摘 要：隨著社會(huì)信息化的發(fā)展，檔案作為社會(huì)信息的重要組成部分，其需求也是逐漸增多，傳統(tǒng)的檔案管理方法顯然已經(jīng)無法跟上時(shí)代前進(jìn)的步伐。檔案信息化建設(shè)是指運(yùn)用信息技術(shù)提高檔案工作現(xiàn)代化水平，實(shí)現(xiàn)檔案信息的社會(huì)化服務(wù)。加快高校檔案網(wǎng)站建設(shè)來適應(yīng)整個(gè)社會(huì)以及高等教育的要求與變革是當(dāng)前的趨勢，同時(shí)也是高校檔案管理的必然要求。本文首先對高校的檔案網(wǎng)站的功能進(jìn)行分析，然后提出幾點(diǎn)對策和建議。

關(guān)鍵詞：高校；檔案；網(wǎng)站建設(shè)

作為高校檔案信息化重要組成部分的高校檔案網(wǎng)站，不僅是學(xué)校檔案部門聯(lián)系老師、學(xué)生乃至社會(huì)的重要平臺(tái)，同時(shí)也是他們認(rèn)識檔案、了解檔案進(jìn)而利用檔案的重要途徑。高校檔案網(wǎng)站是高校利用自身的已有的檔案信息資源來建設(shè)，并整合成一個(gè)資源相對完整的體系，學(xué)生、教師乃至社會(huì)人員可以在這里查閱自己需要的檔案信息，不僅節(jié)約了大量的用時(shí)，同時(shí)避免了利用者奔波來到檔案館，在一定程度上也減少了檔案館的來訪人數(shù)，減輕了檔案館工作人員的壓力。搞好高校檔案網(wǎng)站建設(shè)是高校檔案事業(yè)的建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

1 檔案網(wǎng)站功能體現(xiàn)

高校檔案網(wǎng)站的建設(shè)是高校檔案部門的現(xiàn)存狀態(tài)和各項(xiàng)職能在網(wǎng)絡(luò)信息化的環(huán)境中實(shí)現(xiàn)的重要手段。在高校檔案網(wǎng)站信息化的建設(shè)時(shí)，一切都應(yīng)從其建設(shè)中應(yīng)具有的功能出發(fā)。

1.1 檢索查詢功能

檢索功能的完善程度直接影響著檔案網(wǎng)站的水平，大部分高校檔案網(wǎng)站中檢索功能普遍比較薄弱，這也是高校檔案網(wǎng)站實(shí)用性差，來訪率低的一個(gè)重要原因。根據(jù)調(diào)查，各高校檔案網(wǎng)站大部分都是以發(fā)布信息和宣傳檔案工作為主，有的學(xué)校甚至未設(shè)置檢索入口，只是單純的依靠發(fā)布消息和宣傳檔案利用政策支撐整個(gè)學(xué)校檔案網(wǎng)站。

1.2 咨詢服務(wù)功能

建立高校檔案信息網(wǎng)站首要的目的是為了給學(xué)校的老師和學(xué)生以及社會(huì)公眾等提供高校檔案信息的查找和咨詢的服務(wù)。在我國目前已有的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，已經(jīng)為檔案網(wǎng)站咨詢服務(wù)功能提供了可靠和有利的基礎(chǔ)條件。可以實(shí)現(xiàn)檔案用戶足不出戶的要求，在可以方便使用網(wǎng)絡(luò)的范圍內(nèi)就能方便、快捷的進(jìn)行檔案的自詢、查找和利用。檔案利用是檔案價(jià)值的直接體現(xiàn)形式，是檔案服務(wù)的一種方式。因此，要求各高校有必要對自己學(xué)校的檔案網(wǎng)站的咨詢服務(wù)功能進(jìn)行完善并且增強(qiáng)其服務(wù)的水平。

1.3 交流功能

大部分高校檔案網(wǎng)站都是以單向信息的發(fā)布來與用戶實(shí)現(xiàn)利用關(guān)系，但是缺乏與用戶之間的交流互動(dòng)。在如今的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，加強(qiáng)用戶與學(xué)校檔案館之間的交流互動(dòng)，也是給用戶提供方便快捷服務(wù)的方式，同時(shí)也是檔案網(wǎng)站建設(shè)時(shí)不容忽視的一個(gè)環(huán)節(jié)。

1.4 宣傳功能

目前高校內(nèi)學(xué)生對使用檔案網(wǎng)站得意識還比較薄弱。高校檔案網(wǎng)站是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中對該校檔案、檔案工作、檔案館進(jìn)行宣傳的有效工具。通過檔案網(wǎng)站，可以讓利用者看到各種類型的檔案，了解檔案。也可以讓大家看到檔案館工作職責(zé)范圍、以及實(shí)現(xiàn)檔案工作的價(jià)值，從而對整個(gè)學(xué)校檔案工作進(jìn)行了解。

1.5 教育功能

高校檔案網(wǎng)站不僅可以促進(jìn)本檔案館工作人員的專業(yè)教育，同時(shí)還可以實(shí)現(xiàn)對校內(nèi)人員乃至社會(huì)人員的愛國教育。許多的檔案工作新理念、新技術(shù)、以及各種新的檔案法規(guī)和條例都擺在明顯的位置。這些文章指導(dǎo)著檔案館內(nèi)的各項(xiàng)工作，檔案館工作人員必須不斷的更新理念、學(xué)習(xí)、調(diào)整工作方式以實(shí)現(xiàn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化。另外，高校檔案是記錄了本學(xué)校從建立以來的各項(xiàng)重大活動(dòng)，蘊(yùn)藏了豐富的歷史文化價(jià)值，讓學(xué)生和老師了解學(xué)校的過去、經(jīng)歷的種種，是最好的教育素材。

2 高校檔案網(wǎng)站建設(shè)對策及建議

綜上所述，大部分檔案網(wǎng)站存在的問題主要包括以下幾方面：網(wǎng)站建設(shè)資源匱乏、質(zhì)量不高和功能薄弱。為了提高我市檔案網(wǎng)站建設(shè)水平，我們應(yīng)該采取以下對策：

2.1 豐富檔案信息資源

大力開發(fā)檔案信息資源，提高檔案信息質(zhì)量。只有不斷的加強(qiáng)信息資源建設(shè)才可以不斷的向前發(fā)展。學(xué)生作為本校檔案網(wǎng)站的最大用戶群體，要針對他們的需求及時(shí)補(bǔ)充。更新檔案網(wǎng)站內(nèi)容，盡快的將豐富的實(shí)體館藏?cái)?shù)字化，這樣不僅可以保護(hù)實(shí)體檔案、方便利用者在網(wǎng)絡(luò)上直接獲取所需要的信息，同時(shí)也減輕了檔案館工作人員的壓力。另外，加強(qiáng)建設(shè)檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)庫，特別是針對不同院校本身特色所開發(fā)的特色數(shù)據(jù)庫，充分展示高校自己的個(gè)性，提高信息服務(wù)能力。在高校檔案網(wǎng)站的設(shè)計(jì)和規(guī)劃中，我們可以將各種形式的檔案資料、新聞?wù)掌?、宣傳圖片、相關(guān)視頻發(fā)布在網(wǎng)站主頁上，文件的多樣化不僅豐富了檔案網(wǎng)站頁面，為頁面增添許多色彩、使其顯得不單調(diào)，而且還比較容易吸引用戶眼球，提高網(wǎng)站的利用效率。

2.2 增強(qiáng)網(wǎng)站交流互動(dòng)功能

隨著網(wǎng)絡(luò)的迅速發(fā)展，人們對信息的需求也在日益增加。高校檔案網(wǎng)站利用者已經(jīng)不僅僅滿足于單一、被動(dòng)的接受信息，而是更傾向于主動(dòng)、雙向分享檔案信息，解決自己有關(guān)方面的問題、提出自己的意見和看法。高校內(nèi)檔案網(wǎng)站是接觸學(xué)生、老師及其他利用者的一個(gè)平臺(tái)。而交互功能是影響整個(gè)網(wǎng)站效能的因素之一，因此其建設(shè)應(yīng)該引起有關(guān)檔案工作人員的重視。建設(shè)有關(guān)檔案方面互動(dòng)平臺(tái)，如：在線咨詢、在線答疑、留言板等。增加用戶與工作人員、用戶與用戶之間的交流互動(dòng)，及時(shí)解決用戶有關(guān)方面的問題，真正做到檔案網(wǎng)站“深入人心” 。

2.3 建立完善的維護(hù)、更新機(jī)制

在檔案網(wǎng)站建設(shè)初期就要對后續(xù)維護(hù)給予足夠的重視。要有專門的人員對網(wǎng)站進(jìn)行更新和維護(hù)，時(shí)刻將最新的消息與動(dòng)態(tài)同步到網(wǎng)站中，讓用戶時(shí)刻看到的都是最新并且是他們所關(guān)注的的信息，這樣才能體現(xiàn)網(wǎng)站的存在價(jià)值。網(wǎng)站在建設(shè)時(shí)不僅應(yīng)該欄目內(nèi)容設(shè)置的一目了然，在結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)上也應(yīng)該條塊清晰，能夠讓用戶能夠很快的找準(zhǔn)定位，避免浪費(fèi)時(shí)間，能夠有效的找到自己所需要的實(shí)時(shí)有效的信息。

檔案網(wǎng)站的建設(shè)同時(shí)也離不開技術(shù)的支撐。檔案網(wǎng)站的設(shè)計(jì)應(yīng)盡量請專業(yè)的美術(shù)人員與技術(shù)人員進(jìn)行檔案網(wǎng)站的外觀美化和主版的設(shè)計(jì)，整體布局與欄目設(shè)置進(jìn)行規(guī)劃，吸引用戶，提高網(wǎng)站的利用率，精心構(gòu)建一個(gè)屬于自己學(xué)校獨(dú)特的檔案網(wǎng)。

高校檔案網(wǎng)站是高校電子政務(wù)的組成部分，是高校自身形象的宣傳，對促進(jìn)我國檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展有著舉足輕重的意義。從各地高校檔案網(wǎng)站來看，已經(jīng)在逐步建設(shè)和完善中。雖然有些地方可能做得不是很好，但發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)進(jìn)行改正，適時(shí)的進(jìn)行調(diào)整。注重整體布局與內(nèi)在信息的規(guī)劃，及時(shí)進(jìn)行完善與維護(hù)。相信長期如此，高校檔案網(wǎng)站會(huì)整體發(fā)展越來越好。

作者簡介

楊珂玉（1991-），女，天津人，本科，檔案系列研究