高檔案的安全性

人事檔案數(shù)字化后雖然提高了被篡改的風(fēng)險(xiǎn)，但是因?yàn)槠淇蓚浞菪缘奶岣撸梢詫?shí)現(xiàn)多處異地檔案存儲(chǔ)，這樣可以彌補(bǔ)數(shù)字化檔案安全性不高的弊端。這樣一來，保存在多地的人事檔案無法被全部篡改，在審核時(shí)一旦發(fā)現(xiàn)可疑，就可以對(duì)檔案原件進(jìn)行檢查，從而查找其中的問題。也就是說數(shù)字化后的人事檔案管理效率大大提高，而檔案數(shù)據(jù)被篡改的風(fēng)險(xiǎn)則有效降低。

3.人事檔案的數(shù)字化可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，提高檔案保存年限

相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，數(shù)字化檔案可以保存的時(shí)間更長(zhǎng)，并且數(shù)據(jù)錄入之后就能夠反復(fù)利用。只要將人事檔案數(shù)字化，數(shù)據(jù)就可以在檔案管理部門內(nèi)部共享，可謂一勞永逸。

4.便于事業(yè)單位選拔人才

對(duì)于事業(yè)單位來說，數(shù)字化的檔案管理措施意味著更高效的人才選拔效率。用人單位可以通過檔案管理快速地查詢到所需人才的相關(guān)信息，判斷與審核其是否具備能力勝任崗位。不僅如此，檔案管理人員還可以實(shí)時(shí)將人才信息錄入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中，便于對(duì)人員進(jìn)行監(jiān)督和管理。

二、加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案數(shù)字化管理的策略

1.改革傳統(tǒng)人事檔案管理制度

眾所周知，傳統(tǒng)的人事檔案管理制度已經(jīng)不再適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，為了確保事業(yè)單位人事檔案管理與時(shí)俱進(jìn)，就必須加快步伐對(duì)傳統(tǒng)人事檔案管理制度進(jìn)行改革。這就要求相關(guān)人員在收集人事檔案時(shí)，應(yīng)該對(duì)要收集的數(shù)據(jù)信息有著充分的了解，在甄別檔案真實(shí)性的同時(shí)還應(yīng)該確保檔案數(shù)據(jù)來源的可靠性，當(dāng)然在檔案收集時(shí)還應(yīng)該將無用信息舍棄，確保人事檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量。不僅如此，當(dāng)其他部門要調(diào)閱人事檔案時(shí)，應(yīng)該對(duì)其權(quán)限進(jìn)行審查，避免人事檔案內(nèi)容的泄漏。

2.轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理內(nèi)容

為了保證人事檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容的真實(shí)、有效，就必須盡快轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理的內(nèi)容，避免不法分子肆意篡改檔案信息或者導(dǎo)致檔案內(nèi)容泄漏。為此，應(yīng)該進(jìn)一步提高檔案管理人員的素質(zhì)，提高其甄別能力，當(dāng)發(fā)現(xiàn)檔案存在問題時(shí)應(yīng)及時(shí)上報(bào)。

3.提高人事檔案信息資源的整合

這就要求人事檔案管理部門能夠推動(dòng)人事檔案的信息化建設(shè)，健全并完善人事檔案信息管理系統(tǒng)，這樣一來就能夠?qū)崿F(xiàn)人事檔案信息資源的整合，實(shí)現(xiàn)多部門人事資源的共享，提高資源利用效率。具體措施主要有：1、事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加快信息化建設(shè)的步伐，從軟件和硬件兩個(gè)方面不斷優(yōu)化信息化基礎(chǔ)。2、全面提升單位全體工作人員對(duì)信息化的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)專業(yè)人才的引進(jìn)以及信息技術(shù)培訓(xùn)工作，為新信息化發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

4.加大力度培養(yǎng)人事檔案數(shù)字化管理的人才

人才是事業(yè)單位發(fā)展的根本，在人事檔案管理工作中也同樣如此。要想強(qiáng)化人事檔案的數(shù)字化管理，就應(yīng)該投入更大精力培養(yǎng)相應(yīng)的數(shù)字化管理人才。一方面事業(yè)單位要做好宣傳，改變工作人員的態(tài)度與意識(shí)，引導(dǎo)其認(rèn)識(shí)到數(shù)字化管理的優(yōu)點(diǎn)；另一方面也要采取多種措施進(jìn)行培訓(xùn)，從而提高工作人員操作計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)等數(shù)字化設(shè)備的能力，并要著重提高管理人員利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案檢索、查詢、分析、提取與利用的能力。事業(yè)單位要多培養(yǎng)復(fù)合型人才，要確保管理人員既具備檔案專業(yè)知識(shí)，也擁有數(shù)字化操作能力與管理能力。

結(jié)語：綜上所述，事業(yè)單位人事檔案管理的數(shù)字化是大勢(shì)所趨，能夠有效縮短人事檔案查詢的時(shí)間，確保人事檔案的完整與安全，從而提高檔案管理的效率，有效縮減成本。因此，事業(yè)單位人事檔案管理部門應(yīng)該重視檔案的數(shù)字化，改變傳統(tǒng)觀念，不斷培養(yǎng)數(shù)字化管理的人才，從而提高檔案管理的數(shù)字化水平，推動(dòng)人事檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。

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