鄭偉健

摘要：在我國高等院校不斷發(fā)展、高等教育質(zhì)量不斷提高、高校科研經(jīng)費(fèi)總額不斷攀升和高校財務(wù)工作復(fù)雜程度逐年增強(qiáng)的前提背景下，原有的財務(wù)工作流程與現(xiàn)今對財務(wù)工作由核算向管理職能轉(zhuǎn)變的高要求越來越不協(xié)調(diào)，不舍理之處愈加突出。本文闡述當(dāng)前高校報賬業(yè)務(wù)存在的問題，將各個影響報賬的因素結(jié)合，分析報賬難的原因，為提升高校財務(wù)效率提供借鑒。

關(guān)鍵詞：高校；報賬效率；信息共享

近幾年隨著高校教育事業(yè)的迅速發(fā)展和高校管理意識的提高，各高校對財務(wù)管理模式的認(rèn)識也越來越深刻，具體到業(yè)務(wù)則體現(xiàn)為越來越科學(xué)的財務(wù)分工。與此同時，高等教育經(jīng)費(fèi)規(guī)模日益擴(kuò)大與報賬業(yè)務(wù)的日益復(fù)雜化以及歷史遺留等問題，同樣給高校的財務(wù)工作帶來一定困難和挑戰(zhàn)。

一、當(dāng)前高校報銷存在的問題

（1）審批流程煩瑣。目前我國高校普遍采取“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”的管理模式，除了一些重大項(xiàng)目開支，校內(nèi)各部門或?qū)W院都有一定的經(jīng)費(fèi)自主權(quán)，從原來的“一支筆”審批制度演變成如今的“多支筆”審批。超過制度規(guī)定限額的經(jīng)費(fèi)開支，還需要財務(wù)處及各級校領(lǐng)導(dǎo)的審批簽字，有的一筆業(yè)務(wù)下來，簽滿了各類審批手續(xù)和簽字，光在跑審批程序就已讓大家叫苦連天。

（2）報賬排隊(duì)高峰期頻繁。不少報銷的師生因不清楚財務(wù)規(guī)定，報銷的資料反復(fù)修改，前往財務(wù)處的次數(shù)增加。在傳統(tǒng)的財務(wù)報賬高峰期，如年底、學(xué)期初和學(xué)期末等，更會出現(xiàn)門庭若市的場面；為跟上國庫支付進(jìn)度的要求，不定期集中報銷國庫科研經(jīng)費(fèi)等，財務(wù)處的報賬高峰期已經(jīng)不僅在傳統(tǒng)上的學(xué)期初、學(xué)期末，更有為了配合科研進(jìn)度而出現(xiàn)頻繁的高峰期。

（3）財務(wù)人員工作強(qiáng)度大、矛盾沖突嚴(yán)重。正如上文闡述的煩瑣的審批流程，存在某些報賬人員帶著負(fù)面情緒前往財務(wù)處報賬的情況，在被告知發(fā)票或相關(guān)票據(jù)不符合報銷規(guī)定后，更是直接把報銷流程一路下來的怨氣出在財務(wù)審核人員身上，沖突不可避免。而審核科財務(wù)審核人員每天面對大量的報賬人員，在審核單據(jù)前就必須熟悉掌握新會計制度的變化和來自各方面的報銷規(guī)定或要求，還要想著怎樣和報賬人員溝通才能避免不必要的沖突，長期處于緊繃的精神狀態(tài)。

（4）財務(wù)信息無法共享高校的財務(wù)系統(tǒng)。因數(shù)據(jù)安全的需要，往往獨(dú)立于學(xué)校信息系統(tǒng)之外，導(dǎo)致財務(wù)機(jī)構(gòu)獨(dú)立于其他職能部門和學(xué)院，業(yè)務(wù)與財務(wù)機(jī)構(gòu)的管理系統(tǒng)相互獨(dú)立，形成信息孤島。

二、問題產(chǎn)生的原因分析

1.存在的問題關(guān)系分析

上述提出的四個問題，先依次對四個問題進(jìn)行編號：①審批流程煩瑣；②報賬高峰期排隊(duì)情況嚴(yán)重；③財務(wù)人員工作強(qiáng)度大，矛盾沖突嚴(yán)重；④財務(wù)信息無法共享。四個問題相互聯(lián)系，相互影響，并不獨(dú)立存在。①②③都屬于財務(wù)報賬流程，④的存在導(dǎo)致前三個問題。

財務(wù)信息無法共享使得審批信息不對稱，從而增加審批難度。由于信息無法共享導(dǎo)致報賬時間過于集中，從而排隊(duì)現(xiàn)象嚴(yán)重，業(yè)務(wù)量集中導(dǎo)致了財務(wù)人員工作量激增，間接引起人員矛盾和沖突。同樣，信息無法共享使得部門問信息不對稱最終導(dǎo)致經(jīng)費(fèi)在各個部門間的流轉(zhuǎn)不順暢；信息的無法共享也影響了預(yù)算上傳下達(dá)的規(guī)范性。究其上述問題產(chǎn)生的原因可謂來自各個方面，有長期歷史遺留問題、有高校本身內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置上存在的紕漏、有人員業(yè)務(wù)水平不高等等。通過分析發(fā)現(xiàn)，解決財務(wù)信息的共享問題是解決其他存在問題的關(guān)鍵，如果財務(wù)信息實(shí)現(xiàn)共享，信息傳遞流暢后，很多問題都可以迎刃而解。因此，流程再造的重點(diǎn)應(yīng)從實(shí)現(xiàn)信息的共享入手。

2.高校組織機(jī)構(gòu)設(shè)置給審批帶來困難

在高校財務(wù)審批體系中，擁有審批權(quán)的人員在其相應(yīng)的研究領(lǐng)域擁有專業(yè)權(quán)威，但他們未必?fù)碛型瘸潭鹊呢攧?wù)認(rèn)知。他們只需對各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)開支業(yè)務(wù)的真實(shí)性及合理性負(fù)責(zé)，而由財務(wù)審核人員依據(jù)財經(jīng)法規(guī)加以規(guī)范控制，兩者之間必然會產(chǎn)生一系列的矛盾和沖突。因此，組織結(jié)構(gòu)的設(shè)置與業(yè)務(wù)流程之間應(yīng)該是：組織結(jié)構(gòu)的形成應(yīng)該不僅僅考慮這個行業(yè)內(nèi)的標(biāo)桿流程，最終形成的業(yè)務(wù)流程應(yīng)該在組織結(jié)構(gòu)設(shè)計的基礎(chǔ)上形成。

3.高峰報銷頻繁

導(dǎo)致報銷時間的集中有以下兩個原因：一是規(guī)律性。高校的教學(xué)及科研活動都有很強(qiáng)的規(guī)律性，多數(shù)教職工在學(xué)期初由于教學(xué)計劃或?qū)W期末課程結(jié)束后、期末科研結(jié)題等原因，選擇在學(xué)期初或?qū)W期末報賬；二是人為性。一些報賬人員對財務(wù)處存在望而卻步的態(tài)度，為了減少前往報銷大廳報賬的次數(shù)，手中的報銷資料越積越多。

4.財務(wù)人員業(yè)務(wù)水平有待提高

（1）財務(wù)人員素質(zhì)有待提高。高校普遍存在“鐵飯碗”的現(xiàn)象，缺乏競爭和激勵機(jī)制，崗位的責(zé)任性和重要性不能很好地匹配。一邊是工作要求越來越高、工作量越來越大，另一邊是干多干少待遇都一樣的薪酬機(jī)制，財務(wù)人員很容易產(chǎn)生慵懶、抵觸和不平衡的心態(tài)。

（2）財務(wù)處報賬業(yè)務(wù)處理技術(shù)支持能力薄弱、可操作性不強(qiáng)。高校業(yè)務(wù)處理技術(shù)支持薄弱，突出表現(xiàn)在報賬軟件的核算功能不全、安全問題、信息封閉以及業(yè)務(wù)處理操作不便等幾個方面。高校的安全措施也不如企業(yè)規(guī)范，而且思維保守，缺乏嘗試新業(yè)務(wù)和新設(shè)備的魄力。

5.報賬信息不對稱

（1）制度出臺產(chǎn)生的信息不對稱。近年來，隨著高等學(xué)校教育經(jīng)費(fèi)的擴(kuò)張，高校服務(wù)意識的增強(qiáng)，各級行政管理部門包括高校本身為了規(guī)范財務(wù)報銷支出，相繼出臺一系列財務(wù)規(guī)章制度。這些新文件的具體條款往往與舊文件的規(guī)定有較大差別，高校財務(wù)人員從學(xué)習(xí)到理解，再到調(diào)整現(xiàn)有報賬系統(tǒng)就必須花費(fèi)一定時間，而各個高校的校領(lǐng)導(dǎo)、院系負(fù)責(zé)人、報賬人員對新制度報銷規(guī)定的改變普遍不太清楚甚至一無所知，這種制度出臺產(chǎn)生的信息不對稱給具體的財務(wù)工作造成很大障礙。

（2）新業(yè)務(wù)產(chǎn)生的信息不對稱。隨著高校與外校或者外界合作的機(jī)會增加，高校師生和教職工外出培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、交流及校企合作越來越活躍。例如師生因科研需要與企業(yè)合作研發(fā)一款新產(chǎn)品，需要長期在外地企業(yè)做實(shí)驗(yàn)，住宿所產(chǎn)生的費(fèi)用占科研支出很大的比例，大多數(shù)科研人員為了節(jié)省費(fèi)用支出，會采用合租、住在企業(yè)宿舍等方式而無法提供正式差旅費(fèi)住宿發(fā)票；又如很多教師會利用寒暑假的時間到境外參加會議或訪問，從縱向課題經(jīng)費(fèi)中支出差旅費(fèi)等。如果按照經(jīng)費(fèi)預(yù)算的一般規(guī)定，這些業(yè)務(wù)均無法正常報銷，上級主管部門在制定報銷規(guī)定時通常采取“一刀切”的政策，高校作為特殊的事業(yè)單位喪失其應(yīng)有的靈活性，這也使財務(wù)處的審核工作處在兩難境地。而且，由于高校財務(wù)工作的專業(yè)性太強(qiáng)，作為一般的報賬人員無法從專業(yè)的角度去理解制度制定的內(nèi)涵，導(dǎo)致在報賬過程審核人員與報賬人員的溝通不暢。

（3）部門間信息孤立產(chǎn)生的信息不對稱。高效的會計工作也是事后算賬、事后報賬，信息傳遞的時效性較差。報賬人員通常無法實(shí)時查詢經(jīng)費(fèi)的余額、使用情況、可使用的各科目額度等信息，財務(wù)處審核人員更是無法了解票據(jù)所涉及的科研業(yè)務(wù)進(jìn)展情況，這樣就會產(chǎn)生同一業(yè)務(wù)重復(fù)報賬或者審核人員不知所云的現(xiàn)象。同時，高校會計業(yè)務(wù)與外界信息隔離，實(shí)際情況只是將新的信息技術(shù)用在舊的工作流程上，沒有從根本上改變工作流程，無法從新信息技術(shù)中獲益。

6.成因間關(guān)系分析

以上幾個成因普遍存在于我國現(xiàn)階段的高校中，而且基本上都和財務(wù)業(yè)務(wù)流程的設(shè)置有關(guān)。若以財務(wù)處作為業(yè)務(wù)流程再造的主體，結(jié)合流程關(guān)聯(lián)度和組織內(nèi)外部兩個維度對上述四個成因之間關(guān)系進(jìn)行分析，如圖1所示。

通過流程關(guān)聯(lián)度和組織內(nèi)外部兩個維度的分析得出四個成因的解決方式。

（1）高校組織機(jī)構(gòu)設(shè)置冗雜。高校組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置，可以說是存在于財務(wù)處主體以外的外部因素，財務(wù)處自身的業(yè)務(wù)流程再造，可以從一定程度上緩解自上而下這種層層設(shè)置的煩瑣，但僅從財務(wù)處業(yè)務(wù)流程再造的角度出發(fā)，卻無法改變當(dāng)前高校組織機(jī)構(gòu)設(shè)置上的局限性。所以，在財務(wù)業(yè)務(wù)流程再造的具體操作中，應(yīng)著重于避免財務(wù)處內(nèi)部的工作壁壘。

（2）報銷時間集中。這屬于財務(wù)處的內(nèi)部因素，而且與流程設(shè)置的關(guān)聯(lián)度很強(qiáng)，換句話說，通過對財務(wù)處報賬業(yè)務(wù)流程的合理設(shè)計，報銷時間集中的問題完全可以避免。在具體操作中，應(yīng)該著重思考新的業(yè)務(wù)流程如何把集中的報銷時間分散化，錯開人流量高峰。

（3）財務(wù)處自身水平有待提高。這也是存在于財務(wù)處的內(nèi)部因素，但是這點(diǎn)更多的是來自財務(wù)處內(nèi)部管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和會計操作軟件水平，通過流程再造能部分改善原有的困境，但想有成效顯著，還要借助公平、合理的績效考核機(jī)制和堅(jiān)實(shí)可靠的技術(shù)支持。

（4）報賬信息不對稱。信息的不對稱，主要是指財務(wù)處內(nèi)部和外部均不能有效地獲取和使用財務(wù)信息。在這里把它歸集為存在于財務(wù)處外部的因素，要改變這種報賬信息不對稱的局面，需要財務(wù)處的報賬人員與相關(guān)職能部門配合。在業(yè)務(wù)流程再造過程中，卻可以通過與外部職能部門流程的配合設(shè)置來解決這種信息不對稱的現(xiàn)象。

三、總結(jié)

通過分析存在的幾個問題，得出制約高校財務(wù)工作效率提高的原因：高校組織機(jī)構(gòu)設(shè)置給審批帶來困難、報賬人員報銷時間集中、財務(wù)處人員自身水平有待提高、報賬信息不對稱等。通過分析發(fā)現(xiàn)，解決信息共享問題是解決這些問題的根本，如果信息的披露透明、傳遞流暢，很多問題都可以迎刃而解。因此，高效報賬的優(yōu)化應(yīng)從實(shí)現(xiàn)信息的共享入手。