郭佳琪

[摘 要] 為在電大教育檔案工作中盡快實現施現代化管理，提出電大教育檔案信息化管理應采用的具體對策。緊緊抓住電大發(fā)展前所未有的機遇，籌集各方資金，實施重點建設，并運用網絡技術，強化電大教育中檔案信息管理質量，注重培訓檔案管理工作人員，這是實現電大檔案管理信息化的主要渠道。

[關鍵詞] 高校檔案管理；信息化技術；應用

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 19. 066

[中圖分類號] F271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）19- 0159- 02

0 前 言

電大學校中的檔案指的是“電大學校從事招生、科研以及管理等活動中直接形成的，對于學生和學校有著較強保存價值的歷史記錄”。電大學校檔案不但是在真實的記錄著全校教師和學生的能力、學習成績等內容，而且還對學校內職能活動有所反應，同時也反映著電大學校建校歷史的發(fā)展記錄。所以，應對電大教育中的檔案資料充分開發(fā)，并將電大學校檔案的功能充分發(fā)揮，這是促使電大學校檔案管理工作實現信息化前提，也是建設當前電大學校數字化趨勢的基礎。

1 電大學校實現檔案管理信息化的重要性

1.1 有助于滿足檔案管理工作服務需求

在電大學校檔案管理中，信息需求者搜索信息的方式是很復雜的，以前的檔案信息管理服務方式已經很難滿足現代人們使用檔案信息的需求。電大學校檔案信息實現信息化會為信息檢索者帶來很大的方便，使其能夠在短期內，投入最少的資源、運用最快捷的方式得到想要的信息數據。

1.2 有助于提高檔案管理工作效率

在信息量急劇增加的背景下，以前的學校檔案服務方式與操作手段已經遠遠不能滿足現代信息時代的需求，導致檔案信息效率較低，很難達到學校與社會有效、準確的新需求。在檔案實現信息化，收集和加工檔案信息，可大大縮短處理和報送檔案信息的時間，進而大大加強了信息管理的質量和效率。所以，電大學校檔案管理的信息化是強化管理質量強有力手段。

2 當前電大學校檔案信息化中的問題

2.1 信息化檔案管理不規(guī)范

目前，我國并未構建完善的電大學校信息化檔案管理體系，電大學校并未制定完善的、有效的信息化管理規(guī)范。所以，造成了學校信息化檔案管理水平較低。并且還對學校信息化檔案資源的共享和查詢功能的發(fā)揮有所影響，嚴重影響了電大學校檔案管理工作實現現代化。

2.2 缺乏完善的信息化檔案安全保障

在信息時代的今天，科學技術的迅猛發(fā)展極大的變革了學校檔案管理工作，打破了檔案查詢和共享信息的諸多限制，在帶來諸多便利性的基礎上也潛藏著很多安全隱患。首先，在越發(fā)復雜的網絡環(huán)境下，信息檔案會處在檔案專網、校園內網中，因為病毒、黑客技術等，嚴重影響著檔案信息資料的安全。其次，因為檔案管理人員并未有較強的安全意識，在工作中常常出現漏洞，造成檔案信息經常出現泄密問題。

2.3 信息化檔案建設投入力度低

當前電大學校并未意識到信息化檔案管理工作的重要性。所以，在檔案管理的硬件和軟件上人力、財力投入較低，造成檔案管理效率不高。在這一實際情況下，檔案管理管理只能運用不足的資金來建設檔案信息，再加上檔案管理辦公設備過于陳舊，沒有及時更新，也嚴重影響了檔案建設的信息化進程。

2.4 缺乏檔案管理現代化意識

當前，電大學校的檔案管理并沒有緊隨時代發(fā)展步伐，也沒有及時轉變以前的檔案管理理念以及方式，依然運用紙質化的檔案管理方式。檔案管理工作始終被人們忽視，學校領導也并未意識到建設現代化檔案信息的必要性，也沒有深入意識到檔案信息化管理在學校教研工作中的關鍵性。在建設檔案信息化管理進程中缺乏長遠的、具體的規(guī)劃，對嚴重影響學校信息化檔案管理的效率與進程。

2.5 檔案管理意識淺薄

在實際工作過程中，人們還并未意識到建設電大檔案管理信息化對于促進學校發(fā)展的重要性，對檔案管理信息化建設也沒有一定的思考，對檔案管理工作依然采用傳統管理理念與方式，缺少創(chuàng)新和發(fā)展意識，難以實施創(chuàng)新實踐，忽視了開發(fā)和充分運用檔案信息資源。

3 電大檔案管理中有效應用信息技術的對策

我國電大學校檔案管理依然使用以前的管理方式，收集、保管和整理對于學校發(fā)展有用的信息。但在科學技術發(fā)展下，特別是在普遍運用信息技術下，以前的學校檔案工作模式暴露出很多問題，所以，在檔案信息管理中充分運用信息技術是刻不容緩的。

3.1 加大對信息化檔案管理的投入力度

加大對軟件和硬件設施的投入，并投入更多的建設資金，這是確保有效開展信息化檔案管理的前提。在信息化時代的今天，檔案管理工作的內部與外部環(huán)境都有著很大變化，電大學校應結合信息化檔案管理實際情況，針對性、有目的投入資金，并將傳統的、落后的設備及時淘汰，并在第一時間內升級改造檔案管理軟件，極大程度上達到檔案管理信息化的多樣需求。

3.2 加強建設信息化檔案管理隊伍

想要加強信息化檔案管理實際質量，應打造一支專業(yè)素質高、技能水平強的現代化檔案管理隊伍。想要加強建設信息化檔案管理隊伍，需要從如下兩個方面進行：首先，要在各種方式下，大力培訓檔案管理隊伍，既需要強化檔案管理整體人員的專業(yè)素養(yǎng)，并還要強化檔案管理人員的計算機使用能力；其次，還需要結合檔案管理隊伍實際狀況，從其他領域中引入專業(yè)能力強、素質素養(yǎng)高的檔案管理人員，對檔案管理隊伍結構進行大力優(yōu)化。

3.3 加強有關人員檔案管理意識

在促進電大學校教育現代化進程過程中，要意識到檔案管理信息化對于電大學校發(fā)展的實質性作用，并強化檔案管理意識。作為電大的領導應在學校發(fā)展戰(zhàn)略中融入信息化檔案管理工作，強化宏觀指導信息化檔案管理工作，逐步的加大對檔案管理的信息化人力、物力和財力等資源的投入。

3.4 健全信息化檔案管理制度

隨著信息技術的完善和發(fā)展，信息化檔案管理工作越發(fā)復雜化，所以應有標準化、合理化的管理工作準則進行大力規(guī)范。電大應結合學校檔案管理實際情況，通過各種方式調研，對現代化檔案管理工作流程加以明確，并構建完善的信息化檔案管理制度，并構建完善的獎懲制度，進而大大提高檔案管理工作人員工作的積極性，并切實將各項制度落實到實處。

3.5 構建信息檔案管理安全保障機制

在電大信息化檔案管理工作過程中，安全問題是首要重視的問題。所以，要加強建設信息化檔案管理安全保障體系，應從如下方面上進行：首先，應運用數字證書、加密等方式，并在存儲方式上運用遠程存儲和熱冷備份的方式來保存檔案信息，保證檔案系統即便受到攻擊后，也能夠在最短時間恢復；其次，設置跟蹤檔案數據和信息來源的機制，并切實落實和執(zhí)行；最后，需要一種完善合理的防黑客掃描工具，經常掃描網絡設備，確保網絡的安全。

4 結 語

電大想要促進檔案管理的信息化，就必須要轉變傳統檔案管理模式，做到積極創(chuàng)新和與時俱進，在學校檔案管理中充分運用信息化技術，切實強化檔案管理人員整體素質水平，并加大對檔案現代化管理的資金投入力度，為實現檔案管理的現代化做好各方面工作。

主要參考文獻

[1]林敏.現代信息技術下的高校檔案管理建設創(chuàng)新與策略[J].科教導刊，2017（3）：11-12.

[2]劉靜.高校設備檔案管理存在的問題及對策[J].實驗室研究與探索，2015，34（11）：274-276.

[3]戴小蕙.高校檔案管理工作現狀研究[J].泰安教育學院學報（岱宗學刊），2012，16（1）：143-144.