李莉

摘要：檔案管理是確保檔案安全的必要工作，這正是我國檔案管理體系存在的原因。在社會經(jīng)濟不斷發(fā)展的新趨勢下，信息技術(shù)進一步普及，這也給檔案管理工作帶來了新的契機與挑戰(zhàn)，即是說做好信息化建設(shè)是檔案管理工作的首要任務，為此文中將進一步分析改進策略。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化建設(shè);改進策略

我國的檔案管理體系，其存在的初衷是為確保檔案的安全，并且進一步提升檔案建檔、整理及分享的效率。這是重要且關(guān)鍵的任務。所以為提升管理效率與質(zhì)量，必須要從當前的趨勢出發(fā)去思考，實現(xiàn)檔案管理體系的信息化建設(shè)。

1 提升檔案管理人員信息素養(yǎng)

檔案管理工作需要由檔案管理的專業(yè)人員隊伍去完成，這是眾所周知的，不可否認的事實。但是雖然我國多數(shù)檔案管理機構(gòu)當前都已經(jīng)開始實施信息化的管理方式，但是檔案管理人員的信息素養(yǎng)卻依然不符合檔案管理專業(yè)人員的基準。檔案管理工作是一項細致復雜的工作，包含了許多環(huán)節(jié)，從建檔到檔案歸納、管理與調(diào)用，每個環(huán)節(jié)，在信息平臺上進行操作，都需要管理人員首先做到嫻熟的運用相關(guān)軟件程序的不同功能。而且要具備檔案管理工作所必需的細心、謹慎、誠實等專業(yè)素養(yǎng)。所以為確保員工能夠具備這樣的素養(yǎng)，企業(yè)必須要更積極的開展員工培訓，組織內(nèi)部檔案管理人員參與，并且要確保培訓的系統(tǒng)性，對于培訓課程要進行細化安排，而不是將老帶新當成培訓，因為只有系統(tǒng)性的規(guī)劃培訓，才能真正將理論與實踐結(jié)合起來，讓員工真正向著專業(yè)化的方向發(fā)展，更加嫻熟的運用信息技術(shù)去完成檔案管理工作。除此以外，還應當將職業(yè)道德教育融入培訓體系中，讓檔案管理人員意識到檔案管理工作的重要意義，所以必須要以嚴謹認真，一絲不茍的態(tài)度去對待，不可有絲毫松懈怠慢，這才是檔案管理人員應有的狀態(tài)。

2 引入創(chuàng)新性的管理技術(shù)

時代在不斷發(fā)展，趨勢在不斷變化，技術(shù)的發(fā)展與革新，也是時代更迭之下的必然走向。對于檔案管理工作來說亦是如此，為了達成信息化建設(shè)的目標，如果內(nèi)部所使用的管理程序版本陳舊，功能不健全，是無法適應當前管理工作的。因為隨著時代的不斷變化，檔案的類型越來越復雜，存儲量越來越多，管理難度便越來越高，工作量也會越來越大。所以只有不斷更新管理程序的版本，完善功能，才能確保管理工作效率更高，質(zhì)量更高。為此檔案管理機構(gòu)應當及時引進新的管理軟件或是革新軟件版本。確保系統(tǒng)功能與當前的管理需求相符合。例如為了確保檔案安全，當前許多重要檔案的調(diào)取，都需要用到驗證技術(shù)，并不是單純的密碼驗證，為避免出現(xiàn)密碼被破解的風險，虹膜認證、面部認證等認證技術(shù)也都在不斷普及。所以檔案管理機構(gòu)也應當積極引入這類技術(shù)，以保證檔案管理系統(tǒng)的可靠性。確保檔案管理工作更加順利的推進。

3 明確管理規(guī)章與權(quán)責

檔案管理工作并不是僅僅由一個人去完成的工作，每一份檔案，也都不能隨意的被任何人調(diào)取。特別是在信息化的趨勢下，檔案在信息化的平臺上，以信息形式存在，所以如果每個管理人員都有權(quán)限去調(diào)用檔案信息，而且無操作記錄可循，那么很容易導致檔案信息泄露的問題，或是在出現(xiàn)管理問題時將責任推給他人。所以要保證檔案管理工作的有序推進，就必須要明確管理的權(quán)責，每天每個班次的管理人員，都應當在系統(tǒng)上有登錄信息，調(diào)取任何檔案檔案，都必須要首先進行身份認證，如指紋或是虹膜認證等，確保他人無法盜用本人身份，檔案傳輸也應當有壟斷的專門渠道，例如在管理程序中可內(nèi)置郵箱，限制外部程序傳輸檔案，并且留存檔案查詢、調(diào)取、傳輸?shù)挠涗?，這樣才能夠保證檔案的管理流程，甚至每一步操作均有據(jù)可循。此外針對檔案管理規(guī)章責任制以及獎懲機制也要不斷完善，要確保責任落實到個人，獎懲合理，體現(xiàn)規(guī)章的公正性與威懾力，才能具備實際的管理意義。

4 提升網(wǎng)絡環(huán)境安全度

信息化的建設(shè)基于網(wǎng)絡環(huán)境，而網(wǎng)絡環(huán)境下，最應重視的一個問題，便是網(wǎng)絡安全問題。特別是隨著大數(shù)據(jù)理念的普及，云技術(shù)的推廣，網(wǎng)盤、網(wǎng)絡郵箱成為了信息傳輸與存儲的主要渠道。即便是檔案管理機構(gòu)內(nèi)部的專屬系統(tǒng)，也都是要依靠個人數(shù)據(jù)信息去登錄的，而數(shù)據(jù)信息的加密方式如果缺乏可靠性，并且沒有可靠的安全檢測與病毒查殺程序去維護網(wǎng)絡環(huán)境安全，便很容易導致檔案信息泄露、被竊取或是被篡改等惡意行為的出現(xiàn)，影響檔案安全。所以為保證管理可靠性，必須要首先提升網(wǎng)絡環(huán)境的安全度。首先必須要引入專業(yè)的網(wǎng)絡安保軟件，同時要普通以上所述，不斷完善信息管理系統(tǒng)的認證功能，加入虹膜認證、芯片認證、人臉認證等更加可靠的認證方式，才能盡可能避免網(wǎng)絡環(huán)境安全風險的出現(xiàn)。

5 結(jié)語

檔案管理工作有著責任重大，技術(shù)要求高與工作量大等特征，特別是許多涉密文件的管理，甚至關(guān)乎社會安全。而在信息時代下，信息化建設(shè)則是檔案管理工作的首要課題。為此文章針對性討論了檔案管理信息化建設(shè)的要點，望促進工作改革。

參考文獻

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