郭登權(quán)

【摘要】學分制是一種以學分計量學生學習量的教學管理制度，是相對于學年制的一種教學管理制度。隨著多數(shù)高校成人高等學歷教育在教學管理上實行學分制，學籍檔案的管理也發(fā)生很大的變化。本文從高校成人高等學歷教育學籍檔案的形成規(guī)律和特點出發(fā)，分析了高校成人高等學歷教育學分制下學籍檔案管理存在的問題。提出了相應的解決措施。

【關(guān)鍵詞】學分制 成人教育 學籍檔案

學籍檔案是記載學生學籍、在校學習情況以及畢業(yè)情況的檔案保存資料，是核定學生學籍資格，學生基本情況，反應學校教學工作狀況，確定學生畢業(yè)資格的重要依據(jù)，學籍檔案是學籍管理的重要內(nèi)容。從形成階段看，學籍檔案的形成主要有兩個階段：一是起始階段，指學生報考到錄取這段時間形成的材料，如學生填報的考生登記表、錄取通知書等：二是積累階段，指學生報到入學到畢業(yè)前這段時間，這是學籍檔案材料形成的主要階段，是對學生在校期間的全面綜合評價，主要包括學習成績、獎懲、社會實踐、畢業(yè)鑒定等方面的情況。

1學分制下成人高等學歷學籍檔案的特點

1.1學籍檔案的原始性與真實性。學籍檔案中記載和反映的學生基本情況、學業(yè)完成情況和獎懲情況等原始材料，是在按照學籍管理有關(guān)規(guī)定形成的，按照歸檔要求從學生錄取、報到就開始收集整理，記錄的信息是原始憑證，準確度高，可靠性強，是學生在校學習階段的真實評價。

1.2學籍檔案的多樣性和綜合性。高校推進學分制改革，教學內(nèi)容、管理體制決定了學籍檔案材料形成來源的多樣性，主要包括：招生錄取名冊、錄取通知書、新生名冊、學籍登記表、學籍異動表、信息變更表、獎勵和處分、畢業(yè)生登記冊、畢業(yè)生鑒定表、畢業(yè)生實習考核表等與學籍有關(guān)的文件材料。同時，學籍檔案是在教學管理活動產(chǎn)生和形成的，其材料來源涉及部門多、范圍廣，既有上級教育行政部門下發(fā)的各種指導性文件、規(guī)章制度，又有學校教務部門、學生工作部門在教育教學管理活動中形成的檔案材料，因而又具有綜合性。

1.3學籍檔案的靈活性和系統(tǒng)性。由于學分制背景下，由固定學制變?yōu)閺椥詫W制，學生畢業(yè)時間不一致，這樣學生學籍檔案就比校繁雜，同一年級的學生可能檔案的管理內(nèi)容不同，材料的形成具有靈活性的特點。由于這種靈活性，學生從入學到畢業(yè)形成學籍材料處于零散狀態(tài)，需要進一步條理化學籍材料，經(jīng)過整理、鑒定、編目，進行分類、統(tǒng)計、檢索、組合使之具有系統(tǒng)性。

2學分制下成人高等教育學籍檔案管理存在的問題

2.1學籍管理工作量增加

成人高等教育學分制學籍檔案管理，增加了學籍檔案管理人員的工作量。由于學分制工作細化，相應的學籍檔案管理工作也會增加。一方面，成人高等教育學分制學籍檔案管理工作的不完善，無法滿足學籍檔案管理工作的需要，另一方面，學籍檔案管理工作的質(zhì)量得不到保證。使得學分制的實際效用難以發(fā)揮，而整個學分制使學籍檔案管理工作大量增加，也會使成人高等教育學分制學籍檔案管理工作的復雜化程度增加。

2.2學籍檔案管理電子化進程緩慢

學籍檔案管理人員對電子信息軟件的學習和應用能力弱，導致學分制學籍檔案管理的信息錄入受限，信息錄入的準確度降低，信息不完整等，制約了學籍檔案的電子化進程。另外，在學籍檔案管理電子化進程中，各種紙質(zhì)資料的收集和匯總直接影響學分制學籍檔案管理電子化進度。

2.3學籍檔案管理專業(yè)程度低

學籍檔案管理人員大部分是部門兼職人員，檔案管理專業(yè)化程度低。學籍檔案管理需要專業(yè)化的人才采取專業(yè)的措施進行歸類管理，以便于查閱學生的在校以及出校之后的各種個人信息情況。目前由于學籍檔案管理專業(yè)化程度低，專業(yè)人才數(shù)量少，專業(yè)化操作管理軟件匱乏。

3學分制下成人高等教育學籍檔案的管理解決措施

3.1簡化學籍檔案管理工作，健全規(guī)章制度。由于成人教育學分制的靈活性和教學手段的多樣化，學籍檔案覆蓋的學生范圍廣泛、學生來源復雜，涉及的系部、教學點繁多。因此，一方面，簡化學籍檔案管理工作中不必要的環(huán)節(jié)，降低工作人員工作量，保證檔案管理的高效性，簡化學籍檔案管理的各項操作性程序，比如各種信息的錄入要精簡，避重復作業(yè)導致信息過度重復。另一方面，要健全規(guī)章制度，

為學籍檔案管理規(guī)范化、科學化、現(xiàn)代化提供有利的保證。

3.2推進學籍檔案的電子化管理進度，實施學籍檔案的網(wǎng)絡化管理。隨著現(xiàn)代化教學手段的應用，檔案管理部門必須使用網(wǎng)絡進行信息的采集與核對。進行電子化、系統(tǒng)化的管理，產(chǎn)生的信息通過網(wǎng)絡發(fā)送到學校檔案室，或直接將數(shù)據(jù)信息向?qū)W校檔案室進行數(shù)據(jù)輸入，做到學籍檔案收集完整，歸檔材料齊全，確保提供信息的及時、準確。在教學管理模式上采用學分制，排課形式改為選課的方法，學生選課自由，學籍管理人員登記分數(shù)困難的局面，原始的紙質(zhì)檔案無法按班級進行整理，而實施網(wǎng)絡化和電子檔案可以解決此問題。

3.3加強學籍檔案管理體系建設，培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人才。加強學籍檔案管理體系建設，可以快速的提升學籍檔案管理的系統(tǒng)化，有關(guān)學分制學籍管理的工作可以得到落實。另一個面，加強學籍檔案管理體系建設，可以通過實行強大的信息管理，完成對學分制學籍檔案的管理工作。管理的專業(yè)化必然需要培養(yǎng)專業(yè)的人才，總體來說，影響成人高等教育學分制學籍檔案管理的因素很多，但最主要的莫過于檔案管理的專業(yè)化程度不夠，以及信息的準確性、安全性和系統(tǒng)的限制等。只有通過對專業(yè)人才的培養(yǎng)和學籍檔案管理體系的建設，才可能最大程度的優(yōu)化學分制檔案管理體系。

4結(jié)束語

學分制可以綜合的評估學生的綜合素質(zhì)能力，有利于培養(yǎng)學生的全面素質(zhì)，就學分制與學籍檔案管理的相互作用而言，學分制可以促進檔案管理的電子化進程，建立成人高等教育學分制檔案管理體系，使得檔案管理更加專業(yè)化，學籍檔案的管理與學生個人利益息息相關(guān)，需要學生認真對個人信息進行準確的核實，學籍檔案管理工作又一項具體細致而責任重大的工作，從事這項工作不僅要會出艱辛的勞動，要有極大的責任心和較強的綜合能力，只有學籍檔案管理人員的素職不斷提高，才能為學校的教學服好務，能實現(xiàn)學校學籍檔案管理電子化、規(guī)范化、現(xiàn)代化。