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        人力資源管理中人事檔案管理的作用

        2017-12-29 16:04:06莫小玲
        卷宗 2017年35期
        關(guān)鍵詞:人力資源管理作用

        莫小玲

        摘 要:人事檔案管理以信息載體的角色,在人員信息組織中占據(jù)關(guān)鍵地位。即妥善且適宜的人事檔案管理,不僅可加快企事業(yè)人力資源的開發(fā)、利用,還可維持企事業(yè)持續(xù)發(fā)展的目標(biāo)。鑒于此,本文首先對(duì)人事檔案管理的重要性予以探討,結(jié)合人力資源管理中人事檔案管理積極作用及消極作用的闡述,提出相關(guān)整改措施,意在促進(jìn)企事業(yè)人力資源管理水平的提升。

        關(guān)鍵詞:人力資源管理;人事檔案管理;作用

        無論是國家機(jī)構(gòu),還是社會(huì)組織,于人事管理中均會(huì)存在人事檔案,即通過對(duì)職工個(gè)人經(jīng)歷、工作表現(xiàn)及德能勤績等信息的記錄,以便更好為企業(yè)事業(yè)人力資源管理奠定基礎(chǔ)。在此過程中,人事檔案作為信息儲(chǔ)存載體,是人才識(shí)別和選拔的前提,借助和人事資源管理工作,以相互影響及相互促進(jìn)的優(yōu)勢(shì),對(duì)企事業(yè)經(jīng)營管理實(shí)施嚴(yán)格管控。

        1 人力資源管理中人事檔案管理的重要性

        (一)概念

        人力資源管理:以科學(xué)方法為基準(zhǔn),融合企事業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略思想,將人力資源戰(zhàn)略、規(guī)劃及職位等實(shí)施剖析,用以做好資源調(diào)配、開發(fā)培訓(xùn)、激勵(lì)考核和凝集整合等工作,繼而切實(shí)職工價(jià)值、企業(yè)目標(biāo)。目前,企事業(yè)人力資源管理工作,往往涉及人力資源規(guī)劃、招聘培訓(xùn)和績效管理、薪酬福利管理、勞動(dòng)管理等內(nèi)容。

        人事檔案管理:是指在人事活動(dòng)中呈現(xiàn)的職工個(gè)人經(jīng)歷、工作情況和家庭情況等信息,主要用于對(duì)職工品德、工作表現(xiàn)和才能的記錄和反映,屬于企事業(yè)文件資料。其在實(shí)體管理中,往往包含檔案收集和鑒定、保管及登記、統(tǒng)計(jì)與檢索等工作。

        (二)重要性

        關(guān)于人事檔案管理在人力資源管理中的重要性,筆者建議可從以下三點(diǎn)予以說明:其一,人事檔案通過對(duì)職工動(dòng)態(tài)軌跡的記錄,便于企事業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)職工過去、現(xiàn)在的資歷予以審查,以供預(yù)測(cè)職業(yè)規(guī)劃的執(zhí)行。同時(shí),人事檔案借助價(jià)值信息的呈現(xiàn),加快人才挖掘,在人力資源管理中起到揚(yáng)長避短效果的同時(shí),彰顯人才管理的效力。其二,結(jié)合人事檔案對(duì)職工信息的深入剖析,繼而強(qiáng)化對(duì)內(nèi)企事業(yè)內(nèi)部職工的管控。即利用人事檔案管理中信息共享的優(yōu)勢(shì),融合資源優(yōu)化配置工作的思考,按照職工能力及特點(diǎn)的差異,遵循“人才有序、合理流動(dòng)”的原則,用以在彰顯人才優(yōu)勢(shì)的背景下,切實(shí)企事業(yè)持續(xù)發(fā)展的目標(biāo)。其三,企事業(yè)組織部作為影響人力資源的關(guān)鍵點(diǎn),只有做好人力資源檔案管理工作,方可在明確人才需求的同時(shí),擬定適宜的人才選拔方案。

        2 人力資源管理中人事檔案管理的積極作用及消極作用

        (一)積極作用

        首先,提供可靠數(shù)據(jù)。借助人事檔案管理工作的開展,企事業(yè)領(lǐng)導(dǎo)能夠全面對(duì)職工業(yè)績、表現(xiàn)、發(fā)展動(dòng)態(tài)予以掌握,且還可依據(jù)職工個(gè)人經(jīng)歷,便于人力資源調(diào)配工作的施行。在此過程中,人事檔案主要通過價(jià)值性信息的儲(chǔ)存,有助于人力資源管理中對(duì)人才的挖掘,提高企事業(yè)經(jīng)營效益。此外,人事檔案還可依據(jù)職工動(dòng)態(tài),對(duì)其職業(yè)能力予以考核,擬定相應(yīng)的職業(yè)規(guī)劃,避免人才埋沒、人才壓制等現(xiàn)象。

        其次,便于資源優(yōu)化??茖W(xué)且適宜的人事檔案,能夠在信息共享的前提下,結(jié)合人力資源管理的方式,對(duì)人才予以管理及利用,以此達(dá)到資源優(yōu)化的目標(biāo)。然而,若要在人力資源優(yōu)化期間,存在人才優(yōu)勢(shì)、特長等方面的差異性問題,則可通過問題解析的方式,采用“因人而異、因事選人”的原理,既是彰顯人才優(yōu)勢(shì)的前提,又可保證人才流動(dòng)的合理性,為企事業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提高夯實(shí)基礎(chǔ)。

        再次,合理預(yù)測(cè)企事業(yè)人事變化。企事業(yè)內(nèi)部組織,作為生成及影響人力資源管理工作的致因,需通過人事檔案管理的方式,對(duì)人事需求和發(fā)展予以全方位考究,繼而有利于人才篩選工作的開展,以便能夠在滿足企事業(yè)發(fā)展的前提下,對(duì)人事需求、人事變化等問題加以預(yù)測(cè)。

        最后,促進(jìn)管理水平的提升。人事檔案管理作為人力資源管理的核心部位,以不可分割和同步發(fā)展的優(yōu)勢(shì),成為企事業(yè)經(jīng)營管理的重中之重。即無論是人事檔案的輸出,還是輸入工作,均為人力資源提供服務(wù),以便提高人力資源使用率,降低企事業(yè)管理成本。

        (二)消極作用

        虛假性:真實(shí)性、完整性作為人事檔案的基本特性,若因真實(shí)性價(jià)值的缺失,則人事檔案將喪失利用價(jià)值。例如:假年齡、假學(xué)歷、假工齡等問題的出現(xiàn),不僅無法為人力資源評(píng)估奠定基礎(chǔ),還會(huì)對(duì)人員補(bǔ)充、配置及退休、解聘等工作計(jì)劃造成影響。

        分散性:從理論上來講,人事檔案需要對(duì)企事業(yè)職工歷史信息、真實(shí)“面貌”予以全面且客觀展現(xiàn)。但是,由于各類因素的存在,致使人事檔案呈現(xiàn)抽象化、單一化現(xiàn)狀,喪失職工信息完整化和個(gè)性化體現(xiàn)的價(jià)值,甚至于某種程度上無法為人才選拔提供依據(jù),繼而增加企事業(yè)效益損失。

        滯后性:對(duì)于企業(yè)事業(yè)人事檔案管理工作而言,其主要是對(duì)職工歷史信息的記錄,然而因二次審核力度的缺失,導(dǎo)致人事檔案過于程式化,更談不上對(duì)職工近況的反映,無法為人力資源管理提供價(jià)值信息。再者,企事業(yè)職工流動(dòng)問題,也為人事檔案管理工作帶來難度,不僅降低自身工作效率,還會(huì)造成時(shí)間、人力等資源的浪費(fèi)。

        3 關(guān)于人事檔案管理優(yōu)化策略

        (一)側(cè)重管理人員專業(yè)技能的強(qiáng)化

        企事業(yè)若要將人事檔案管理的重要性、作用落實(shí)于實(shí)處,則應(yīng)做好管理人員專業(yè)技能強(qiáng)化工作。即通過專業(yè)人員聘請(qǐng)的方式,對(duì)現(xiàn)有人事檔案管理人員實(shí)施專業(yè)培訓(xùn),通過知識(shí)汲取的方式,確保人事檔案持續(xù)發(fā)展,滿足現(xiàn)代化企事業(yè)發(fā)展的需求。同時(shí),還應(yīng)加強(qiáng)人事檔案管理部門和各部門間的工作銜接,以便能夠在隨時(shí)掌握職工動(dòng)態(tài)的前提下,做好人事檔案信息更新工作,使其為人力資源管理提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

        (二)制定健全化管理機(jī)制

        針對(duì)企事業(yè)人事檔案管理工作,若因新政策、新形勢(shì)下規(guī)章制度的限制,出現(xiàn)不適應(yīng)和不合理等問題,則應(yīng)立即通過完善優(yōu)化的方式,制定健全化管理機(jī)制,以便彰顯人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化及制度化的價(jià)值。例如:在檔案材料收集階段,則應(yīng)遵循完整性、及時(shí)性的原則;資料鑒定應(yīng)滿足去偽存真的標(biāo)準(zhǔn),以此保證信息的真實(shí)性;信息歸檔處理中,應(yīng)預(yù)先做好分類工作,以便達(dá)到整齊裝訂、便于查閱的效果;檔案傳遞時(shí),需嚴(yán)格按照規(guī)定章程辦事;他人在傳閱或查閱人事檔案信息時(shí),應(yīng)保持熱情的原則,但需謹(jǐn)記本分,時(shí)刻對(duì)檔案的安全性、保密性予以嚴(yán)控。

        (三)構(gòu)建多元化服務(wù)平臺(tái)

        目前,雖然諸多企事業(yè)已構(gòu)建現(xiàn)代化人事管理體系,且滿足信息化管理的目標(biāo),但由于人事檔案管理不允許連接公共網(wǎng)絡(luò),只能通過部門數(shù)據(jù)共享的方式,達(dá)到人事檔案查閱的目的。同時(shí),排除人事檔案管理部門、人員,企事業(yè)其它部門及職工尚未具備人事檔案信息體系訪問權(quán)限,致使該項(xiàng)工作演變?yōu)椤靶畔⒐聧u”,不利于企事業(yè)各項(xiàng)工作的開展。鑒于此,若要改變此現(xiàn)狀,筆者建議企事業(yè)領(lǐng)導(dǎo),應(yīng)側(cè)重人事檔案管理向服務(wù)型、網(wǎng)絡(luò)型和運(yùn)用型角色的轉(zhuǎn)變,即以信息網(wǎng)絡(luò)化為基準(zhǔn),實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫、管理體系的雙向構(gòu)建,有利于人力資源管理工作的全面施行。

        4 結(jié)束語

        綜上所述,人事檔案以關(guān)鍵性的角色,在企事業(yè)人力資源管理中占據(jù)核心地位。即人事檔案管理作為人才聘用、選拔的依據(jù),工作質(zhì)量是決定人力資源管理是否成功的關(guān)鍵。對(duì)此,筆者建議企事業(yè)人事檔案管理部門,應(yīng)側(cè)重人事優(yōu)化調(diào)配工作,通過對(duì)其工作價(jià)值及作用的彰顯,為職工發(fā)展提供條件,繼而促進(jìn)企事業(yè)整體經(jīng)濟(jì)效益的提高。

        參考文獻(xiàn)

        [1]程序.淺析人力資源管理中人事檔案管理的作用[J].大科技,2015,(6):9-9,10.

        [2]李穎.人事檔案管理在人力資源管理中的作用[J].商,2015,(45):24-25.

        [3]于洪鑫.人力資源管理中人事檔案管理的作用[J].黑龍江科學(xué),2017,8(11):10-11.endprint

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