李遠(yuǎn)麗+黃卉
【摘 要】本文從系部二級(jí)管理的視角探析目前高校學(xué)籍管理工作中存在的問(wèn)題,提出在高校學(xué)籍管理工作中應(yīng)用電子學(xué)籍管理,并從完善制度、加強(qiáng)宣傳、優(yōu)化平臺(tái)、專(zhuān)人專(zhuān)職、加強(qiáng)培訓(xùn)、信息準(zhǔn)確等方面探索電子學(xué)籍管理的實(shí)施,以實(shí)現(xiàn)對(duì)高校學(xué)生精準(zhǔn)化、系統(tǒng)化、信息化管理,為促進(jìn)和完善高校學(xué)生的數(shù)據(jù)信息庫(kù)提供幫助。
【關(guān)鍵詞】高校 學(xué)籍管理 電子注冊(cè) 系部二級(jí)管理
【中圖分類(lèi)號(hào)】G 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A
【文章編號(hào)】0450-9889(2017)10C-0117-03
學(xué)籍管理工作是高校在教學(xué)管理工作中的重要環(huán)節(jié),在學(xué)校、教師與學(xué)生三者之間起著橋梁和紐帶的作用,是高校基礎(chǔ)信息分析的主要來(lái)源,同時(shí),它的數(shù)據(jù)庫(kù)非常龐大,包括學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的所有環(huán)節(jié),如學(xué)生入學(xué)注冊(cè)、個(gè)人信息的管理與更新、退學(xué)、休學(xué)、轉(zhuǎn)專(zhuān)業(yè)、獎(jiǎng)懲、成績(jī)考核與錄入、專(zhuān)升本、畢業(yè)資格審核、畢業(yè)證發(fā)放等內(nèi)容,因此,學(xué)籍管理工作的好壞直接影響到一所學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量及教學(xué)水平。而筆者所在的學(xué)校近年來(lái)生源數(shù)量逐漸增多,原有的學(xué)籍管理方法已經(jīng)不太適用于現(xiàn)在的管理模式,為了使學(xué)籍管理工作更加快速有效,我們必須統(tǒng)一思想,提高認(rèn)識(shí),改變觀念,進(jìn)一步探索新方式、新經(jīng)驗(yàn)、新措施,采取更為有效的方法來(lái)推動(dòng)學(xué)籍管理工作向精準(zhǔn)化、系統(tǒng)化與信息化的方向發(fā)展。
一、高校學(xué)籍信息管理工作現(xiàn)狀
隨著高校進(jìn)一步擴(kuò)大辦學(xué)規(guī)模,生源數(shù)量劇增,學(xué)籍管理工作的內(nèi)容與數(shù)量隨之增加,學(xué)生各類(lèi)學(xué)籍信息的收集與管理、各類(lèi)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、更新、歸檔、上報(bào)等龐大而繁雜的學(xué)籍管理工作需要高校系部二級(jí)學(xué)籍管理人員去協(xié)助完成,但目前部分高校還沒(méi)有改變?cè)瓉?lái)的工作方式方法,基本上是教務(wù)處下發(fā)通知到系部讓系部工作人員去核實(shí)、核對(duì)才上報(bào),從而浪費(fèi)了許多人力、物力、精力,并且在管理過(guò)程中還很容易出現(xiàn)錯(cuò)誤和遺漏。因此“原來(lái)的小型數(shù)據(jù)庫(kù)、半手工操作的學(xué)籍管理已經(jīng)很難完成現(xiàn)在龐大的工作量,內(nèi)容的繁、雜、重必定會(huì)影響學(xué)校的學(xué)籍管理工作”。具體表現(xiàn)在以下方面:
(一)學(xué)籍管理制度滯后。學(xué)籍管理工作是一項(xiàng)政策性與技術(shù)性都很強(qiáng)的工作,廣西農(nóng)業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)籍管理工作主要由教務(wù)處承擔(dān),系部協(xié)助管理,協(xié)助管理人員由學(xué)工干事和教學(xué)干事?lián)?,學(xué)工干事負(fù)責(zé)學(xué)生日常的學(xué)籍管理,教學(xué)秘書(shū)負(fù)責(zé)學(xué)生的課程和成績(jī)管理,但學(xué)生軍訓(xùn)的免修、緩考申請(qǐng)又由學(xué)工干事負(fù)責(zé),因工作有交叉、有重復(fù),而又沒(méi)有制度制約,沒(méi)有實(shí)行專(zhuān)人專(zhuān)項(xiàng)管理,導(dǎo)致部分教師不重視此項(xiàng)工作,許多工作沒(méi)有辦法及時(shí)開(kāi)展,或開(kāi)展起來(lái)效果不理想,特別是部分系部二級(jí)管理人員不按時(shí)完成,給教務(wù)處帶來(lái)很多困擾。
(二)學(xué)籍管理手段落后。學(xué)籍管理人員都知道學(xué)籍管理工作的繁雜與重要,因?yàn)樵摴ぷ魃婕案鞣N煩瑣的統(tǒng)計(jì)、分析及相關(guān)數(shù)據(jù)的處理,大量電子圖像信息處理,同時(shí)還涉及許多報(bào)表的上報(bào),盡管廣西農(nóng)業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院已經(jīng)實(shí)行了學(xué)籍學(xué)歷電子注冊(cè),但很多工作仍然靠系部人工統(tǒng)計(jì)與核對(duì)后才由教務(wù)處統(tǒng)一上報(bào),如此一來(lái)不僅耗費(fèi)大量的時(shí)間,增加了工作量,同時(shí)也可能造成數(shù)據(jù)出錯(cuò)或丟失。如專(zhuān)升本工作,先由教務(wù)處發(fā)通知,系部再根據(jù)教務(wù)處導(dǎo)出的數(shù)據(jù)來(lái)考查學(xué)生是否通過(guò)英語(yǔ)等級(jí)考試,是否有違紀(jì)行為,詢(xún)問(wèn)學(xué)生是否愿意就讀等,查詢(xún)數(shù)據(jù)和給學(xué)生考慮是否就讀的過(guò)程無(wú)疑浪費(fèi)了大量的時(shí)間與精力。又如,廣西農(nóng)業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院雖然試行了在網(wǎng)上申請(qǐng)轉(zhuǎn)專(zhuān)業(yè),但由于實(shí)行半手工操作,需要完成以下煩瑣的步驟:學(xué)生網(wǎng)上提交申請(qǐng)→到輔導(dǎo)員處領(lǐng)取轉(zhuǎn)專(zhuān)業(yè)申請(qǐng)表填寫(xiě)→上交申請(qǐng)表給輔導(dǎo)員→輔導(dǎo)員審核→系部審批→學(xué)院審批等,才能成功轉(zhuǎn)專(zhuān)業(yè)。
(三)學(xué)籍管理工作不規(guī)范。在學(xué)籍管理中,各類(lèi)信息的處理需謹(jǐn)慎細(xì)心,但即便是最細(xì)心的人在面對(duì)大量的數(shù)據(jù)時(shí)都有可能遺漏或出錯(cuò)。廣西農(nóng)業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院大部分學(xué)籍管理工作仍是單機(jī)操作,如學(xué)籍異動(dòng)更新不及時(shí),系部已經(jīng)登記學(xué)生休學(xué)離校,但教務(wù)系統(tǒng)上仍顯示學(xué)生的信息,原因在于有些學(xué)生辦理休退學(xué)手續(xù)時(shí)由于找不到領(lǐng)導(dǎo)簽字,從而離開(kāi)學(xué)校一段時(shí)間了都未辦理完休退學(xué)或者保留學(xué)籍手續(xù),導(dǎo)致兩邊數(shù)據(jù)不統(tǒng)一。而系部管理人員因不是專(zhuān)門(mén)從事學(xué)籍管理工作,從而沒(méi)有及時(shí)督促學(xué)生盡快辦理手續(xù)。另外,系部方面還存在著收集學(xué)生個(gè)人信息不及時(shí)與不全面的問(wèn)題,如學(xué)生的檔案管理沒(méi)有及時(shí)跟進(jìn)與更新,學(xué)生面臨畢業(yè)整理檔案才發(fā)現(xiàn)缺少材料。盡管現(xiàn)在廣西農(nóng)業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院的在校生規(guī)模已經(jīng)上萬(wàn),但學(xué)籍管理仍然沿襲原來(lái)的狀態(tài),由教務(wù)處承擔(dān),系部基本只是上報(bào)與核對(duì)數(shù)據(jù),二級(jí)管理的理念沒(méi)有形成。
二、實(shí)行學(xué)籍管理電子注冊(cè)的重要性
高校學(xué)籍信息管理實(shí)行電子注冊(cè)不僅是完善學(xué)生學(xué)歷電子注冊(cè)制度的一項(xiàng)重要內(nèi)容,同時(shí)也是加強(qiáng)高校招生的一種監(jiān)督手段;不僅可以加強(qiáng)對(duì)高校學(xué)生的管理,也可以保障高等教育改革的健康全面發(fā)展,而且還可以實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)生在校期間的全面化、規(guī)范化以及信息化管理,從而建成比較完整的、動(dòng)態(tài)的學(xué)生數(shù)據(jù)信息庫(kù)。
廣西農(nóng)業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院在做學(xué)生推優(yōu)或者給予學(xué)生就業(yè)推薦時(shí),系部輔導(dǎo)員經(jīng)常是通過(guò)多方打聽(tīng)才了解到學(xué)生的在校表現(xiàn)情況從而推薦,假若學(xué)生個(gè)人信息庫(kù)建立好,里面包含有學(xué)生詳細(xì)的個(gè)人信息,如學(xué)號(hào)、姓名、性別、出生年月、政治面貌、身份證號(hào)碼、相片、家庭地址、所在系部、班別、所學(xué)專(zhuān)業(yè)、成績(jī)、學(xué)籍異動(dòng)以及大學(xué)期間所獲獎(jiǎng)懲情況等,那么工作起來(lái)將會(huì)事半功倍,老師推薦起來(lái)也會(huì)比較客觀、公平、公正。
三、實(shí)施學(xué)籍管理電子注冊(cè)的若干建議
電子注冊(cè)是學(xué)籍管理中的一種重要手段和工具,如何在新形勢(shì)下對(duì)學(xué)籍管理工作進(jìn)行改革是高校學(xué)籍管理管理人員特別是系部二級(jí)管理人員必須思考的一個(gè)問(wèn)題,建議從以下幾方面去做好工作。
(一)高度重視。學(xué)籍管理工作的繁雜性與重要性決定了必須進(jìn)一步提高對(duì)學(xué)籍管理的認(rèn)識(shí),將國(guó)家關(guān)于學(xué)籍管理電子注冊(cè)方面的方針政策與本校實(shí)際結(jié)合起來(lái),出臺(tái)相應(yīng)的規(guī)章制度來(lái)確保學(xué)籍信息電子注冊(cè)能夠有序推進(jìn),使學(xué)籍管理工作做到安排合理,部署準(zhǔn)確,組織有序,協(xié)調(diào)有力。首先,該工作的開(kāi)展涉及學(xué)校的多個(gè)部門(mén),如教務(wù)處、招生就業(yè)辦、學(xué)工處、團(tuán)委、后勤處、系部等,需要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)牽頭來(lái)組織、協(xié)調(diào)好各項(xiàng)工作,明確各部門(mén)的工作職責(zé),為各部門(mén)建立靈活、有效的溝通機(jī)制,讓各部門(mén)協(xié)助與支持來(lái)完成工作。其次,由于現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的高速發(fā)展,因此運(yùn)用現(xiàn)代高科技手段進(jìn)行學(xué)籍管理工作是一種大趨勢(shì),學(xué)校應(yīng)撥專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)來(lái)研發(fā)與提升自己的系統(tǒng),開(kāi)發(fā)具有擴(kuò)展性與兼容性的數(shù)據(jù)處理軟件來(lái)為師生服務(wù),將系部與各部門(mén)納入系統(tǒng)管理,讓系部人員有權(quán)限定期對(duì)本系的信息進(jìn)行更新與維護(hù),為電子注冊(cè)工作的順利進(jìn)行提供堅(jiān)實(shí)的后盾。endprint
(二)完善制度。筆者所在的系部2016年有新生因病未按時(shí)來(lái)校報(bào)到,也未在規(guī)定時(shí)間內(nèi)辦理學(xué)籍暫緩注冊(cè),當(dāng)她來(lái)校報(bào)到時(shí)教務(wù)處已經(jīng)上報(bào)2016級(jí)新生信息,并完成學(xué)籍電子注冊(cè),該生只能來(lái)年再參加高考并報(bào)讀。因?yàn)榻逃坎粌H規(guī)范了招生錄取的數(shù)據(jù)和工作程序,而且建立了招生與學(xué)籍電子注冊(cè)完整的工作體系,學(xué)籍管理電子注冊(cè)要求嚴(yán)格,上級(jí)部門(mén)所規(guī)定的操作程序以及上報(bào)什么內(nèi)容,什么時(shí)間上報(bào),都不允許出現(xiàn)任何的紕漏,如果數(shù)據(jù)上傳時(shí)間晚,會(huì)影響到學(xué)籍電子注冊(cè)的順利實(shí)施,因此要求學(xué)籍管理部門(mén)與人員確保工作的質(zhì)量。筆者查詢(xún)了所在學(xué)校關(guān)于學(xué)籍管理人員方面的規(guī)章制度,只有學(xué)籍管理和考務(wù)管理干事崗位職責(zé),學(xué)院層面必須建立與修訂好學(xué)籍管理的相關(guān)制度,完善學(xué)籍管理的操作規(guī)程,建立校、系兩級(jí)專(zhuān)人負(fù)責(zé)制,并要求他們嚴(yán)格執(zhí)行,才能確保電子注冊(cè)內(nèi)容全面、準(zhǔn)確。
(三)加強(qiáng)宣傳。很多學(xué)生不重視甚至忽視學(xué)籍管理工作,筆者所在的系部有學(xué)生因畢業(yè)前一個(gè)月到派出所更改姓名不及時(shí)跟學(xué)校報(bào)備與溝通,在核查畢業(yè)資格時(shí)才提出姓名已經(jīng)更改,因?qū)W生學(xué)籍信息需要層層上報(bào)才能真正更改,這導(dǎo)致學(xué)生不能及時(shí)地拿到畢業(yè)證,不僅影響了自己正常畢業(yè),也影響學(xué)生的就業(yè)與報(bào)到工作。同時(shí),部分學(xué)生不認(rèn)真校對(duì)教務(wù)處、系部下發(fā)的在校生學(xué)籍信息注冊(cè)表,常有學(xué)生口頭委托他人簽字,導(dǎo)致信息錯(cuò)誤后沒(méi)能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn),曾有與他人同名同姓的學(xué)生在學(xué)期結(jié)束后才發(fā)現(xiàn)自己的所學(xué)專(zhuān)業(yè)與學(xué)籍信息上的專(zhuān)業(yè)不一致。學(xué)校應(yīng)該通過(guò)多方面多途徑來(lái)宣傳學(xué)籍管理信息電子化的重要性,在圖書(shū)館、林蔭道、食堂、宣傳欄等地方張貼宣傳材料供學(xué)生瀏覽,同時(shí)在學(xué)院網(wǎng)站發(fā)布學(xué)籍信息電子注冊(cè)的相關(guān)文件供學(xué)生下載學(xué)習(xí),修訂《學(xué)生手冊(cè)》中的學(xué)籍管理規(guī)定,增加電子注冊(cè)制度的要求、目的、意義等,通過(guò)各種方法讓學(xué)生了解并積極地配合學(xué)院做好電子注冊(cè)的工作。
(四)優(yōu)化平臺(tái)。學(xué)院應(yīng)加強(qiáng)學(xué)院網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的建設(shè),積極開(kāi)發(fā)學(xué)生管理信息綜合管理系統(tǒng),將學(xué)籍管理系統(tǒng)與成績(jī)管理系統(tǒng)進(jìn)行有效對(duì)接,因?yàn)槊磕戤厴I(yè)班輔導(dǎo)員在整理畢業(yè)生的學(xué)籍檔案時(shí),都是將學(xué)生的學(xué)籍信息卡與成績(jī)單進(jìn)行人為手工粘貼在一起,這將會(huì)導(dǎo)致學(xué)生的學(xué)籍信息與成績(jī)單信息出現(xiàn)粘貼錯(cuò)誤的現(xiàn)象,如果將系統(tǒng)合二為一,輔導(dǎo)員直接打印學(xué)生的信息,可有效避免錯(cuò)誤。同時(shí),應(yīng)該在現(xiàn)有平臺(tái)的基礎(chǔ)上增加學(xué)籍信息核對(duì)、學(xué)籍異動(dòng)辦理、專(zhuān)業(yè)變更申請(qǐng)、獎(jiǎng)懲材料上傳、考試申請(qǐng)(包括等級(jí)考試與補(bǔ)考)等功能。每年推薦自治區(qū)“三好學(xué)生”“優(yōu)秀畢業(yè)生”時(shí)都令輔導(dǎo)員老師十分頭疼,一是學(xué)生自己不重視材料的收集,獲獎(jiǎng)證書(shū)丟失導(dǎo)致無(wú)憑證。二是老師整理材料不系統(tǒng),如果一個(gè)年級(jí)由2-3名輔導(dǎo)員管理,要求該年級(jí)只推薦1名同學(xué)的情況下,沒(méi)有統(tǒng)一的規(guī)范的整理材料模板,有可能導(dǎo)致真正優(yōu)秀的同學(xué)落選,因?yàn)椴粌H考驗(yàn)學(xué)生的優(yōu)秀程度,也考驗(yàn)輔導(dǎo)員整理材料的程度。此外,學(xué)生申請(qǐng)等級(jí)考試為人工手動(dòng)操作,先是教務(wù)處發(fā)通知給各系學(xué)工干事,由學(xué)工干事組織報(bào)名,將學(xué)生的報(bào)名表發(fā)給教務(wù)處,再由教務(wù)處導(dǎo)入報(bào)名系統(tǒng)后打印出來(lái)給學(xué)生確認(rèn)信息并簽字才算報(bào)名成功。過(guò)程漫長(zhǎng)且復(fù)雜,不僅耗費(fèi)人力也浪費(fèi)時(shí)間。如果平臺(tái)增加了獎(jiǎng)懲材料上傳的功能,學(xué)生在獲獎(jiǎng)后主動(dòng)及時(shí)地上傳自己的獲獎(jiǎng)材料,對(duì)輔導(dǎo)員推優(yōu)和推薦學(xué)歷提升工作都能大大提高效率和質(zhì)量。如果平臺(tái)有申請(qǐng)考試功能,只要發(fā)通知給學(xué)生自己報(bào)名,教務(wù)處在后臺(tái)就可以直接下載信息上傳到報(bào)名系統(tǒng)即可。
系統(tǒng)完善,網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建合理,學(xué)生通過(guò)網(wǎng)上即可申請(qǐng)辦理休退學(xué),由班主任、輔導(dǎo)員以及各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)在網(wǎng)上進(jìn)行審核審批,這樣不僅可以避免紙張浪費(fèi)與信息錯(cuò)漏,也可以避免學(xué)生因找領(lǐng)導(dǎo)簽字未找到而放棄辦理手續(xù)的現(xiàn)象,而學(xué)院與系部也能更好地掌握學(xué)生的動(dòng)態(tài)信息,免去了人工操作出現(xiàn)的失誤,同時(shí)也提高了工作效率。
(五)專(zhuān)人專(zhuān)職。學(xué)籍管理方面的規(guī)章制度繁多,涉及學(xué)生在校期間的方方面面,如果對(duì)制度、條款不熟悉,在工作當(dāng)中可能會(huì)出現(xiàn)種種失誤。如果系部二級(jí)管理人員變動(dòng)頻繁,不實(shí)現(xiàn)專(zhuān)人專(zhuān)崗,管理學(xué)籍的老師對(duì)學(xué)籍管理認(rèn)識(shí)參差不齊,都將導(dǎo)致工作開(kāi)展起來(lái)不順暢。筆者所在系部2011—2016年間,學(xué)籍管理人員變動(dòng)了4次,每次變動(dòng)之后都沒(méi)有很好的交接,后接手的老師對(duì)于以前的數(shù)據(jù)會(huì)一頭霧水。如需查詢(xún)2013年學(xué)籍異動(dòng)情況,必須找到當(dāng)時(shí)負(fù)責(zé)學(xué)籍管理的老師方可了解,如該老師沒(méi)有進(jìn)行電腦記錄,只憑紙質(zhì)材料查詢(xún),不僅工作效率不高,而且出現(xiàn)查詢(xún)不到的情況,對(duì)此,有老師會(huì)用“我記得”來(lái)表示工作已經(jīng)完成,給學(xué)籍管理工作的推進(jìn)帶來(lái)了很多困難。因此,學(xué)校必須在院、系兩級(jí)都配備責(zé)任心強(qiáng)、專(zhuān)業(yè)能力好、熟悉操作辦公軟件的專(zhuān)門(mén)人才進(jìn)行管理。
(六)加強(qiáng)培訓(xùn)。學(xué)籍管理是一項(xiàng)繁重的工作,為了提高學(xué)籍管理人員的素質(zhì)、水平與能力,學(xué)院非常有必要對(duì)學(xué)籍管理人員特別是系部二級(jí)管理人員進(jìn)行定期的系統(tǒng)培訓(xùn),讓其加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí),加強(qiáng)業(yè)務(wù)能力的訓(xùn)練,熟悉相關(guān)的政策文件,以充實(shí)其理論基礎(chǔ),提高其管理水平。特別是現(xiàn)在處于網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代,學(xué)籍管理人員必須了解計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和系統(tǒng),能夠熟悉運(yùn)用計(jì)算機(jī)操作技術(shù),利用已有的辦公設(shè)備,轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的學(xué)籍管理工作模式。2016年教務(wù)處負(fù)責(zé)學(xué)籍管理的老師到各系部培訓(xùn)學(xué)籍管理人員使用透視表,這大大提高了系部二級(jí)管理人員的工作效率。
(七)信息準(zhǔn)確。學(xué)籍管理是電子注冊(cè)的根基,而信息的準(zhǔn)確是增強(qiáng)學(xué)籍管理工作科學(xué)性、有效性的基礎(chǔ)。學(xué)籍管理人員必須有“雙保證”:一是要保證所報(bào)送材料的內(nèi)容是真實(shí)而準(zhǔn)確的,這是學(xué)籍管理工作的重點(diǎn),也是一項(xiàng)最基本的任務(wù)。二是保證必須嚴(yán)格對(duì)待每一份自己經(jīng)手的材料,認(rèn)真負(fù)責(zé)地審核好學(xué)生的各項(xiàng)基本信息再進(jìn)行報(bào)送,確保學(xué)生信息的可靠性,這樣才能保證學(xué)生在校期間個(gè)人信息的完整性,保障學(xué)生的基本權(quán)益。
綜上所述,建立電子學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)庫(kù)是網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代的要求,也是學(xué)籍管理水平現(xiàn)代化的一項(xiàng)重要標(biāo)志,電子注冊(cè)不僅可以規(guī)范高校的辦學(xué)行為,也可以提高學(xué)籍管理的工作水平,使高校學(xué)籍管理工作進(jìn)入科學(xué)化、信息化的時(shí)代。
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【作者簡(jiǎn)介】李遠(yuǎn)麗(1986— ),女,廣西農(nóng)業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院,研究方向:思想政治教育;黃 卉(1983— ),女,廣西農(nóng)業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院講師,研究方向:計(jì)算機(jī)信息技術(shù)、教學(xué)管理。
(責(zé)編 黎 原)endprint