董亞玲

【摘 要】在社會(huì)的不斷發(fā)展下，高校檔案管理和利用已經(jīng)從單純的文獻(xiàn)信息服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)楦嘣?、更全面、更多層次的社?huì)化服務(wù)。（中華人民共和國教育部、國家檔案局第 27號(hào)令）頒布）《高等學(xué)校檔案管理辦法》規(guī)定在新的歷史時(shí)期，需要提升高校檔案管理的社會(huì)化服務(wù)水平。為此，文章結(jié)合現(xiàn)階段高校檔案管理存在的問題，為如何加強(qiáng)高校檔案社會(huì)化管理進(jìn)行策略分析。

【關(guān)鍵詞】高校；檔案管理；社會(huì)化；服務(wù)；實(shí)現(xiàn)方式

高校是培養(yǎng)高素質(zhì)勞動(dòng)者和國家高精尖人才的地方，因此，高校的檔案資源豐富、涉及的內(nèi)容廣泛，包含了高校發(fā)展的歷史資料、重要科研成果、國家科學(xué)發(fā)展的各種資料等，是衡量某一高校管理水平的重要標(biāo)志之一。在新的歷史時(shí)期，我國《高等學(xué)校檔案管理辦法》指出高校檔案管理服務(wù)發(fā)展要為社會(huì)發(fā)展創(chuàng)造便利的條件，高校檔案管理要注重其服務(wù)職能的實(shí)現(xiàn)。因而，探索高校檔案管理社會(huì)化服務(wù)發(fā)展模式、構(gòu)建高校檔案生活服務(wù)理論是現(xiàn)階段高校檔案管理工作的重要課題。因此，探索高校檔案管理社會(huì)化問題具現(xiàn)實(shí)意義。

一、現(xiàn)階段高校檔案管理工作存在的問題

在高校改革的深化發(fā)展下，高校的辦學(xué)體制、辦學(xué)規(guī)格、辦學(xué)層次等發(fā)生了深刻的變化。在這樣的形勢下，高校領(lǐng)導(dǎo)者為了適應(yīng)新時(shí)代教育發(fā)展需要，加強(qiáng)了對學(xué)校教學(xué)科研工作的重視。但對高校檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠，在高校檔案管理工作上存在一些不足，具體體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）高校存檔意識(shí)淡薄，收集工作困難

高校檔案管理雖然在剛開始成立的時(shí)候就形成了各種規(guī)章制度，但是在具體執(zhí)行上不夠嚴(yán)格，導(dǎo)致一些以文件歸檔的檔案會(huì)以歸檔不方便為理由不愿意歸檔，還有一些檔案信息被個(gè)人保存，沒有交由給有關(guān)部門進(jìn)行統(tǒng)一化的歸檔登記管理。

（二）高校檔案管理手段和服務(wù)方式落后，程序不規(guī)范

一些檔案的管理內(nèi)容、方式等都得到了改革，但是一些高校檔案管理人員仍采用傳統(tǒng)的方式來處理檔案，這種陳舊的檔案處理方式和現(xiàn)代化辦公需求發(fā)展不相適應(yīng)。在新的歷史時(shí)期，高校檔案應(yīng)用管理應(yīng)該在對外服務(wù)上實(shí)現(xiàn)更多的創(chuàng)新。

但是很多高校檔案管理局限在傳統(tǒng)方式上，結(jié)合時(shí)代變化，利用網(wǎng)絡(luò)、郵寄進(jìn)行檔案管理的方式不多。高校檔案社會(huì)化服務(wù)局限在現(xiàn)場服務(wù)方式，在日常管理上滿足于檔案的借閱、檔案的復(fù)制等簡單操作上，檔案社會(huì)化服務(wù)缺乏創(chuàng)新。

（三）高校檔案的開發(fā)利用范圍有限

很多高校沒有限定檔案開放范圍，只是進(jìn)行檔案的日?；芾矸?wù)，沒有加強(qiáng)對檔案服務(wù)于社會(huì)的開發(fā)利用。由于檔案不同于一般私有財(cái)產(chǎn)，一些國家為其制定了相應(yīng)的法律保護(hù)措施。但如果沒有對檔案實(shí)體的保護(hù)，就不會(huì)發(fā)揮出檔案長久的利用服務(wù)價(jià)值。高校想要開放檔案利用范圍，就需要對檔案開放范圍進(jìn)行鑒定。但很多高校受人力、物力、財(cái)力的影響，檔案開放范圍的鑒定工作對他們來講存在很大的難度。

二、高校檔案管理工作問題產(chǎn)生的原因

高校檔案管理工作是高校教學(xué)和管理工作中的重要環(huán)節(jié)，目前高校檔案管理工作存在著檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)不高；教學(xué)檔案管理混亂；檔案管理工作重管理、輕服務(wù)等諸多問題。存在這些問題的主要原因有：檔案管理體系不完善；檔案管理人員業(yè)務(wù)水平及綜合素質(zhì)不夠等：

（一）高校檔案管理制度不完善

高校檔案管理仍沿用以分部門而治的多系統(tǒng)管理模式，沒有統(tǒng)一的信息管理平臺(tái)，各個(gè)部門的信息無法達(dá)到共享，已滿足不了教育現(xiàn)代化發(fā)展的需要。例如其中的教學(xué)檔案是教學(xué)管理和實(shí)踐活動(dòng)中產(chǎn)生的一些原始資料，包括文字材料、視頻、錄音等，這些資料都具有一定的保存價(jià)值，然而教學(xué)檔案管理工作能夠反映一個(gè)學(xué)校的教學(xué)管理及教學(xué)實(shí)踐的水平。高校將其分為三級(jí)：校級(jí)、系級(jí)和教研室，三種不同類別的教學(xué)檔案，也分別制定了自己的檔案管理規(guī)章制度。但無論從管理體系還是規(guī)章制度來看，高校檔案管理工作在逐步發(fā)展與完善，同時(shí)也存在著諸多問題。

（二）管理檔案人員缺乏專業(yè)背景，經(jīng)驗(yàn)不足

很多高校管理檔案的工作人員并不是只有學(xué)習(xí)檔案學(xué)專業(yè)的人員來從事這份工作，甚至有些工作人員是從零基礎(chǔ)開始干起，任職期間沒有經(jīng)過任何的定期培訓(xùn)、交流學(xué)習(xí)以及相關(guān)的研討會(huì)，只能靠自己慢慢在工作過程中摸索，很多檔案管理工作的問題就是從這個(gè)過程中產(chǎn)生的，加上檔案工作本身枯燥、乏味，地位輕，待遇低，難以產(chǎn)生吸引力，致使工作人員工作起來漫不經(jīng)心、應(yīng)付差事，缺乏責(zé)任心和積極性。

三、高校檔案管理社會(huì)化實(shí)現(xiàn)策略

高校檔案社會(huì)化管理的實(shí)現(xiàn)需要進(jìn)一步加強(qiáng)高校和高校、高校和地方之間的橫向聯(lián)合、合作管理，結(jié)合社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和高校檔案社會(huì)化屬性，高校檔案管理需要從制度、人員、設(shè)施、服務(wù)質(zhì)量、效能、信息化等方面入手，結(jié)合實(shí)際探究高校檔案的管理規(guī)律，進(jìn)一步揭示高校檔案管理和學(xué)校教職工、學(xué)生、社會(huì)公民之間的關(guān)系，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化的高校檔案管理，具體需要做好以下幾點(diǎn)工作：

（一）強(qiáng)化高校檔案管理的社會(huì)服務(wù)意識(shí)

高校檔案工作人員需要樹立良好的服務(wù)理念，在高校檔案社會(huì)化管理工作中投入自己的熱情和責(zé)任感，強(qiáng)化檔案管理的社會(huì)服務(wù)意識(shí)。高校檔案管理人員要樹立檔案應(yīng)用的開放意識(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案信息管理和應(yīng)用面向社會(huì)、面向公眾。高校檔案管理人員需要意識(shí)到，高校檔案不僅僅是服務(wù)教學(xué)管理和學(xué)生就業(yè)的工具，而且也是傳播歷史、滿足人們文化需求的重要資源。因而，在高校檔案的社會(huì)化管理上需要進(jìn)一步提升檔案的開放度，變檔案管理工作由被動(dòng)到主動(dòng)，積極創(chuàng)造條件，發(fā)揮出高校檔案服務(wù)社會(huì)的作用。

（二）加強(qiáng)對檔案的社會(huì)化宣傳

高校檔案管理部門可以利用檔案館，定期組織開展各種專題展覽，加強(qiáng)對高校檔案館館藏資源和文獻(xiàn)資源的合理、高效利用，提升社會(huì)檔案意識(shí)。另外，高校檔案管理需要將社會(huì)宣傳工作作為日常性工作，在檔案管理宣傳上要勇于突破，多采用靈活的方式進(jìn)行。比如在新生入學(xué)的時(shí)候，高校檔案管理部門需要借鑒圖書館的方法為新生開展講座和校園宣講，在向?qū)W生普及檔案知識(shí)的同時(shí)提升學(xué)生對學(xué)校的熱愛，具體做法如下：第一，通過網(wǎng)站、展覽等方式對檔案管理工作進(jìn)行宣傳，并定期舉辦各種活動(dòng)。第二，高校檔案管理部門要組織召開高校檔案社會(huì)服務(wù)專題座談會(huì)。

（三）加強(qiáng)高校檔案信息服務(wù)的整體化、綜合化、動(dòng)態(tài)化管理

第一，建立高校檔案工作協(xié)會(huì)、研究會(huì)，加強(qiáng)高校檔案信息服務(wù)的整體化管理。將高校各部門、各教職人員、師生和社會(huì)活動(dòng)看作是一個(gè)整體，將檔案信息看作是一個(gè)信息系統(tǒng)，從各個(gè)層次、各個(gè)環(huán)節(jié)開展檔案管理，協(xié)調(diào)各部門關(guān)系，并建立科學(xué)、統(tǒng)一和規(guī)范的檔案管理機(jī)構(gòu)、組織、協(xié)會(huì)等。通過高校檔案工作協(xié)會(huì)、研究會(huì)的建立，加強(qiáng)高校和高校、高校和地方之間的橫向聯(lián)合，促進(jìn)各個(gè)高校檔案管理工作的發(fā)展。第二，建立聯(lián)席會(huì)議制度。高校檔案管理協(xié)會(huì)可結(jié)合自身情況，一年召開一次到兩次的檔案工作研究會(huì)，并形成相應(yīng)的管理制度，從而為各個(gè)高校檔案管理工作者的交流提供重要的平臺(tái)支持。

（四）應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)高校檔案信息的數(shù)字化

高校檔案管理想要更好的服務(wù)于社會(huì)，需要應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)高校檔案信息的數(shù)字化。在電子科學(xué)技術(shù)的深入發(fā)展下，無紙化辦公和電子文檔得到了人們的關(guān)注，高校檔案社會(huì)化管理可應(yīng)用計(jì)算機(jī)，并依托校園信息門戶，構(gòu)建檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)，加強(qiáng)對大量檔案信息的處理，篩選出重要的檔案信息進(jìn)行分類劃管理。首先，對于應(yīng)用頻率比較高的檔案信息需要放置在明顯的位置上。其次，加強(qiáng)對高頻檔案的優(yōu)先數(shù)字化管理。最后，對于常用的檔案信息，比如學(xué)生的錄取信息柵、畢業(yè)證簽領(lǐng)冊、學(xué)位證簽領(lǐng)冊要單獨(dú)放置在方便查看的位置上。

綜上所述，高校檔案社會(huì)化管理不僅能夠拓展檔案信息的來源加強(qiáng)高校和高校之間的合作，而且能夠促進(jìn)高校自身改革創(chuàng)新發(fā)展，增強(qiáng)高校內(nèi)部檔案管理的生機(jī)和活力。在新的時(shí)代下，高校檔案的社會(huì)化管理需要進(jìn)一步處理好有償和無償之間的關(guān)系，加強(qiáng)對高校檔案管理社會(huì)化服務(wù)意義的認(rèn)識(shí)，并調(diào)動(dòng)一切積極因素發(fā)揮出高校檔案在學(xué)校教學(xué)、科學(xué)研究等方面的應(yīng)用價(jià)值，促進(jìn)高校管理建設(shè)發(fā)展。

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