李劍鳴

摘要：電力檔案作為電力企業(yè)經(jīng)營活動的記錄文件，其管理工作對企業(yè)有著至關(guān)重要的作用。本文通過對電力企業(yè)在檔案管理中的弊病進行分析，提出了增強對檔案管理工作認識、提高管理人員素質(zhì)、完善管理制度和加強檔案信息化建設(shè)的檔案管理措施，通過這些措施的實行，進一步加強電力企業(yè)的檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：電力檔案;增強認識;提高素質(zhì)

電力檔案涉及到電力企業(yè)日常經(jīng)營中的方方面面，具有信息量巨大、范圍廣、門類多的特點。電力檔案是電力企業(yè)在經(jīng)營活動中產(chǎn)生的一筆無形財富，若能在日常的工作中進行研究使用，定能達到工作中事半功倍的效果。電力企業(yè)在電力檔案的管理工作上應(yīng)加強認識，使這筆無形財富發(fā)揮應(yīng)有的效果。

一、電力檔案管理過程中的問題

由于過去企業(yè)對電力檔案的認識不足，在檔案的管理過程中經(jīng)常會出現(xiàn)歸檔不及時、檔案利用率低、檔案信息化建設(shè)落后的問題[1]，這與相關(guān)管理人員短缺、管理素質(zhì)較低以及企業(yè)員工對檔案重視程度不高有關(guān)。檔案歸檔不及時，有時甚至還會出現(xiàn)文件遺失和損壞的現(xiàn)象，而這些現(xiàn)象的發(fā)生，往往給檔案的收集工作帶來了極大困難。同時在檔案的收集、管理、使用和保密方面也存在著管理上的不足，檔案在借閱時有借無還，借閱時對檔案隨意涂改、銷售、泄密等行為時有發(fā)生。檔案管理人員學歷偏低，缺乏責任心，沒有檔案管理的理論知識，工作水平低下，且檔案管理人員經(jīng)常變動，嚴重制約了檔案管理水平的提高。最后在檔案管理信息化上投入不夠，檔案信息化設(shè)施和相關(guān)人才缺乏，不能及時對檔案進行分析整理以便進行利用?？梢姼纳齐娏n案的管理工作已經(jīng)刻不容緩，電力企業(yè)應(yīng)加強相關(guān)工作的重視程度。

二、應(yīng)對電力檔案管理問題的具體措施

（一）增強對檔案管理工作的認識

要加強檔案的管理工作，首先要改變過去對檔案的淺顯認識，其中領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的作用是至關(guān)重要的，只有領(lǐng)導(dǎo)的重視程度足夠，才能夠繼續(xù)對員工進行檔案知識的相關(guān)教育，讓員工做到檔案及時歸檔，借閱時進行登記，在借閱后能按時歸還，同時在借閱時做好檔案文件的保護工作，不隨意涂抹檔案，保證檔案歸還時的完整，不在未經(jīng)公司許可的情況下將檔案進行外借、復(fù)印、出售等行為。檔案的使用方面也要對員工進行指導(dǎo)，以便充分地發(fā)揮檔案使用功能。在管理工作中實行責任制，管理人員及時對檔案歸檔、借閱進行記錄，當出現(xiàn)未能及時歸檔、按時歸還是，直接對相關(guān)責任人員進行追要。開展檔案知識的保護工作會議、講座，讓檔案保護、使用知識能夠深入到每一名員工的內(nèi)心。

（二）提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

電力檔案的管理工作主要是通過專業(yè)的管理人員來實現(xiàn)的，改變過去檔案的管理狀態(tài)，最先要對管理人員素質(zhì)進行提高[2]。培養(yǎng)管理人員對檔案管理工作的責任意識，幫他們了解到檔案管理工作對企業(yè)的重要性。之后提高管理人員的管理水平，通過專業(yè)培訓(xùn)、進修學習等方式提高他們對管理知識的掌握程度。在檔案的管理過程要調(diào)動管理人員的積極性、自覺性，當發(fā)現(xiàn)問題時能及時進行處理，預(yù)防相同問題的二次發(fā)生。檔案管理人員要具有穩(wěn)定性，不能頻繁進行人員更換。增強管理人員的服務(wù)意識，在保證文件的完整性、保密性的同時能夠?qū)n案信息資源進行深層次挖掘，做好檔案的開發(fā)利用工作，當員工在使用檔案時能夠給予正確的指導(dǎo)。隨著新時代的到來，電力檔案的管理人員要與時俱進，確保檔案管理工作的高效進行，推進檔案管理的進一步發(fā)展。

（三）健全電力檔案管理制度

電力企業(yè)在過去的檔案管理中沒有統(tǒng)一的行為規(guī)范，且管理行為松散。為進一步加強檔案管理水平，電力企業(yè)要逐步實現(xiàn)管理工作的規(guī)范化、制度化、科學化，制定統(tǒng)一的標準，在管理的過程中能夠做到有法可依，從制度上確保檔案文件的完整、準確、系統(tǒng)、齊全。制定標準在規(guī)范員工使用檔案的行為，同時也能指導(dǎo)管理人員按照規(guī)范進行正常的管理工作。對不同類型、不同載體的檔案要進行分門別類，方便在使用時進行查找。檔案在歸檔之后要及時進行復(fù)件的復(fù)制工作，確保在原文件發(fā)生丟失時，依然能夠使用復(fù)件完成工作。在借閱時要對借閱文件、借閱時間進行確認，在借閱前要求借閱人員進行簽字，歸還時對文件進行檢驗，沒有問題后在進行歸檔。當文件沒能及時歸還時，要對借閱人員進行索要。涉及到保密的檔案文件，只能在檔案室內(nèi)進行閱覽，嚴禁將文件帶出閱覽室或者進行謄抄、拍照等，嚴防檔案的泄密。

（四）加強檔案信息化建設(shè)

檔案信息化是未來檔案管理的趨勢，電力企業(yè)在管理檔案時也要緊跟時代，進行檔案的信息化建設(shè)，利用信息化技術(shù)進行檔案的管理和開發(fā)。在信息化建設(shè)中最重要的是進行檔案信息的數(shù)字化，利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、高速掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)等技術(shù)手段，將傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案進行系統(tǒng)組織，成為具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫。在進行檔案的數(shù)字化后，還可以通過建設(shè)數(shù)字檔案館的形式來進行檔案資源的共享。在檔案的信息化建設(shè)過程中需要使用高性能的信息化設(shè)備，企業(yè)要加大相關(guān)的資金投入，同時，能夠進行信息化的高水平、高層次人才也是不可以或缺的，企業(yè)也要加大相關(guān)人才的引進力度，為電力檔案的信息化建設(shè)保駕護航。

三、總結(jié)

檔案作為電力企業(yè)經(jīng)營活動產(chǎn)生的第一手資料，要進行妥善的管理，并推進檔案的信息化。在世界飛速變化的新形勢下，電力企業(yè)要著眼于未來，對檔案文件進行深層次的挖掘，合理使用，讓這些無形財富釋放出更大的能量，讓電力企業(yè)的發(fā)展更上一層樓。

參考文獻：

[1]杜勇.電力企業(yè)檔案管理中存在的問題及對策[J].企業(yè)技術(shù)開發(fā)，2011，30 （7）：180-181.

[2]張媛.試論電力企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化[J].圖書情報導(dǎo)刊，2011，21 （20）：108-110.