宋金秀

摘 要：本文對(duì)高校照片檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，提出規(guī)范管理照片檔案的措施。并對(duì)我館目前的管理方式進(jìn)行解讀，進(jìn)而對(duì)照片檔案管理的前景提出展望。

關(guān)鍵詞：高校 照片檔案 規(guī)范管理

照片是歷史“瞬間的凝固”， 它與文字互為補(bǔ)充，互相印證，更好地反映和記錄客觀事物。尤其是進(jìn)入讀圖時(shí)代，圖片讓我們用最短的時(shí)間，最少的關(guān)注就能掌握想了解的事物的本質(zhì)。照片作為圖片的一個(gè)分支，從1826年的第一張照片到現(xiàn)如今的數(shù)碼照片，經(jīng)歷了翻天覆地的變化，由此形成的照片檔案也對(duì)檔案人員的管理能力提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。高校中的照片檔案是高校各項(xiàng)活動(dòng)的歷史見證，是再現(xiàn)高校發(fā)展歷程的有力佐證，肩負(fù)著文化傳承與傳播及社會(huì)教育等多項(xiàng)功能，因此做好照片檔案的管理，最大限度地發(fā)揮照片檔案的作用，是每個(gè)檔案人義不容辭的責(zé)任。

1 高校照片檔案管理現(xiàn)狀

因?yàn)檎掌陌l(fā)展，目前我館保存的照片分兩大類，一類是傳統(tǒng)的紙質(zhì)照片，一類是數(shù)碼照片。對(duì)于數(shù)碼照片的保管借用文件的保管方式，采用兩套制。

1.1 傳統(tǒng)紙質(zhì)照片的檢索利用難

照片檔案來源廣泛，有各個(gè)職能部門還有各個(gè)學(xué)院，各個(gè)團(tuán)體甚至個(gè)別人，造成了照片分類較多并且數(shù)量龐大，而傳統(tǒng)照片采用手動(dòng)檢索，找一張照片先找目錄，再把好幾個(gè)相關(guān)相冊(cè)翻一遍，效率低下。如果是要找某一人物的照片更是從頭翻到尾，工作強(qiáng)度大，耗時(shí)長(zhǎng)，卻達(dá)不到滿意的效果。如果想要查找效率稍微高一點(diǎn)，有時(shí)就需要利用者提供照片拍攝時(shí)間，拍攝者，拍攝事由等等條件，這對(duì)利用者造成了極大的不便，也跟不上現(xiàn)在社會(huì)發(fā)展的節(jié)奏。

1.2 數(shù)碼照片收集整理利用難

（1）前期控制不到位。數(shù)碼照片來源分散，可能每場(chǎng)活動(dòng)都由不同的拍攝者去拍攝，由此使得檔案館無法對(duì)提交格式統(tǒng)一規(guī)范，也難以對(duì)歸檔的數(shù)碼照片進(jìn)行質(zhì)量控制，移交過來的照片良莠不齊，雜亂無章，更惶論六要素了。

（2）數(shù)碼照片成本低廉，隨著手機(jī)與數(shù)碼相機(jī)的普及，一場(chǎng)活動(dòng)下來，有成百上千張照片，而這些照片并不是所有的都可以進(jìn)入檔案館進(jìn)行或長(zhǎng)期或短期或永久地保存，怎樣才能選擇出真實(shí)有效且具有代表性的照片，這是對(duì)檔案管理人員鑒定能力的考驗(yàn)。

（3）數(shù)碼照片的格式影響著它的利用效果。目前市場(chǎng)上流行的三種格式分別是JPEG、TIFF和RAW，JPEG壓縮比大，體積小，便于網(wǎng)絡(luò)利用；TIFF圖像格式復(fù)雜、存貯信息多，有利于原稿的復(fù)制；RAW可形象地稱為“數(shù)字底片”， 幾乎是未經(jīng)過處理而直接從CCD或CMOS上得到的信息，非常便于后期處理[1]。如何選擇最適宜的保存格式，這是個(gè)難題。

2 規(guī)范管理照片檔案的措施

2.1 堅(jiān)持前端控制的原則

各個(gè)單位應(yīng)當(dāng)指定專人負(fù)責(zé)數(shù)碼照片的拍攝工作，以便于檔案部門對(duì)拍攝者的照片格式，相機(jī)選擇，元數(shù)據(jù)，提交規(guī)范等提出要求，從而嚴(yán)格歸檔制度。由于照片檔案的特殊性，一張照片如果沒有文字說明，將沒有任何意義，所以照片的六要素：時(shí)間，地點(diǎn)，人物，背景，事由，拍攝者，缺一不可。文字說明的原則：字唯其少，意唯其多[2]。為了做好這項(xiàng)工作，照片的歸檔時(shí)間應(yīng)該異于文件的歸檔時(shí)間，不應(yīng)該一年一交，而是活動(dòng)結(jié)束之后即可歸檔，也叫即時(shí)歸檔。同時(shí)檔案部門也應(yīng)該嗅覺敏銳，多渠道、多方位探察學(xué)校的重大事件，重大活動(dòng)，按內(nèi)容向相關(guān)部門提出即時(shí)歸檔的要求。

2.2 堅(jiān)持去偽存真，去粗取精的原則

數(shù)碼照片歸檔時(shí)檔案管理人員應(yīng)該對(duì)每一張照片的EXIF信息進(jìn)行檢查，通過讀取EXIF信息，可以判斷該照片是否進(jìn)行過修改、添加、合成、挖補(bǔ)等后期編輯處理，保證歸檔數(shù)碼照片的有效性和真實(shí)性，達(dá)到去偽存真。同時(shí)還需要去粗取精。選擇具有代表性、能全面反映事件全貌及細(xì)節(jié)的照片，去掉那些圖像不清晰、角度不佳、壓縮率過大的照片，這對(duì)檔案管理人員提出了較高的素質(zhì)要求，只有選擇好了照片，才可以有效控制圖片數(shù)量，減少后期整理、檢索以及存儲(chǔ)的壓力。

2.3 堅(jiān)持兩手抓，兩手都要硬的原則

一方面要接收管理好現(xiàn)在產(chǎn)生的數(shù)碼照片，一方面也要兼顧傳統(tǒng)的紙質(zhì)老照片，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)照片以數(shù)字化的形式進(jìn)行異質(zhì)備份，這個(gè)工作一般都是通過掃描來進(jìn)行。在掃描過程中要注意掃描分辨率的確定，掃描分辨率的計(jì)算公式為：掃描分辨率=（打印照片的物理尺寸*打印分辨率）/（照片檔案的原始尺寸*N）當(dāng)打印設(shè)備為連續(xù)色調(diào)輸出設(shè)備（如數(shù)字印相設(shè)備、熱升華打印機(jī)、數(shù)字彩擴(kuò)機(jī)等）時(shí)，N=1；當(dāng)打印設(shè)備為半色調(diào)輸出設(shè)備（如激光打印機(jī)、彩色噴墨打印機(jī)等）時(shí)，N=4. [3]

2.4 堅(jiān)持因地因時(shí)制宜的原則

照片檔案歸檔格式可根據(jù)自身?xiàng)l件來定。如果存儲(chǔ)充裕，完全可以三種格式都保存，以備各種利用。如果存儲(chǔ)緊張，JPEG是最適宜的選擇。如果考慮后期編輯，存儲(chǔ)適當(dāng)?shù)那闆r下，可以考慮RAW格式。任何一種格式都有利弊，順應(yīng)時(shí)代，適時(shí)調(diào)整，盡可能完整、長(zhǎng)期地將照片保存，以備后期利用。

3 規(guī)范管理照片檔案的實(shí)踐

目前，我館在管理照片檔案中采用的方法。在經(jīng)費(fèi)不足沒有平臺(tái)的情況下，充分利用現(xiàn)在的辦公軟件EXCEL進(jìn)行照片檔案的管理。

（1）單獨(dú)使用一臺(tái)計(jì)算機(jī)進(jìn)行照片檔案的管理。以一張1T的硬盤來算，單張JPEG格式的照片一般在4M左右，大概可以保存25萬張照片，一年的照片按2500張來算，可以存100年的照片。本著異地異質(zhì)保存的原則，對(duì)照片進(jìn)行光盤，移動(dòng)硬盤的備份。

（2）照片采用分級(jí)管理，第一級(jí)是年度，第二級(jí)是分類，第三級(jí)是圖片文件。

（3）照片檔案的卷內(nèi)目錄表作了調(diào)整，實(shí)現(xiàn)對(duì)圖片文件的按“件”整理。一般照片檔案的卷內(nèi)目錄僅有照片號(hào)/底片號(hào)、題名、拍攝時(shí)間、備注四項(xiàng)，因?yàn)槲茵^現(xiàn)在都是實(shí)行電子目錄，所以在項(xiàng)目上適當(dāng)加了一些內(nèi)容，以便于檢索利用。我館目前實(shí)行的卷內(nèi)電子目錄有以下幾項(xiàng)：年度、類別、照片/底片號(hào)、光盤號(hào)、題名、拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由、背景、拍攝者、圖片。照片按年度來整理，一年的照片一個(gè)文件夾，如2017年的照片，2017文件夾下有一個(gè)EXCEL表是所有圖片的目錄，然后各個(gè)類別分別建立一個(gè)文件夾。其中EXCEL表中的圖片是個(gè)超鏈接，也就是說利用文字檢索到其中的項(xiàng)后，直接可以超鏈接到對(duì)應(yīng)圖片，不必再一張張翻找，大大提高檢索效率。不便之處是對(duì)于不同年份的同一類別的圖片，還需要在每個(gè)年度的目錄中進(jìn)行查找。我們盡最大努力實(shí)現(xiàn)照片檔案的進(jìn)一步開發(fā)利用，同時(shí)也為照片檔案管理的規(guī)范化、現(xiàn)代化打下良好基礎(chǔ)。

4 展望

在互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展如此迅捷的今天，高校照片檔案也應(yīng)該借互聯(lián)網(wǎng)之力建立照片檔案數(shù)據(jù)庫，簡(jiǎn)化歸檔流程，并提供即時(shí)、自助多樣的互聯(lián)網(wǎng)查詢利用服務(wù)，提高照片檔案的利用率。據(jù)筆者調(diào)查，我省高校目前普遍沒有專門的照片管理系統(tǒng)，基本都是手動(dòng)或者單機(jī)管理。在這種情況下，熱切盼望省檔案學(xué)會(huì)或者檔案局可以牽頭開發(fā)一套照片管理系統(tǒng)，高校的這塊工作基本都一樣，統(tǒng)一開發(fā)可以減少成本，統(tǒng)一管理，并且有利于數(shù)據(jù)交換與共享。構(gòu)筑統(tǒng)一的高校檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，向用戶提供全方位、多層次的照片檔案信息資源共享與服務(wù)，更好地為廣大師生員工、社會(huì)提供精準(zhǔn)的服務(wù)，為建設(shè)高水平大學(xué)做出更大的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

[1]楊利軍.數(shù)碼照片檔案格式選擇研究[J].檔案與建設(shè)，2017（10）8-10，7.

[2]將君仁.圖為文之形，文為圖之靈——讀圖時(shí)代照片檔案文字說明的撰寫[J].檔案管理，2017（2），86-87.

[3]卞咸杰.照片檔案數(shù)字化掃描分辨率的選擇與確定[J].檔案管理，2011（4）44-46.