張小遠

[摘 要] 院為實體改革對高校二級單位的管理工作提出了更高的要求。通過推進院系信息化建設，建立完善友好的辦公服務體系可為學院行政管理提供有力支撐。本文分析了當前形勢下學院在信息化建設中遇到的問題，并在此基礎上提出了建設性的對策。

[關鍵詞] 院為實體改革；高校；信息化建設

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 01. 147

[中圖分類號] G647 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）01- 0249- 02

1 院為實體是學院信息化建設的機遇和挑戰(zhàn)

院系是高校發(fā)展和創(chuàng)新培養(yǎng)的實體，傳統(tǒng)模式下學校掌握著分配給學院的資源，主導著學院的發(fā)展模式，往往會造成院系發(fā)展動力不足，影響了學校整體辦學效果的提升。因此，部分高校提出了“院為實體”的改革思路，即充分尊重院系辦學的主體地位，賦予學院更多的自主權，讓學院在學校發(fā)展總目標下制定各自的發(fā)展規(guī)劃和舉措，釋放學院辦學活力。在院為實體的改革下，學院在學科建設、人才培養(yǎng)、科研創(chuàng)新等方面具有更靈活的發(fā)展空間，但同時對于學院的管理方式和管理手段也提出了更高的要求。

在院為實體的改革思路下，伴隨學校資源下放到學院的是更多的行政審批、信息維護與整合等工作內容，傳統(tǒng)的辦公模式將會受到種種限制而運轉不暢；同時學院作為實體，也需要準確掌握整體情況，把握學院發(fā)展的局勢和方向。在這種形勢下，推進學院信息化建設，建立結構完善、流程合理、信息全面、協(xié)助決策的服務辦公系統(tǒng)，能夠為行政管理的高效運行和學院的發(fā)展提供有力支撐。

2 學院信息化建設面臨的問題

2.1 管理系統(tǒng)相對獨立，數(shù)據(jù)整合利用受限

在高校的管理體系中，不同管理部門根據(jù)各自功能需求建立了人事、科研、教學等數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。教職工在各個系統(tǒng)中均有對應的賬號，在更新各類獲獎和科研數(shù)據(jù)時，往往需要在多個不同的系統(tǒng)重復提交并進行審批，不僅會給教師帶來不便，多次審核也極大地占用了系統(tǒng)管理者的時間。

各體系在設計建立的時候未能將建成的數(shù)據(jù)體系聯(lián)動形成統(tǒng)一的數(shù)據(jù)網絡，各系統(tǒng)間相對封閉無法進行信息交流，形成了一個個“信息孤島”，制約了信息數(shù)據(jù)的整合與利用。在院為實體的建設過程中，學院需要對辦學成本進行全成本核算，需要對院內教師在財務、科研、人才培養(yǎng)等方面的數(shù)據(jù)進行實時分析，而信息孤島的存在，極大的影響了學院對詳細數(shù)據(jù)的獲得與分析，限制了學院進一步改革的活力。

2.2 校院兩級缺乏橋梁，管理信息溝通受阻

院為實體下學校給予學院更大的辦學自由度，在更多行政事務上學院具有了自主審批權。學院的審批工作繼續(xù)依賴于線上或紙質版的單線程流轉將會受到流轉程序長度、流轉人員辦事效率等因素的限制，一旦某個環(huán)節(jié)有所延遲將會影響整體審批工作效率。

同時，單線程審批往往會導致應有多部門協(xié)調的工作得不到充分溝通，學院和學校職能部門以及學校職能部門之間聯(lián)系缺失，各類管理的信息溝通受阻，在工作推進方面得不到及時的支持。

2.3 受限管理平臺設計，學院所需功能難以實現(xiàn)

各管理平臺建設時根據(jù)需求設置了展示、審批等功能，然而在實際操作過程中，以校部機關為出發(fā)點的自上而下的功能設置往往未能充分考慮到學院對于審批、查詢等功能的需求。為了不影響正常的業(yè)務辦理，學院需要根據(jù)實際情況增加線下的院內審批和備案工作，不僅給教師辦事帶來不便，同時由于傳統(tǒng)模式的瓶頸作用，無法享受到管理系統(tǒng)帶來的高效與便捷。由于系統(tǒng)設計缺陷所導致的責任下移會給學院增加更多的協(xié)調工作，讓處在院為實體改革中的學院行政壓力更大。

3 院系信息化建設的對策

為此，對于院為實體下高校二級單位的信息化建設思路建議如下。

3.1 整合數(shù)據(jù)系統(tǒng)，推進聯(lián)動決策體系

上海市推進智慧城市建設行動計劃（2014-2016）中重點專項第3項智慧教育提出“應發(fā)揮信息技術對教育現(xiàn)代化支撐作用”，“建立上海教育數(shù)據(jù)中心，匯集整合各級各類教育數(shù)據(jù)，以教育大數(shù)據(jù)支撐教育管理決策、教學研究和公共信息服務”。建立完善的校內數(shù)據(jù)庫體系是推進高校智慧教育至關重要的一步，它是高校建設信息化管理系統(tǒng)的核心基礎。高校應從整體入手，以網絡信息中心為責任單位，針對已有的管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫搭建數(shù)據(jù)統(tǒng)一平臺，建成能夠靈活、實時調用的“全數(shù)據(jù)庫”，為學院信息化建設提供基礎支撐，同時也為上海教育數(shù)據(jù)中心等可能建成的教育系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫打下基礎。

在院為實體的建設過程中，學院能夠掌握學院的信息和資源用于進行全成本核算，才能夠根據(jù)情況制定發(fā)展策略并向各研究團隊提供發(fā)展建議。因此建成的平臺不應是簡單的數(shù)據(jù)庫的整合，平臺應當能根據(jù)學院的需求精確篩選數(shù)據(jù)并進行后臺分析，協(xié)助分析學院、學科、課題組的發(fā)展情況與趨勢，為學院的資源配置、發(fā)展決策提供參考。

3.2 加強校院溝通，優(yōu)化審批流轉程序

行政管理的信息化建設旨在提高管理效率，減少紙質版文件的流轉。引入網上審批系統(tǒng)，可以讓審批人能夠不受地域和時間限制等條件登錄系統(tǒng)進行審批，某種意義上既解放了審批人的辦公室等待時間，也為辦理業(yè)務人提供了時間上的便利。

線上審批系統(tǒng)設計時應當充分考慮到相關工作的關聯(lián)性，機關部處和學院協(xié)同參與到審批流程的梳理制定工作中，不斷進行優(yōu)化。同時應強化和推廣審批時的批注和說明功能，讓審批人能夠充分了解情況，減少因情況不明造成的審批停滯和反復。審批流程結束后系統(tǒng)應能夠根據(jù)管理人員需要，在數(shù)據(jù)庫中選擇相應審批結果形成對應的報告文件供使用。

3.3 簡化功能模塊，完善系統(tǒng)二次開發(fā)

由于高校網絡信息中心的人力有限，同時二級單位的需求各有不同，系統(tǒng)開發(fā)的功能顯然無法完全滿足每個二級單位的需求。而且政策文件與管理規(guī)定的多變使得學院與機關部處的審批流程也會隨之產生不同的需求，因此完善的信息管理系統(tǒng)應具有簡易上手的功能模塊設計，讓使用者能夠按照統(tǒng)一標準設置新的審批等功能。

以某高校教師出國任務審批系統(tǒng)為例，教師在提交出國申請后，經過學院人員備案、分管院長審批、職能部處備案后即可完成批件，但是其課題組負責人是否同意出訪、出訪期間教學任務、科研任務、研究生和本科生培養(yǎng)情況等審核工作并未體現(xiàn)，而這些步驟在院內審批中卻不可或缺。因此，在不斷推進的院辦校的建設模式中，開發(fā)信息系統(tǒng)時應充分考慮到各單位自身可能的需求，下放權限，設計出友好、低門檻的二次開發(fā)模塊供二級單位進一步延展相關功能，完善院內管理流程。

4 結 語

院為實體建設旨在從校辦院的管理模式向院辦校轉化，管理模式的轉變對于信息化管理的建設提出了新的要求：管理系統(tǒng)將不僅僅是簡單的審批平臺，其在提高辦公效率、輔助發(fā)展決策等方面都將發(fā)揮巨大的作用。學院的信息化建設應當利用院為實體建設的機遇，與學校職能部門一起，整合建設管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，梳理明晰審批流程，真正建成高效實用的管理信息平臺。

主要參考文獻

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